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Búsqueda universal

¿No sería magnífico si sus empleados dispusieran de un cuadro de búsqueda que les permitiese acceder a toda la información que necesitan para hacer su trabajo?  Piense en la cantidad de tiempo que se ahorrarían y lo eficaces que resultarían en sus puestos gracias a un acceso unificado y seguro a toda la información corporativa, desde la libreta de contactos de los empleados hasta el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y todos los demás repositorios de información.  En Google hemos pensado que toda la información de su empresa debería poder buscarse desde una interfaz, igual que en la web, sin detrimento de la seguridad de la empresa.

La información de su empresa presenta formatos de todo tipo, dispersos en una gran variedad de sistemas de información.  Tanto si se trata de información no estructurada en forma de documentos, presentaciones y mensajes de correo electrónico, como si se trata de información empresarial en aplicaciones ERP y sistemas de administración de relaciones con el cliente (CRM), el valioso contenido de su empresa se aloja en un tejido digital para el uso diario. El objetivo de Google Search Appliance es que los usuarios tengan acceso a esa información a través de una búsqueda sencilla y potente a la vez.


Información no estructurada volver al principio

Un creciente porcentaje de los contenidos colectivos de su empresa se encuentra en contenido "no estructurado", almacenado en sistemas de archivos, mensajes de correo electrónico y en los escritorios de sus empleados.  Esta información desestructurada constituye el eje de su empresa.  Todos sus empleados generan contenidos de valor que los demás pueden utilizar.  El gran inconveniente es que el verdadero valor de cada uno de los documentos sólo se pondrá de manifiesto si es fácilmente accesible para los demás, incluso si no se conocía su existencia. 

Su red corporativa
Con demasiada frecuencia, cuando se habla de búsqueda en la empresa, la primera idea que viene a la mente es buscar en la intranet.  La búsqueda en la intranet es muy importante, pero en la mayoría de las organizaciones, la intranet oficial se queda en la superficie de la información disponible.  Los datos más valiosos residen en los archivos compartidos, en los servidores web no vinculados a la intranet, en los sistemas de gestión de contenido y documentos, etc.  Un verdadero motor de búsqueda empresarial debe proporcionar búsquedas en todos los contenidos importantes y de forma segura desde un único cuadro de búsqueda.

Google Search Appliance indexa más de 220 tipos de formatos diferentes: HTML, PDF, aplicaciones de Microsoft Office y cientos de otros formatos que la mayoría de nosotros nunca hemos utilizado.   La aplicación puede acceder al contenido de archivos compartidos y de servidores web directamente.  Para obtener el máximo valor de su contenido, debe ampliar la búsqueda lo máximo posible.  Nunca se sabe cuándo un proyecto de investigación de mercado realizado por un gestor de productos de Sevilla podría beneficiar a un gestor de ventas de París.  Lo que sí es seguro, es que ese informe de investigación de mercado únicamente tendrá valor si otros pueden utilizar la información que contiene.  

Otra fuente de información valiosa es la gestión de contenido, gestión de documentos y sistemas de colaboración.  Habitualmente, los contenidos de estos sistemas son de alta calidad y pueden resultar muy valiosos en toda la empresa.  Gracias a la característica de grupos que ofrece Google, resulta muy sencillo buscar en un sistema individual o habilitar a los empleados para que puedan realizar búsquedas en la información de toda la corporación. 

Google Search Appliance puede acceder directamente a estos contenidos y a los sistemas de gestión de documentación mediante los siguientes mecanismos:

  • Exposición del contenido a través de una interfaz HTTP/HTTPS y habilitación de la aplicación para rastree el contenido directamente.
  • Indexación directa de la base de datos relacional subyacente que contiene los metadatos y documentos.
  • Utilización de la API de feeds de contenido de Google para conectar directamente con la aplicación.
  • Utilización del programa de colaboradores y desarrolladores de Google en expansión y aplicación de un conector integrado previamente.
Más información acerca de la búsqueda empresarial y la administración de contenidos.

Además de los sistemas de administración de contenidos y documentos, Google Search Appliance conecta directamente con Lotus Notes a través de la interfaz Domino y con Microsoft SharePoint.

El escritorio
El contenido compartido en toda la compañía puede tener un enorme valor para una empresa, pero para lograr verdaderamente la productividad de los empleados, resulta igualmente esencial habilitar el acceso al contenido de los escritorios locales de los empleados.  Las empresas deberían animar a sus empleados a compartir contenidos en la medida de lo posible y facilitarlo haciendo tan sencilla la "publicación" de contenidos como lo es guardarla en su unidad local o de red.

Aunque los empleados cada vez guarden más documentos en la red corporativa, siempre habrá una gran cantidad de información almacenada en el “escritorio”.  A medida que se amplía la capacidad de los discos duros y el correo electrónico y los chats de mensajería instantánea aceptan cada vez más conversaciones, la sobrecarga de información se incrementará.  Para conjuntos de información muy reducidos, una estructura de archivos sencilla o jerárquica puede resultar un mecanismo de almacenamiento adecuado.  Sin embargo, con la acumulación de cientos o miles de documentos y mensajes, la búsqueda se convierte en la única tecnología capaz de proporcionarle de manera coherente y eficaz la información que necesita en cada momento.

No hay nada más frustrante que buscar un documento que uno mismo ha creado y no recordar dónde se encuentra.  Este es el motivo por el que Google ha desarrollado Google Desktop para empresas, que le proporciona la búsqueda en todos los archivos de su disco duro, mensajes de correo electrónico, páginas web que ha visitado y mensajería instantánea.  Google Desktop le ofrece acceso a toda su información personal en menos de un segundo, directamente desde la interfaz de búsqueda de Google con la que ya está familiarizado.

Para una organización del sector de TI, Google Desktop para empresas es una solución fácil de instalar y configurar en toda la compañía, y le permitirá cumplir con la política de seguridad corporativa, retención y estándares del sector.  Cualquier preferencia disponible para el usuario se puede establecer y bloquear con la colaboración del equipo de TI, mientras que las configuraciones empresariales adicionales relativas a la integración y retención de documentos se controlan de forma centralizada, mediante la política de grupos.  En resumen, Google Desktop para empresas puede cumplir con los requisitos de prácticamente cualquier empresa.  Utilizados de manera conjunta, Google Desktop para empresas, Google Search Appliance y Google.es proporcionan una experiencia de búsqueda universal que pone TODA la información a disposición de los empleados y la hace completamente útil.

Si desea obtener más información acerca de la aplicación y descargarla de manera gratuita, por favor, vaya a la sección Google Desktop para empresas.


Información estructurada volver al principio

Las búsquedas en documentos y datos totalmente desestructurados resultan muy valiosas, pero en ocasiones la respuesta o información que el usuario busca se encuentra en la celda de una base de datos o requiere una consulta estructurada en una aplicación empresarial.  Para proporcionar una búsqueda verdaderamente universal en todos los datos de la organización, es preciso incluir información estructurada.

Aplicaciones empresariales
Uno de los retos más importantes para la organización de TI es administrar la proliferación de depósitos de información de la empresa.  Es un impedimento también que el empleado tenga que comprender y formarse en la utilización de una amplia variedad de sistemas.  Peor es cuando el empleado sabe cómo funcionan los sistemas, pero desconoce cuál aplicar para cada caso.  Imaginemos pues, que el empleado en cuestión tiene al teléfono a un cliente que le hace una determinada consulta y debe buscar en cinco sistemas distintos para ponerse en situación e intentar responder. 

Los empleados deberían disponer de una interfaz que unifique toda esta información: por este motivo hemos creado Google OneBox para empresas.  Está solución se ha diseñado a partir de las búsquedas OneBox en Google.es, que permiten introducir horarios de vuelos, símbolos de cotización y direcciones en Google.es y recibir información orientada y estructurada directamente en los resultados de la búsqueda, y proporciona el mismo acceso rápido, fácil y seguro, esta vez a la información en tiempo real de los datos de su propia empresa.  Google OneBox para empresas utiliza esta misma metáfora de búsqueda centralizada de eficacia probada que utilizan millones de usuarios en el día a día para conectar con los sistemas de información empresariales, como su base de datos de contactos, el sistema CRM, las aplicaciones financieras, el sistema ERP, el sistema de inteligencia empresarial, etc.

Por ejemplo, una consulta de "ventas en el norte del país" podría obtener como resultado un gráfico de ventas creado por su sistema de inteligencia empresarial.  Del mismo modo, al introducir un número de pedido de compra, podría mostrarse información de la aplicación financiera de la empresa y, al introducir el nombre de un empleado, podría proporcionar su información de contacto y un calendario de disponibilidad actualizado.  Google se ha asociado con algunas de las compañías de software líderes del mercado, como Oracle, Cognos, SAS y otras muchas, para proporcionar conectividad a sistemas empresariales clave.  Asimismo, dado que Google OneBox para empresas es una API de código abierto y publicada, puede conectarse a cualquier aplicación empresarial que se esté utilizando en su organización.

Más información acerca de la función Google OneBox para empresas.

Bases de datos
Además de las aplicaciones empresariales, en las bases de datos relacionales se encuentra almacenada una gran cantidad de información corporativa.  Google Search Appliance puede acceder directamente al contenido de los sistemas de bases de datos relacionales IBM DB2, Microsoft SQLServer, MySQL, Oracle y Sybase.  Tiene la posibilidad de determinar exactamente las filas y columnas que desea indexar, así como la información que se debe mostrar al usuario.  En algunos casos, los clientes desean indexar y proporcionar búsquedas en campos (por ejemplo, campos de metadatos) que no desean mostrar al usuario o viceversa.

Google Search Appliance también puede rastrear archivos insertados en bases de datos.  La flexibilidad de estas características permite a los administradores proporcionar un motor de búsqueda integrado para contenidos tanto estructurados como no estructurados.


Toda su información corporativa volver al principio

Los empleados disponen de acceso a más contenido y tienen la posibilidad de actuar y tomar decisiones con más libertad que nunca.  Al mismo tiempo, el contenido se duplica cada año, y se almacena y archiva más información en los escritorios y en la red corporativa en general. A fin de lograr el éxito para la empresa, estos empleados necesitan talento y unas indicaciones claras, pero lo más importante es que necesitan la información adecuada que les guíe en su toma de decisiones.  Sin acceso a la información adecuada, el riesgo de tomar decisiones mal fundamentadas y la pérdida de tiempo aumenta rápidamente.

Para maximizar la productividad, sus empleados necesitan:

  • Memoria fotográfica: la capacidad de encontrar toda la información que buscan independientemente de donde se encuentre.
  • Los conocimientos colectivos de su compañía: acceso a toda la información de su empresa para la que gozan de este privilegio.
  • Acceso a toda la información del mundo:  el índice más completo de información de Internet.

Al habilitar el acceso a la información, está dotando a sus empleados de la capacidad de tomar decisiones fundamentadas y facilita la colaboración.  Es un hecho que las empresas e industrias evolucionan cada vez más rápido, por lo tanto, las organizaciones que son capaces de actuar sobre la información de manera rápida y eficaz son las que permanecerán a la cabeza y lograrán el éxito.  Una arquitectura de la información posibilitada por los productos de búsqueda empresarial de Google permite que los datos se compartan de manera eficaz e incrementa la satisfacción de los empleados. Ahora ya tiene la respuesta para cuando sus empleados le pregunten "Y, ¿no puedo utilizar Google para hacerlo?".

Apúntese a uno de nuestros seminarios sobre Google Search Appliance o Google Mini para obtener más información sobre cómo pueden ayudarle estas aplicaciones a obtener mayor rendimiento de sus contenidos.


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