DE10311634A1 - Elektronisches Übermitteln von Dokumenten - Google Patents
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Abstract
Als Verfahren, das einen möglichst effizienten Austausch elektronischer Daten und Dokumente eines Absenders mit einer Vielzahl von Empfängern ermöglicht, wird ein Verfahren zum elektronischen Übermitteln von Daten mindestens eines Dokuments von einem Absender an einen Empfänger, insbesondere für das Übermitteln von Rechnungen, vorgeschlagen, bei dem DOLLAR A a) die Daten vor dem Versenden vom Absender mit einer elektronischen Signatur versehen werden, DOLLAR A b) vor der Freigabe der Daten zur Übermittlung an den Empfänger eine Gültigkeitsprüfung zur elektronischen Signatur durchgeführt wird, bei der mindestens das Zertifikat der elektronischen Signatur auf seine Gültigkeit überprüft wird, und DOLLAR A c) die Daten zusammen mit der elektronischen Signatur und einem Prüfprotokoll zur Signaturprüfung zur Übermittlung an den Empfänger freigegeben werden.
Description
- Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Übermittlung von signierten Daten bzw. Dokumenten.
- In vielen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung wird heutzutage versucht, die papierbasierte Dokumentenbearbeitung und -verwaltung auf eine ausschließlich digitale Datenverarbeitung umzustellen, da Dokumente und Daten digital wesentlich einfacher archiviert und wiederbeschafft werden können. Um dabei einen sogenannten Medienbruch bei der Bearbeitung von Dokumenten zu vermeiden, besteht ein starkes Bestreben darin, Dokumente nicht nur innerhalb eines Unternehmens, sondern auch zwischen Unternehmen elektronisch auszutauschen. Ein wesentliches Problem bei dem Austausch von digitalen Daten und Dokumenten im Geschäftsverkehr besteht dabei in der Rechtsverbindlichkeit dieser Daten bzw. Dokumente. So ist es nicht ohne weiteres möglich, sicher festzustellen, von wem bestimmte Daten oder Dokumente versandt oder ob die Daten nach dem Versenden verändert worden sind.
- Es gibt verschiedene Ansätze, Daten und Dokumente über digitale Signaturen zu authentifizieren. In diesem Zusammenhang wurden die EU-Signaturrichtlinie sowie in Deutschland das Signaturgesetz (SigG) und die Signaturverordnung (SigV) erlassen. Das Signaturgesetz unterscheidet im wesentlichen drei Erscheinungsformen elektronischer Signaturen, nämliche einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, wobei die Fälschungssicherheit der elektronischen Signaturen bei einer einfachen Signatur gering und bei einer qualifizierten elektronischen Signatur vergleichsweise hoch ist. Die Fälschungssicherheit qualifizierter Signaturen kann noch durch eine sogenannte Anbieter-Akkreditierung erhöht werden, was bedeutet, dass der Aussteller des Schlüsselpaares und des Zertifikats für die elektronische Signatur besondere Sicherheitskriterien erfüllt.
- Je nach Art der Daten oder des Dokuments werden an die Sicherheit der elektronischen Signatur unterschiedliche Anforderungen gestellt, damit sie bzw. es nach elektronischer Übermittlung rechtliche Wirkung entfalten.
- Ein besonderes Problem besteht beispielsweise in der steuerlichen Relevanz von elektronisch übermittelten Rechnungen. So kann nach zur Zeit in Deutschland geltendem Umsatzsteuergesetz eine in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer vom Rechnungsempfänger nur dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn die digitale Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Dies stellt insbesondere dann gegenüber in Papierform versandten Rechnungen ein erhebliches Problem dar, wenn ein Unternehmen eine Vielzahl von Rechnungen an eine Vielzahl von Empfängern verschickt. Selbst in vergleichsweise geschlossenen Benutzergruppen, beispielsweise den Nutzern des EDIFACT-Systems (Electronic Data Interchange Faktura), über das Bestelldaten, Lieferscheine und Rechnungsdaten im Rahmen eines komplexen Datenmodells zwischen Unternehmen ausgetauscht werden können, kommen digitale Signaturen nicht zur Anwendung. Um das Problem der steuerrechtlichen Anerkennung der über EDIFACT versandten elektronischen Rechnungen zu lösen, ist man dazu übergegangen, am Ende eines bestimmten Zeitraums, beispielsweise am Ende eines Monats, alle digital versandten Einzelrechnungen in einer Sammelrechnung zusammengefasst als Papierdokument auszudrucken und dann die Sammelrechnung an den Rechnungsempfänger zu versenden. Ein wesentlicher Nachteil dieser Methodik besteht darin, dass auf Empfängerseite die Sammelrechnung mit den einzelnen elektronisch versandten Rechnungen abgeglichen werden müssen. Diese Vorgehensweise ist daher aufwendig und unwirtschaftlich.
- Eine weitere Problematik bei der Versendung von elektronischen Daten, insbesondere von Rechnungen, besteht darin, dass entsprechend den Grundsätzen zur Nachprüfbarkeit von digitalen Unterlagen (GDPDU) ein Verifikationsmechanismus notwendig ist, über den es dem Empfänger möglich ist, die Gültigkeit der digitalen Signatur zu überprüfen. Auch wenn es zum jetzigen Zeitpunkt kein gesetzliches Muss ist, die elektronischen Signaturen auf ihre Gültigkeit hin zu überprüfen, liegt es im Interesse jedes Empfängers, auf einen entsprechenden Gültig keitsnachweis zurückgreifen zu können, um im Streitfall einen Nachweis für die Gültigkeit der Signatur zum Zeitpunkt ihrer Erstellung führen zu können.
- Vor diesem Hintergrund liegt der vorliegenden Erfindung die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren der eingangs genannten Art zur Verfügung zu stellen, das einen möglichst effizienten Austausch elektronischer Daten und Dokumente eines Absenders mit einer Vielzahl von Empfängern ermöglicht.
- Diese Aufgabe wird gelöst mit einem Verfahren zum elektronischen Übermitteln von Daten mindestens eines Dokuments von einem Absender an einen Empfänger, insbesondere für das Übermitteln von Rechnungen, bei dem
- a) die Daten vor dem Versenden vom Absender mit einer elektronischen Signatur versehen werden,
- b) vor der Freigabe der Daten zur Übermittlung an den Empfänger eine Gültigkeitsprüfung zur elektronischen Signatur durchgeführt wird, bei der mindestens das Zertifikat der elektronischen Signatur auf seine Gültigkeit überprüft wird, und
- c) die Daten zusammen mit der elektronischen Signatur und einem Prüfprotokoll zur Signaturprüfung zur Übermittlung an den Empfänger freigegeben werden.
- Mit diesem Verfahren wird es möglich, dass der Absender dem Empfänger elektronisch alle Informationen zur Verfügung stellt, die benötigt werden, um die Echtheit und rechtliche Verbindlichkeit der übermittelten Daten gegenüber dem Absender oder einem Dritten nachweisen zu können. Der Empfänger braucht die Daten lediglich zu archivieren, um auch noch lange Zeit nach Empfang der Daten einen solchen Nachweis führen zu können.
- Da dieses System unabhängig vom Typ der zu übermittelnden Daten ist, müssen beim Empfänger keine aufwändigen Hard- und Softwareinstallationen eingerichtet werden, um an einem elektronischen Austausch von Rechnungen teilnehmen zu können. Insbesondere kann auf eine Infrastruktur zur Überprüfung von elektronischen Signaturen bzw. deren Zertifikaten, die in aller Regel aufgrund der Vielzahl verschiedener Signaturanbieter sehr aufwändig ist, verzichtet werden.
- Da somit die Akzeptanz elektronischer Rechnungen bei Empfängern wesentlich erhöht werden kann, wird es für den Absender einfacher, sein gesamtes Rechnungssystem auf eine rein digitale Arbeitsweise umzustellen oder zumindest die Menge der auf Papier auszudruckenden und per Post zu versendenden Rechnungen oder anderen Dokumente auf ein Minimum zu reduzieren, wodurch die Dokumentenerstellungskosten und die Versandkosten erheblich verringert werden können.
- Das erfindungsgemäße Verfahren kann ohne weiteres in bestehende Gesamtlösungen zur elektronischen Rechnungserstellung wie beispielsweise das EDIFACT-System eingefügt werden.
- In einer bevorzugten Ausgestaltung des erfindungsgemäßen Verfahrens werden die Daten und/oder die elektronische Signatur mit einem ersten Zeitstempel, insbesondere einem ersten qualifizierten Zeitstempel, versehen.
- Unter Zeitstempel wird hier und im folgenden ein Signaturschlüssel verstanden, der aus der Kodierung eines Prüfzifferncodes, der die mit dem Zeitstempel zu versehenden Daten identifiziert, und einer Zeitangabe zum Zeitpunkt der Erzeugung des Zeitstempels mit einem privaten Schlüssel eines asynchronen Kodierungsverfahrens entsteht und an den Prüfzifferncode und die Zeitangabe angehängt wird. Ein Zeitstempel ist dann qualifiziert, wenn er von einem Dienstleistungsanbieter erzeugt wird, der hierfür besonderes akkreditiert ist, wie beispielsweise ein Trust-Center.
- Durch die Verwendung von Zeitstempeln ist der Nachweis möglich, dass ein bestimmter Datensatz bereits zum Zeitpunkt des Erzeugens des Zeitstempels in unveränderter Form existiert hat, indem der Zeitstempel mit einem öffentlichen Schlüssel dekodiert wird und der erhaltene Prüfzifferncode mit einem Prüfzifferncode zum vorliegenden Datensatz verglichen wird. Sind beide Prüfzifferncodes identisch, ist auch der vorliegende Datensatz mit dem Datensatz identisch für den der Zeitstempel erzeugt worden ist.
- Wird demnach ein Zeitstempel für die Daten und/oder die elektronische Signatur erzeugt, kann zu einem späteren Zeitpunkt festgestellt werden, ob die zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Daten im Vergleich zu den ursprünglichen Daten unverändert sind oder nicht. Insbesondere kann damit auch nachgewiesen werden, dass das der Signatur zugrunde liegende Zertifikat zum Zeitpunkt der Signaturerstellung noch gültig war.
- In einer weiteren bevorzugten Ausgestaltung des erfindungsgemäßen Verfahrens wird das Prüfprotokoll mit einem zweiten Zeitstempel, insbesondere einem zweiten qualifizierten Zeitstempel, versehen. Mit diesem zweiten Zeitstempel ist es möglich, den Nachweis zu führen, dass das Prüfprotokoll in unveränderter Form zum Zeitpunkt des Erzeugens der zweiten Signatur bestanden hat und insbesondere auch, dass das der zweiten Signatur zugrunde liegende Zertifikat zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültig war.
- Wenn der zweite Zeitstempel zusätzlich alle zu übermittelnden Daten abbildet, kann unter Umständen auf einen ersten Zeitstempel für einen Identitätsnachweis von Dokumenten verzichten werden.
- Damit der Nachweis geführt werden kann, dass das Prüfprotokoll auch tatsächlich von einer hierfür autorisierten Stelle geprüft worden ist, wird das Prüfprotokoll bevorzugt mit einer elektronischen Signatur der die Gültigkeit der elektronischen Signatur prüfenden Instanz versehen. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn der Empfänger der Daten nicht aktiv an der Prüfung ihrer Rechtsverbindlichkeit beteiligt ist, sondern lediglich das Prüfprotokoll erhält.
- In einer anderen bevorzugten Ausführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens werden die zu übermittelnden Daten gegebenenfalls zusammen mit der elektronischen Signatur an einen ASP-Server übermittelt, wobei der ASP-Server die Gültigkeit der elektronischen Unterschrift überprüft und das Datenpaket aus Daten, elektronischer Unterschrift und Prüfprotokoll dem Empfänger zur Verfügung stellt. Der Begriff ASP-Server steht für „Application-Service-Provider" und ist ein Server, der entweder im Unternehmen selbst oder im Internet Softwaredienste für Dritte zur Verfügung stellt.
- Grundsätzlich ist es möglich, dass der ASP-Server auch die Aufgabe übernimmt, die zu übermittelnden Daten mit einer den Absender identifizierenden Signatur zu versehen, sofern der Absender dem ASP-Server-Betreiber die entsprechenden Identifikationsinformationen zur Verfügung stellt. Darüber hinaus ist es möglich, dass der ASP-Server ebenfalls Archivierungsdienstleistungen für Absender und Empfänger anbietet.
- Die für den Empfänger freigegebenen Daten, das sind insbesondere die zu übermittelnden Daten einschließlich der Signatur des Absenders und das Prüfprotokoll sowie gegebenenfalls ein erster und zweiter Zeitstempel und weitere Signaturen können dann dem Empfänger wahlweise abrufbar auf einem Server zur Verfügung gestellt werden, so dass der Empfänger beispielsweise über das Internet die für ihn bestimmten Daten von diesem Server abrufen kann. Alternativ oder in Ergänzung hierzu können die dem Empfänger zu übermittelnden Daten auch per E-Mail oder anderen elektronischen Datenübertragungswegen direkt übermittelt werden. Bei beiden Übermittlungsvarianten ist es von Vorteil, wenn die zu übermittelnden Daten verschlüsselt übertragen werden, so dass Dritte nicht ohne Weiteres die Daten einsehen können.
- Im Folgenden wird die Erfindung anhand eines das Verfahren erläuternden Ablaufdiagramms für ein bevorzugtes Ausführungsbeispiel des Verfahrens näher erläutert.
- Es zeigen
-
1 eine Prinzipskizze der örtlichen Zuordnung der Arbeitsschritte des Verfahrens, und -
2 ein Ablaufdiagramm zur Datenverarbeitung. - In
1 ist diagrammartig dargestellt, wie die in einem Unternehmen A fertiggestellten Dokumente an einen Signaturdientsserver B weitergeleitet werden, dort mit notwendigen Signaturen und Prüfprotokollen versehen werden und zusammen mit den Signaturen und Prüfprotokollen zum einen an das Dokumentenarchiv des absendenden Unternehmens A sowie über das Internet C an einen Empfänger D übermittelt werden. Dabei kann der Signaturdienstserver entweder Bestandteil des EDV-Systems des Unternehmens A sein, oder aber auch ein über ein Netzwerk (Internet) mit dem Unternehmen A und gegebenenfalls dem Empfänger D verbundenen ASP-Server. Im Signaturdienstserver werden, wie in2 dargestellt ist, die Daten1 mit einer elektronischen Signatur2 und einem Zeitstempel3 versehen. Das Erstellen der elektronischen Signatur2 erfolgt automatisch, wobei die Signatur2 neben einem den Absender identifizierenden Zertifikat darüber hinaus ein Attribut-Zertifikat enthalten kann, mit dem der Umfang der Vertretungsberechtigung des elektronisch Signierenden angegeben wird. Der Zeitstempel3 identifiziert sinnvoller Weise sowohl die zu übermittelnden Daten1 als auch die elektronische Signatur2 , damit später insbesondere der Nachweis geführt werden kann, zu welchem Zeitpunkt die Daten1 spätestens unterschrieben worden sind. - Der Signaturdienstserver nimmt darüber hinaus eine Signaturprüfung derart vor, dass er die in der Signatur enthaltenen Zertifikate auf ihre Gültigkeit hin prüft. Hierfür ist entweder in dem Signaturserver eine eigene Zertifikatsverwaltung enthalten, deren Datenstand regelmäßig mit den Daten eines oder verschiedener Zertifizierungsserver abgeglichen wird. Vorzugsweise werden jedoch die zu überprüfenden Zertifikate vom Signaturserver zur Gültigkeitsprüfung an den das Zertifikat ausstellenden Zertifizierungsserver übermittelt. Das mit der Prüfung erhaltene Prüfprotokoll
4 wird den zu übermittelnden Daten1 sowie der elektronischen Signatur2 und dem Zeitstempel3 angehängt. Um einen Nachweis zu erhalten, welche Instanz die Zertifikatsprüfung durchgeführt hat, kann das Prüfprotokoll4 von der ausstellenden Instanz ebenfalls mit einer elektronischen Signatur versehen werden. - Im Signaturdienstserver wird dann ein zweiter Zeitstempel
5 an die zu übermittelnden Daten einschließlich der Signatur und des gegebenenfalls signierten Prüfprotokolls4 angehängt, wobei der Zeitstempel5 selbst entweder durch den Signaturdiensteserver oder durch einen externen Zeitstempeldienst erzeugt wird. - Erst danach werden die zu übermittelnden Daten an den Empfänger freigegeben. Mit der Freigabe können die zu übermittelnden Daten beispielsweise per E-Mail an den Empfänger gesandt und alternativ oder zusätzlich dem Empfänger über ein sogenanntes Web-Portal E zur Verfügung gestellt werden.
Claims (10)
- Verfahren zum elektronischen Übermitteln von Daten mindestens eines Dokuments von einem Absender an einen Empfänger, insbesondere für das Übermitteln von Rechnungen, bei dem a) die Daten vor dem Versenden vom Absender mit einer elektronischen Signatur versehen werden, b) vor der Freigabe der Daten zur Übermittlung an den Empfänger eine Gültigkeitsprüfung zur elektronischen Signatur durchgeführt wird, bei der mindestens das Zertifikat der elektronischen Signatur auf seine Gültigkeit überprüft wird, und c) die Daten zusammen mit der elektronischen Signatur und einem Prüfprotokoll zur Signaturprüfung zur Übermittlung an den Empfänger freigegeben werden.
- Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die Daten und/oder die elektronische Signatur mit einem ersten Zeitstempel, insbesondere einem ersten qualifizierten Zeitstempel, versehen werden bzw. wird.
- Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass das Prüfprotokoll mit einem zweiten Zeitstempel, insbesondere einem zweiten qualifizierten Zeitstempel, versehen wird.
- Verfahren nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, dass der zweite Zeitstempel alle zu übermittelnden Daten abbildet.
- Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, dass das Prüfprotokoll mit einer elektronischen Signatur der die Gültigkeit der elektronischen Signatur prüfenden Instanz versehen wird.
- Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, dass ein ASP-Server die Gültigkeit der elektronischen Unterschrift überprüft und das Datenpaket aus Daten, elektronischer Unterschrift und Prüfprotokoll dem Empfänger zur Verfügung stellt.
- Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, dass die zu übermittelnden Daten vom ASP-Server mit einer den Absender identifizierenden Signatur versehen werden.
- Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, dass die Daten einschließlich aller Signaturen und Zeitstempel dem Empfänger elektronisch, insbesondere über ein Web-Portal im Internet, zum Abrufen zur Verfügung gestellt werden.
- Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 8, dadurch gekennzeichnet, dass die Daten einschließlich aller Signaturen und Zeitstempel dem Empfänger elektronisch, insbesondere per E-Mail über das Internet, übermittelt werden.
- Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 9, dadurch gekennzeichnet, dass mindestens ein Teil der zu übermittelnden Daten verschlüsselt wird.
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