Girl Scouts of Japan

Reto

Girl Scouts of Japan es una organización nacional formada por 47 consejos locales que cuenta con unos 40.000 miembros. Forma parte de la Asociación Mundial de Guías Scouts, el mayor movimiento de voluntariado dedicado a niñas y jóvenes. La organización de Girl Scouts ayuda y empodera a niñas y jóvenes para que alcancen todo su potencial formándolas en temas no incluidos en los sistemas educativos oficiales.

Como organización nacional, Girl Scouts of Japan tenía dificultades para mantener vías de comunicación claras entre sus miembros. Al estar organizadas en numerosos grupos y contar con miembros de distintas edades, necesitaban un sistema empresarial seguro y eficaz que garantizara la coordinación entre todos los grupos y la protección de la información personal de las menores. Al ser la organización marco de distintos consejos locales, sus archivos contienen información personal sobre las niñas y jóvenes de los distintos consejos y tropas, así como de las adultas que desempeñan la función de jefas. Con centros repartidos por todo el país, es muy importante supervisar y evaluar la eficacia de las actividades. Las jefas de tropa y los consejos locales informan a Girl Scouts of Japan sobre la asistencia, la frecuencia de los eventos y otros valores importantes para maximizar la eficacia de su organización. Con recursos limitados, necesitaban una solución que se pudiera implementar fácilmente en todos sus consejos locales del país.

Historia

Siguiendo el espíritu de las Girl Scouts de no tener miedo a probar cosas nuevas, Girl Scouts of Japan integró el paquete de productos de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro con el objetivo de mejorar la eficiencia de sus numerosos grupos y consejos locales. Empezaron aprovechando Google Workspace para unificar las operaciones comerciales de todos sus consejos locales. Al insertar formularios en su sitio web, pueden proporcionar programas de aprendizaje online a los miembros de las Girl Scouts mediante Formularios de Google. El programa de aprendizaje electrónico dio la oportunidad a un mayor número de miembros de aprender sobre el movimiento de las Girl Scouts y sobre habilidades para desarrollar el liderazgo. Aunque el programa Girl Scouts tiene más de un siglo de antigüedad, Girl Scouts of Japan ha modernizado su trabajo usando los cuestionarios de Formularios de Google para ayudar a niñas y jóvenes a aprender y mejorar sus habilidades mientras ganan insignias de consejos locales de todo el país.

El personal de Girl Scouts of Japan tiene distintos niveles de conocimientos técnicos, y productos como Formularios y Hojas de cálculo les permiten compartir información fácilmente y obtener resúmenes de datos sin tener que introducir datos de forma manual. Al tratarse de una organización marco formada por consejos locales, con Google Workspace pueden compartir documentos solo con los usuarios de cada consejo local que deberían tener acceso, lo que mejora la privacidad. Además, ahora pueden compartir archivos entre los diferentes consejos locales, por lo que cada tropa puede explicar a toda la organización sus prácticas recomendadas, sus actividades para estrechar lazos y otras medidas para llevar a cabo su labor. Gracias a los ajustes de privacidad de Google y a Gmail, han podido reducir los problemas que tenían con el spam, el software malicioso y otros temas de seguridad. Han creado sitios con Google Sites para dar a los miembros y consejos locales acceso a recursos importantes, como cursos y manuales sobre cómo ser líder de tropa. De este modo, la organización puede compartir rápidamente novedades e información en tiempo real con los consejos locales y los miembros de Girl Scouts of Japan.

Los productos de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro no solo han mejorado las operaciones empresariales internas, sino que, recientemente, Girl Scouts of Japan ha usado este programa para comunicaciones y divulgaciones externas. Ad Grants y YouTube les han permitido crear de forma activa una presencia online para conseguir más miembros y compartir el increíble trabajo y los eventos que se realizan en cada lugar. Sus vídeos de YouTube les permiten mostrar la labor que desempeñan para empoderar a las niñas y jóvenes, como actividades para fomentar el trabajo en equipo, karaokes y campamentos de verano.

Con el fin de aumentar el número de asistentes a sus eventos, comparten información a través de Google Maps para ayudar a las personas interesadas a encontrar con facilidad la ubicación de los eventos por todo Japón. También usan las API de Google Maps disponibles a través del programa Earth Solidario para ofrecer una visión global de su impacto tanto a sus miembros como a todo aquel que esté interesado en serlo. Combinando las API de Google Maps y YouTube, han creado un recorrido virtual por cinco centros de Girl Scouts de todo el mundo, lo que ofrece una perspectiva global de su labor y hace que sus miembros se sientan parte una gran comunidad mundial.

Las herramientas de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro no solo mejoran la eficacia y organización de los programas de Girl Scouts of Japan, sino que además ayudan a visualizar su importante labor motivando y empoderando a niñas y jóvenes.

Rumiko Meguro, sede central de Girl Scouts of Japan, equipo de Relaciones Públicas y Recaudación de Fondos

Impacto

Al ser una gran organización de ámbito nacional, ha sido necesario un gran esfuerzo para alcanzar el éxito. Con su programa de aprendizaje online (cuyo contenido se ha determinado mediante un formulario de Google), han podido formar a más de 7000 miembros en cómo ser Girl Scout o en habilidades para enfrentarse a los problemas de la vida, por ejemplo. Desde un punto de vista financiero, Google Workspace les ha permitido utilizar sistemas de seguridad de mayor calidad que se pueden implementar fácilmente en varias ubicaciones.

Google Workspace ha mejorado considerablemente su eficiencia operativa. Antes de instalar este paquete de productividad en toda la organización, solo una parte del personal usaba productos de Google. Por ello, se veían obligados a mantener varias cuentas de correo, lo que suponía un riesgo de seguridad. Cuando la organización adoptó Google Workspace, todos los miembros empezaron a usar una misma cuenta para hacer todas sus tareas. Además, como podían acceder a ella desde cualquier lugar, se eliminaba el riesgo de perder los documentos de los empleados que se marcharan. Google Workspace les permite gestionar los usuarios internamente, por lo que pueden renovar su personal de una forma rápida y eficaz a pesar de ser una organización tan grande. Antes, el responsable de informática y comunicaciones de la organización tenía que enviar a un proveedor externo una hoja de cálculo para gestionar las solicitudes de cambio de cuenta (por ejemplo, para añadir las cuentas de nuevos miembros o eliminar las cuentas de antiguos empleados). Ahora no tienen que dedicar tanto tiempo a las operaciones básicas de la organización y pueden centrarse en llegar a más niñas y jóvenes para continuar con su labor.

Las herramientas de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro también amplían la visibilidad de la organización y su trabajo para ayudar a niñas y jóvenes en su desarrollo como personas. Antes, para consultar información sobre un evento, había que buscarlo en una larga lista de eventos publicada en una página de su sitio web y hacer clic en el enlace. Ahora, gracias a Google Maps, pueden insertar un mapa en su sitio web y mostrar en él los eventos en tiempo real. Cada evento aparece clasificado por color, mes y tema (como "Día de las Girl Scouts") para que los usuarios interesados puedan encontrar rápidamente eventos cercanos a los que asistir. Al integrar los eventos en Google Maps para mostrar su ubicación, han alcanzado las 18.000 visualizaciones de la información de los eventos y han aumentado el número de asistentes. Los posibles miembros ya no tienen que buscar los eventos que se celebran cerca de su ubicación, sino que pueden ampliar fácilmente el mapa para encontrar oportunidades y ponerse en contacto entre sí.

Compartir la importante labor que desempeñan y dar a conocer su impacto en las niñas y jóvenes es esencial para el éxito de Girl Scouts of Japan. Ad Grants ha mejorado su presencia online, llegando a más de 3000 visitantes mensuales de su sitio web, lo que supone un aumento del 500 % en tan solo dos meses. Lanzaron campañas globales como "Stop the Violence" (Detengamos la violencia), en la que crearon anuncios fomentando la igualdad de género y la protección frente a la violencia para concienciar sobre el tema y aumentar la cobertura mediática de la campaña en Japón. De forma similar, su canal de YouTube incluye una lista de reproducción de Girl Scouts cantando la canción "I’ll think of you" de Kurt Schneider como actividad de trabajo en equipo. Muchos grupos y consejos locales (43 hasta el momento) han mandado ya su propia versión, que se han usado como ejemplo de las actividades que hacen las Girl Scouts, así como para redirigir a miembros potenciales al sitio web mediante tarjetas y anotaciones. Con más de 20.000 visualizaciones en algunos vídeos, YouTube se ha convertido en una plataforma ideal donde exponer el trabajo que hacen para ayudar y empoderar a niñas y jóvenes.

Girl Scouts of Japan cuenta con docenas de programas, como un programa de autoestima codesarrollado por la Asociación Mundial de Guías Scouts y DOVE, una campaña para combatir la violencia de género y varios eventos y campañas por todo el país. Las herramientas de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro no solo mejoran la eficacia y organización de estos programas, sino que además ayudan a visualizar su importante labor para motivar y empoderar a niñas y jóvenes.