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CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ<br />
INFORME CONSOLIDADO AUDITORIA AL BALANCE<br />
VIGENCIA 2011<br />
PABLO ENRIQUE HUERTAS PORRAS<br />
CONTRALOR GENERAL DE BOYACÁ<br />
CONTROL FISCAL TÉCNICO Y PARTICIPATIVO PARA BOYACÁ”<br />
TUNJA – JUNIO DE 2012<br />
1
CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ<br />
INFORME CONSOLIDADO AUDITORIA AL BALANCE<br />
VIGENCIA 2011<br />
ANA DEISY RODRIGUEZ SAENZ<br />
DIRECTORA OPERATIVA DE ECONOMIA Y FINANZAS<br />
NUBIA LUCIA JIMENEZ<br />
AZUCENA FORERO FORERO<br />
MILTON JOSE GALAN JIMENEZ<br />
ELSA ESTHER PEREZ PEDRAZA<br />
HERNANDO BERNAL SOLER<br />
MIRYAM LEONOR ARCHILA SOTO<br />
SALVADOR PEÑA CORTES<br />
IRMA ELENA BECERRA SANCHEZ<br />
JORGE WILLIAM PRIETO ACEVEDO<br />
NUBIA LUCIA JIMENEZ OCHOA<br />
GILMA MENDIVELSO MENDIVELSO<br />
JOSE DOMINGO SALAZAR<br />
AURA ALICIA CAMPOS RUIZ<br />
RUTH CRICEL ALVAREZ ALVAREZ<br />
ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA<br />
SALVADOR PEÑA CORTES<br />
ADOLFO QUINTANA CRISTANCHO<br />
MARIA ELISA MONTAÑES PARRA<br />
MARCELA GUEVARA SEPÚLVEDA<br />
LIZBETH LILIANA CRISTANCHO CASAS<br />
Auditores<br />
TUNJA – JUNIO DE 2012<br />
2
INTRODUCCIÓN<br />
De conformidad con lo establecido en la Constitución Política de Colombia en su artículo<br />
268 y en concordancia con la ley 42 de 1993, ley 298 de 1996 y resolución 5544 de 2003<br />
de la Contraloría General de la República, se practicó Auditoría al Balance vigencia 2011<br />
al Departamento de Boyacá-Administración Central y descentralizada, Municipios y<br />
Empresas Sociales del Estado.<br />
El informe presenta el resultado consolidado de la evaluación realizada a diecisiete (17)<br />
sujetos de control, los cuales se incluyeron en el Plan Anual Operativo de Economía y<br />
Finanzas de la Contraloría General de Boyacá.<br />
En desarrollo del proceso Auditor se analizó, confrontó y verificó la consistencia de las<br />
cifras presentadas a 31 de diciembre de 2011 en los Estados Financieros, a través de la<br />
aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento; se hizo seguimiento a las cuentas<br />
mas representativas y de riesgo, a las glosas contables de la vigencia anterior, se<br />
determinaron los hallazgos, se efectúo análisis financiero a las cuentas con alto impacto,<br />
se evalúo el sistema de control interno contable y se elaboraron las conclusiones y<br />
recomendaciones pertinentes, con base en las normas y procedimientos establecidos por<br />
la Contaduría General de la Nación, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en<br />
Colombia y el aplicativo AUDIBAL.<br />
Teniendo en cuenta que la contabilidad pública como sistema de información debe<br />
permitir a la administración la toma de decisiones, la evaluación de su gestión y el análisis<br />
del impacto que su desempeño pueda ocasionar de manera individual en cada entidad y<br />
en las finanzas públicas consolidadas, se espera que la información contenida en este<br />
documento sea de gran utilidad desde el ámbito financiero y económico y haga posible el<br />
diseño de políticas macroeconómicas y fiscales.<br />
3
INTRODUCCIÓN 4<br />
1 GOBERNACIÓN DE BOYACA – ADMINISTRACION<br />
CENTRAL 10<br />
1.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 10<br />
1.2 COBERTURA 10<br />
1.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 11<br />
1.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 12<br />
1.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 12<br />
1.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 12<br />
1.6.1 Generales 12<br />
1.6.2 Específicos 15<br />
1.7 OPINION CONTABLE 46<br />
1.8 CONCLUSIONES 47<br />
1.9 RECOMENDACIONES 50<br />
2 INSTITUTO FINANCIERO DE BOYACÁ - INFIBOY 75<br />
2.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 75<br />
2.2 COBERTURA 75<br />
2.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 75<br />
2.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 76<br />
2.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 76<br />
2.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 77<br />
2.6.1 Generales 77<br />
2.6.2 Específicos 79<br />
2.7 OPINION CONTABLE 85<br />
2.8 CONCLUSIONES 85<br />
2.9 RECOMENDACIONES 86<br />
3 LOTERIA DE BOYACÁ 92<br />
3.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 92<br />
3.2 COBERTURA 92<br />
3.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 92<br />
3.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 93<br />
3.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 93<br />
3.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 94<br />
3.6.1 Generales 94<br />
3.6.2 Específicos 95<br />
3.7 OPINION CONTABLE 99<br />
3.8 CONCLUSIONES 100<br />
3.9 RECOMENDACIONES 100<br />
4 MUNICIPIO DE CHÍQUIZA 109<br />
4.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 109<br />
Pág<br />
4
4.2 COBERTURA 109<br />
4.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 109<br />
4.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 109<br />
4.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 109<br />
4.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 110<br />
4.6.1 Generales 110<br />
4.6.2 Específicos 111<br />
4.7 OPINION CONTABLE 111<br />
4.8 CONCLUSIONES 112<br />
4.9 RECOMENDACIONES 112<br />
5 MUNICIPIO DE CHIVATA 115<br />
5.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 115<br />
5.2 COBERTURA 115<br />
5.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 115<br />
5.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 115<br />
5.5 HALLAZGOS FINANCIEROS 116<br />
5.5.1 Generales 116<br />
5.5.2 Específicos 117<br />
5.6 OPINION CONTABLE 121<br />
5.7 CONCLUSIONES 122<br />
5.8 RECOMENDACIONES 123<br />
6 MUNICIPIO DE EL COCUY 133<br />
6.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 133<br />
6.2 COBERTURA 133<br />
6.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 133<br />
6.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 133<br />
6.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 133<br />
6.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 134<br />
6.6.1 Generales 134<br />
6.6.2 Específicos 136<br />
6.7 OPINION CONTABLE 142<br />
6.8 CONCLUSIONES 143<br />
6.9 RECOMENDACIONES 143<br />
7 MUNICIPIO DE GARAGOA 151<br />
7.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 151<br />
7.2 COBERTURA 151<br />
7.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 151<br />
7.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 151<br />
7.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 152<br />
7.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 153<br />
5
7.6.1 Generales 153<br />
7.6.2 Específicos 155<br />
7.7 OPINION CONTABLE 165<br />
7.8 CONCLUSIONES 166<br />
7.9 RECOMENDACIONES 167<br />
8 MUNICIPIO DE MONIQUIRÁ 176<br />
8.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 176<br />
8.2 COBERTURA 176<br />
8.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 176<br />
8.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 176<br />
8.5 HALLAZGOS FINANCIEROS 177<br />
8.5.1 Generales 177<br />
8.5.2 Específicos 179<br />
8.6 OPINION CONTABLE 184<br />
8.7 CONCLUSIONES 185<br />
8.8 RECOMENDACIONES 186<br />
9 MUNICIPIO DE PAEZ 194<br />
9.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 194<br />
9.2 COBERTURA 194<br />
9.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 194<br />
9.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 194<br />
9.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 195<br />
9.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 196<br />
9.6.1 Generales 196<br />
9.6.2 Específicos 198<br />
9.7 OPINION CONTABLE 202<br />
9.8 CONCLUSIONES 203<br />
9.9 RECOMENDACIONES 204<br />
10 MUNICIPIO DE PUERTO BOYACÁ 213<br />
10.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 213<br />
10.2 COBERTURA 213<br />
10.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 213<br />
10.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 213<br />
10.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 213<br />
10.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 218<br />
10.6.1 Generales 218<br />
10.6.2 Específicos 220<br />
10.7 OPINION CONTABLE 225<br />
10.8 CONCLUSIONES 226<br />
10.9 RECOMENDACIONES 227<br />
11 MUNICIPIO DE SANTANA 238<br />
11.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 238<br />
11.2 COBERTURA 238<br />
6
11.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 238<br />
11.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 238<br />
11.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 238<br />
11.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 239<br />
11.6.1 Generales 239<br />
11.6.2 Específicos 240<br />
11.7 OPINION CONTABLE 240<br />
11.8 CONCLUSIONES 241<br />
11.9 RECOMENDACIONES 241<br />
12 MUNICIPIO DE SORA 244<br />
12.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 244<br />
12.2 COBERTURA 244<br />
12.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 244<br />
12.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 244<br />
12.5 HALLAZGOS FINANCIEROS 246<br />
12.5.1 Generales 246<br />
12.5.2 Específicos 247<br />
12.6 OPINION CONTABLE 254<br />
12.7 CONCLUSIONES 255<br />
12.8 RECOMENDACIONES 256<br />
13 MUNICIPIO DE TURMEQUE 265<br />
13.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 265<br />
13.2 COBERTURA 265<br />
13.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 265<br />
13.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 265<br />
13.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 266<br />
13.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 269<br />
13.6.1 Generales 269<br />
13.6.2 Específicos 270<br />
13.7 OPINION CONTABLE 273<br />
13.8 CONCLUSIONES 273<br />
13.9 RECOMENDACIONES 274<br />
14 MUNICIPIO DE VIRACACHA 287<br />
14.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 287<br />
14.2 COBERTURA 287<br />
14.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 287<br />
14.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 287<br />
14.5 HALLAZGOS FINANCIEROS 288<br />
14.5.1 Generales 288<br />
14.5.2 Específicos 289<br />
14.6 OPINION CONTABLE 293<br />
7
14.7 CONCLUSIONES 293<br />
14.8 RECOMENDACIONES 294<br />
15 ESE HOSPITAL CHIQUINQUIRÁ 298<br />
15.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 298<br />
15.2 COBERTURA 298<br />
15.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 298<br />
15.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 298<br />
15.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 299<br />
15.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 299<br />
15.6.1 Generales 299<br />
15.6.2 Específicos 300<br />
15.7 OPINION CONTABLE 300<br />
15.8 CONCLUSIONES 301<br />
15.9 RECOMENDACIONES 301<br />
16 ESE HOSPITAL MIRAFLORES 305<br />
16.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 305<br />
16.2 COBERTURA 305<br />
16.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR. 305<br />
16.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 305<br />
16.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 305<br />
16.6 HALLAZGOS FINANCIEROS 307<br />
16.6.1 Generales 307<br />
16.6.2 Específicos 307<br />
16.7 OPINION CONTABLE 313<br />
16.8 CONCLUSIONES 313<br />
16.9 RECOMENDACIONES 314<br />
17 ESE HOSPITAL MONIQUIRÁ 322<br />
17.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 322<br />
17.2 COBERTURA 322<br />
17.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO<br />
IMPACTO 322<br />
17.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE 322<br />
17.5 HALLAZGOS FINANCIEROS 323<br />
17.5.1 Generales 323<br />
17.5.2 Específicos 325<br />
17.6 OPINION CONTABLE 328<br />
17.7 CONCLUSIONES 328<br />
17.8 RECOMENDACIONES 329<br />
8
1. GOBERNACIÓN DE BOYACA – ADMINISTRACION CENTRAL<br />
1.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA<br />
La auditoria al Balance a la Gobernación de Boyacá Sector Central comprende la evaluación y la<br />
razonabilidad y consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance<br />
General; con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables y bajo<br />
normas de Auditoria generalmente aceptadas. La principal limitación que se tiene para el desarrollo<br />
de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo y el escaso<br />
recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.<br />
1.2 COBERTURA<br />
Teniendo en cuenta el Balance General a 31 de Diciembre de 2011 de la Gobernación de Boyacá,<br />
y la complejidad de la información, se hizo necesario tomar la muestra que se relaciona a<br />
continuación:<br />
1.2.1. ACTIVO<br />
- Grupo 11 EFECTIVO, se tomó en su totalidad, constituido por las cuentas 1105 CAJA y la 1110<br />
DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.<br />
- Grupo 12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS, se tomó: De la cuenta 1201<br />
Inversiones Administración de Liquidez en Títulos de Deuda, la Subcuenta 120106 Certificados de<br />
Depósito a Término y de la cuenta 1202 Inversiones Administración de Liquidez en Títulos<br />
Participativos, la Subcuenta 120204 Carteras Colectivas.<br />
- Grupo 13 RENTAS POR COBRAR: De la cuenta 1310, se tomó las Subcuentas 131022 Impuesto<br />
al Consumo de Licores/ Aperitivos y 131033 Impuesto sobre vehículos Automotores.<br />
- Grupo 14 DEUDORES: De la cuenta 1401 Ingresos no Tributarios, se tomó las Subcuentas<br />
140103 Intereses, 140108 Regalías y Compensaciones; de la cuenta 1420 Avances y Anticipos<br />
Entregados, las Subcuentas 142012 Anticipos para la Adquisición de Bienes y Servicios, y 142013<br />
Anticipos para Proyectos de Inversión; de la cuenta 1424 Recursos entregados en Administración<br />
la Subcuenta 142402 En Administración y de la cuenta Otros Deudores la Subcuenta 147013<br />
Embargos Judiciales.<br />
- Grupo 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: De la cuenta 1605, se tomó Terrenos y la Subcuenta<br />
Urbanos, de la cuenta 1640 Edificaciones, las Subcuentas 164001 Edificios y Casas y 164010<br />
Clínicas y Hospitales, y de la cuenta 1655 Maquinaria y Equipo, se tomo la Subcuenta 165504<br />
Maquinaria Industrial.<br />
- Grupo 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO: se tomó, de la cuenta 1710 Bienes de<br />
Beneficio y Uso Público, la Subcuenta 171001 Red Terrestre.<br />
1.2.2. PASIVO: De este se tomaron los siguientes Grupos y Subcuentas.<br />
- Grupo 24 CUENTAS POR PAGAR: De la cuenta 2401 Adquisición de Bienes y Servicios<br />
Nacionales, se tomó la Subcuenta 240102 Proyectos de Inversión y de la cuenta 2425 Acreedores<br />
se tomó la Subcuenta 242590 Otros Acreedores.<br />
9
- Grupo 27 PASIVOS ESTIMADOS: De la cuenta 2710 Provisión para Contingentes se tomó la<br />
Subcuenta Litigios y de la cuenta 2720 Provisión para pensiones las Subcuentas 272003 Cálculo<br />
Actuarial de Pensiones Actuales y 272004 Pensiones Actuales por Amortizar.<br />
1.2.3. PATRIMONIO.<br />
- Grupo 31 HACIENDA PUBLICA: De la cuenta 3105 Capital Fiscal, se tomó la Subcuenta<br />
Departamento, y de la cuenta 3120 Superávit por Donación las Subcuentas 312001 En Dinero y<br />
312002 En Especie.<br />
1.2.4. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS.<br />
- Grupo 81 DERECHOS CONTINGENTES: De la cuenta 8120 Ligios y Mecanismos Alternativos de<br />
Solución, se tomó las Subcuentas 812002 Laborales, 812003 Penales y 802004 Administrativas.<br />
1.2.5. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS.<br />
- Grupo 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES, se tomó de la cuenta 9120 Ligios y<br />
Mecanismos Alternativos de Solución, la Subcuenta 912004 Administrativas.<br />
1.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR.<br />
De Los hallazgos contables y financieros de la Auditoría practicada a la vigencia 2010 a la<br />
Gobernación de Boyacá, se suscribió convenio de mejoramiento el 13 de junio de 2011 y con una<br />
vigencia de seis meses, con el siguiente resultado.<br />
Existen aún cuentas inactivas correspondientes a convenios sin liquidar suscritos con diferentes<br />
entidades y cuyo avance va hasta ahora en el 50%, de tal manera que el compromiso suscrito no<br />
se cumplio.<br />
Existen concliaciones bancarias a 31 de diciembre de 2010 que presentan consignaciones no<br />
acreditadas y notas crédito y débito no contabilizadas que se encuentran en proceso de<br />
depuraciòn, el cual fue alcanzado al 100% de acuerdo al informe del avance del plan de<br />
mejoramiento, para lo cual esta auditoria puedo establecer que esto no se cumplio.<br />
Aún persiste el mal diligenciamiento del Estado de Tesorería y no se cumplio el compromiso.<br />
Las notas a los Estados financieros no revelan suficientemente la información del periodo contable<br />
de acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, a la fecha no tiene ningún<br />
porcentaje de avance.<br />
Si bien es cierto se presentó una relación de Avalúos Actualizado a diciembre 31 de diciembre de<br />
2011, en el balance no se refleja dicha situación por lo cual no se cumplio y el informe del avance<br />
dado al 50% no es real.<br />
Si bien es cierto en el plan de mejoramiento existe compromiso de integrar e implementar el<br />
modulo de Bienes Inmuebles al Sistema Integrado de Información Financiera PCTG y a la fecha se<br />
encontraron las mismas inconsistencias.<br />
En lo que respecta a Maquinaria Industrial y Maquinaria y Equipo de la ILB, no cuentan con<br />
soporte, pues tan sólo presentaron una Relación de Almacén, sin algún docuemtno que certifique<br />
la propiedad de los bienes.<br />
10
1.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO<br />
En la auditoria al Balance vigencia 2011 practicada a la Gobernación de Boyacá se evidenciaron<br />
como cuentas de alto impacto aquellas cuyos registros afectaron notoriamente el resultado<br />
patrimonial y por ende el activo del departamento.<br />
Dentro de estas tenemos: Las partidas conciliatorias con saldos no reflejados en contabilidad, los<br />
intereses generados por los CDTS que no fueron contabilizados, el monto excesivo de rentas por<br />
cobrar de vigencias anteriores que no sean depurado ni actualizado contablemente, la falta de<br />
depuración contable de los anticipos derivados de contratos celebrados por la Gobernación y la<br />
permanencia de registros de bienes entregados en administración sin efectuar la reclasificación de<br />
acuerdo al destino final de los recursos, la falta del registro adecuado y unificado del equipo férreo,<br />
estas cuentas hacen que el activo no presente el saldo real. El gran número de demandas que<br />
tiene en contra el departamento y el porcentaje tan elevado de provisión para contingencias<br />
ocasionan un aumento considerable del pasivo, además de las diferencias en los registros<br />
contables de las cuentas de orden que generan inexactitudes en la realidad económica de la<br />
Gobernación de Boyacá.<br />
1.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
De acuerdo a la calificación efectuada por la oficina de Control Interno, de la evaluación de los<br />
diferentes Ítems, se obtuvo un puntaje promedio de 4.3, el ítem denominado Elaboración de los<br />
Estados Contables obtuvo una calificación de 5 cuyo rango es adecuado y el Análisis,<br />
Interpretación y Comunicación de la Información fue de 3.8 cuyo rango de interpretación fue<br />
Satisfactorio, cabe aclarar que el grupo auditor no está de acuerdo con esta calificación por cuanto<br />
en el desarrollo de la auditoria llevada a cabo en esta entidad, se evidenciaron falencias en registro<br />
de cifras, de aplicación de procedimientos, políticas, e implementación de controles que permitan<br />
que los estados financieros cumplan con las normas contables generalmente aceptadas.<br />
De otra parte, durante el desarrollo de la Auditoria se presentaron algunas situaciones que<br />
incidieron en los resultado, como la desorganización del archivo documental y la falta de<br />
integración de la información entre departamentos, igualmente se presentaron falencias por parte<br />
de la administración en el suministro de los soportes y documentación; al cabo de la evaluación por<br />
parte de la comisión auditara se obtuvo un puntaje de 3,3.<br />
1.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
1.6.1 Generales<br />
� Existen diferencias entre el Balance General a 31 de Diciembre de 2011 reportado a la<br />
Contraloría General de Boyacá a través de la plataforma SIA (Sistema Integrado de Auditoria)<br />
y el presentado a la Contaduría General de la Nación, este último fue entregado a la<br />
Contraloría General de Boyacá en la rendición de la cuenta en medio físico y al grupo auditor;<br />
diferencias que se reflejan a continuación:<br />
11
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION Y GRUPO AUDITOR REPORTADO EN ELSISTEMA INTEGRADO DE AUDITORIA<br />
COD. NOMBRE SALDO FINAL<br />
COD<br />
.<br />
NOMBRE SALDO FINAL DIFERENCIA<br />
100000 ACTIVO 1.269.820.082.963,00 1 ACTIVOS 1.458.771.006.868,00 (188.950.923.905)<br />
110000 EFECTIVO 183.519.162.835,00 11 EFECTIVO 183.252.591.271,00 266.571.564<br />
120000<br />
INVERSIONES E<br />
INSTRUMENTOS DERIVADOS<br />
14.457.336.610,00 12<br />
INVERSIONES E<br />
INSTRUMENTOS<br />
DERIVADOS<br />
18.469.986.002,00 (4.012.649.392)<br />
130000 RENTAS POR COBRAR 28.163.155.183,00 13 RENTAS POR COBRAR 35.659.613.662,00 (7.496.458.479)<br />
140000 DEUDORES 335.968.630.075,00 14 DEUDORES 504.343.372.281,00 (168.374.742.206)<br />
160000<br />
PROPIEDADES PLANTA Y<br />
EQUIPO<br />
92.635.877.673,00 16<br />
PROPIEDADES; PLANTA<br />
Y EQUIPO<br />
102.339.150.625,00 (9.703.272.952)<br />
170000<br />
BIENES DE BENEFICIO Y USO<br />
PUBLICO E HISTORICOS Y<br />
CULTURALES<br />
195.786.258.311,00 17<br />
BIENES DE BENEFICIO Y<br />
USO PUBLICO E<br />
HISTORICOS Y<br />
CULTURALES<br />
195.718.603.579,00 67.654.732<br />
190000 OTROS ACTIVOS 419.289.662.276,00 19 OTROS ACTIVOS 418.987.689.448,00 301.972.828<br />
200000 PASIVO 1.392.440.050.492,00 2 PASIVOS<br />
OPERACIONES DE<br />
1.395.463.041.428,00 (3.022.990.936)<br />
220000<br />
OPERACIONES DE CREDITO<br />
PUBLICO<br />
114.262.282.753,00 22<br />
CREDITO PUBLICO Y<br />
FINANCIAMIENTO CON<br />
BANCA CENTRAL<br />
114.262.282.753,00<br />
240000 CUENTAS POR PAGAR 76.037.762.828,00 24 CUENTAS POR PAGAR<br />
OBLIGACIONES<br />
76.070.975.522,00 (33.212.694)<br />
250000<br />
OBLIGACI/LABOR/Y DE<br />
SEGUR. SOCIAL INTEGRAL<br />
15.938.658.566,00 25<br />
LABORALES Y DE<br />
SEGURIDAD SOCIAL<br />
INTEGRAL<br />
15.938.658.566,00 -<br />
270000 PASIVO ESTIMADOS 1.176.296.560.046,00 27 PASIVOS ESTIMADOS 1.179.286.338.288,00 (2.989.778.242)<br />
290000 OTROS PASIVOS 9.700.716.299,00 29 OTROS PASIVOS 9.700.716.299,00 -<br />
300000 PATRIMONIO 32.706.599.706,00 3 PATRIMONIO 38.497.969.323,00 (5.791.369.617)<br />
310000 HACIENDA PUBLICA 32.706.599.706,00 31 HACIENDA PUBLICA 38.497.969.323,00 (5.791.369.617)<br />
400000 INGRESOS 903.459.662.769,00 4 INGRESOS 903.691.271.647,00 (231.608.878)<br />
410000 INGRESOS FISCALES 352.653.049.238,00 41 INGRESOS FISCALES 352.653.049.238,00 -<br />
12
430000 VENTA DE SERVICIOS 1.824.065.544,00 43 VENTA DE SERVICIOS 1.824.065.544,00 -<br />
440000 TRANSFERENCIAS 456.730.860.501,00 44 TRANSFERENCIAS 456.962.469.379,00 (231.608.878)<br />
480000 OTROS INGRESOS 92.251.687.486,00 48 OTROS INGRESOS 92.251.687.486,00 -<br />
500000 GASTOS 1.055.784.526.784,00 5 GASTOS 1.137.713.630.215,00 (81.929.103.431)<br />
510000 DE ADMINISTRACION 107.728.660.530,00 51 DE ADMINISTRACION 107.728.660.530,00 -<br />
520000 DE OPERACIÓN 81.744.669.861,00 52 DE OPERACION 163.367.085.948,00 (81.622.416.087)<br />
530000<br />
PROVISIONES,<br />
DEPRECIACIONES Y<br />
AMORTIZACIONES<br />
152.729.143.847,00 53<br />
PROVISIONES;<br />
DEPRECIACIONES Y<br />
AMORTIZACIONES<br />
152.595.133.830,00 134.010.017<br />
550000 GASTO PUBLICO SOCIAL 518.970.211.647,00 55 GASTO PUBLICO SOCIAL 519.364.456.517,00 (394.244.870)<br />
570000<br />
OPERACIONES<br />
INTERINSTITUCIONALES<br />
7.424.087.528,00 57<br />
OPERACIONES<br />
INTERINSTITUCIONALES<br />
7.424.087.528,00 -<br />
580000 OTROS GASTOS 187.185.075.371,00 58 OTROS GASTOS 187.231.527.862,00 (46.452.491)<br />
600000<br />
COSTOS DE VENTAS Y<br />
OPERACIÓN<br />
3.001.703.218,00 6<br />
COSTOS DE VENTAS Y<br />
OPERACION<br />
3.001.703.218,00 -<br />
630000<br />
COSTOS DE VENTAS DE<br />
SERVCIOS<br />
3.001.703.218,00 63<br />
COSTO DE VENTAS DE<br />
SERVICIOS<br />
3.001.703.218,00 -<br />
700000 COSTOS DE PRODUCCION 0,00 7<br />
COSTOS DE<br />
PRODUCCION<br />
0,00 -<br />
720000 SERVICIOS EDUCATIVOS 0,00 72 SERVICIOS EDUCATIVOS 0,00 -<br />
800000<br />
CUENTAS DE ORDEN<br />
DEUDORAS<br />
1,00 8<br />
CUENTAS DE ORDEN<br />
DEUDORAS<br />
-8.909.892.237,00 8.909.892.238<br />
810000 DERECHOS CONTINGENTES 26.851.094.736,00 81<br />
DERECHOS<br />
CONTINGENTES<br />
26.851.094.736,00 -<br />
830000 DEUDORAS DE CONTROL 96.143.275.969,00 83<br />
DEUDORAS DE<br />
CONTROL<br />
183.376.659.699,00 (87.233.383.730)<br />
890000<br />
DEUDORAS POR EL<br />
CONTRARIO<br />
-122.994.370.704,00 89<br />
DEUDORAS POR<br />
CONTRA (CR)<br />
-219.137.646.672,00 96.143.275.968<br />
900000<br />
CUENTAS DE ORDEN<br />
ACREEDORAS<br />
1,00 9<br />
CUENTAS DE ORDEN<br />
ACREEDORAS<br />
-102.318.736.644,00 102.318.736.645<br />
910000<br />
RESPONSABILIDADES<br />
CONTINGENTES<br />
308.972.457.166,00 91<br />
RESPONSABILIDADES<br />
CONTINGENTES<br />
309.173.076.282,00 (200.619.116)<br />
930000 ACREEDORAS DE CONTROL 96.530.979.138,00 93<br />
ACREEDORAS DE<br />
CONTROL<br />
96.952.334.978,00 (421.355.840)<br />
990000<br />
ACREEDORAS POR CONTRA<br />
(DB)<br />
-405.503.436.303,00 99<br />
ACREEDORAS POR<br />
CONTRA (DB)<br />
-508.444.147.904,00 102.940.711.601<br />
13
� De forma verbal y escrita se solicito insistentemente fueran explicadas las diferencias entre los<br />
Balances, ante lo cual se efectuó explicación verbal de la contadora y la funcionaria encargada<br />
del reporte y mediante oficio fe fecha 18 de marzo de 2012 emanado de la Subdirección de<br />
Contabilidad, recibido el 20 de marzo, se dieron explicaciones, las cuales no argumentaron de<br />
forma valida la diferencia, pues se presentan casos como: Presentar un resultado de la<br />
sumatoria de una subcuenta más una cuenta de contabilidad; por lo cual se conforma en su<br />
totalidad lo requerido al respecto.<br />
� De la cuenta 1655 Maquinaria industrial, no se puede determinar la razonabilidad de las cifras,<br />
debido a que su valor no está plenamente actualizado, además, en esta cuenta no se incluye la<br />
totalidad de los elementos o bienes de propiedad del Departamento, como es el caso de la<br />
Plataforma Férrea.<br />
� En los libros auxiliares, los bienes inmuebles del Departamento están registrados con costo de<br />
adquisición o con avalúos efectuados a más de cinco (5) años atrás y las carpetas que<br />
contienen los documentos de los terrenos se hallan sin foliar y no están organizados<br />
cronológica y secuencialmente de acuerdo a la Ley 594 de 2000 y demás normatividad de<br />
Archivo.<br />
� El software que maneja el área de almacén no está integrado con la oficina de contabilidad y<br />
no se han actualizado algunas novedades referentes a los bienes propiedad del Departamento.<br />
Además el módulo de bienes inmuebles en Almacén, está en ceros y los bienes de Beneficio y<br />
Uso Público no tienen un parámetro definido para consignar su registro; pues no se ha<br />
efectuado su debida actualización por falta de Actos Administrativos; lo cual puede incidir en<br />
que el Departamento esté cancelando por concepto de seguros de las propiedades, sumas<br />
inadecuadas.<br />
� El módulo de Almacén solamente está adaptado para los bienes de consumo y devolutivos<br />
mas no para los bines inmuebles: terrenos, edificios y casas.<br />
� Gran parte de las cuentas seleccionadas para el desarrollo de esta Auditoria, presentan<br />
diferencias entre el valor registrado en el Balance y los documentos soportes que los<br />
originaron, y en algunos casos estos últimos fueron presentados de forma incompleta.<br />
1.6.2 Específicos<br />
1 ACTIVO<br />
11 EFECTIVO<br />
1105 CAJA<br />
110501 CAJA PRINCIPAL<br />
Revisada y confrontada la cuenta 1105 CAJA, se encontró que el valor total registrado en el<br />
Balance coincide con el valor consignado en los soportes, sin embargo, Esta se halla conformada<br />
por las cajas de las instituciones educativas, las cuales reportan saldos muy elevados, como se<br />
puede ver a continuación:<br />
14
SALDO A 31 DE DICIEMBRE DE 2011<br />
INSTITUCION EDUCATIVA VALOR EN CAJA $ %<br />
IE Toquilla Aquitania 142.261,00 0,652%<br />
IE San Isidro Boyacá 12.000,00 0,055%<br />
IE María Auxiliadora de los Cedros Campohermoso 33.373,00 0,153%<br />
IE Juan de Jesús Acevedo Chinavita 232.627,00 1,067%<br />
IE La Esmeralda Chivor 8.486.883,00 38,916%<br />
IE Técnico comercial de Jenesano Jenesano 34.793,00 0,160%<br />
IE Jorge Eliecer Gaitan Maripi 75.000,00 0,344%<br />
IE Tunjuelo Mongua 400.000,00 1,834%<br />
IE Marco Fidel Suarez Moniquira 2.395,00 0,011%<br />
IE de Nazareth Nobsa 2.164.812,00 9,927%<br />
IE Honorio Ángel y Olarte Pachavita 10.000,00 0,046%<br />
IE Agrícola Paipa 750,00 0,003%<br />
IE Sinoma Amaya Paya 14.565,00 0,067%<br />
IE Industrial y Minera de Paz de Rio Paz de Rio 15.000,00 0,069%<br />
IE El Hato Pesca 137.755,00 0,632%<br />
IE José Antonio Galán Puerto Boyacá 112.324,00 0,515%<br />
IE Nuestra Señora de la Paz Quipama 2.198.739,68 10,082%<br />
IE Chapetón San Mateo 1.046.855,00 4,800%<br />
IE Jacinto Vega Santa María 3.660,00 0,017%<br />
IE Casilda Zafra Santa Rosa de Viterbo 27.000,00 0,124%<br />
IE Antonio Ricaurte Santana 6.000,00 0,028%<br />
IE Adolfo María Jiménez Sotaquira 1.362,49 0,006%<br />
IE Juan José Rondón Tasco 161.963,97 0,743%<br />
IE Gustavo Romero Hernández Tibana 3.000,00 0,014%<br />
IE Jorge Clemente Palacios Tibasosa 1.000.000,00 4,585%<br />
IE Peña Negra Tibasosa 1.556.605,24 7,138%<br />
IE Vado Castro Topaga 41.861,50 0,192%<br />
IE Jorge Eliecer Gaitán Tota 811,45 0,004%<br />
IE Rio de Piedras Tuta 12.080,00 0,055%<br />
IE San Nicolás Tuta 150,00 0,001%<br />
IE San Isidro Umbita 39.000,00 0,179%<br />
IE Panamericano Puente de Boyacá Ventaquemada 500,00 0,002%<br />
IE San Antonio de Padua Ventaquemada 346.200,00 1,587%<br />
IE Técnica Agropecuario Viracacha 26.750,00 0,123%<br />
IE Libardo Cuervo Patarroyo Zetaquira 3.461.000,00 15,870%<br />
TOTAL $21.808.077,33 100%<br />
Fuente: Información de la oficina de contabilidad.<br />
Como se puede ver en el cuadro anterior: Las Instituciones Educativas que manejan más recursos<br />
en caja son: La Esmeralda Chivor $8.486.883,00, Libardo Cuervo Patarroyo Zetaquira $3.461.000,<br />
Nuestra Señora de la Paz Quípama $2.198.739,68, Nazareth Nobsa 2.164.812,00, Peña Negra de<br />
Tibasosa 1.556.605,24. Chapetón San Mateo $1.046.855,00 y Jorge Clemente Palacios de<br />
Tibasosa $1.000.000,00, alcanzando un 90.6% del total de recursos de Caja, seguida de las demás<br />
que manejan menor cantidad de recursos representados en aproximadamente el 10% del total de<br />
la cuenta Caja reflejada en el Balance General.<br />
15
1110 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES<br />
En la revisión de la cuenta 1110 BANCOS, se encontró que:<br />
1. La gobernación de Boyacá maneja una gran cantidad de cuentas en diferentes entidades<br />
bancarias, de las cuales algunas se encuentran inactivas, otras canceladas, otras con saldos<br />
mínimos y 22 con saldo en ceros; sobre estas últimas no se ha hecho gestión alguna que<br />
conlleve a depurar el estado de tesorería. Como ejemplo se tiene:<br />
� La cuenta bancaria numero 7302055959 de COLPATRIA, la cual según certificación<br />
expedida por el banco se encuentra liquidada desde el 3 de agosto de 2010.<br />
� La cuenta de ahorros numero 01012-4 constituida en INFIBOY, según extracto esta cuenta<br />
fue cancelada el 28 de diciembre de 2007.<br />
2. La conciliación bancaria de la cuenta 61636690-2 del BANCO DE BOGOTÁ, registra una<br />
diferencia por conciliar de $113.285 entre extracto y libro de bancos desde agosto (no se<br />
precisa el año). Esta diferencia debe ser explicada pues no se entiende porque lleva tanto<br />
tiempo sin esclarecerse el valor.<br />
3. Teniendo en cuenta los procedimientos reglamentarios generales, se presenta inconsistencia<br />
en la elaboración de las conciliaciones bancarias; ya que el proceso de verificación y<br />
confrontación, conocido como conciliación bancaria, consiste en revisar y confrontar cada<br />
uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto<br />
bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia.<br />
Así que, el modelo de conciliación bancaria que utiliza la Gobernación de Boyacá, es el siguiente:<br />
GOBERNACION DE BOYACÁ<br />
NIT. 891800498-1<br />
CONCILIACION BANCARIA<br />
Cuenta de Ahorro N° 914140454<br />
Nombre de la Cuenta: SALUD/SGP/PRESTACION DE SERVICIOS<br />
Entidad Bancaria: 13 BBVA<br />
Periodo: Desde 01/12/2011 hasta 31/12/2011<br />
Saldo a la fecha según libros: 1.110.577.614,13<br />
Saldo a la fecha según el extracto: 1.613.302.484,79<br />
Diferencia conciliada (SB-SL) 502.724.870,66<br />
CHEQUES SIN COBRAR (CH) 58.730.986,38<br />
CONSIGNACIONES NO ACREDITADAS (CO) 444.692.401,28<br />
NOTAS CREDITO NO CONTABILIZADAS<br />
(NC 508.772<br />
NOTAS DEBITO NO CONTABILIZADAS<br />
(ND) -1.207.289<br />
Libros Bancos<br />
SUMAS PARCIALES 502.724.870,66 0,00<br />
TOTALES 1.613.302.484,79 1.613.302.484,79<br />
Fuente: Oficina de Tesorería y de Contabilidad.<br />
16
GOBERNACION DE BOYACÁ<br />
NIT. 891800498-1<br />
CONCILIACION BANCARIA<br />
Cuenta de Ahorro N° 7302069802<br />
Nombre de la Cuenta: DPTO DE BOYACA-S/SALUD-OTROS GASTOS EN SALUD<br />
Entidad Bancaria: 81 COLPATRIA RED MULTIBANCA<br />
Periodo: Desde 01/12/2011 hasta 31/12/2011<br />
Saldo a la fecha según libros: 36.418.375.480,18<br />
Saldo a la fecha según el extracto: 36.586.585.784,29<br />
Diferencia conciliada (SB-SL) 168.210.304,11<br />
CHEQUES SIN COBRAR (CH) 449.653.269,71<br />
CONSIGNACIONES NO<br />
ACREDITADAS (CO) -306.823.322,60<br />
NOTAS DEBITO NO<br />
CONTABILIZADAS (ND) 25.380.427<br />
Libros Bancos<br />
SUMAS PARCIALES 168.210.374,11 0,00<br />
TOTALES 36.586.585.854,29 36.586.585.784,29<br />
Fuente: Oficina de Tesorería y de Contabilidad.<br />
Como aparece anteriormente, en las conciliaciones efectuadas por la Gobernación, el resultado del<br />
total conciliado coincide con el saldo del extracto, y el valor que se transcribe al balance general es<br />
el saldo libros antes de conciliación; lo más conveniente debería ser, que la conciliación reflejara<br />
como dato real el saldo libros luego de conciliación, valor que debe ser igual al saldo de<br />
contabilidad. Explicar.<br />
“Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de<br />
partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el<br />
cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que<br />
los que tiene la empresa.<br />
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:<br />
Saldo del extracto bancario: XXX<br />
(-) Cheques pendientes de cobro: XXX<br />
(-) Notas crédito no registradas XXX<br />
(+) Consignaciones pendientes XXX<br />
(+) Notas debito no registradas XXX<br />
(±) Errores en el auxiliar XXX<br />
= Saldo en libros. XXX" 1<br />
4. En las conciliaciones bancarias efectúan registros denominados consignaciones no<br />
acreditadas, notas debito y notas crédito no contabilizadas correspondientes al año 2011,<br />
2010 y 2009. Por ejemplo:<br />
� La cuenta 1503000212-3 del BANCO AGRARIO DE COLOMBIA, registra por<br />
consignaciones no acreditas la suma de $8.081.751.<br />
1 http://www.gerencie.com/conciliacion-bancaria.html<br />
17
� La cuenta 150019195716 del BANCO AGRARIO DE COLOMBIA, registra un valor de<br />
$534.899.062 por notas crédito no contabilizadas en libros, que vienen de los años 2009,<br />
2010 y 2011<br />
� La cuenta 61611655-4 del BANCO DE BOGOTÁ, reporta consignaciones no acreditadas<br />
del 19 de enero de 2010, julio de 2010 y de marzo a diciembre de 2011.<br />
� La cuenta 415033005844 del BANCO AGRARIO DE COLOMBIA, registra consignaciones<br />
no acreditadas por $5.512.855 de septiembre de 2010, diciembre de 2010, febrero de<br />
2011, octubre de 2011, noviembre de 2011 y diciembre de 2011.<br />
Es cuestionable el hecho de que, en las conciliaciones bancarias aparezcan las llamadas<br />
consignaciones no acreditadas con signo positivo, cuando se le suman al saldo en libros y, las<br />
consignaciones no acreditadas con signo negativo cuando se descuentan del saldo extracto; estas<br />
hacienden a un valor aproximado de $128.077.000. Valor, considerado como una<br />
SUBESTIMACIÓN; lo cual debe ser explicado.<br />
Así mismo, y teniendo en cuenta que algunas de las mencionadas consignaciones no acreditadas<br />
corresponden a varios meses del periodo fiscal 2011, y a años anteriores, estos recursos no han<br />
sido ingresados a los libros de bancos y por ende a la contabilidad de la Gobernación del<br />
Departamento, lo que implica que sus activos afecten negativamente, además de presentar un<br />
manejo irregular que incide en la veracidad de la información.<br />
5. En la conciliación del mes de diciembre de 2011, existen notas debito y notas crédito<br />
correspondientes a meses anteriores, las cuales, deberían haberse registrado en su oportunidad.<br />
Ejemplo: Cuenta bancaria número 7302069802 del BANCO COLPATRIA.<br />
Por lo anteriormente expuesto, se nota la falta de gestión ante las Entidades financieras para<br />
efectuar la conformidad de las consignaciones no acreditadas y se puede concluir que son<br />
recursos no ingresados a la Tesorería a los cuales no se les ha efectuado su ingreso presupuestal,<br />
siendo que estos debieron formar parte del patrimonio del Departamento en su correspondiente<br />
vigencia fiscal, máximo que pertenecen a los años 2011, 2010 y 2009; por lo cual se nota el<br />
incumplimiento de los principios presupuestales de Planificación tratado en el Artículo 13 y de<br />
Anualidad contemplado en el Artículo 14 del Decreto 111 de 1996. Situación que debe ser<br />
explicada presentando los documentos necesarios a que haya lugar.<br />
6. Según: El estado de tesorería, las conciliaciones y los extractos bancarios, se constato que el<br />
departamento maneja cuentas bancarias para convenios, así:<br />
18
N° DE<br />
CUENTA DESCRIPCION<br />
111005010103 Bogotá 61611131-6 (Conv. Siachoque Find) 79 79<br />
111005010146 Bogotá 61611330-4 (Conv. 283/95 DRI)<br />
Bogotá 61612049-9<br />
111005010163 (Depto/Boy/Conv/CulturalesICTBA)<br />
111005010502 Bancafe-37108462-5 Conv 2124/06 INVIAS 2124<br />
111005010504<br />
111005010602<br />
111005010608<br />
111005010611<br />
Bancafe 37108633-1 (Dpto/Boy/ Conv. 240-01-<br />
06 INVIAS)<br />
Santander 291-01292-0 (Convenio Dpto.<br />
Boyacá - ICBF - COMCAJA)<br />
Santander 291-01559-2 Dpto/Boyacá/Conv<br />
029/2000<br />
N° DE<br />
CONVENIO VALOR<br />
ACTA DE<br />
LIQUIDACIO<br />
N<br />
$<br />
3.057.553.327 No Presenta<br />
$<br />
2.100.000.000<br />
Santander 291-01735-8 Dpto/Boyacá/Conv<br />
2495/09 INVIAS 2429 $ 400.000.000<br />
Santander 291-01755-6<br />
111005010612 Dpto/Boyacá/Conv032/09 INDEPORTES<br />
Santander 291-01785-3 Dpto/Boyacá/Convenio<br />
411/09<br />
CORPOBOYACA/PARQUES/NALES/GUICAN/<br />
32 $ 250.000.000 No Presenta<br />
111005010613 EL CO 411 $ 700.000.000 No Presenta<br />
111005010621<br />
111005010701<br />
111005010702<br />
111005011308<br />
Santander 291-02057-6<br />
Dpto/Boyacá/Conv/Municipios<br />
Bancolombia 2580796309-1 (Conv. 104/2000<br />
MEN) 104 $ 38.700.000 No Presenta<br />
Bancolombia 2580796302-1 (Conv. 088/2000<br />
MEN) 88 $ 652.739.914 No Presenta<br />
BBVA 91412604-0 (Conv. 2055/98<br />
FINDETER/FI) 2055<br />
111005011318 BBVA 91400499-9 (Conv.039/01/CORPOBOY) 39 $ 20.000.000 No Presenta<br />
111005011322<br />
111005011325<br />
111005011326<br />
BBVA 91401154-9 (Conv. 00297/04 Depto<br />
Minsalud) 297 $ 84.359.027 22/12/2005<br />
BBVA 91401175-4 (Conv./296/04<br />
Min/Protec/Social 296 $ 66.120.000 23/02/2005<br />
BBVA 91401216-6 (Conv 24/05 Fdo apoyo<br />
micro y mediana empresa FOMIPYME) 24 $ 200.000.000 SIN FECHA<br />
111005011331 BBVA 91401761-1 (Convenio 1286/06 INVIAS) 1286 $ 779.700.000 No Presenta<br />
111005011332 BBVA 91401763-7 (Convenio 1287/06 INVIAS)<br />
111005012306 Occidente 39004321-4 (Convenio 0023/98 DRI) 23 $ 100.000.000 No Presenta<br />
111005012315 Occidente 39004426-1 (Conv. 0909/99 INVIAS)<br />
19
111005012318<br />
Occidente 39004509-4 (Conv. Mintrabajo<br />
Seguridad)<br />
111005012329 Occidente 39004850-2 (Conv 050/04 San Mig)<br />
111005012330 Occidente 39004855-1 (Conv/Municipios)<br />
111005012331<br />
Occidente 39004858-5<br />
(Conv./Proy/MINMINAS)<br />
Occidente 39004890-8 (Conv 090/04<br />
111005012335 Forta/redes/hospitalaria)<br />
Occidente 39005328-8(Conv 1234/05<br />
111005012336 Mincultura) 1234 $ 95.000.000 No Presenta<br />
Davivienda 176069998225 Dpto/Boy/Conv<br />
$<br />
111005015114 1488/2010 Mejoramiento Obras de emergencia<br />
Colpatria-7301000485 Conv 01/07 (Programa<br />
111005018103 PAPA)<br />
Colpatria 7301000574 Conv 013/07<br />
111005018106 DANSOCIAL<br />
Colpatria 7301000712 Conv 005/08 ICBF<br />
111005018107 (PAPA)<br />
Colpatria 7301001147 Conv 1471/10<br />
1488 2.815.000.000 VIGENTE<br />
Mejoramiento, mantenimiento y Rehabilitación<br />
$<br />
111005018108 de Vías<br />
Bogotá 61611624-0 Fondo de Convenios<br />
111005040101 Nacionalizados<br />
Santander 291-17064-1<br />
1471 9.000.000.000 31/12/2011<br />
Dpto/Boyacá/Conv648/08/Proy/Reorga/Redi/M<br />
$<br />
111006010602 oder/ESE Guican 648 1.365.000.000 No presenta<br />
Santander 291-01798-6 Dpto/Boyacá/Conv<br />
111006010608 0315/09 / COLDEPORTES<br />
Santander 291-18382-4<br />
Dpto/Boyacá/SEduc/Convenio Aten.Pobl Menor<br />
111006010611 5 años<br />
315 $ 12.000.000 15/12/2009<br />
BBVA 91412891-3 Conv. 0482/05 Equidad e<br />
111006011309 Inclusión del Adulto<br />
BBVA 914125273 Conv. 053/05 INDEPORTES<br />
111006011311 BOYACA<br />
BBVA 91412532-3 Conv. 076/05<br />
482 $ 78.000.000 22/01/2007<br />
111006011312 INDEPORTES BOYACA<br />
Agrario 4-1503300976-9 Conv 386/05 Corrales<br />
76 $ 75.922.312 No Presenta<br />
111006014008 Plan Alas 386 $ 112.550.000 No Presenta<br />
Colpatria 7302073257 ESE Hospital San<br />
111006018126 Fransisco Villa de Leyva / Conv 01/09<br />
Av. Villas 70127227-0<br />
111006018204 Depto/Boy/Conv/Culturales/ICTBA<br />
111006019902 Infiboy - Infidia 010135-9 (Convenio 01402) 1402 5.622.129.391 Sin liquidar<br />
Fuente: Información tomada de oficina de tesorería y contratación.<br />
Al solicitar por escrito los convenios que aparecen en los reportes de las cuentas bancarias,<br />
mediante oficio sin fecha emanado de la dirección de contratación se revisaron 19 convenios el 22<br />
de marzo de 2012 y con acta de entrega del día 9 de abril de 2012 se recibieron 6, de los cuales<br />
dos ya habían sido revisados; por consiguiente se tuvo acceso en total a 23 convenios, que son los<br />
20
que aparecen con anotaciones por parte de la auditoria en el cuadro anterior, los que aparecen con<br />
casillas en blanco no fueron entregados a la comisión auditora, sin embargo todos obedecen a que<br />
se proceda de conformidad para su legalización.<br />
De estos convenios se observo que la mayoría de estos no se hallan liquidados, pese a que<br />
existen algunos, desde el año 2004, y a demás la documentación de cada uno de los estos, está<br />
incompleta, por lo que se evidencia incumplimiento de los principios consagrados en el Estatuto de<br />
contratación pública. Explicar.<br />
12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS<br />
COD.<br />
1201<br />
1202<br />
NOMBRE DE LA<br />
CUENTA<br />
INVERSIONES ADMON<br />
DE LIQUIDEZ EN<br />
TITULOS DE DEUDA<br />
INVERSIONES<br />
ADMINISTRACION DE<br />
LIQUIDEZ EN TITULOS<br />
PARTICIPATIVOS<br />
SALDO SEGÚN<br />
BALANCE<br />
10.444.687.218,48<br />
367.097.152,01<br />
TOTAL<br />
10.811.784.370,49<br />
Fuente: Información tomada de oficina de contabilidad<br />
SALDO SEGÚN<br />
AUDITORIA<br />
SUBESTIMACION<br />
10.529.677.449,61 -84.990.231,13<br />
405.533.069,09 -38.435.917,08<br />
10.935.210.518,70 -123.426.148,21<br />
En los certificados de Depósito a Término existe una SUBESTIMACIÓN de -123.426.148,21 que<br />
corresponde a los intereses generados por cada CDT, los cuales se capitalizaron en el momento<br />
de su renovación, teniéndose como fecha de renovación el 24/11/2011, y este no fue contabilizado<br />
por el valor real.<br />
13 RENTAS POR COBRAR<br />
1310 VIGENCIAS ANTERIORES<br />
21
CODIGO<br />
131022<br />
13102201<br />
NOMBRE DE LA<br />
CUENTA<br />
IMPUESTO AL<br />
CONS.DE<br />
LICORES/VINOS/<br />
APERITIVOS Y<br />
SIMILARES/ O<br />
PARTICIPACION<br />
PORCENTUAL<br />
%<br />
100.00%<br />
SALDO SEGÚN<br />
BALANCE<br />
Impuesto/Consumo/Lic<br />
ores/Vinos/Aperi/Simi/o<br />
Participación<br />
Porcentual/Sec/Central<br />
99.91% 3,094,955,278.33<br />
Prueba seleccionada 99.25% 3,071,637,386.99<br />
SALDO SEGÚN<br />
AUDITORIA<br />
3,097,623,882.13 2,121,055,237.00<br />
SOBREESTIM<br />
ACIONES<br />
903,805,800.79<br />
OBSERVACIONES<br />
Sabajon El Ciprés 0.36% 11,133,200.00 incertidumbre No fueron suministrados los soportes<br />
Hernández Gallo Juan<br />
Anselmo<br />
Importadora y Productora<br />
S.A.<br />
Candiota de Vinos y<br />
Licores S.A.<br />
97.54% 3,018,895,644.59 2,121,055,237.00 897,840,407.59<br />
La calificación que tiene la Gobernación<br />
en el proceso liquidatario es de primera<br />
clase y la deuda reconocida es de<br />
$2.121.055.237 calificación dada desde<br />
el 4/06/2008. Por lo anterior se evidencia<br />
una sobreestimación<br />
0.17% 5,262,807.00 incertidumbre No fueron suministrados los soportes<br />
0.19% 5,965,393.20 -<br />
5,965,393.20<br />
De acuerdo al oficio DRF No. 330 de 28<br />
de marzo de 2012 donde informan este<br />
contribuyente hizo un acuerdo de pago<br />
dividido en 12 cuotas el cual fue<br />
cancelado en su totalidad como consta<br />
en el oficio DRF 148 de 4 junio de 2009<br />
remitido a la tesorería general del<br />
departamento, por lo anterior se<br />
evidencia que en el balance aun existen<br />
cuentas por cobrar que ya fueron<br />
canceladas y no han sido depuradas.<br />
Vinos Nacionales Ltda. 0.67% 20,625,800.00 Incertidumbre No fueron suministrados los soportes<br />
Bodegas Viejas Cepas 0.32% 9,754,542.20 Incertidumbre No fueron suministrados los soportes<br />
22
S.A.<br />
13102209 Licores – Salud 0.09% 2,668,603.80<br />
131033<br />
13103301<br />
Prueba seleccionada 93.68% 2,499,907.80<br />
Bodegas Viejas Cepas<br />
S.A.<br />
IMPUESTO SOBRE<br />
93.68% 2,499,907.80 Incertidumbre No fueron suministrados soportes<br />
VEHICLOS<br />
AUTOMOTORES<br />
Impuesto Sobre<br />
100.00% 4,340,411,115.07 -<br />
Vehículos Automotores<br />
Sector Central<br />
100.00% 4,340,411,115.07<br />
Prueba seleccinada 98.99% 4,296,671,440.00<br />
Municipio de San Pablo<br />
de Borbur<br />
Vargas Camargo Julio<br />
Roberto<br />
Terceros impuesto de<br />
vehículo<br />
Fuente: Información tomada de la oficina de contabilidad.<br />
0.47% 20,530,500.00 20,530,500.00.<br />
0.00% -78,000.00 Incertidumbre<br />
98.52% 4,276,218,940.00 Incertidumbre<br />
En sentencia del 30 de junio de<br />
2011mediante la cual se ordena que el<br />
departamento se abstenga de recaudar<br />
impuesto por concepto de vehículos de<br />
carácter oficial, por lo cual este no se<br />
podrá cobrar y no debe estar en esta<br />
cuenta contable.<br />
No se suministro el soporte de este<br />
concepto, evidenciándose que en esta no<br />
existe un control ni seguimiento, prueba<br />
de ello se tiene que para este tercero el<br />
saldo es negativo circunstancia por la<br />
cual se demuestra la irregularidad.<br />
Se evidencia que existen expedientes<br />
desde el año 1999 que están a punto de<br />
prescribir, la entidad no ha realizado el<br />
respectivo cobro corriendo el riesgo de<br />
que no se pueda efectuar el cobro<br />
respectivo por vencimiento de términos.<br />
23
En el cuadro anterior se relacionan algunas inconsistencias de la cuenta Rentas por Cobrar,<br />
considerándose como relevantes las siguientes:<br />
Mediante oficio de fecha 17 de Abril de 2012 remitido por la dirección jurídica se recibió copia del<br />
auto de fecha 4 de junio de 2008, de la graduación y calificación de los créditos perseguidos a Juan<br />
Anselmo Hernández Gallo, a favor de la secretaría de hacienda de Boyacá por la suma de<br />
$2.121.055.237, valor que se comparo con el valor de $3.018.895.644, se genera una<br />
SOBREESTIMACION de $897.840.407,59.<br />
De acuerdo al oficio DRF No. 330 de 28 de marzo de 2012 se informa que el contribuyente<br />
CANDIOTA DE VINOS Y LICORES hizo un acuerdo de pago pactado en 12 cuotas el cual fue<br />
cancelado en su totalidad como consta en el oficio DRF 148 de 4 junio de 2009 remitido a la<br />
tesorería general del departamento, por la anterior se evidencia que en el balance aun existe una<br />
cuenta por cobrar que ya fue cancelada y que aun no ha sido descargado de contabilidad<br />
generando una SOBREESTIMACION de $5,965,393.20.<br />
El grupo contable de la cuenta 1310 tiene en su gran mayoría una falencia del seguimiento y<br />
control, igualmente se evidencian pagos que no han sido descargados de contabilidad, y saldos<br />
por sentencia judiciales próximos a prescribir.<br />
Así mismo, en el balance se refleja el impuesto de vehículos a nivel de terceros de manera global y<br />
no se tienen identificados de manera individual, de estos impuestos existes expedientes de la<br />
vigencia 1999, de los cuales se puede ver que muchos de estos están en un alto riesgo de<br />
prescribir por falta de gestión en el cobro y las notificaciones dentro de los términos establecidos<br />
por la ley.<br />
Como se evidencia a continuación en algunos procesos revisados:<br />
DEUDOR OBSERVACIONES<br />
JOSE DEMETERIO SIERRA<br />
CASTIBLANCO<br />
JORGE ELIECER ECHEVERRIA<br />
PAIPILLA<br />
CARMEN ADELINA BELLO BRAVO<br />
JOSE EDGAR HERNANDEZ VEGA<br />
Vigencia 1999, liquidación aforo 10/12/2004,citación<br />
notificación mandamiento de pago de 14/05/2005 y el<br />
mandamiento de pago es de fecha 05/05/2009, por lo<br />
anterior podemos identificar que existen fechas que no<br />
son concordantes a los hechos<br />
Vigencia 1999, liquidación aforo 10/12/2004,el<br />
mandamiento de pago y la citación es de fecha<br />
05/05/2009<br />
Vigencia 1999, liquidación aforo 10/12/2004, citación<br />
notificación mandamiento de pago de 25/08/2005 y el<br />
mandamiento de pago es de fecha 05/05/2009, por lo<br />
anterior podemos identificar que existen fechas que no<br />
son concordantes a los hechos<br />
Vigencia 1999, liquidación aforo 10/12/2004,citación<br />
notificación mandamiento de pago de 25/08/2005 y el<br />
mandamiento de pago es de fecha 05/05/2009, por lo<br />
anterior podemos identificar que existen fechas que no<br />
son concordantes a los hechos<br />
24
JOSE HENRY PINEDA JIMENEZ<br />
CLAUDIA LUCIA CHILAN REYES<br />
DIO MERCO PAN No suministraron soportes<br />
BEYER ANTONIO GONZALEZ<br />
PULIDO<br />
JORGE ABRAHAM GONZALEZ<br />
OLGA DEL CARMER CELY DE<br />
PARRA<br />
Vigencia 1999, liquidación aforo 10/12/2004, corrección<br />
liquidación de fecha 12/11/2005 y el mandamiento de<br />
pago es de fecha 05/01/03/201005/2009, por lo anterior<br />
podemos identificar que existen fechas que no son<br />
concordantes a los hechos<br />
Vigencia 1999 liquidación aforo 10/12/2004, corrección<br />
liquidación 15/11/2005y mandamiento de pago<br />
01/03/2010<br />
No suministraron soportes<br />
Vigencia 2000, liquidación aforo 10/12/2004,citación<br />
notificación mandamiento de pago de 25/08/2005 y el<br />
mandamiento de pago es de fecha 05/05/2009, por lo<br />
anterior podemos identificar que existen fechas que no<br />
son concordantes a los hechos<br />
Vigencia 2000, liquidación aforo 10/12/2004,citación<br />
notificación mandamiento de pago de 25/08/2005 y el<br />
mandamiento de pago es de fecha 05/05/2009, por lo<br />
anterior podemos identificar que existen fechas que no<br />
son concordantes a los hechos<br />
Fuente: Información tomada de la oficina de contabilidad y de la Dirección Jurídica.<br />
14 DEUDORES<br />
1401 INGRESOS NO TRIBUTARIOS<br />
25
CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA<br />
SALDO SEGÚN<br />
BALANCE<br />
140103 INTERESES 13.921.941.880,24<br />
14010301 Intereses Sector Central 13.921.941.880,24<br />
1401030101 Intereses – licores 11.729.055,67<br />
Prueba seleccionada 9.843.034,03<br />
CANDIOTA DE VINOS Y LICORES 4.994.330,43 4.994.330,43<br />
SOBREESTIMACION OBSERVACION<br />
VINOS NACIONALES LTDA 4.848.703,60 Incertidumbre No suministraron soportes<br />
1401030102 Intereses – vehículos 13.890.526.756,51<br />
Prueba seleccionada 13.881.807.430,27<br />
De acuerdo al oficio DRF No. 330 de 28 de marzo de<br />
2012 donde se informa que este contribuyente hizo un<br />
acuerdo de pago dividido en 12 cuotas, las cuales<br />
fueron canceladas en su totalidad como consta en el<br />
oficio DRF 148 de 4 junio de 2009 remitido a la tesorería<br />
general del departamento, por la anterior se evidencia<br />
que en el balance aun existen cuentas por cobrar que<br />
ya fueron canceladas y no se han depurado en<br />
contabilidad<br />
LEON URQUIJO HECTOR MANUEL 3.184.849,86 Incertidumbre No suministraron soportes<br />
Figura una consignación en el banco de Bogotá por $<br />
VANEGAS VARON GERMAN 1.177.901,06 1.177.901,06 1.417.000, mediante acuerdo de pago, es decir, que ya<br />
cancelo.<br />
Existe una consignación en el banco de Bogotá por $<br />
MUNICIPIO DE CHISCAS 2.350.704,51<br />
10,000,000, correspondiente a acuerdo de pago, por<br />
2.350.704,51<br />
cancelación de deuda, este valor que no concuerda con<br />
la cifra reflejado en el balance.<br />
LESING BANCOLOMBIA S.A.<br />
COMPAÑÍA DE FINANCIAMIENTO<br />
3.060.405,90 3.060.405,90 Se cancelaron $ 5,377,110, por acuerdo de pago.<br />
26
MUNICIPIO DE SAN PABLO DE<br />
BORBUR<br />
TERCEROS IMPUESTO DE<br />
VEHICULO<br />
140108 REGALIAS Y COMPENSACIONES 11.125.914.458,00<br />
14010801<br />
Regalías/compensac/Sector<br />
Central<br />
14.412.762,52 14.412.762,52<br />
13.857.620.806,42 Incertidumbre<br />
9.309.735.548,84<br />
1401080101 Petróleo 8.867.226.438,84 Incertidumbre<br />
1401080102 Carbón 388.478.221,00 Incertidumbre<br />
1401080103 Esmeraldas 33.354.923,00 Incertidumbre<br />
1401080104 Hierro 20.675.966,00 Incertidumbre<br />
Fuente: Información tomada de la oficina de contabilidad.<br />
En sentencia del 30 de junio de 2011donde ordeno que<br />
el departamento se abstenga de recaudar impuesto por<br />
concepto de vehículos de carácter oficial, por lo cual<br />
este no se podrá cobrar y no debe estar en esta cuenta<br />
contable.<br />
Existen deudas del año 1999 las cuales se debe revisar<br />
por cuanto se debe determinar si todas corresponden a<br />
declaraciones no presentadas y si es así determinar la<br />
fecha de la liquidación oficial para verificar si aun están<br />
en términos para hacer efectivo el cobro<br />
Este saldo no cuenta con la discriminación por edades<br />
por lo tanto no se tiene claridad a que meses<br />
corresponde la deuda y no se evidencio documento que<br />
indique la realización de gestiones tendientes a la<br />
recuperación de la misma.<br />
27
En la Cuenta 1401, Se evidencia la existencia de Acuerdos de Pagos en cuotas, las cuales fueron<br />
canceladas en su totalidad, y aun se reflejan en el balance, según el caso de CANDIOTA DE<br />
VINOS Y LICORES, que cancelaron el impuesto y los respetivos intereses; en otros casos no<br />
fueron suministrados los soportes ni tampoco se informo sobre la gestión realizada por la entidad<br />
para la recuperación de la deuda.<br />
En lo que tiene que ver con los Intereses de Vehículos, para el caso de los vehículos de carácter<br />
oficial, la Sentencia del 30 de junio de 2011 ordeno que el departamento se abstenga de recaudar<br />
impuesto y sanciones, sin embargo, como ejemplo, en el Balance aparece registrado un valor de<br />
$14.412.762,52 como impuesto por cobrar al Municipio de San Pablo De Borbur; por lo anterior<br />
este impuesto no se podrá cobrar. Esta cuenta debe ser depurada.<br />
Con respecto a la cuenta 140108 Regalías y Compensaciones Sector Central no cuenta con una<br />
discriminación por edades tampoco existe un control de cartera.<br />
1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS<br />
28
CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA<br />
142012<br />
ANTICIPO PARA ADQUISICION<br />
DE BIENES Y SERVICIOS<br />
14201201 Antic/adq/bienes/serv/Sector<br />
Central<br />
142013<br />
COOPERATIVA DE TRABAJO<br />
ASOCIADO SOLUCIONES C.T:A.<br />
SALDO SEGÚN<br />
BALANCE<br />
SALDO SEGÚN<br />
SISTEMA<br />
257.749.157,50 257.749.157,50<br />
84.573.205,50 84.573.205,50<br />
2.500.000,00 2.500.000,00 No suministraron soportes<br />
INGTEC LIMITADA 70.480.455,50 70.480.455,50 No suministraron soportes<br />
CORPORACION TERNURA 11.592.750,00 11.592.750,00<br />
ANTICIPOS PARA PROYECTOS<br />
DE INVERSION<br />
14201301 Anticipos/Proy/Inv/Sector<br />
Central<br />
36.117.686.984,47 36.117.686.984,47<br />
33.518.871.085,09 33.518.871.085,09<br />
Prueba seleccionada 28.053.290.593,85 28.053.290.593,85<br />
CELIS RODRIGUEZ HUMBERTO<br />
HERNANDO<br />
GOMEZ ESPINDOLA ASDRUBAL<br />
DE JESUS<br />
72.321.225,00 72.321.225,00<br />
106.857.000,00 106.857.000,00<br />
OBSEVACION<br />
Corresponde al anticipo del 25% del contrato 2073/2011 el<br />
cual tiene una duración de 2 meses y en la cláusula tercera<br />
establece la forma de pago la cual será una vez se haga la<br />
entrega de los elemento, no se estableció el anticipo<br />
Anticipo contrato no.1913/11 cuya duración es de 3 meses<br />
y esta sin legalizar<br />
Anticipo 50% contrato no.1938/11, el cual tenía una<br />
duración de 3 meses y no se ha legalizado el anticipo<br />
OCHOA MARTINEZ LUIS MARIO 93.059.187,50<br />
Anticipo 50% contrato no.1910/11, cuya duración era 4<br />
93.059.187,50<br />
meses<br />
PEREZ PULIDO JHON<br />
ALEXANDER<br />
124.510.358,12<br />
Corresponde al anticipo del 50% del contrato 001911/2011<br />
124.510.358,12 del cual no se han amortizado y tenía una duración de 4<br />
meses<br />
29
MORENO MUÑOZ CARLOS<br />
ALFONSO<br />
MURCIA BERMUDEZ PABLO<br />
CESAR<br />
SOCIEDAD DE UNIDAD<br />
EMPRESARIAL DE SERVICIOS<br />
PUBLICOS SOCIEDAD AN<br />
FEDERACION NACIONAL DE<br />
CAFETEROS DE COLOMBIA<br />
127.514.110,00 127.514.110,00<br />
183.218.750,00 183.218.750,00 No suministraron soportes<br />
440.000.000,00 440.000.000,00 No suministraron soportes<br />
950.605.811,00 950.605.811,00 No suministraron soportes<br />
VIAS S.A 300.327.847,50 300.327.847,50<br />
UPTC<br />
ORGANCIZACION POPULAR DE<br />
253.500.000,00 253.500.000,00 No suministraron soportes<br />
VIVIENDA MONSEÑOR<br />
VARACALDO<br />
115.500.000,00 115.500.000,00 No suministraron soportes<br />
CONSORCIO BOYACA 2007 1.863.533.880,00 1.863.533.880,00 No suministraron soportes<br />
CONSORCIO INGENIEROS M Y J 101.284.597,31 101.284.597,31 No suministraron soportes<br />
GRUPO EMPRESARIAL DEL<br />
ORIENTE E & R E.U.<br />
ASOCIACION POPULAR DE<br />
VIVIENDA EL MIRADOR<br />
ASOCIACION POPULAR DE<br />
VIVIENDA SAN MIGUEL<br />
ASOCIACION POPULAR DE<br />
VIVIENDA LOS GIRASOLES<br />
CONSORCIO ITEDRIS -<br />
COLEGIO PEDAGOGICO LOS<br />
ALAMOS<br />
313.200.000,00 313.200.000,00<br />
Corresponde al anticipo de la adición al contrato 530/07 del<br />
cual no se han amortizado<br />
Corresponde al saldo del anticipo sin legalizar del contrato<br />
1530 de 2011 el tiene una vigencia de 5 meses<br />
Corresponde al anticipo del contrato 1954/2011 con<br />
duración de 4 meses del 22 de julio/2011<br />
105.000.000,00 105.000.000,00 No suministraron soportes<br />
235.750.000,00 235.750.000,00 No suministraron soportes<br />
270.000.000,00 270.000.000,00<br />
124.886.176,00 124.886.176,00 No suministraron soportes<br />
Corresponde al anticipo del 50% del convenio 239/2009 el<br />
cual se celebro en el año 2009 y su vigencia era de un<br />
año, existe un abono del 31/03/2011; del cual no se ha<br />
legalizado el anticipo<br />
30
ASOCIACION POPULAR DE<br />
VIVIENDA SAN ANTONIO<br />
CONSORCIO<br />
INFRAESTRUCTURA VIAL<br />
NACIONAL<br />
104.000.000,00 104.000.000,00 No suministraron soportes<br />
1.335.627.011,00 1.335.627.011,00<br />
CONSORCIO NARBOY 251.687.778,90 251.687.778,90<br />
COSORCIO C Y G 1.229.776.892,17 1.229.776.892,17 No suministraron soportes<br />
UNION TEMPORAL LAGO DE<br />
TOTA 2010<br />
UNION TEMPORAL FUTURO<br />
VIAS BOYACA<br />
1.403.945.233,00 1.403.945.233,00 No suministraron soportes<br />
801.265.313,54 801.265.313,54<br />
COSORCIO ANILLO VIAL 17 1.241.886.386,69 1.241.886.386,69<br />
CONSORCIO INGENIERIA VIAL<br />
2010<br />
608.182.123,65 608.182.123,65<br />
CONSORCIO 711 573.575.137,50 573.575.137,50<br />
CONSORCIO RENOVACION<br />
AMBIENTAL<br />
1.436.182.537,60 1.436.182.537,60<br />
Corresponde al saldo del anticipo del 40% del contrato<br />
1893 de 2010 el cual tenía una vigencia de 8 meses<br />
igualmente del anticipo del contrato 224/2011 con duración<br />
de 9 meses<br />
El saldo del anticipo del contrato no. 784/10 el cual tenía<br />
una duración de 4 meses y a la fecha no se ha terminado<br />
su legalización ni la liquidación de este contrato<br />
Saldo del anticipo contrato 1897 de 2010, el cual tenía una<br />
vigencia de 8 meses y a la fecha falta la legalización<br />
Anticipo del 40% del contrato no. 1916/2010 cuya duración<br />
es de 8 meses desde febrero de 2011 para lo cual queda<br />
pendiente de su legalización y la liquidación de este<br />
contrato<br />
Corresponde al saldo por legalizar del contrato 244/2011 el<br />
cual tiene una vigencia de 09 meses<br />
Anticipo contrato 245/11, el cual tenía una vigencia de 8<br />
meses y no se ha legalizado<br />
Anticipo 40% contrato no.1540/11 cuya vigencia es de 5<br />
meses y a la fecha sin legalizar<br />
31
CONSORCIO VIALBOY 2011 1.151.001.436,90 1.151.001.436,90<br />
CONSORCIO PROGRESO<br />
BOYACA<br />
1.308.086.438,42 1.308.086.438,42<br />
CONSORCIO ESCORPION 1.613.555.847,00 1.613.555.847,00<br />
CONSORCIO TOPAGA 2011 1.728.032.235,75 1.728.032.235,75<br />
CONSORCIO PROYECTOS<br />
VIALES BOYACA<br />
CONSORCIO PROYECTOS<br />
VIALES BOYACA 2<br />
575.479.236,00 575.479.236,00<br />
1.336.050.667,50 1.336.050.667,50<br />
CONSORCIO MIRMOSTES 020 998.971.350,00 998.971.350,00 No suministraron soportes<br />
CONSORCIO GI BOYACA 269.943.252,00 269.943.252,00 No suministraron soportes<br />
UNION TEMPORAL VIA<br />
MONGUA - PISBA - PAYA<br />
Fuente: Información tomada de la oficina de contabilidad.<br />
2.409.459.106,80 2.409.459.106,80<br />
Corresponde al anticipo del 50% del contrato no. 1948 de<br />
2011 con una duración de 5 meses desde el 11 de agosto<br />
de 2011, sin legalizar faltando 15 días para su liquidación<br />
Corresponde al saldo del anticipo contrato no.2020/11el<br />
cual tiene duración hasta el 31/12/2011<br />
Anticipo 30% contrato no.2028/11el cual tiene una duración<br />
hasta 31/12/2011<br />
Corresponde al 30% del anticipo del contrato 2039/2011 el<br />
cual tiene una vigencia hasta el 31/12/2011<br />
Anticipo 30% contrato no.2034/11, con duración hasta el 31<br />
de diciembre de 2011<br />
Anticipo 30% del contrato no.2043/11 cuya duración es al<br />
31/12/2011<br />
Anticipo 30% contrato no.2133/11, vigencia hasta 31 de<br />
diciembre pero no se ha legalizado el anticipo<br />
32
De la cuenta 142012 Anticipos Para Adquisición De Bienes y Servicios Sector Central, se<br />
solicitaron soportes por valor $84.573.205.50 equivalente al 32.81% de la misma, de los cuales<br />
solo suministraron un 25%. Encontrándose que el anticipo del contrato No. 2073/2011 por valor de<br />
$11.592.750, tiene una duración de 2 meses, en la cláusula tercera establece que la forma de pago<br />
será una vez se haga la entrega de los elemento; esta cláusula fue incumplida, pues el pago se<br />
efectuó como anticipo, indicando un hecho irregular que contraviene los principios de contratación<br />
pública; además en el Balance figura el valor del anticipo siendo que el contrato ya fue ejecutado<br />
generando una SOBREESTIMACIÓN.<br />
Del 100% de los Anticipos para Proyectos de Inversión, en la cuenta 14201301 Sector Central, se<br />
tomo el 83.6% de los soportes, de los cuales suministraron el 55.10%. De estos anticipos se<br />
evidencio que de acuerdo al plazo establecido en el contrato, ya fueron ejecutados,<br />
determinándose que la amortización contable no se ha realizado en su totalidad y que esta cuenta<br />
esta por depurar; por consiguiente se considera que existe una SOBREESTIMACION. Igualmente<br />
las carpetas suministradas no cuentan con las actas de inicio, parciales y finales contraviniendo los<br />
principios de contratación pública.<br />
Al cuestionar verbalmente sobre esta situación a los funcionarios de la oficina de contabilidad,<br />
aseveraron que este proceso depende de la oficina de contratación la cual no suministra la<br />
información de manera oportuna por lo que las cifras reflejadas en los estados financieros no se<br />
encuentran ajustadas a la realidad.<br />
1424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION<br />
CODIGO<br />
142402<br />
14240201<br />
NOMBRE DE LA<br />
CUENTA<br />
EN<br />
ADMINISTRACION<br />
En Administración /<br />
Sector Central<br />
SALDO SEGÚN<br />
BALANCE<br />
SALDO SEGÚN<br />
SISTEMA<br />
119.344.875.716,02 119.344.875.716,02<br />
99.646.399.501,16 99.646.399.501,16<br />
Fuente: Información tomada de la oficina de contabilidad.<br />
OBSEVACION<br />
Lo referente a vías se les<br />
recomienda la<br />
reclasificación a bienes<br />
de beneficio y uso público<br />
si estas son del orden<br />
departamental, lo<br />
correspondiente a<br />
construcciones de obras<br />
como polideportivo y<br />
otras construcciones,<br />
maquinaria y equipo, si<br />
forman parte de los<br />
activos del departamento,<br />
deberán ser<br />
reclasificados y<br />
depreciados o si<br />
corresponden a<br />
donaciones a municipios<br />
se tendrá que gestionar<br />
la entrega, las unidades<br />
sanitarias deben ser<br />
reclasificas por cuanto<br />
estas son entregadas a<br />
familias y nunca van a ser<br />
devueltas.<br />
33
En lo referente a las vías del orden departamental, se encontró que no están clasificadas en bienes<br />
de beneficio y uso público, lo correspondiente a construcciones de obras como polideportivo y<br />
otras construcciones, maquinaria y equipo, que forman parte de los activos del departamento, no<br />
están clasificados ni depreciados; en lo referente a donaciones a municipios se tendrá que<br />
gestionar su entrega, por otra parte las unidades sanitarias no se han depurado ya que estas<br />
corresponden a la comunidad.<br />
16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO<br />
1605 TERRENOS<br />
CODIGO CUENTA<br />
SALDO<br />
BALANCE<br />
31/12/11 $<br />
1605 TERRENOS 32,150,854,617.60<br />
SALDO<br />
SOPORTE $<br />
160501 URBANOS 16,582,120,694.43 18,358,417,962.68<br />
16050101<br />
16050105<br />
16050108<br />
Urbanos /Sector<br />
Central<br />
Urbanos / SGP -<br />
Educación<br />
Urbanos/ Instituciones<br />
Educativas<br />
12,299,758,657.68 14,194,636,102.68<br />
HALLAZGO POR<br />
DIFERENCIA $<br />
1,776,297,268.25<br />
SUBESTIMACION<br />
1,894,877,445.00<br />
SUBESTIMACION<br />
4,163,781,860.00 4,163,781,860.00 0.00<br />
118,580,176.75 INCERTIDUMBRE<br />
Fuente: Oficina de contabilidad, Almacén y Secretaria General<br />
OBSERVACIONES<br />
Se presenta diferencia<br />
entre el Valor<br />
registrado en el<br />
Balance General y el<br />
valor reportado por<br />
almacén<br />
Se presenta diferencia<br />
entre el Valor<br />
registrado en el<br />
Balance General y el<br />
valor reportado por<br />
almacén.<br />
Los saldos son<br />
coherentes<br />
No se presentaron los<br />
soportes para el<br />
estudio<br />
correspondiente<br />
Al realizar la evaluación a cada uno de los Terrenos Urbanos propiedad de la Gobernación de<br />
Boyacá se constató que no hay coherencia entre las cifras del Balance General, el valor de los<br />
avalúos registrados en la ficha técnica de los bienes, ni el valor de la información de Almacén,<br />
igualmente los valores de los avalúos efectuados a las propiedades difieren de los reportados en<br />
Almacén principalmente porque en almacén se redondean las cifras; además se presentaron dos<br />
relaciones de bienes, una de Almacén y la otra de la Dirección Administrativa que son diferentes<br />
entre sí.<br />
La oficina de Secretaria General presento una relación de bienes con avalaos efectuados en el año<br />
2011, los cuales a la fecha de la auditoria no se han actualizado en el Balance General; esto se<br />
considera como un hecho irregular puesto que no se ha reflejado la realidad de los activos y el<br />
departamento ha efectuado erogaciones cuantiosas para la realización de los mismos. Explicar.<br />
1640 EDIFICACIONES<br />
34
CODIGO CUENTA<br />
SALDO<br />
BALANCE<br />
31/12/11<br />
SALDO<br />
SOPORTE<br />
164001 EDIFICIOS Y CASAS 11,520,267,545.93 11,181,644,864.82<br />
16400101<br />
16400105<br />
16400108<br />
16400109<br />
164010<br />
16401001<br />
Edificios y Casas<br />
/Sec/Central<br />
Edificios y Casas/SGP-<br />
Educación<br />
Edificios y Casas /<br />
Instituciones<br />
Educativas<br />
Edificios y Casas /<br />
SGP Salud<br />
CLINICAS Y<br />
HOSPITALES<br />
Clínicas y Hospitales /<br />
Sector Central<br />
6,286,466,137.82 6,330,067,628<br />
HALLAZGO POR<br />
DIFERENCIA<br />
338.622.681.11<br />
SOBREESTIMACION<br />
43,601,490.00<br />
SUBESTIMACION<br />
4,851,577,237.00 4,851,577,237.00 0<br />
184,912,547.00 INCERTIDUMBRE<br />
197,311,624.11 INCERTIDUMBRE<br />
10,855,935,599.00 10,868,935,599<br />
10,855,935,599.00 10,868,935,599<br />
Fuente: Oficina de contabilidad, Almacén y Secretaria General<br />
-13,000,000.00<br />
SUBESTIMACION<br />
-13,000,000.00<br />
SUBESTIMACION<br />
OBSERVACIONES<br />
Se presenta<br />
diferencia entre el<br />
Valor registrado en<br />
el Balance General<br />
y el valor del avaluó<br />
Se presenta<br />
diferencia entre el<br />
Valor registrado en<br />
el Balance General<br />
y el valor del avaluó<br />
No se presentaron<br />
los soportes para el<br />
estudio<br />
correspondiente<br />
No se presentaron<br />
los soportes para el<br />
estudio<br />
correspondiente<br />
Se presenta<br />
diferencia entre el<br />
Valor registrado en<br />
el Balance General<br />
y el valor del avaluó<br />
Se presenta<br />
diferencia entre el<br />
Valor registrado en<br />
el Balance General<br />
y el valor del avaluó<br />
Al realizar la evaluación a cada de las propiedades que conforman la cuenta Edificios y Casas, se<br />
constató que no coinciden las cifras del Balance General con el valor de los avalúos ni con el valor<br />
de la información de Almacén.<br />
No fueron presentados de los títulos en las propiedades del Puesto de Salud Vereda Chuscal<br />
Municipio de Umbita, Escritura No. 441 de marzo 23/77 Not. 1a. Tunja y los del Lote Urbano<br />
Instituto Técnico Agropecuario Calle 3 N° 3-44 Santa Sofía.<br />
Al igual que, en la cuenta Terrenos, la oficina de Secretaria General presento una relación de<br />
bienes con avalaos efectuados en el año 2011, los cuales a la fecha de la auditoria no se han<br />
actualizado en el balance general; esto se considera como un hecho irregular puesto que no se ha<br />
reflejado la realidad de los activos y el departamento ha efectuado erogaciones cuantiosas para la<br />
realización de los mismos. Explicar.<br />
1655 MAQUINARIA Y EQUIPO<br />
165504 MAQUINARIA INDUSTRIAL<br />
35
CODIGO CUENTA<br />
165504<br />
16550401<br />
16550405<br />
16550408<br />
16550409<br />
MAQUINARIA<br />
INDUSTRIAL<br />
Maquinaria<br />
Industrial<br />
/Sector Central<br />
Maquinaria<br />
Industrial SGP -<br />
Educación<br />
Maquinaria<br />
Industrial/<br />
Instituciones<br />
Educativas<br />
Maquinaria<br />
Industrial/Sec.<br />
Salud<br />
16550411 Maquinaria<br />
Industrial / ILB<br />
SALDO BALANCE<br />
31/12/11<br />
SALDO<br />
SOPORTE<br />
SUBESTIMACION OBSERVACIONES<br />
6,505,758,270.37 6,562,633,901<br />
Se presenta diferencia entre el Valor registrado en el Balance<br />
-56,875,630.13<br />
General y el reporte por el área de Almacén<br />
según balance a 31 de dic de 2011 por concepto de<br />
maquinaria industrial aparece registrado un valor de<br />
24,484,056.00 58,379,056<br />
$24.484.056; al solicitar a almacén una discriminación<br />
detallada de esta subcuenta se recibió una relación que totaliza<br />
la suma de $58.379.056; la misma se recibió de la dirección de<br />
servicios administrativos. De otra parte y habiendo solicitado a<br />
contabilidad mediante oficio ABGB 004 los soportes de esta<br />
misma subcuenta, la contadora entrego un informe de almacén<br />
-33,895,000.00<br />
sobre la maquinaria industrial con un saldo de $24.484.056<br />
pesos, de donde se genera una diferencia de $33.895.000 la<br />
cual está conformada por una pulidora y nueve basculas que<br />
alcanzan la suma de $895.000 llevados como bienes de<br />
consumo, por representar individualmente un valor menor a<br />
medio SMLMV, y la plataforma férrea con $33.000.000 la cual<br />
según información de almacén no está reportada con la placa y<br />
argumentan que no se encuentra en servicio.<br />
32,930,000.00 32,930,000 0.00<br />
1,145,419,141.50 1,145,419,141 0.00<br />
551,203.00 551,203 0.00<br />
5,302,373,869.87 5,325,354,500 -22,980,630.13<br />
Fuente: Oficina de contabilidad, Almacén y Secretaria General<br />
El saldo de esta cuenta está conformado por un valor de<br />
$5.325.354.500 que corresponde a maquinaria de la industria<br />
licorera de Boyacá evidenciándose que la relación del balance<br />
entregado tiene fecha de diciembre de 2005.<br />
36
Como se observa en el cuadro anterior la subcuenta 165504 MAQUINARIA INDUSTRIAL presenta<br />
una SUBESTIMACION de $56.875.630,13.<br />
Luego del estudio realizado a la cuenta de Maquinaria Industrial se constato que el valor de la<br />
plataforma férrea es representativo dentro de la diferencia entre el Balance General y el reporte de<br />
Almacén equivalente a $33.000.000; según información verbal del ingeniero LUIS ROSAS<br />
FONSECA (Funcionario de Almacén), se conoció que este valor no está incluido en el balance<br />
General debido a que la plataforma férrea no se encuentra en funcionamiento, hecho que se<br />
considera irregular, pues esto no implica que dicho bien se haya dado de baja o que se haya<br />
enajenado ya que no existen documentos que lo demuestren. Se solicita explicación al respecto.<br />
17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO<br />
1710 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO EN SERVICIO<br />
171001 RED TERRESTRE<br />
CODIG NOMBRE DE LA SALDO SEGÚN SALDO SEGÚN SALDO SEGÚN DIFERENCI<br />
O CUENTA BALANCE SISTEMA AUDITORIA A<br />
171001 RED<br />
TERRESTRE<br />
213.325.098.523<br />
,72<br />
213.325.098.523<br />
,72<br />
185.681.168.315<br />
,61<br />
931.840.170,<br />
31<br />
171001 Red terrestre / 213.325.098.523 213.325.098.523 185.681.168.315 931.840.170,<br />
01 Sector Central ,72<br />
,72<br />
,61<br />
31<br />
Fuente: Oficina de Contabilidad<br />
Existe una diferencia de $931.840.170,31 entre el saldo inicial del auxiliar a 31 de diciembre de<br />
2011 y los soportes del mismo, igualmente en el estudio de esta cuenta se pudo evidenciar que<br />
existe una gran cantidad de activos sin identificar de forma individual. Por la misma razón no se<br />
pudo establecer si contablemente los estados financieros reflejen el valor real y la existencia de<br />
dichos bienes, el grupo auditor recomienda la desagregación en el balance e identificación del bien<br />
y su valor actualizado por lo cual se considera esta cuenta como una INCERTIDUMBRE.<br />
2 PASIVO<br />
24 CUENTAS POR PAGAR<br />
2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES<br />
240102 PROYECTOS DE INVERSION<br />
La cuenta 240102 del balance general denominada PROYECTOS DE INVERSION registra un<br />
valor de $9.086.853.733,74 valor que al ser comparado con el total de las cuentas por pagar que<br />
fue presentado a la comisión auditora soportada mediante la resolución 00011 de Enero de 2012 y<br />
37
que asciende a la suma de $9.958.015.127,39 se genera una diferencia de $871.151.393,65,<br />
diferencia que es una SUBESTIMACION y debe ser explicada presentando los documentos<br />
soportes a que haya lugar.<br />
DESCRIPCION<br />
PROYECTOS<br />
DE<br />
INVERSION<br />
SALDO<br />
BALANCE<br />
31/12/2011<br />
SOPORTES SUBESTIMACION OBSERVACIONES<br />
9.086.863.733,74 9.958.015.127,39 -871.151.393,65<br />
Fuente: Oficina de contabilidad y Tesorería<br />
2425 ACREEDORES<br />
242590 OTROS ACREEDORES<br />
CUENTA DESCRIPCION<br />
242590<br />
OTROS<br />
ACREEDORES<br />
Fuente: Oficina de contabilidad<br />
SALDO BALANCE<br />
31/12/2011<br />
18.336.527.461,75<br />
SALDO SEGUN<br />
AUDITORIA<br />
18.336.527.461,75<br />
INCERTIDUMBRE<br />
Se realizo una inspección a los<br />
soportes de la cuenta solicitados<br />
mediante el oficio ABGB 016 de la<br />
cual solo se recibió la resolución<br />
00011 del 5 de enero de 2012 por<br />
medio de la cual se constituyen las<br />
cuentas por pagar, se tuvo en<br />
cuenta el total de las CUENTAS<br />
POR PAGAR DE INVERSION y<br />
relacionando la cuenta 240102.<br />
OBSERVACIONES<br />
No presentaron soportes<br />
Luego de haber solicitado los soportes de la subcuenta 242590 denominada OTROS<br />
ACREEDORES solo se recibió copia del libro auxiliar, documento sobre el cual se efectuó el<br />
estudio encontrando que los saldos son coherentes, este estudio queda incompleto pues es<br />
indispensable contar con todos los documentos que dieron origen al resultado de las cifras<br />
registradas en el balance general. Por lo cual se considera una INCERTIDUMBRE.<br />
27 PASIVOS ESTIMADOS<br />
2710 PROVISION PARA CONTINGENTES<br />
38
271005 LITIGIOS<br />
DESCRIPCION<br />
Litigios / Sector<br />
Central<br />
SALDO BALANCE<br />
31/12/2011<br />
SOPORTES SUBESTIMACION SOBREESTIMACION<br />
121.524.636.781,11 121.588.007.232,84 63.370.451,73<br />
Litigios FTP 2.231.448.000,56 2.231.448.000,56<br />
Litigios /SGP-<br />
Educación<br />
51.645.491.089,30 51.647.852.962,30 2.361.873,00<br />
Litigios / Sec Salud 8.410.919.053,86 7.615.801.700,00 795.117.353,86<br />
Fuente: Información de la oficina de contabilidad y de jurídica año 2011<br />
Al revisar y confrontar el saldo de la cuenta 271005 LITIGIOS, se constato que existen diferencias<br />
entre los valores registrados en el Balance General y la relación de demandas presentadas por la<br />
oficina Jurídica de la Gobernación de Boyacá, así: Sector Central = $-63.370.451,73,<br />
subestimación; Secretaria de Educación = $-2.361.873,00, subestimación y Secretaria de Salud =<br />
$795.117.353,86, sobreestimación.<br />
De otra parte, en la relación de demandas a 31 de diciembre de 2011, presentada a la comisión de<br />
auditoría, se evidencia que la provisión para contingencias de las demandas interpuestas por<br />
terceros en contra de la Gobernación de Boyacá, registran:<br />
� Para el Sector Central el total de las demandas es de $209.556.621.016 y la provisión para<br />
contingencias asciende a la suma de $121.588.007.232,84, equivalente al 58% del total de<br />
las demandas; porcentaje que se considera demasiado alto pues más del 50% de las<br />
demandas interpuestas presentan alto riesgo de pérdida para el departamento.<br />
� Para la Secretaria de Educación, el total de las demandas registra un valor de<br />
$81.590.197.260 y unas contingencias que hacienden a la suma de $51.647.852.962<br />
equivalente al 63,3% del total de las demandas; porcentaje que se considera demasiado<br />
alto pues más del 50% de las demandas interpuestas presentan alto riesgo de pérdida<br />
para el departamento.<br />
� Para la Secretaria de Salud, el total de las demandas registra un valor de $25.386.005.667<br />
y unas contingencias que hacienden a la suma de $7.615.801.700 equivalente al 30% del<br />
total de las demandas.<br />
Cabe anotar que la relación de demandas no registra la fecha y la descripción de la última<br />
actuación, pues esto en determinado momento facilitaría ejercer un control adecuado y tomar<br />
decisiones oportunas.<br />
Igualmente esta relación muestra 84 renglones con información en ceros dejando una incógnita<br />
sobre el proceso que pudo haber ocurrido con la demanda que correspondía a cada renglón.<br />
Explicar.<br />
3 PATRIMONIO<br />
31 HACIENDA PÚBLICA<br />
3105 CAPITAL FISCAL<br />
39
CUENTA DESCRIPCION<br />
3105 CAPITAL FISCAL<br />
310502 DEPARTAMENTO<br />
Fuente: Oficina de Contabilidad<br />
SALDO<br />
BALANCE OBSERVACIONES<br />
31/12/2011<br />
No presentaron soportes<br />
17.585.508.020,41 Se considera Incertidumbre<br />
No presentaron soportes<br />
17.585.508.020,41 Se considera Incertidumbre<br />
Luego de haber solicitado los soportes de la cuenta 3105 denominada CAPITAL FISCAL solo se<br />
recibió copia del libro auxiliar, documento sobre el cual se efectuó el estudio encontrando que los<br />
saldos son coherentes, este estudio queda incompleto pues es indispensable contar con todos los<br />
documentos que dieron origen al resultado de las cifras registradas en el balance general; lo cual<br />
se considera como una INCERTIDUMBRE.<br />
3120 SUPERAVIT POR DONACION<br />
CUENTA DESCRIPCION<br />
3120 SUPERAVIT POR DONACION<br />
312001 EN DINERO<br />
312002 EN ESPECIE<br />
Fuente: Oficina de Contabilidad<br />
SALDO<br />
BALANCE OBSERVACIONES<br />
31/12/2011<br />
No presentaron soportes<br />
12.086.008.306,19 Se considera Incertidumbre<br />
No presentaron soportes<br />
85.317.820,00 Se considera Incertidumbre<br />
No presentaron soportes<br />
12.000.690.486,19 Se considera Incertidumbre<br />
Luego de haber solicitado los soportes de la cuenta 3120 SUPERAVIT POR DONACION solo se<br />
recibió copia del libro auxiliar, documento sobre el cual se efectuó el estudio encontrando que los<br />
saldos son coherentes, este estudio queda incompleto pues es indispensable contar con todos los<br />
documentos que dieron origen al resultado de las cifras registradas en el balance general; lo cual<br />
se considera como una INCERTIDUMBRE.<br />
8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS<br />
40
CODIGO<br />
CONTABLE<br />
812000<br />
NOMBRE<br />
LITIGIOS Y<br />
MECANISMOS<br />
ALTERNATIVOS DE<br />
SOLUCION DE<br />
CONFILCTOS<br />
SALDO SEGÚN<br />
BALANCE<br />
19.533.750.627<br />
SALDO SEGÚN<br />
AUDITORIA<br />
SOBREESTIMAC<br />
IONES<br />
OBSERVACIONES<br />
812002 LABORALES 1.288.858.720 775.610.818 513.247.902,00<br />
La pretensión principal de estas<br />
demandas, es para que se<br />
condene a los ex trabajadores<br />
oficiales a pagar a título de<br />
compensación al Departamento,<br />
la indemnización recibida al<br />
momento de su despido.<br />
81200201 Laborales Sector Central 1.288.858.720 775.610.818 513.247.902,00<br />
Existe una sobreestimación de $<br />
513.247.902<br />
PRUEBA<br />
SELECCIONADA<br />
100,00%<br />
Pedro Alfonso siabato<br />
siabato<br />
38.303.460 38.303.460<br />
Juzgado 1 laboral.<br />
Carlos Fabio Roa<br />
Figueredo<br />
57.789.374 57.789.374<br />
Juzgado 3 laboral<br />
Olivero Parra García 43.807.261 43.807.261 Juzgado 1 Laboral.<br />
Jorge Orlando Cely<br />
Estupiñán<br />
37.880.844 37.880.844<br />
Juzgado 1 laboral.<br />
Fabio Torres Avillanaran 38.303.460 38.303.460 Juzgado 2 laboral<br />
Germán Reyes González 43.807.261 43.807.261 Juzgado 2 laboral<br />
Henry Arturo González<br />
Bohórquez<br />
27.841.920 27.841.920<br />
Juzgado 2 laboral<br />
Humberto Bottia Tarazona 27.841.920 27.841.920 Juzgado 2 laboral<br />
Henry Arturo González<br />
Bohórquez<br />
27.841.920 Repetido<br />
Juzgado 2 laboral, se contabilizó<br />
doblemente<br />
Luis Felipe Bernal Romero 57.789.374 57.789.374 Juzgado 2 laboral<br />
Mariela Fajardo Baños 83.003.798 83.003.798 ¨ Juzgado 3 laboral<br />
Eustaquio Díaz Talero 83.003.798 83.003.798 Juzgado 3 laboral<br />
41
Carlos Fabio Roa<br />
Figueredo<br />
57.789.374 Repetido<br />
Juzgado 3 laboral, se contabilizó<br />
doblemente<br />
Norberto Moreno<br />
Cipamocha<br />
95.445.226 95.445.226<br />
Juzgado 3 laboral<br />
Carlos Arturo Hernández<br />
Barón<br />
57.789.374 57.789.374<br />
Juzgado 4 laboral<br />
Pedro Alfonso siabato<br />
siabato<br />
38.303.460 Repetido<br />
Juzgado 1 laboral., se contabilizó<br />
doblemente<br />
Jorge Cruz Suárez 83.003.798 83.003.798<br />
812003 PENALES 851.628.617 851.628.617<br />
81200305<br />
Penales SGP/Secretaria<br />
de Educación<br />
851.628.617<br />
Demandas interpuestas por la<br />
Secretaria de Educación contra<br />
terceros, valor que coincide con el<br />
soporte de demandas penales<br />
parte civil interpuestas por la<br />
Gobernación en contra de<br />
terceros<br />
PRUEBA<br />
SELECCIONADA<br />
100,00%<br />
María Antonio Cely<br />
Hurtado y otros.<br />
281.118.000<br />
Fiscalía 2., Proceso 12401<br />
Juzgado 2 Penal del Circuito,<br />
Nubia María Suarez 30.000.000<br />
Proceso<br />
15001310400220080020500<br />
Juzgado 2 Penal del Circuito,<br />
WILSON M AGUIRRE 3.807.617<br />
Proceso<br />
15001310400220080020900<br />
Juzgado 2 Penal del Circuito,<br />
Ariel López Novoa y otros 536.703.000<br />
Proceso<br />
15001310400220070035300<br />
812004 ADMINISTRATIVAS 17.393.263.290 17.393.263.290 175.168.000,00<br />
81200401<br />
Administrativas Sector<br />
Central<br />
17.393.263.290 17.218.065.290<br />
175.168.000,00<br />
PRUEBA<br />
SELECCIONADA<br />
100%<br />
Industria Licorera 87.554.000 87.554.000 Acción de Repetición<br />
Bernardo G 16.133.521.738 16.133.521.738 Acción de Repetición<br />
42
Departamento 315.690.000 315.690.000 Acción de Repetición<br />
Industria Licorera 94.608.000 94.608.000 Acción de Repetición<br />
Industria Licorera 88.428.000 88.428.000 Acción de Repetición<br />
Industria Licorera 87.584.000 87.584.000 Acción de Repetición<br />
Industria Licorera 20.694.983 20.694.983 Acción de Repetición<br />
Alfonso María 25.024.000 25.024.000 Acción de Repetición<br />
Libardo S 78.840.000 78.840.000 Ejecutivo<br />
Industria Licorera 55.360.000 55.360.000 Ejecutivo<br />
Industria Licorera 110.720.000 110.720.000 Ejecutivo<br />
Industria Licorera 87.584.000 Repetido Acción de Repetición<br />
Findeter 105.230.000 105.230.000 Ejecutivo<br />
Virgilio Nunmpaque 9.766.895 9.766.895 Ejecutivo<br />
Belarmina T 5.043.674 5.043.674 Ejecutivo<br />
Industria Licorera 87.584.000 Repetido Ejecutivo<br />
Fuente: Oficinas de contabilidad y de Jurídica<br />
43
En el balance no figuran las demandas a nivel de terceros. Las demandas laboras Sector/Central<br />
del Código 81200201 en el Balance y Sistema fueron Registradas por $ 1.288.858.720 y al<br />
realizar la sumatoria se obtuvo un saldo de $ 899.545.622, además existen demandas registradas<br />
doblemente como es el caso de: Henry Arturo González Bohórquez 27.841.920, Carlos Fabio Roa<br />
Figueredo 57.789.374, Pedro Alfonso Siabato Siabato $38.303.460; por lo tanto esta cuenta queda<br />
SOBREESTIMADA en $ 513.247.902. También se presenta un hallazgo en el sentido de que el<br />
Departamento pago más a los ex trabajadores oficiales en una cuantía de $ 775.610,818 al<br />
momento de su despido, lo cual se constituiría en un presunto detrimento patrimonial del<br />
Departamento.<br />
Con respecto a la cuenta 81200401 Demandas Administrativas Sector Central, se presenta una<br />
SOBREESTIMACIÓN del balance en la suma de $ 175,168,000, ya que se contabilizo una<br />
demanda de la Industria Licorera dos veces.<br />
9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS<br />
CODIGO<br />
CONTABLE<br />
910000<br />
NOMBRE<br />
RESPONSABILIDADES<br />
CONTINGENTES<br />
SALDO SEGÚN<br />
BALANCE<br />
SALDO SEGÚN<br />
AUDITORIA<br />
SOBREESTIMACIONES OBSERVACIONES<br />
308.972.457.166 305.920.080.442 39.026.274.499<br />
91200401 Sector Central 194.044.559.132 155.018.284.633 39.026.274.499<br />
PRUEBA<br />
SELECCIONADA<br />
LITIGIOS Y<br />
MECANISMOS<br />
ALTERNATIVOS DE<br />
SOLUCION DE<br />
CONFLICTOS<br />
55%<br />
SOBREESTICION<br />
Luis Alfonso 64.410.737.212 INCERTIDUMBRE<br />
Zoila mercedes 1.929.912.269 11.369.144 1.918.543.125,00<br />
Magada Fabiola 5.605.716.204 3.803.580,00 5.601.912.624,00<br />
Gabriel Arcangel 15.383.022.750 2.877.204.000 12.505.818.750,00<br />
María Virginia 19.160.000.000 160.000.000 19.000.000.000,00<br />
Fuente: Oficinas de contabilidad y de Jurídica<br />
Con respecto a la cuenta 91200401, no se tuvo acceso a los expedientes, únicamente se recibió<br />
una copia del Proceso correspondiente a Gabriel Arcángel Rincón, y un oficio por parte de la<br />
oficina Jurídica donde detalla cada uno de los seleccionados con las observaciones<br />
correspondientes.<br />
Existe una incertidumbre por valor de $64.410.737.212, según informo el director jurídico de la<br />
Gobernación mediante oficio del 23 de abril de 2012, el proceso se encuentra archivado con fallo<br />
favorable para el Departamento mas no fue posible evidenciar su cuantía.<br />
Existen sobrestimaciones correspondientes a fallos y condenas según lo informa la oficina jurídica<br />
por valores de $1.918.543.125, $5.601.912.624 y $12.505.818.750, valores que no corresponden a<br />
los datos que lleva la oficina de Jurídica.<br />
44
La demanda a nombre de María Virginia (no presenta más datos) aparece en el Balance por valor<br />
de $19.160.000.000 y la oficina jurídica se tiene registrada por $160.000.000, se presenta una<br />
SOBREESTIMACION de $19.000.000.000.<br />
1.7 OPINIÓN CONTABLE<br />
Hemos auditado el balance general de la Gobernación de Boyacá al 31 de diciembre de 2011. Los<br />
estados financieros son responsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra<br />
responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros con base en nuestra<br />
auditoria.<br />
Efectuamos nuestra auditoria de acuerdo con Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, lo<br />
establecido en los artículos 268 y 354 de la Constitución Política y el artículo 47 de la Ley 42 de<br />
1993. Dichas Normas requieren que planeemos y practiquemos la auditoria para obtener seguridad<br />
razonable de que los estados financieros están libres de errores importantes y que estos son<br />
tomados fielmente de los libros. Una auditoria incluye examinar, sobre una base de pruebas<br />
selectivas, la evidencia que soporta las cifras y las revelaciones en los estados financieros. Una<br />
auditoria también incluye evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones<br />
importantes hechas por la administración, así como la presentación general de los estados<br />
financieros. Creemos que nuestra auditoria proporciona una base razonable para nuestra opinión.<br />
De acuerdo a la auditoria al balance de la Gobernación de Boyacá con corte a 31 de diciembre de<br />
2011, se encontró que no se realiza la confrontación de saldos entre contabilidad y las aéreas<br />
fuente de la información, la existencia de un alto en las cajas que manejan las instituciones<br />
educativas; las conciliaciones bancarias reflejan saldos con partidas por conciliar como<br />
consignaciones no acreditadas, notas crédito y debito sin contabilizar de 2011 y de años<br />
anteriores, igualmente existen inversiones en un CDT que fue capitalizado y sus intereses no<br />
fueron contabilizados; igualmente los intereses de la inversión en Fiduexcedentes no fueron<br />
contabilizados en la vigencia fiscal 2011; existen rentas por cobrar registradas por mayores valores<br />
y otras inexistentes, los bienes de beneficio y uso público se registran contablemente a nivel<br />
global; existen cuentas contables con saldos iniciales sin identificar que vienen desde el momento<br />
que la entidad cambio el software; el impuesto de vehículos de vigencias anteriores se contabiliza<br />
de forma global, entre otros hallazgos.<br />
En nuestra opinión excepto por lo anteriormente expuesto, los estados contables de la<br />
Gobernación de Boyacá, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más<br />
significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2011, de conformidad con las normas y<br />
principios de contabilidad generalmente aceptadas o prescritos por la Contaduría General de la<br />
Nación, por lo tanto se emite opinión con salvedad.<br />
ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA<br />
CONTADOR PÚBLICO T.P. 98127-T<br />
45
1.8 CONCLUSIONES<br />
.<br />
1. Existen diferencias entre el Balance General a 31 de Diciembre de 2011 reportado a la<br />
Contraloría General de Boyacá a través de la plataforma SIA (Sistema Integrado de<br />
Auditoria) y el presentado a la Contaduría General de la Nación, este último fue presentado<br />
a la Contraloría General de Boyacá en la rendición de la cuenta en medio físico y al grupo<br />
auditor; diferencias que asciende a la suma de $188.950.923.905.<br />
2. De la cuenta 1655 Maquinaria industrial, no se puede determinar la razonabilidad de las<br />
cifras, debido a que su valor no está plenamente actualizado, además, en esta cuenta no<br />
se incluye la totalidad de los elementos o bienes de propiedad del Departamento, como es<br />
el caso de la Plataforma Férrea.<br />
3. Las carpetas que contienen los documentos de los bienes inmuebles del Departamento se<br />
hayan sin foliar y no están organizados cronológica y secuencialmente de acuerdo a la<br />
Ley 594 de 2000 y demás normatividad de Archivo.<br />
4. El software que maneja el área de almacén no está integrado con la oficina de contabilidad<br />
y no se han actualizado algunas novedades referentes a los bienes propiedad del<br />
Departamento. Además el módulo de bienes inmuebles en Almacén, está en ceros y los<br />
bienes de Beneficio y Uso Público no tienen un parámetro definido para consignar su<br />
registro; pues no se ha efectuado su debida actualización por falta de Actos<br />
Administrativos; lo cual puede incidir en que el Departamento esté cancelando por<br />
concepto de seguros de las propiedades, sumas inadecuadas.<br />
5. El módulo de Almacén solamente está adaptado para los bienes de consumo y devolutivos<br />
mas no para los bines inmuebles: terrenos, edificios y casas.<br />
6. Gran parte de las cuentas seleccionadas para el desarrollo de esta Auditoria, presentan<br />
diferencias entre el valor registrado en el Balance y los documentos soportes que los<br />
originaron, y en algunos casos estos últimos fueron presentados de forma incompleta.<br />
7. La cuenta 1105 CAJA, se encontró que el valor total registrado en el balance coincide con<br />
el valor consignado en los soportes, sin embargo, esta, es conformada por recursos que<br />
manejan treinta y cinco (35) Instituciones Educativas que asciende a la suma de<br />
$21.808.077 reportando cajas con saldos muy elevados.<br />
8. La gobernación de Boyacá maneja una gran cantidad de cuentas en diferentes entidades<br />
bancarias, de las cuales algunas se encuentran inactivas, otras canceladas, unas cuentas<br />
con saldos mínimos y 22 con saldo en ceros; sobre estas últimas no se ha hecho gestión<br />
alguna que conlleve a depurar el estado de tesorería.<br />
9. Las cuentas bancarias N° 7302055959 de COLPATRIA y la N° 01012-4 constituida en<br />
INFIBOY, ya fueron canceladas por lo tanto deben salir de los registros de la Gobernación.<br />
10. La conciliación bancaria de la cuenta 61636690-2 del BANCO DE BOGOTÁ, registra una<br />
diferencia por conciliar de $113.285 entre extracto y libro de bancos desde agosto (no se<br />
precisa el año).<br />
11. Según las conciliaciones, el resultado del total conciliado coincide con el saldo del extracto,<br />
y el valor que se transcribe al balance general es el saldo libros antes de conciliación; lo<br />
46
más conveniente debería ser, que la conciliación reflejara como dato real el saldo libros<br />
luego de conciliación, valor que debe ser igual al saldo de contabilidad.<br />
12. Existen consignaciones no acreditadas por valor de $128.077.000, estos recursos no han<br />
ingresado a la Tesorería ni se les ha efectuado su ingreso presupuestal, siendo que estos<br />
debieron formar parte del patrimonio del Departamento en su oportunidad, máximo que<br />
pertenecen a las vigencias 2011, 2010 y 2009; por lo cual se nota el incumplimiento de los<br />
principios presupuestales de Planificación tratado en el Artículo 13 y de Anualidad<br />
contemplado en el Artículo 14 del Decreto 111 de 1996.<br />
13. Existen notas debito y notas crédito que se registraron en la conciliación del mes de<br />
diciembre de 2011 que corresponden a fechas anteriores las cuales deberían haber sido<br />
registradas en su oportunidad. Ejemplo: Cuenta bancaria número 7302069802 del BANCO<br />
COLPATRIA.<br />
14. En los certificados de Depósito a Término existe una SUBESTIMACIÓN de<br />
123.426.148,21 que corresponde a los intereses generados por cada CDT, los cuales se<br />
capitalizaron en el momento de su renovación, teniéndose como fecha de renovación el<br />
24/11/2011, y este no fue contabilizado por el valor real.<br />
15. El grupo contable de la cuenta 1310 RENTAS POR COBRAR, tiene en su gran mayoría<br />
falencia del seguimiento y control, y existen pagos que no han sido descargados de<br />
contabilidad, a pesar que existen acuerdos de pago, sentencias judiciales y Resoluciones<br />
anulando impuesto de vehículos oficiales. Además en el Balance se refleja el impuesto de<br />
vehículos a nivel de terceros de manera global y no se tienen identificados de manera<br />
individual, de estos impuestos existes expedientes de la vigencia 1999, de los cuales se<br />
puede ver que muchos de estos están en un alto riesgo de prescribir por falta de gestión en<br />
el cobro y las notificaciones dentro de los términos establecidos por la ley. En la cuenta<br />
131022 se evidencio una sobreestimación en el tercero JUAN ANCELMO HERNANDEZ<br />
GALLO por $897.995.644,59. Respecto a la calificación y reconocimiento en el proceso<br />
liquidatario, dada desde el 04 de Junio de 2008.<br />
16. En la Cuenta 1401, Se evidencia la existencia de Acuerdos de Pagos en cuotas, las cuales<br />
fueron canceladas en su totalidad, y aun se reflejan en el balance.<br />
17. De las cuentas 142012 Anticipos Para Adquisición De Bienes y Servicios Sector Central, y<br />
14201301 Anticipos para Proyectos de Inversión Sector Central, los contratos ya fueron y<br />
no se ha efectuado la amortización contable y está por depurar, SOBREESTIMACION.<br />
18. De la cuenta 1424, en lo referente a las vías del orden departamental, se encontró que<br />
estas no se han clasificado en Bienes de Beneficio y Uso público, lo correspondiente a<br />
construcciones de obras como polideportivo y otras construcciones, maquinaria y equipo,<br />
que forman parte de los activos del departamento, no están clasificados ni depreciados; en<br />
lo referente a donaciones a municipios se tendrá que gestionar su entrega, por otra parte<br />
las unidades sanitarias no se han depurado ya que estas corresponden a la comunidad.<br />
19. De acuerdo al oficio DRF No. 330 de 28 de marzo de 2012 donde se informa que este<br />
contribuyente hizo un acuerdo de pago dividido en 12 cuotas, las cuales fueron<br />
canceladas en su totalidad como consta en el oficio DRF 148 de 4 junio de 2009 remitido a<br />
la Tesorería General del Departamento, por la anterior se evidencia que en el balance aun<br />
existen cuentas por cobrar que ya fueron canceladas y no se han depurado en<br />
contabilidad. Existe una SOBREESTIMACION de $4.994.330,43.<br />
20. En lo que tiene que ver con los Intereses de Vehículos, en Sentencia del 30 de junio de<br />
2011 ordeno que el Departamento se abstenga de recaudar impuesto por concepto de<br />
vehículos de carácter oficial, por lo anterior no se podrá cobrar ni recuperar estos ni<br />
47
tampoco reflejarse contablemente. El valor de 14.412.762,52 se debió castigar.<br />
SOBREESTIMACION.<br />
21. Con respecto a regalías y compensaciones esta cuenta no está discriminada por edades<br />
tampoco existe un control de cartera, se recomienda que se haga un seguimiento de la<br />
cartera y se establezca a que periodo corresponde dicho saldo discriminándolo por edades<br />
y así mismo gestionando su recuperación.<br />
22. De los Anticipos para Proyectos de Inversión de la prueba seleccionada, solo suministraron<br />
una parte de la información de cual se logro identificar que son anticipos de contratos que<br />
no se han legalizado contablemente en su totalidad, muchos de estos de acuerdo al plazo<br />
de ejecución ya se han terminado, adicionalmente muchas de las carpetas suministradas<br />
no cuentan con las actas de inicio, actas parciales y actas finales, por consiguiente se<br />
considera que la gran mayoría de los contratos no se han liquidado a pesar que el plazo de<br />
ejecución ya termino, para lo cual se recomienda gestionar el proceso de liquidación y<br />
registrar oportunamente la amortización de cada anticipo.<br />
23. En la cuenta 160501 Terrenos Urbanos y en la cuenta 1640 Edificios y Casas no hay<br />
coherencia entre las cifras del Balance General y el valor de la información reportada por<br />
Almacén; y se halló: SOBREESTIMACIÓN de $1.776.297.268,25 en Terrenos Urbanos, en<br />
Terrenos Urbanos sector Central hay SOBREESTIMACION de $1,894,877,445 y en los<br />
terrenos Urbanos de instituciones educativas se determinó incertidumbre. En la cuenta<br />
Edificios y casa hay sobreestimación de $338.622.681,11; en edificios y casa sector central<br />
hay subestimación de $43,601,490; en Edificios y casas/Instituciones educativas<br />
incertidumbre de $184.912.547,00; y para Edificios y Casas/SGP salud incertidumbre de<br />
$197.311.624,11. En cuanto a Clínicas y Hospitales se evidencio una Subestimación de<br />
$13.000.000.<br />
24. La subcuenta 165504 MAQUINARIA INDUSTRIAL presenta una SUBESTIMACION de<br />
$56.875.630,13. El valor de la plataforma férrea es representativo dentro de la diferencia<br />
entre el Balance General y el reporte de Almacén equivalente a $33.000.000<br />
(INCERTIDUMBRE) y no está incluido como bien del Departamento.<br />
25. La subcuenta Red terrestre / Sector, presenta INCERTIDUMBRE por $931.840.170.<br />
26. La cuenta 240102 del balance general denominada PROYECTOS DE INVERSION<br />
presenta SUBESTIMACION de $871.151.393,65.<br />
27. La subcuenta 242590 denominada OTROS ACREEDORES solo se recibió copia del libro<br />
auxiliar, sin más soportes por lo cual se considera este valor como una INCERTIDUMBRE.<br />
28. La cuenta 271005 LITIGIOS, se constato que existen diferencias entre los valores<br />
registrados en el Balance General y la relación de demandas presentadas por la oficina<br />
Jurídica de la Gobernación de Boyacá, así: Sector Central = $-63.370.451,73,<br />
SOBREESTIMACIÓN; Secretaria de Educación = $-2.361.873,00, SOBREESTIMACIÓN y<br />
Secretaria de Salud = $795.117.353,86, SUBESTIMACIÓN.<br />
29. la provisión para contingencias de las demandas interpuestas por terceros en contra de la<br />
Gobernación de Boyacá, registran: Para el Sector Central el 58%; para la Secretaria de<br />
Educación, el 63,3%; Para la Secretaria de Salud, el 30%, del total de las demandas,<br />
indicando con esto, alto riesgo de pérdida para el departamento.<br />
30. La relación de demandas de la Gobernación no registra la fecha y la descripción de la<br />
última actuación, pues esto en determinado momento facilitaría ejercer un control<br />
adecuado y tomar decisiones oportunas y hay 84 renglones en ceros (0) dejando una<br />
incógnita.<br />
48
31. De la cuenta 3105 denominada CAPITAL FISCAL solo se recibió copia del libro auxiliar, sin<br />
más información, cual se considera como una INCERTIDUMBRE por valor de $<br />
17.585.508.020,41.<br />
32. De la cuenta 3120 denominada SUPERAVIT POR DONACION solo se recibió copia del<br />
libro auxiliar, sin más información, se considera como una INCERTIDUMBRE por valor de<br />
$12.086.008.306,19.<br />
33. las cuentas de orden deudoras y acreedoras presentan sobreestimaciones que se<br />
encuentran descritas en este preinforme y deben revisarse detalladamente, y presentar<br />
explicación de cada una de ellas.<br />
34. En el Balance General de la Gobernación está incluido el resultado Financiero y Contable<br />
del Fondo Territorial de Pensiones. Explicar.<br />
35. Al solicitar por escrito los convenios que aparecen en los reportes de las cuentas<br />
bancarias, mediante oficio sin fecha emanado de la dirección de contratación se revisaron<br />
19 convenios el 22 de marzo de 2012 y con acta de entrega del día 9 de abril de 2012 se<br />
recibieron 6, de los cuales dos ya habían sido revisados; por consiguiente se tuvo acceso<br />
en total a 23 convenios. De estos convenios se observo que la mayoría de estos no se<br />
hallan liquidados, pese a que existen algunos, desde el año 2004, y además la<br />
documentación de cada uno de estos, está incompleta, por lo que se evidencia<br />
incumplimiento de los principios consagrados en el Estatuto de contratación pública.<br />
1.9 RECOMENDACIONES<br />
� Se recomienda que contabilidad registre la depreciación de los activos de forma individual.<br />
� Se recomienda reclasificar y corregir la diferencia presentada en la cuenta 165504<br />
MAQUINARIA INDUSTRIAL.<br />
� Las carpetas que contiene la documentación de los bienes inmuebles del Departamento se<br />
deben foliar y organizar cronológica y secuencialmente de acuerdo a la Ley 594 de 2000 y<br />
demás normatividad de Archivo.<br />
� Se recomienda que el software que maneja el área de almacén se integre con la oficina de<br />
contabilidad, además actualizar el módulo de bienes inmuebles y el de los bienes de Beneficio<br />
y Uso Público.<br />
� Se recomienda que exista interrelación entre la oficina de contabilidad y cada una de las<br />
dependencias que suministran la información de tal, manera que el resultado final sea real y<br />
fidedigno.<br />
� Se recomienda que la Gobernación de Boyacá ejerza mecanismos procedimentales y<br />
normativos tendientes a que las instituciones educativas manejen saldos mínimos en cajas.<br />
� Se recomienda la depuración de las cuentas bancarias que maneja la Gobernación de Boyacá<br />
en las diferentes entidades financieras y que a su vez se efectué el ajuste contable de las<br />
consignaciones no acreditadas, notas debito y notas crédito. Y considerar que las<br />
consignaciones que no puedan ser registradas ni tener ingreso presupuestal, se contabilicen<br />
en cuentas de orden; igualmente que se registren los intereses y los gastos financieros y no se<br />
dejen como partidas conciliatorias.<br />
49
� Es importante que se registren en contabilidad los intereses generados por los CDTS<br />
oportunamente.<br />
� Se recomienda realizar seguimiento y control a la cuenta 1310 RENTAS POR COBRAR, ya<br />
que existen pagos que no han sido descargados de contabilidad, además en el Balance se<br />
refleja el impuesto de vehículos a nivel de terceros de manera global y no se tienen<br />
identificados de manera individual, de estos impuestos existes expedientes de la vigencia<br />
1999, de los cuales se puede ver que muchos están en un alto riesgo de prescribir por falta de<br />
gestión en el cobro y las notificaciones dentro de los términos establecidos por la ley.<br />
� Depurar las cuentas contables especialmente la 13 RENTAS POR COBRAR y la 14<br />
DEUDORES para establecer el monto real por recaudar e identificar el tercero de manera que<br />
se facilite la recuperación de las mismas. Que el área de contratación envié oportunamente a<br />
contabilidad la información referente a los avances y modificaciones de los contratos para que<br />
se realice las actuaciones contables a que haya lugar.<br />
� En la medida en que se ejecuten los convenios, la Gobernación de Boyacá deberá reclasificar<br />
la cuenta 1424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACCION con la contrapartida en<br />
la subcuenta del gasto o el activo, generado conforme al objeto del convenio.<br />
� Se recomienda establecer el modulo de cartera para clasificar las rentas por cobrar, por<br />
edades.<br />
� Se recomienda la actualización y depuración de la cuenta Propiedad Planta y Equipo e<br />
implementar el módulo de Bienes Inmuebles. Igualmente la reclasificación y unificación<br />
contable de la Plataforma Férrea y Carrotanque férreo.<br />
� Se recomienda efectuar la depuración y actualización de los procesos jurídicos que maneja la<br />
Gobernación de Boyacá de tal manera que tenga un efecto de retroalimentación entre<br />
contabilidad y oficina jurídica; igualmente se recomienda considerar y analizar la provisión para<br />
contingencias debido a que en la actualidad se observa un valor demasiado alto.<br />
� Se considera que se debe prestar especial atención a los rubros de maquinaria industrial y a<br />
las demandas y litigios en contra del departamento por lo cual se recomienda realizar una<br />
auditoría especializada.<br />
� Se recomienda dar aplicabilidad a las cuentas de orden utilizándolas en los casos que se<br />
requieran, con el fin de reflejar saldos que no pueden ser llevados directamente en otras<br />
cuentas.<br />
� Se recomienda la revisión, análisis, depuración y reclasificación de los saldos y cuentas que no<br />
son coherentes a razón de su naturaleza.<br />
50
INFORME DE LAS CONTRALORIAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORIA DEL<br />
BALANCE GENERAL DE LA NACIÓN<br />
FORMATO N°22<br />
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1. CONTRALORIA GENERAL DE BOYACÁ<br />
2. ENTIDAD AUDITADA: GOBERNACIÓN DE BOYACÁ<br />
3. AÑO: 2011<br />
4. FECHA DE REPORTE: 2012<br />
CUENTA INCERTIDU SUBESTIMA SOBREESTIM TOTA<br />
MBRE<br />
CION<br />
ACION<br />
L<br />
1 ACTIVO 33,884 2,259 1,854 37,99<br />
8<br />
11 EFECTIVO 0 128 0 128<br />
11 DEPOSITOS EN<br />
0 0.11 0 0.11<br />
10 INSTITUCIONES<br />
11 DEPOSITOS EN<br />
0 128 0 128<br />
10 INSTITUCIONES<br />
12 INVERSIONES E<br />
INSTRUMENTOS<br />
DERIVADOS<br />
0 123 0 123<br />
12 INVERSIONES<br />
0 85 0 85<br />
01 ADMON DE<br />
LIQUIDEZ EN<br />
TITULOS<br />
DEUDA<br />
DE<br />
12 INVERSIONES<br />
0 38 0 38<br />
02 ADMON DE<br />
LIQUIDEZ<br />
TITULOS<br />
EN<br />
13 RENTAS<br />
COBRAR<br />
POR<br />
4,331 0 1,828 6,159<br />
13 VIGENCIAS<br />
4,331 0 1,828 6,159<br />
10 ANTERIORES<br />
14 DEUDORES 28,137 0 26 28,16<br />
3<br />
14 INGRESOS NO<br />
0 0 25 25<br />
01 TRIBUTARIOS<br />
14 AVANCES Y<br />
84 0 0 84<br />
20 ANTICIPOS<br />
ENTREGADOS<br />
14 AVANCES Y<br />
28,053 0 0 28,05<br />
20 ANTICIPOS<br />
ENTREGADOS<br />
3<br />
14 RECURSOS<br />
0 0 0 0<br />
24 ENTREGADOS<br />
EN<br />
16<br />
ADMINISTRACIO<br />
N<br />
PROPIEDAD<br />
500 2,009 0 2,509<br />
PLANTA<br />
EQUIPO<br />
Y<br />
51
16<br />
05<br />
TERRENOS 118 1,895 0 2,013<br />
16 EDIFICACIONES<br />
382 43 0 425<br />
40 Y CASAS<br />
16 CLINICAS Y<br />
0 13 0 13<br />
40 HOSPITALES<br />
16 MAQUINARIA<br />
0 56 0 56<br />
55 INDUSTRIAL<br />
17 BIENES DE<br />
913 0 0 913<br />
BENEFICIO Y<br />
USO PUBLICO<br />
17 BIENES DE<br />
913 0 0 913<br />
10 BENEFICIO Y<br />
USO PUBLICO<br />
2<br />
EN SERVICIO<br />
PASIVO 0 937 796 1,733<br />
24 CUENTAS<br />
PAGAR<br />
POR<br />
0 871 0 871<br />
24 ADQUISICIONN<br />
0 871 0 871<br />
01 DE BIENES Y<br />
27<br />
SERVICIOS<br />
NACIONALES<br />
PASIVOS<br />
ESTIMADOS<br />
0 65 796 861<br />
27 PROVISIONES<br />
0 65 796 861<br />
10 PARA<br />
CONTINGENTES<br />
3 PATRIMONIO 0 0 0<br />
31 HACIENDA<br />
PUBLICA<br />
0 0 0<br />
31<br />
05<br />
CAPITAL FISCAL 0 0 0<br />
31 SUPERAVIT<br />
0 0 0<br />
20 POR DONACION<br />
8 CUENTAS<br />
ORDEN<br />
DEUDORAS<br />
DE<br />
0 0 688 688<br />
81 DERECHOS<br />
0 0 688 688<br />
CONTINGENTES<br />
81 LITIGIOS Y<br />
0 0 688 688<br />
20 MECANISMOS<br />
ALTERNATIVOS<br />
DE SOLUCION<br />
9 CUENTAS DE<br />
0 0 51,532 51,53<br />
ORDEN<br />
2<br />
91<br />
ACREEDORAS<br />
RESPONSABILI<br />
0 0 51,532 51,53<br />
DADES<br />
CONTINGENTES<br />
2<br />
91 LITIGIOS Y<br />
0 0 51,532 51,53<br />
20 MECANISMOS<br />
2<br />
ALTERNATIVOS<br />
DE SOLUCION<br />
TOTAL HALLAZGOS 33,884 3,196 54,870 91,95<br />
52
TOTAL DEL ACTIVO SEGÚN BALANCE 1,269,<br />
820<br />
TOTAL HALLAZGOS PORCENTUAL 7.24<br />
1<br />
53
1.1<br />
1.1.<br />
1<br />
1<br />
2<br />
3<br />
CONTROL<br />
INTERNO<br />
CONTABLE<br />
ETAPA DE<br />
RECONOCIMIENTO<br />
IDENTIFICACIÓN<br />
Se tienen<br />
debidamente<br />
identificados los<br />
productos del<br />
proceso contable<br />
que deben<br />
suministrarse a las<br />
demás áreas de la<br />
entidad y a los<br />
usuarios externos?<br />
Se tienen<br />
debidamente<br />
identificados los<br />
productos de los<br />
demás procesos que<br />
se constituyen en<br />
insumos del proceso<br />
contable?<br />
Se tienen<br />
identificados en la<br />
CALI<br />
F.<br />
OBSERVACIONES CONCEPTO<br />
AUDITORIA<br />
5 Disponible en el<br />
aplicativo Isolución<br />
5 Disponible en el<br />
aplicativo Isolución<br />
4 Disponible en el<br />
aplicativo Isolución<br />
Si se tienen<br />
identificados, no<br />
existe<br />
documentación<br />
completa que<br />
fluya entre las<br />
diferentes<br />
dependencias y<br />
para los usuarios<br />
externos.<br />
Si se tiene<br />
identificado, no<br />
existe<br />
documentación<br />
completa que<br />
facilite la<br />
verificación del<br />
proceso contable.<br />
No se encuentran<br />
establecidos en<br />
CALIF<br />
.<br />
3.5<br />
EXPLICACION EVIDENCI<br />
A<br />
En Isolucion, que es una herramienta<br />
informática que facilita la Planeación, Diseño,<br />
Implementación, Evaluación, Mantenimiento y<br />
Mejoramiento del Sistema Integrado de<br />
Gestión; se encuentra la Caracterización del<br />
Proceso Gestión Financiera y Fiscal donde se<br />
encuentra discriminado Proveedores, entradas<br />
/ Insumos, Actividades y salidas/Productos.<br />
Por lo anterior lo que soporta la<br />
documentación que fluye entre las<br />
dependencias y usuarios externos es la<br />
explicada y documentada en Isolución.<br />
3.5 En Isolucion, que es una herramienta<br />
informática que facilita la Planeación, Diseño,<br />
Implementación, Evaluación, Mantenimiento y<br />
Mejoramiento del Sistema Integrado de<br />
Gestión; se encuentra la Caracterización de<br />
todos los Procesos del Departamento donde<br />
se encuentra discriminado Proveedores,<br />
entradas / Insumos, Actividades y<br />
salidas/Productos.<br />
De igual forma se debe dar cumplimiento a la<br />
Directiva Presidencial Número 04 de 2012, de<br />
Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la<br />
Política Cero Papel en la Administración<br />
Pública. El Isolución facilita la verificación y<br />
autoevaluación del Proceso Contable<br />
4<br />
Isolucion<br />
Isolución<br />
54
4<br />
5<br />
entidad los procesos<br />
que generan<br />
transacciones,<br />
hechos y<br />
operaciones y que<br />
por lo tanto se<br />
constituyen en<br />
proveedores de<br />
información del<br />
proceso contable?<br />
Existe una política<br />
mediante la cual las<br />
transacciones,<br />
hechos y<br />
operaciones<br />
realizados en<br />
cualquier<br />
dependencia del<br />
ente público, son<br />
debidamente<br />
informados al área<br />
contable<br />
a través de los<br />
documentos fuente<br />
o soporte?<br />
Se cumple la política<br />
mediante la cual las<br />
transacciones,<br />
hechos y<br />
operaciones<br />
realizados en<br />
cualquier<br />
dependencia del<br />
ente Público, son<br />
debidamente<br />
informados al área<br />
contable a través de<br />
los documentos<br />
5 Disponible en el<br />
aplicativo Isolución<br />
su totalidad.<br />
No se evidencio<br />
política, además<br />
existen<br />
inconsistencias<br />
en la información<br />
que las diferentes<br />
áreas reportan a<br />
contabilidad.<br />
4 No se aplica<br />
adecuadamente<br />
por cuanto las<br />
evidencias y<br />
hallazgos<br />
encontrados<br />
desvirtúan esta<br />
afirmación.<br />
3 En la Herramienta Isolucion está documentado<br />
el Procedimiento FF-P-43 Identificación,<br />
Clasificación y Registro de Hechos Contables<br />
se establece la política de operación del<br />
Procedimiento, así:<br />
POLÍTICAS DE OPERACIÓN<br />
La identificación, clasificación y registro de los<br />
hechos, transacciones u Operaciones<br />
contables se harán a partir documento soporte<br />
adecuado que refleje la realidad de los<br />
mismos.<br />
3 En la Herramienta Isolucion está documentado<br />
el Procedimiento FF-P-43 Identificación,<br />
Clasificación y Registro de Hechos Contables<br />
se establece la política de operación del<br />
Procedimiento. así :<br />
POLÍTICAS DE OPERACIÓN<br />
La identificación, clasificación y registro de los<br />
hechos, transacciones u Operaciones<br />
contables se harán a partir documento soporte<br />
adecuado que refleje la realidad de los<br />
mismos. Dando cabal cumplimiento al<br />
procedimiento<br />
Isolución<br />
Isolución<br />
55
fuente o soporte?<br />
6 Los hechos<br />
financieros,<br />
económicos,<br />
sociales y<br />
ambientales<br />
realizados por la<br />
entidad contable<br />
pública son de fácil y<br />
confiable medición<br />
monetaria?<br />
7 Las cifras existentes<br />
en los estados,<br />
informes y reportes<br />
contables se<br />
encuentran<br />
soportadas con el<br />
documento idóneo<br />
correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y<br />
completas las<br />
descripciones que<br />
se hacen de las<br />
transacciones,<br />
hechos u<br />
operaciones en el<br />
documento fuente o<br />
soporte?<br />
9 Las personas que<br />
ejecutan las<br />
actividades<br />
relacionadas con el<br />
proceso contable<br />
conocen<br />
suficientemente las<br />
normas que rigen la<br />
administración<br />
4 Informe entes de<br />
control: algunos<br />
hechos no son de<br />
fácil ni confiable<br />
medición tales<br />
como sentencia,<br />
conciliaciones y<br />
anticipos.<br />
No son confiables<br />
debido a la<br />
diferencia entre<br />
los resultados de<br />
contabilidad y los<br />
respectivos<br />
soportes.<br />
5 No se cumple en<br />
su totalidad por<br />
cuanto existen<br />
diferencias entre<br />
los soportes y los<br />
saldos contables.<br />
5 Los que se<br />
revisaron son<br />
coherentes.<br />
4 4 4<br />
2 Las posibles imprecisiones serían algunas de<br />
los pasivos contingentes y anticipos no<br />
amortizados lo cual tiene una influencia baja<br />
en el resultado total de los resultados<br />
contables.<br />
2 La identificación, clasificación y registro de los<br />
hechos, transacciones u Operaciones<br />
contables se harán a partir documento soporte<br />
adecuado que refleje la realidad de los<br />
mismos. No existe ningún registro Contable<br />
sin su respectivo Soporte<br />
4.5<br />
Sistema<br />
PCTG<br />
Archivo<br />
56
pública?<br />
10 Las personas que<br />
ejecutan las<br />
actividades<br />
relacionadas con el<br />
proceso contable<br />
conocen<br />
suficientemente el<br />
Régimen de<br />
Contabilidad Pública<br />
aplicable para la<br />
11<br />
entidad?<br />
Los hechos<br />
financieros,<br />
económicos,<br />
sociales y<br />
ambientales que han<br />
sido objeto de<br />
identificación están<br />
soportados en<br />
Documentos<br />
idóneos y de<br />
conformidad con la<br />
naturaleza de los<br />
mismos?<br />
12 Los documentos<br />
fuente que<br />
respaldan los<br />
hechos financieros,<br />
económicos,<br />
sociales y<br />
ambientales<br />
contienen la<br />
información<br />
necesaria para<br />
realizar su adecuada<br />
identificación?<br />
4 4 4<br />
5 En su gran<br />
mayoría se<br />
encuentran bien<br />
soportados.<br />
5 La<br />
documentación<br />
no se tiene en<br />
cuenta en su<br />
totalidad.<br />
4.5 En la metodología para calificación el valor<br />
que supere el .5 debe ser aproximado por<br />
exceso a la otra unidad.<br />
4<br />
57
13<br />
Los hechos<br />
financieros,<br />
económicos,<br />
sociales y<br />
ambientales que han<br />
sido objeto de<br />
identificación fueron<br />
interpretados de<br />
Conformidad con lo<br />
establecido en el<br />
Régimen de<br />
Contabilidad<br />
Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN<br />
14 Los hechos<br />
financieros,<br />
económicos,<br />
sociales y<br />
ambientales<br />
llevados a cabo en<br />
los procesos<br />
proveedores de la<br />
entidad han sido<br />
incluidos en el<br />
proceso contable?<br />
15 Los hechos<br />
financieros,<br />
económicos,<br />
sociales y<br />
ambientales<br />
realizados por la<br />
entidad contable<br />
pública son de fácil y<br />
confiable<br />
clasificación en el<br />
Catálogo General de<br />
Cuentas?<br />
4 Se debe realizar<br />
una inspección<br />
minuciosa del<br />
manejo contable<br />
de las cuentas.<br />
4 No existe en la<br />
entidad un control<br />
de todos los<br />
procesos por<br />
cuanto se<br />
evidencia que<br />
muchos de estos<br />
no son<br />
registrados ni<br />
actualizados<br />
contablemente.<br />
5 Se debe hacer<br />
una revisión<br />
individual de las<br />
cuentas para<br />
examinar su<br />
clasificación.<br />
4<br />
4<br />
4<br />
58
16 Son adecuadas las<br />
cuentas utilizadas<br />
para la clasificación<br />
de las<br />
transacciones,<br />
hechos u<br />
operaciones<br />
realizadas por la<br />
entidad contable<br />
pública?<br />
17<br />
18<br />
La clasificación de<br />
las transacciones,<br />
hechos y<br />
operaciones<br />
corresponde a una<br />
correcta<br />
interpretación tanto<br />
del marco<br />
conceptual como del<br />
Manual de<br />
Procedimientos del<br />
Régimen de<br />
Contabilidad<br />
Pública?<br />
El Catálogo General<br />
de Cuentas utilizado<br />
para la clasificación<br />
de los hechos<br />
financieros,<br />
económicos,<br />
sociales y<br />
ambientales,<br />
corresponde a la<br />
4 No toda la<br />
clasificación de las<br />
cuentas se efectúa<br />
adecuadamente<br />
como es el caso de<br />
anticipos,<br />
sentencias y<br />
conciliaciones.<br />
4 La clasificación de<br />
algunas<br />
transacciones no<br />
corresponde a una<br />
correcta<br />
interpretación del<br />
marco conceptual<br />
para anticipos,<br />
sentencias y<br />
conciliaciones<br />
5<br />
La entidad no<br />
cuenta con una<br />
clasificación<br />
adecuada de las<br />
cuentas, pues<br />
hace falta la<br />
adecuada<br />
clasificación de<br />
algunos. Se debe<br />
hacer una<br />
revisión<br />
exhaustiva a fin<br />
de clasificar las<br />
cuentas de forma<br />
correcta.<br />
Está pendiente la<br />
clasificación de<br />
algunas cuentas.<br />
4<br />
4<br />
5<br />
59
última versión<br />
publicada en la<br />
página web de la<br />
Contaduría General<br />
de la Nación?<br />
19 Son adecuadas las<br />
cuentas y<br />
subcuentas<br />
utilizadas para la<br />
clasificación de las<br />
transacciones,<br />
hechos u<br />
operaciones<br />
realizadas?<br />
20 Se elaboran y<br />
revisan<br />
oportunamente las<br />
conciliaciones<br />
bancarias para<br />
establecer los<br />
valores objeto de<br />
clasificación, registro<br />
y control del<br />
efectivo?<br />
21 Se ejecutan<br />
periódicamente<br />
conciliaciones de<br />
saldos recíprocos<br />
con otras entidades<br />
públicas?<br />
1.1.3 REGISTRO Y<br />
AJUSTES<br />
22 Se realizan<br />
periódicamente<br />
5 Hay algunas<br />
cuentas que<br />
requieren ser<br />
reclasificadas y<br />
de la utilización<br />
de subcuentas y<br />
auxiliares.<br />
4 Si bien es cierto,<br />
se realizan las<br />
conciliaciones<br />
bancarias, existen<br />
partidas<br />
conciliatorias que<br />
vienen de años<br />
anteriores, que no<br />
son registradas<br />
contablemente y<br />
por lo mismo no<br />
se reflejan en los<br />
estados<br />
4 Mediante<br />
circularización<br />
financieros.<br />
No se cumple a<br />
cabalidad.<br />
5 No se realizar por<br />
cuanto no existe<br />
4<br />
3 En la Herramienta Isolución se encuentra<br />
documentado el procedimiento FF-P-19<br />
Conciliaciones Bancarias, al cual se le está<br />
dando cumplimiento a cabalidad.<br />
Consideramos que las partidas conciliatorias<br />
tiene una influencia baja en el resultado total<br />
de la información contable.<br />
4<br />
4<br />
Isolucion<br />
60
conciliaciones y<br />
cruces de saldos<br />
entre las áreas de<br />
Presupuesto,<br />
Contabilidad,<br />
Tesorería, y demás<br />
áreas y/o procesos<br />
de la entidad?<br />
23 Se realizan<br />
periódicamente<br />
tomas físicas de<br />
bienes, derechos y<br />
obligaciones y se<br />
confronta con los<br />
registros contables<br />
para hacer los<br />
ajustes pertinentes?<br />
24 Las cuentas y<br />
subcuentas<br />
utilizadas revelan<br />
adecuadamente los<br />
hechos,<br />
transacciones u<br />
operaciones<br />
registradas?<br />
25 Se hacen<br />
verificaciones<br />
periódicas para<br />
comprobar que los<br />
registros contables<br />
se han efectuado en<br />
forma adecuada y<br />
por los valores<br />
correctos?<br />
2 No se realiza<br />
inventario físico de<br />
bienes y no hay<br />
definido un<br />
procedimiento para<br />
confrontarlo con los<br />
registros contables.<br />
un software que<br />
integre todas las<br />
dependencias y<br />
se presenta<br />
diferencias entre<br />
la información<br />
reportada por<br />
almacén,<br />
contabilidad,<br />
jurídica y área<br />
administrativa.<br />
Se ratifica la<br />
observación<br />
efectuada por la<br />
oficina de control<br />
interno de la<br />
entidad.<br />
5 La codificación es<br />
insuficiente para<br />
algunas cuentas.<br />
5 No existe<br />
documento que lo<br />
soporte, además<br />
se nota que este<br />
no se aplica en la<br />
entidad pues<br />
existen<br />
diferencias entre<br />
los saldos<br />
contables y los<br />
2<br />
4 Se le está dando cumplimiento al Catalogo de<br />
Cuentas establecido en el Régimen de<br />
Contabilidad Pública<br />
2 En la Herramienta Isolucion está documentado<br />
el Procedimiento FF-P-43 Identificación,<br />
Clasificación y Registro de Hechos Contables,<br />
FF- P 42 Generación y Consolidación de<br />
Informes contables, a los cual se le da<br />
cumplimiento. Es importante acotar que la<br />
información está sujeta a validación en le Chip<br />
que si no se encuentra debidamente<br />
registrado generaría mensaje de error.<br />
Sistema<br />
PCTG<br />
Régimen<br />
de<br />
Contabilida<br />
d Pública<br />
Isolución<br />
61
26 Se efectúan los<br />
registros contables<br />
en forma<br />
cronológica y<br />
guardando el<br />
consecutivo de los<br />
hechos,<br />
transacciones u<br />
operaciones<br />
realizadas, cuando a<br />
este último haya<br />
lugar?<br />
27 Se generan listados<br />
de consecutivos de<br />
documentos para<br />
hacer verificaciones<br />
de completitud de<br />
registros?<br />
28 Se conoce y aplica<br />
los tratamientos<br />
contables<br />
diferenciales<br />
existentes entre<br />
entidades de<br />
gobierno general y<br />
empresas Públicas?<br />
29 El proceso contable<br />
opera en un<br />
ambiente de sistema<br />
de integrado de<br />
información y este<br />
funciona<br />
adecuadamente?<br />
soportes.<br />
5 En la información<br />
revisada se<br />
encontró que las<br />
transacciones se<br />
registran en forma<br />
cronológica y<br />
guardan relación.<br />
5 No existe<br />
documento que lo<br />
demuestre.<br />
5 No existe<br />
documento que<br />
demuestre la<br />
verificación.<br />
5 El aplicativo solo<br />
cuenta con<br />
presupuesto,<br />
contabilidad y<br />
tesorería y no<br />
incluyen áreas<br />
como almacén,<br />
4.5 En la Herramienta Isolucion está documentado<br />
el Procedimiento FF-P-43 Identificación,<br />
Clasificación y Registro de Hechos Contables<br />
al cual se le da cumplimiento. Los hechos,<br />
transacciones u Operaciones que afectan la<br />
estructura financiera, económica, social y<br />
ambiental de la Gobernación de Boyacá y se<br />
registran de forma cronológica como lo<br />
establece la Normatividad vigente<br />
3 Se debe dar cumplimiento a la Directiva<br />
Presidencial Número 04 de 2012, de Eficiencia<br />
Administrativa y Lineamientos de la Política<br />
Cero Papel en la Administración Pública; El<br />
Sistema Pctg prenumera todos los<br />
comprobantes de contabilidad en cada<br />
modalidad y genera los listados que se<br />
requieran., sin embargo, se cuenta con<br />
archivo de apoyo donde se evidencia los<br />
papeles de trabajo.<br />
1 Se le da cumplimiento al Régimen de<br />
Contabilidad Pública, en lo que respecta al<br />
Departamento de Boyacá como Entidad<br />
Territorial.<br />
3 El Sistema PCTG, cuenta con los módulos<br />
Presupuesto, Ingresos, Egresos, Central de<br />
Cuentas, Causación, Contabilidad, Almacén<br />
Integración, totalmente Integrados; y se está<br />
en proceso de Implementación de los Módulos<br />
Bienes Inmuebles, Rentas y contratación.<br />
Isolución<br />
Isolucion<br />
Archivo de<br />
Apoyo<br />
Régimen<br />
de<br />
Contabilida<br />
d Pública<br />
PCTG<br />
62
30 Son adecuadamente<br />
calculados los<br />
valores<br />
correspondientes a<br />
los procesos de<br />
depreciación,<br />
provisión,<br />
amortización,<br />
Valorización, y<br />
agotamiento, según<br />
aplique?<br />
31 Los registros<br />
contables que se<br />
realizan tienen los<br />
respectivos<br />
documentos<br />
soportes idóneos?<br />
32 Para el registro de<br />
las transacciones,<br />
hechos u<br />
operaciones se<br />
elaboran los<br />
respectivos<br />
comprobantes de<br />
contabilidad?<br />
33 Los libros de<br />
contabilidad se<br />
encuentran<br />
debidamente<br />
soportados en<br />
comprobantes de<br />
contabilidad?<br />
contratación,<br />
impuestos entre<br />
otros.<br />
5 La depreciación<br />
se aplica a nivel<br />
global, la<br />
valorización se<br />
efectuó pero no<br />
se refleja en los<br />
estados<br />
financieros.<br />
5 En la mayoría de<br />
las cuentas<br />
revisadas los<br />
documentos<br />
soporte no son<br />
idóneos.<br />
5 El área contable<br />
cumple con la<br />
elaboración de los<br />
comprobantes de<br />
contabilidad.<br />
5 Si se cumple. 5<br />
2 El Sistema de Información Financiera PCTG<br />
en su Módulo de Almacén genera de manera<br />
automática la depreciación por el método de<br />
línea recta, elemento por elemento, de<br />
acuerdo a la parametrización, generando<br />
informe consolidado o individualizado, según<br />
se requiera. Luego entonces la Depreciación<br />
no se realiza de manera global sin individual<br />
ítem por ítem de la propiedad Planta y equipo.<br />
3 En la Herramienta Isolucion está documentado<br />
el Procedimiento FF-P-43 Identificación,<br />
Clasificación y Registro de Hechos Contables<br />
al cual se le da cumplimiento y se aclara que<br />
las Operaciones contables se harán a partir<br />
documento soporte adecuado que refleje la<br />
realidad de los mismos, además de lo anterior<br />
todo lo que constituye soportes externo, son<br />
idóneos y en los internos también.<br />
5<br />
PCTG<br />
Isolución<br />
63
1.2 ETAPA DE<br />
REVELACIÓN<br />
1.2. ELABORACIÓN DE<br />
1 ESTADOS<br />
CONTABLES Y<br />
DEMÁS INFORMES<br />
34 Se elaboran y 5 Si se cumple.<br />
diligencian los libros<br />
de contabilidad de<br />
conformidad con los<br />
parámetros<br />
establecidos en el<br />
Régimen<br />
Contabilidad<br />
Pública?<br />
de<br />
35 Las cifras 5 Existen informes<br />
contenidas en los<br />
que presentan<br />
estados, informes y<br />
diferencias con<br />
reportes contables<br />
respecto a los<br />
coinciden con los<br />
saldos contables.<br />
saldos de los libros<br />
de contabilidad?<br />
36 Se efectúa el 5 No se pudo<br />
mantenimiento,<br />
evidenciar.<br />
actualización<br />
parametrización<br />
y<br />
necesarios para un<br />
adecuado<br />
funcionamiento del<br />
aplicativo utilizado<br />
para procesar la<br />
información?<br />
37 Se elaboran 5 Si, se elaboran<br />
oportunamente los<br />
oportunamente<br />
estados, informes y<br />
reportes contables al<br />
representante legal,<br />
los informes.<br />
a la Contaduría<br />
5<br />
4<br />
1 El Sistema PCTG, cuenta con los módulos<br />
Presupuesto, Ingresos, Egresos, Central de<br />
Cuentas, Causación, Contabilidad, Almacén e<br />
Integración, totalmente parametrizados e<br />
Integrados; Labor que se realiza diariamente<br />
de acuerdo a los requerimientos, novedades<br />
del sistema y transacciones que se presenten.<br />
5<br />
PCTG<br />
64
General de la<br />
Nación, a los<br />
organismos de<br />
inspección,<br />
vigilancia y control, y<br />
a los demás<br />
usuarios de la<br />
información?<br />
38 Las notas<br />
explicativas a los<br />
estados contables<br />
cumplen con las<br />
formalidades<br />
establecidas en el<br />
Régimen de<br />
Contabilidad<br />
Pública?<br />
39 El contenido de las<br />
notas a los estados<br />
contables revela en<br />
forma suficiente la<br />
información de tipo<br />
cualitativo y<br />
cuantitativo físico<br />
que corresponde?<br />
40 Se verifica la<br />
consistencia entre<br />
las notas a los<br />
estados contables y<br />
los saldos revelados<br />
en los estados<br />
contables?<br />
1.2.<br />
2<br />
ANÁLISIS,<br />
INTERPRETACIÓN<br />
5 Las notas no son<br />
lo suficientemente<br />
claras ni<br />
explicativas de los<br />
hechos<br />
económicos.<br />
5 Las notas no<br />
cumplen con<br />
estas<br />
especificaciones y<br />
no son lo<br />
suficientemente<br />
claras ni<br />
explicativas de los<br />
hechos<br />
económicos.<br />
5 Las notas<br />
explicativas no<br />
son lo<br />
suficientemente<br />
consistentes.<br />
3 Las notas a los estados financieros cumplen<br />
con requisitos y revelan la naturaleza jurídica,<br />
las características, políticas y prácticas<br />
contables, como también limitaciones,<br />
particularidades sobre el manejo de la<br />
información contable, estructurada de acuerdo<br />
al catalogo general de cuentas establecido por<br />
la Contaduría General de la Nación. Sujetas a<br />
validación a través del Sistema Chip.<br />
3 Las notas a los estados financieros cumplen<br />
con requisitos y revelan la naturaleza jurídica,<br />
las características, políticas y prácticas<br />
contables, como también limitaciones,<br />
particularidades sobre el manejo de la<br />
información contable, estructurada de acuerdo<br />
al catalogo general de cuentas establecido por<br />
la Contaduría General de la Nación. Sujetas a<br />
validación a través del Sistema Chip.<br />
3 Las notas a los estados financieros cumplen<br />
con requisitos y revelan la naturaleza jurídica,<br />
las características, políticas y prácticas<br />
contables, como también limitaciones,<br />
particularidades sobre el manejo de la<br />
información contable, estructurada de acuerdo<br />
al catalogo general de cuentas establecido por<br />
la Contaduría General de la Nación. Sujetas a<br />
validación a través del Sistema Chip.<br />
65
Y COMUNICACIÓN<br />
DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan<br />
oportunamente los<br />
estados, informes y<br />
reportes contables al<br />
representante legal,<br />
a la Contaduría<br />
General de la<br />
Nación, y a los<br />
organismos de<br />
inspección,<br />
vigilancia y control?<br />
42 Se publica<br />
mensualmente en<br />
lugar visible y de<br />
fácil acceso a la<br />
comunidad el<br />
balance general y el<br />
estado de actividad<br />
financiera,<br />
económica, social y<br />
ambiental?<br />
43 Se utiliza un sistema<br />
de indicadores para<br />
analizar e interpretar<br />
la realidad<br />
financiera,<br />
económica, social y<br />
ambiental de la<br />
entidad?<br />
44 La información<br />
contable se<br />
acompaña de los<br />
respectivos análisis<br />
e interpretaciones<br />
que facilitan su<br />
5 Si se presentan<br />
oportunamente.<br />
5 La publicación de<br />
los estados<br />
financieros la<br />
efectúan<br />
trimestralmente<br />
en la página Web<br />
de la<br />
Gobernación.<br />
3 Esta información<br />
se solicito por la<br />
comisión de<br />
auditoría y no fue<br />
suministrada.<br />
5<br />
5<br />
1 Si se cuenta con los indicadores para analizar<br />
e interpretar la realidad financiera, económica,<br />
social y ambiental de la entidad, los cuales<br />
fueron suministrados a la comisión auditora.<br />
1 No se aplica. 1 En la herramienta Isoluciòn está documentado<br />
el procedimiento FF-P-24 Análisis de Estados<br />
Financieros al cual se le da cabal<br />
cumplimiento.<br />
Isolucion<br />
66
adecuada<br />
comprensión por<br />
parte de los<br />
usuarios?<br />
45 La información<br />
contable es utilizada<br />
para cumplir<br />
propósitos de<br />
gestión?<br />
46 Se asegura la<br />
entidad de presentar<br />
cifras homogéneas a<br />
los distintos usuarios<br />
de la información.<br />
1.3<br />
1.3.<br />
1<br />
OTROS<br />
ELEMENTOS DE<br />
CONTROL<br />
ACCIONES<br />
IMPLEMENTADAS<br />
47 Se identifican,<br />
analizan y se le da<br />
tratamiento<br />
adecuado a los<br />
riesgos de índole<br />
contable de la<br />
entidad en forma<br />
4 Se acepta la<br />
calificación de<br />
control interno por<br />
no haber<br />
encontrado<br />
documento que lo<br />
demostrara.<br />
5 Existen<br />
diferencias en las<br />
cifras reflejadas<br />
en algunos<br />
informes<br />
presentados a los<br />
entes de control.<br />
5 Se han identificado<br />
en su gran mayoría<br />
los hechos<br />
generadores de<br />
posibles riesgos<br />
efectuando control<br />
y seguimiento<br />
No hay<br />
documento que<br />
demuestre haber<br />
identificado el<br />
riesgo.<br />
4<br />
1 La información Contable Pública que se<br />
suministra a los diferentes usuarios y entes de<br />
control, es la misma. Pero si existen<br />
transformaciones de la información en las<br />
plataformas de los Entes de Control; mas no<br />
cambios de la información base de remisión.<br />
Se presentó inconveniente al transformar el<br />
archivo Excel a archivo plano, para que lo<br />
cargue la plataforma, las cifras mayores a 9<br />
dígitos las convirtió en número E que al<br />
visualizarlos los convierte en 0, error que no<br />
se puede evidenciar ya que la plataforma SIA,<br />
no genera mensaje de error ni validación de la<br />
ecuación básica patrimonial.<br />
1 En la herramienta Isoluciòn se encuentran<br />
identificados los riesgos del proceso Gestión<br />
Financiera y Fiscal donde se encuentran los<br />
riesgos de índole contable.<br />
Isolucion<br />
67
permanente?<br />
48 Existe y funciona<br />
una instancia<br />
asesora que permita<br />
gestionar los riesgos<br />
de índole contable?<br />
49 Se realizan auto<br />
evaluaciones<br />
periódicas para<br />
determinar la<br />
efectividad de los<br />
controles<br />
implementados en<br />
cada una de las<br />
actividades del<br />
proceso contable?<br />
50 Se han establecido<br />
claramente niveles<br />
de autoridad y<br />
responsabilidad para<br />
la ejecución de las<br />
diferentes<br />
actividades del<br />
proceso contable?<br />
51 Las políticas<br />
contables,<br />
procedimientos y<br />
demás prácticas que<br />
se aplican<br />
internamente se<br />
encuentran<br />
debidamente<br />
documentadas?<br />
52 Los manuales de<br />
políticas,<br />
4 Si existe y funciona<br />
el comité de<br />
sostenibilidad.<br />
El comité existe<br />
pero<br />
contablemente no<br />
se le está dando<br />
aplicación.<br />
4 No existe<br />
evidencia<br />
documental que<br />
lo demuestre.<br />
2 En la herramienta Isoluciòn se encuentran<br />
identificados los riesgos del proceso Gestión<br />
Financiera y Fiscal donde se encuentran los<br />
riesgos de índole contable con los respectivos<br />
controles de igual forma se le da cumplimiento<br />
al procedimiento EI-P-02 Seguimiento de<br />
Riesgos, con el propósito de contrarrestar y<br />
mitigar los riesgos.<br />
2 Se realiza trimestralmente informe de revisión<br />
del Sistema Integrado de Gestión , donde se<br />
tiene en cuenta los informes de auditorías<br />
internas, seguimiento a acciones correctivas,<br />
indicadores, y a los riesgos.<br />
5 Parcialmente. 3 En cada uno de los procedimientos<br />
documentados en la herramienta Isolucion se<br />
establece responsables de las actividades<br />
descritas; de igual forma el Departamento de<br />
Boyacá mediante Decreto 1482 de 2006<br />
establece el Manual de funciones con niveles<br />
de Autoridad, competencia laborales y<br />
5 Se encuentra<br />
disponibles en el<br />
aplicativo Isolución<br />
No se evidencio<br />
algún documento<br />
que lo demuestre.<br />
5 En este punto<br />
existe calificación<br />
responsabilidad<br />
3 En la Herramienta Isolucion se encuentran<br />
documentados los Procedimientos que afectan<br />
el Proceso Gestión Financiera y Fiscal<br />
3 En la Herramienta Isolución se encuentran<br />
actualizados todos los procedimientos del<br />
Isolucion<br />
Carpeta<br />
Proceso<br />
Isolucion<br />
68
53<br />
procedimientos y<br />
demás prácticas<br />
contables se<br />
encuentran<br />
debidamente<br />
actualizados, y<br />
sirven de guía u<br />
orientación efectiva<br />
del proceso<br />
contable?<br />
Se evidencia por<br />
medio de flujo<br />
gramas, u otra<br />
técnica o<br />
mecanismo, la forma<br />
como circula la<br />
información a través<br />
de la entidad y su<br />
respectivo efecto en<br />
el proceso contable<br />
de la entidad?<br />
54 Se ha implementado<br />
y ejecuta una<br />
política de<br />
depuración contable<br />
permanente y de<br />
sostenibilidad de la<br />
calidad de la<br />
información?<br />
4 Se encuentra<br />
disponibles en el<br />
aplicativo Isolución<br />
3 Durante los años<br />
anteriores se<br />
adelanto el proceso<br />
de depuración<br />
contable, el cual no<br />
se concluyo en su<br />
totalidad y a la<br />
fecha muestra<br />
saldos que<br />
requieren en el<br />
periodo siguiente<br />
sean sometidos a<br />
revisión, análisis y<br />
aprobación por el<br />
comité de<br />
no sustentada,<br />
por lo cual no se<br />
puede corroborar.<br />
no es de<br />
conocimiento<br />
general, además<br />
el flujo de<br />
información no es<br />
adecuado.<br />
No se evidencia<br />
que exista un<br />
proceso de<br />
depuración de<br />
acuerdo a lo<br />
reflejado en los<br />
estados<br />
financieros.<br />
Proceso Gestión Financiera y fiscal, a los se<br />
les realizo auditoría Externa, quien otorgo la<br />
Certificación al Sistema Integrado de Gestión<br />
bajo las normas ISO 9001:2008 y la NTC GP<br />
1000:2009<br />
3 En Isolucion, que es una herramienta<br />
informática que facilita la Planeación, Diseño,<br />
Implementación, Evaluación, Mantenimiento y<br />
Mejoramiento del Sistema Integrado de<br />
Gestión; se encuentra la Caracterización de<br />
todos los Procesos del Departamento<br />
discriminando Proveedores, entradas /<br />
Insumos, Actividades, salidas /Productos y<br />
Procedimientos.<br />
El Isolución facilita la verificación y<br />
autoevaluación del Proceso Contable,<br />
estableciendo el flujo de información para<br />
conocimiento general.<br />
3<br />
69
55<br />
Los bienes,<br />
derechos y<br />
obligaciones se<br />
encuentran<br />
debidamente<br />
individualizados en<br />
la contabilidad, bien<br />
sea por el área<br />
contable o en bases<br />
de datos<br />
administradas por<br />
otras dependencias?<br />
56 Los costos históricos<br />
registrados en la<br />
contabilidad son<br />
actualizados<br />
permanentemente<br />
de conformidad con<br />
lo dispuesto en el<br />
Régimen de<br />
Contabilidad<br />
Pública?<br />
57 Se cuenta con un<br />
área contable<br />
debidamente<br />
estructurada de<br />
conformidad con la<br />
complejidad,<br />
desarrollo<br />
tecnológico y<br />
estructura<br />
organizacional de la<br />
58<br />
entidad?<br />
Los funcionarios<br />
involucrados en el<br />
proceso contable<br />
5<br />
sostenibilidad.<br />
Si bien es cierto<br />
se encuentran en<br />
otras<br />
dependencias la<br />
información no se<br />
refleja<br />
completamente<br />
en los estados<br />
financieros y la<br />
que se refleja<br />
aparece<br />
registrada de<br />
forma global.<br />
4 Se aplica<br />
parcialmente.<br />
5 Se cumple. 5<br />
5 Si. 5<br />
3<br />
4<br />
70
cumplen con los<br />
requerimientos<br />
técnicos señalados<br />
por la entidad de<br />
acuerdo con la<br />
responsabilidad que<br />
demanda el ejercicio<br />
de la profesión<br />
contable en el sector<br />
público?<br />
59 Se ha implementado<br />
una política o<br />
mecanismo de<br />
actualización<br />
permanente para los<br />
funcionarios<br />
involucrados en el<br />
proceso contable y<br />
se lleva a cabo en<br />
forma satisfactoria?<br />
60 Se producen en la<br />
entidad informes de<br />
empalme cuando se<br />
presentan cambios<br />
de representante<br />
legal, o cambios de<br />
contador?<br />
61<br />
Existe una política<br />
para llevar a cabo<br />
en forma adecuada<br />
el cierre integral de<br />
la información<br />
producida en todas<br />
las áreas o<br />
dependencias que<br />
generan hechos<br />
financieros,<br />
3 No se evidencia un<br />
programa de<br />
capacitación o<br />
actualización en el<br />
área contable.<br />
4 No se evidencia<br />
acta de empalme<br />
cuando se presenta<br />
cambio de<br />
contador.<br />
4<br />
Se acepta la<br />
calificación de<br />
control interno<br />
pues no se tiene<br />
evidencia que<br />
demuestre lo<br />
contrario.<br />
Se acepta la<br />
calificación de<br />
control interno<br />
pues no se tiene<br />
evidencia<br />
documental que<br />
demuestre lo<br />
contrario.<br />
No se evidencia<br />
la existencia de<br />
alguna política,<br />
por cuanto al final<br />
del periodo<br />
contable quedan<br />
pendientes<br />
muchos registros<br />
que no son<br />
reflejadas en los<br />
3<br />
4<br />
3 Existen Instructivos para cierre y apertura de<br />
vigencia generados por el proveedor de PCT<br />
a nivel de módulos y base de datos, los<br />
cuales reposan físicamente en contabilidad y<br />
en medio magnético en la oficina de Sistemas<br />
Instructivos<br />
71
económicos,<br />
sociales y<br />
ambientales?<br />
62 Los soportes<br />
documentales de los<br />
registros contables<br />
se encuentran<br />
debidamente<br />
organizados y<br />
archivados de<br />
conformidad con las<br />
normas que regulan<br />
la materia?<br />
estados<br />
financieros.<br />
5 Existen áreas en<br />
las que no se<br />
tiene en cuenta la<br />
ley 594 de 2000.<br />
4<br />
72
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4.3 Adecuado<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.4 Adecuado<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.5 Adecuado<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4.0 Adecuado<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.7 Adecuado<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.4 Adecuado<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 5.0 Adecuado<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
3.8 Satisfactorio<br />
COMUNICACIÓN<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.3 Adecuado<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.3 Adecuado<br />
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE SEGÚN<br />
AUDITORIA<br />
NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.3 Satisfactorio<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.5 Satisfactorio<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3.4 Satisfactorio<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4 Satisfactorio<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3.2 Satisfactorio<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.1 Satisfactorio<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 3.4 Satisfactorio<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
2.8 Deficiente<br />
COMUNICACIÓN<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.2 Satisfactorio<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.2 Satisfactorio<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO<br />
73
2. INSTITUTO FINANCIERO DE BOYACA – INFIBOY<br />
2.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA<br />
Velar porque la contabilidad financiera refleje la realidad patrimonial de las entidades públicas, se<br />
trata de determinar si los estados financieros están de acuerdo con los principios de contabilidad<br />
generalmente aceptada, con las exigencias legales y con las políticas adoptadas por la dirección<br />
de la entidad.<br />
2.2 COBERTURA<br />
La Auditoría contempla un análisis de una muestra de 82% de los activos; 80% de los pasivos de<br />
las cuentas de que forman el balance a 31 de Diciembre de 2011 del Instituto Financiero de<br />
Boyacá. Con base en las opiniones contables de esta muestra se dictamina el consolidado. La<br />
auditoría realizada incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas del estado financiero<br />
con sus notas explicativas y una revisión sobre el cumplimiento de las disposiciones legales<br />
vigentes. Las evidencias y documentos que soportan los hallazgos de auditoría que hacen parte de<br />
la muestra aquí seleccionada y que sustentan el dictamen general se encuentra en la Dirección<br />
Operativa de Economía y Finanzas.<br />
2.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR.<br />
Teniendo en cuenta que al Plan de Mejoramiento del Instituto Financiero de Boyacá INFIBOY<br />
dentro del proceso de auditoría al Balance vigencia 2011, suscrito con la Contraloría General de<br />
Boyacá, es sujeto de que los hallazgos contables y financieros que aparecieron en el informe de la<br />
vigencia anterior debieron haber sido objeto de un compromiso por parte de la administración para<br />
superarlos en un término prudencial que no supere la vigencia del siguiente informe, por lo anterior<br />
se puede establecer:<br />
1. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 5, el estado de avance es, “Al respecto,<br />
mientras no se liquide la sociedad no se puede reclasificar la cuenta”.<br />
2. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 6, el estado de avance es, “Los intereses de<br />
mora causados por la venta del complejo de servicios del sur se encuentran en proceso<br />
jurídico”.<br />
3. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 8, el estado de avance es, “Como este valor<br />
corresponde a intereses se clasificó en la cuenta 14708001001, así mismo se reportó en la<br />
oficina de cartera para que realizarán la respectiva inclusión en la información de esta<br />
área”.<br />
4. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 17, el estado de avance es, “Se ha venido<br />
depurando la subcuenta a medida que se han identificado las cuentas, está pendiente un<br />
saldo de $318.350.58 en espera que el Banco Davivienda aclare a que hace referencia<br />
dicho valor para que se proceda a depurar”.<br />
74
5. Que de acuerdo al Plan de Mejoramiento Ítem 19, el estado de avance es, “Se está en<br />
espera de reunión por parte del comité de sostenibilidad para autorizar la reclasificación de<br />
esta subcuenta”.<br />
2.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO<br />
Dentro del proceso auditor a los Estados Financieros del Instituto Financiero de Boyacá INFIBOY<br />
para la vigencia 2011, una de las cuentas más representativas y de alto impacto, considerado por<br />
el grupo auditor, se encuentra la cuenta 1999 Valorizaciones, Subcuenta 199936 Acerías Paz del<br />
Río por un valor de $ 103.947.007.064.00 la cual representa el 47% del total del activo y el 68% del<br />
Patrimonio del Instituto. Debido a la existencia de un proceso en contra del INFIBOY, según la<br />
oficina jurídica existe cosa juzgada, en la Jurisdicción civil, incluso proferida por el organismo de<br />
cierre, de la misma, en donde la Corte suprema de justicia no causo la sentencia, actualmente se<br />
encuentra en el grado jurisdiccional de consulta y queda pendiente, donde se alegó de conclusión<br />
en ese sentido y en caso de perderlo queda la acción de revisión ya que configuran los<br />
presupuestos para ello.<br />
2.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
Teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación dentro de sus atribuciones<br />
constitucionales y legales expidió la Resolución No. 357 del 23 de julio de 2008, mediante la cual<br />
establece los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable en<br />
las entidades públicas. La oficina asesora de Control Interno del Instituto Financiero de Boyacá -<br />
INFIBOY, realizó la Evaluación de Control Interno Contable vigencia 2011, diligenció y reportó el<br />
formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativa y cualitativa del control interno<br />
contable según el manual de procedimientos sugeridos por la citada norma, encontrándose lo<br />
siguiente:<br />
� El Instituto Financiero de Boyacá no tiene documentado ni definido claramente manuales<br />
de procesos y procedimientos Contables<br />
� No existe un procedimiento definido y claro para ejecutar periódicamente conciliaciones de<br />
saldos recíprocos con otras entidades públicas.<br />
� No se ha documentado en debida forma la política mediante la cual las transacciones y<br />
operaciones realizadas en cualquier dependencia del Instituto Financiero de Boyacá son<br />
debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte.<br />
� No se vienen publicando los estados financieros para su divulgación a la ciudadanía.<br />
� Falta capacitación a los funcionarios en el área contable.<br />
Además, en desarrollo de la presente auditoría esta comisión evaluó el sistema de control interno<br />
contable, obteniéndose las siguientes conclusiones:<br />
� Mediante Resolución No. 097 del 31 de diciembre de 2007 el Instituto Financiero de<br />
Boyacá crea el comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, de conformidad<br />
con la Resolución No 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación. El artículo<br />
Quinto de la citada Resolución, dispone que el Comité se reunirá mensualmente o cuando<br />
lo estime necesario. Para la vigencia 2011 el Comité realizó dos reuniones de comité de<br />
sostenibilidad contable del INFIBOY como actividad del periodo auditado, Reunión el día 1<br />
de abril de 2011 y el día 20 de septiembre de 2011 en donde analiza y toma decisiones<br />
75
sobre las cuentas contables para su depuración y ajuste, teniendo en cuenta los hallazgos<br />
entregados por la Contraloría General de Boyacá en auditoría realizada al balance 2010.<br />
Igualmente se observa la inexistencia de soportes en los cuales se pueda comprobar la<br />
evaluación periódica de los resultados del proceso de sostenibilidad de Saneamiento<br />
Contable, de conformidad con el artículo segundo y séptimo de la precitada resolución.<br />
� Respecto al cálculo actuarial en pensiones, no se cuenta con la información proveniente<br />
del Ministerio de Hacienda y contablemente el INFIBOY no lo tiene actualizado, razón por<br />
la cual no se tiene plena certeza del valor real.<br />
� Falta de adopción de procedimientos para lograr comunicación y circularización de la<br />
información entre las dependencias de la entidad a efectos de obtener los registros<br />
contables de manera oportuna, veraz y confiable.<br />
Lo anterior teniendo en cuenta la evaluación registrada en el formato CGN2007 Control Interno<br />
contable para la vigencia 2011 del Instituto Financiero de Boyacá INFIBOY.<br />
2.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
2.6.1 Generales<br />
En el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados financieros se<br />
aplica el marco conceptual de la Contabilidad Pública, así mismo normas y procedimientos<br />
establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de libros y<br />
preparación de documentos soporte.<br />
Como se detalla en el cuadro No. 9 se identificaron hallazgos totales por valor de<br />
$5.083.584.342.00 de los cuales $742.317.096.00 son INCERTIDUMBRES, $27.443.361.00<br />
SUBESTIMACIONES y $4.313.823.885.00 corresponden a SOBRESTIMACIONES.<br />
76
Cuadro No. 9<br />
Resumen de hallazgos<br />
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORÍA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACIÓN<br />
1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA<br />
2. ENTIDAD AUDITADA: INFIBOY<br />
3. AÑO: 2011<br />
4. FECHA DE REPORTE: 2012<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
CUENTA NOMBRE HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)<br />
CODIGO INCERTIDUMBRE SUBESTIMACIÓN SOBRESTIMACIÓN TOTAL<br />
1 ACTIVO 273.64 27.44 4,313.82 4,614.90<br />
12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS 243.63 243.63<br />
1207 CORPORACION DE FOMENTO LECHERO HOLSTEIN 1.00 1.00<br />
1207 HOTEL SUNUBA DE GUATEQUE 11.25 11.25<br />
1207 HOTEL TURISTICO DE TENZA 121.00 121.00<br />
1207 SOCIEDAD CABAÑAS DE FLORESTA 1.00 1.00<br />
1207 CORPORACION DE FOMENTO EQUINO DE BOYACA 1.00 1.00<br />
1207 TERMINAL DE TRANSPORTES DE DUITAMA 0.10 0.10<br />
1207 FOSFATOS DE BOYACA 108.28<br />
14 DEUDORES 30.01 1,002.55 1,032.56<br />
1415 PRESTAMOS CONCEDIDOS 845.26 845.26<br />
1470 INTERESES DE PRESTAMOS CONCEDIDOS 108.40 108.40<br />
1470 MUNICIPIO LA CAPILLA INTERESES 48.89 48.89<br />
1470 MUNICIPIO DE TUNJA 30.01 30.01<br />
16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 0.00<br />
17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO 0.10 0.10<br />
1715 BIBLIOTECAS 0.10 0.10<br />
19 OTROS ACTIVOS 0.00 27.34 3,311.27 3,338.61<br />
1999 ACERIAS PAZ DEL RIO 3,299.90 3,299.90<br />
1999 FONDO REGIONAL DE GARANTIAS 11.37 11.37<br />
1999 LOTE INMEDIACIONES HOTEL COLONIAL 21.25 21.25<br />
1999 TERMINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO 6.09 6.09<br />
2 PASIVO 468.67 0.00 0.00 468.67<br />
23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS 0.00<br />
24 CUENTAS POR PAGAR 206.11 206.11<br />
2425 CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR 206.11 206.11<br />
2425 BANCO AGRARIO 205.80 205.80<br />
2425 BANCO DAVIVIENDA 0.31 0.31<br />
27 PASIVOS ESTIMADOS 262.56 262.56<br />
2720 PROVISION PARA PENSIONES (CALCULO ACTUARIAL) 262.56 262.56<br />
29 OTROS PASIVOS 0.00<br />
3 PATRIMONIO 0.00 0.00 0.00 0.00<br />
32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 0.00 0.00<br />
3240 ACERIAS PAZ DEL RIO 0.00<br />
TOTAL HALLAZGOS 742.31 27.44 4,313.82 5,083.57<br />
77
2.6.2 Específicos<br />
2.6.2.1 INVERSIONES (12)<br />
Su saldo total es de $6.206.706.544.00 (3%), compuesta por Certificados de Depósito a Termino<br />
(1201), Inversiones administración de liquidez en títulos participativos (1202) e inversiones<br />
patrimoniales en entidades no controladas (1207). Es de notar que de quince inversiones, diez (10)<br />
han tenido que ser aprovisionadas.<br />
� Dentro de la cuenta 1202, Inversiones administración de liquidez en títulos participativos se<br />
encuentra las acciones ordinarias de ACERIAS PAZ DEL RIO, por un valor de $1.649.952.501,<br />
el cual representa el 26.58% de las inversiones del INFIBOY. Durante la vigencia 2011 según<br />
la cuenta 324036 Inversiones en entidades privadas, se obtuvo una valorización de acciones<br />
en $103.947.007.064.00, lo cual pasa a representar el 60.10% del patrimonio de la entidad.<br />
El valor de valorización de la acción de ACERÍAS PAZ DEL RIO para su cálculo fue de $32, según<br />
los datos históricos registrados en la bolsa de valores es de $31, generando una diferencia en la<br />
valorización por un valor de $3,299,904,503.00, es considerada como una SOBRESTIMACIÓN.<br />
RESPUESTA:<br />
En contabilidad no se realizo el cálculo de manera correcta de la valorización, generando<br />
dicha sobrestimación por valor de $ 3.299.904.503, en la presente vigencia se observo esta<br />
situación y se procedió a realizar el ajuste de acuerdo al valor reportado por la Bolsa de<br />
Valores de Colombia….<br />
Sobre el tema que existe una sobrestimación en la cuenta 324036001 por valor de<br />
$103.947.007.064 no es sustentable en su totalidad ya que si bien es cierto se reconoce la<br />
sobrestimación de $3.299.904.503 la diferencia se debe contabilizar en la cuenta 1999<br />
VALORIZACIONES y su contrapartida en la cuenta 32403604 SUPERAVIT POR<br />
VALORIZACION EN ETIDADESPRIVADAS. 1) Se han aplicado adecuadamente los principios<br />
de contabilidad para este tipo de inversiones deben ajustarse al valor razonable del mercado<br />
y para este caso es la bolsa de valores y esta metodología ha sido aplicada adecuadamente,<br />
2) podríamos considerar que existe una sobrestimación si se han tomado valores que no<br />
corresponden a los emitidos por la bolsa de valores, haciendo la claridad que se reconoce<br />
la sobrestimación en la suma de $ 3.299.904.503, pero que el procedimiento de<br />
reconocimiento salvo lo expresado se hizo de acuerdo a la norma, 3) Analizada la<br />
metodología contable para valorizaciones que se enuncia, corresponde al aumento neto del<br />
valor en libros de los activos determinado como resultado de la actualización, de<br />
conformidad con las normas contables. Por ello se aplica la valorización de inversiones<br />
como lo sustenta la dinámica de la cuenta 1999 del plan general que se anexa.<br />
El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento, toda vez<br />
que las acciones representan el 60.10% del patrimonio de la entidad, la oficina jurídica reporta que<br />
se encuentran en el grado jurisdiccional de consulta proceso radicado con el No. 2003-628, que no<br />
se ha producido fallo, para lo cual el Plan General de cuentas establece el tratamiento que se le<br />
debe dar. Además la volatilidad que se genera en la bolsa de valores presenta un determinado<br />
riesgo en la tenencia de estos valores o derechos y la afectación sobre los estados financieros del<br />
INFIBOY.<br />
� La cuenta 120751001, denominada SOCIEDAD CABAÑAS DE FLORESTA LTDA, por valor de<br />
$1.000.000, el INFIBOY no tiene claridad sobre cuál es el valor de su aporte en esta sociedad.<br />
INCERTIDUMBRE por valor de $1.000.000<br />
78
RESPUESTA:<br />
El aporte que aparece en estados contables es generado por escritura pública 759 del 25 de<br />
julio del 1983, (se anexa)<br />
La comisión auditora acepta la respuesta evidenciada en el soporte allegado, por lo tanto se<br />
levanta el presente hallazgo.<br />
� Dentro de la cuenta 1207, Inversiones patrimoniales en entidades no controladas, denominada<br />
FONDO REGIONAL DE GARANTIAS por un valor de $3.000.000.00, durante la vigencia 2011<br />
presentó una valorización de $12.668.709.69, valor que no se ajusta a los dividendos<br />
obtenidos durante la vigencia 2010, por tal razón se considera su valor de $11,376,709.69, en<br />
SOBRESTIMACIÓN.<br />
RESPUESTA<br />
Se acepta la incertidumbre, se procederá a realizar el ajuste pertinente.<br />
El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento<br />
� Del valor de inversión de las siguientes acciones no se tiene certeza de recuperarse por cuanto<br />
las sociedades se encuentran en proceso de disolución y liquidación de las mismas, por lo<br />
anterior se consideran en INCERTIDUMBRE por un valor de $134.350.000.00 de acuerdo al<br />
siguiente detalle:<br />
SOCIEDAD VALOR<br />
CORPORACION DE FOMENTO LECHERO HOLSTEIN 1,000,000.00<br />
HOTEL SUNUBA DE GUATEQUE 11,250,000.00<br />
HOTEL TURISTICO DE TENZA 121,000,000.00<br />
CORPORACION DE FOMENTO EQUINO DE BOYACA 1,000,000.00<br />
TERMINAL DE TRANSPORTES DE DUITAMA 100,000.00<br />
TOTAL 134,350,000.00<br />
RESPUESTA<br />
INCERTIDUMBRE<br />
La Incertidumbre. Existe un ambiente de incertidumbre cuando falta el conocimiento seguro<br />
y claro respecto del desenlace o consecuencias futuras de alguna acción, situación o<br />
elemento patrimonial, lo que puede derivar en riesgo cuando se aprecia la perspectiva de<br />
una contingencia con posibilidad de generar pérdidas o la proximidad de un daño. La<br />
incertidumbre supone cuantificar hechos mediante estimaciones para reducir riesgos<br />
futuros, y aunque su estimación sea difícil no justificará su falta de información. La<br />
incertidumbre varía para cada sujeto y para cada actividad a desarrollar.<br />
La entidad auditada no aporta ningún documento soporte que evidencie la inversión en cada una<br />
de las sociedades a pesar de lo que se anexa. Por lo anterior se considera INCERTIDUMBRE por<br />
valor de $134.350.000.00<br />
� Dentro de la cuenta 120751 Fosfatos de Boyacá por un valor de $18.564.000.00, durante la<br />
vigencia 2011 presenta una valorización de $108.278.057.16 según lo registrado en balance y<br />
lo certificado por la Sociedad, pero según lo reportado por el informe de la oficina de bienes del<br />
INFIBOY para la vigencia 2011 la sociedad reporta un valor actual por la suma de<br />
79
$235.120.114.32, por tal razón se establece una INCERTIDUMBRE por valor de<br />
$108.278.057.16, el cual debe ser ajustado y reportado por la oficina de bienes de la Entidad.<br />
RESPUESTA<br />
Se acepta la incertidumbre, debido a un registro contable inadecuado, por lo tanto se<br />
realizara el ajuste pertinente<br />
El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento<br />
� Dentro de la cuenta 120754 Terminal de Transportes de Sogamoso por un valor de<br />
$2.465.000.00, durante la vigencia 2011 presenta una valorización de $654.470.717.00, y<br />
contrastando balance de la terminal con corte a 31 de diciembre de 2011 según lo reportado en<br />
el SIA el valor que corresponde al INFIBOY es por la suma de $663.026.077.90, es decir que<br />
nos arroja un valor de $6.090.360.90 considerado en SUBESTIMACIÓN.<br />
RESPUESTA<br />
Al momento del cierre de la vigencia de 2011. No se habían aprobado los estados<br />
financieros por parte de la asamblea general de accionistas del terminal de transportes de<br />
Sogamoso, es decir no se contaba para este tiempo con la certificación para generar, un<br />
asiento contable. Este registro se presentara en los estados financieros del mes de abril de<br />
2012.<br />
El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento<br />
2.6.2.2 DEUDORES (14)<br />
La cuenta DEUDORES cuyo saldo es de $21.893.379.199.24, representa el 10% del Activo, está<br />
compuesta por la cuenta 1415 – Préstamos concedidos, 1424 - recursos entregados en<br />
administración, 1470 – Otros deudores, 1475 Deudas de difícil cobro y 1480 – Provisión para<br />
deudores.<br />
RESPUESTA<br />
Del valor de $ 1.002.542.676. de sobrestimación. Solo se evidencia el $48.887.442 que<br />
corresponden a un acuerdo de pago con el municipio de la capilla, que sobre este hecho<br />
económico existe un acuerdo de pago entre el municipio de la capilla y el INFIBOY que<br />
generó la causación contable. Luego que su contabilización se ajusta a los principios<br />
contables.<br />
En cuanto a la cuenta 1415 – Préstamos concedidos, cuyo saldo es de $20.277.080.700 y la<br />
subcuenta 147080 Intereses de préstamos concedidos por instituciones financieras con saldo de<br />
$472.459.848.00, se verificaron los registros y reporte de la oficina de Cartera y se confrontó con<br />
contabilidad de la Entidad, encontrándose un valor de $1.002.542.676.00 en SOBRESTIMACIÓN.<br />
Teniendo como referencia el estado de cartera con corte al 31 de diciembre de 2011 que fue<br />
aportado a la comisión auditora, se tiene que el saldo de créditos registra la suma de<br />
$19.431.824.539.00 confrontado con lo reportado en balance general con corte a 31 de diciembre<br />
de 2011 la subcuenta 141524 Préstamos de Fomento y Desarrollo Regional por valor de<br />
$20.277.080.700.00, arroja una diferencia de $845.256.161.00. De igual manera la subcuenta<br />
147080 Intereses de préstamos concedidos por instituciones financieras con saldo de<br />
$472.459.848.00 la cual incluye Municipio La Capilla por valor de $48.887.442.00 y lo reportado en<br />
el estado de cartera con corte al 31 de diciembre de 2011 registra un valor de $315.173.333.00,<br />
80
cruzando estos valores arroja una diferencia de $157.286.515.00 lo que indica que en la cuenta 14<br />
Deudores se encuentra sobreestimada en la suma de $1.002.542.676.00.<br />
El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento<br />
� Subcuenta 147090001 – Municipio de Tunja, saldo $30.015.250, Corresponden a intereses<br />
de mora causados por la venta del Complejo de Servicios del Sur del municipio de Tunja,<br />
el cual se transfirió al municipio.<br />
RESPUESTA<br />
No es incertidumbre, con oficio No 103 de enero 28 de 2007. Se envía cuenta de cobro al<br />
municipio de Tunja por valor de $ 30.015.250, hecho económico que origina un soporte<br />
contable como es la cuenta de cobro que genera el respectivo asiento contable, se anexa<br />
copia de la cuenta de cobro<br />
No existen soportes legales que evidencien la existencia de esa deuda o derecho, pues la<br />
existencia solamente de una cuenta de cobro del 24 de enero de 2007 sin el reconocimiento legal<br />
por parte del Municipio de Tunja, no es garantía absoluta de que el Municipio tenga la obligación de<br />
cancelar dicha deuda. Se considera como INCERTIDUMBRE por valor de $30.015.250.<br />
2.6.2.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO (16)<br />
Su saldo es de $19.360.034.619.18 que representa el 9% del activo, compuesto por la cuenta<br />
1605 – Terrenos; 1610 – Semovientes; 1635 – Bienes Muebles en Bodega, 1640- Edificaciones;<br />
1650 - redes, líneas y cables; 1660 - equipo médico y científico; 1670 - equipos de comunicación y<br />
computación; 1680 - equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería; 1685 depreciación<br />
acumulada y 1686 amortización acumulada.<br />
� La cuenta 160502 - LOTE INMEDIACIONES HOTEL COLONIAL con saldo de<br />
$18.495.000.00 no presenta valorización en los estados financieros y teniendo en cuenta el<br />
estudio técnico de valorización dado a este ítem por valor de $39.750.000.00, podemos<br />
establecer una SUBESTIMACIÓN por valor total de $21.255.000.00.<br />
RESPUESTA<br />
Se reconoce la incertidumbre.<br />
El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento<br />
2.6.2.4 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO (17)<br />
Su saldo es de $13.004.548.00 que representa el 0.01% del activo, compuesta por 1715 – Bienes<br />
Históricos y Culturales y 1585 – Amortización Acumulada de Bienes de Beneficio y Uso Público.<br />
� La cuenta 171505 Bibliotecas con un saldo de $10.152.974.00 presenta una diferencia con<br />
respecto a la cuenta de inventario en $98.000.00 lo cual se genera una SUBESTIMACIÓN<br />
en ese valor.<br />
81
RESPUESTA<br />
Se reconoce la incertidumbre.<br />
El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento<br />
2.6.2.5 PASIVO (2)<br />
El pasivo del Instituto Financiero de Boyacá – INFIBOY asciende a la suma de<br />
$67.783.637.991.17, siendo su principal cuenta las operaciones de instituciones financieras, cuenta<br />
21<br />
2.6.2.5.1 CUENTAS POR PAGAR (24)<br />
Con saldo de $978.101.420.73 que corresponde al 1.4% del pasivo, está compuesto por la cuenta<br />
ACREEDORES (2425); GASTOS FINANCIEROS POR PAGAR POR OPERACIONES DE<br />
CAPTACIÓN (2427); RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE (2436);<br />
IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR (2440); IMPUESTO AL VALOR<br />
AGREGADO – IVA (2445) y RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN (2453).<br />
2.6.2.5.2 ACREEDORES (2425)<br />
Con saldo de $206.958.131.93, analizando la composición de esta cuenta tenemos:<br />
� La subcuenta 242590001 - Consignaciones por identificar, Banco Agrario, por valor de<br />
$205.799.781.00 y Banco Davivienda, por valor de $318.350.93, se observan fallas en los<br />
procesos y procedimientos contables así como en las comunicaciones con las demás<br />
dependencias que afectan la situación contable de la entidad. Se considera la suma de<br />
$206.958.131.93 como INCERTIDUMBRE.<br />
RESPUESTA:<br />
Consignaciones por identificar por valor de $206.958.131.93, no son una incertidumbre ya<br />
que dichas consignaciones corresponden a captaciones, lo que no se logro identificar a 31<br />
de diciembre a que cliente exactamente correspondían. Para tal fin se realizo cruce entre la<br />
oficina de tesorería y la oficina de captaciones donde se trato de determinar los<br />
beneficiarios de dichos recursos revisando los convenios suscritos sin lograr obtener<br />
respuesta satisfactoria ; de igual forma se hizo solicitud a los bancos en el sentido que<br />
colaboraran con la copia de las respectivas consignaciones lo que también nos genero un<br />
respuesta negativa ya que algunas de ellas fueron hechas en efectivo y el banco cambio el<br />
software donde es imposible verificar el nombre de quien consigno.<br />
Dada la situación anteriormente expuesta la oficina de tesorería se vio en la obligación de<br />
registrar dichos valores en consignaciones por identificar y de esta manera realizar las<br />
conciliaciones para cerrar la vigencia 2011.<br />
Del total d los $ 206. 958.131. 93 a 31 de diciembre de 2011 se ha logrado depurar a la fecha<br />
$ 155.799.781 quedando pendiente $ 50.318.350.93<br />
Para tal fin se anexa los soportes que evidencian dichos ingresos<br />
El Plan de Contabilidad Pública conocedor de que se pueden presentar estos hechos<br />
económicos creó la cuenta como un pasivo, el cual va disminuyendo a medida que aparece<br />
82
quien realizó la consignación; por lo anteriormente expuesto se deduce que está bien<br />
contabilizada.<br />
El hecho que contablemente se haya creado una cuenta dentro del pasivo que va disminuyendo a<br />
medida que aparece quien realizó la consignación, no se justifica que sea creado para salvar una<br />
falencia en los procesos contables. El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para<br />
el plan de mejoramiento<br />
2.6.2.5.3 PASIVOS ESTIMADOS (27)<br />
Con saldo de $775.292.459.90, está compuesto por PROVISIÓN PARA OBLIGACIONES<br />
FISCALES (2705) y PROVISIÓN PARA PENSIONES (2720). Verificados sus registros contables<br />
obtenemos lo siguiente:<br />
Subcuenta 270502001 - Municipio de Tunja, con saldo de $193.455.734; corresponde a una deuda<br />
en la cual el municipio de Tunja presentó requerimiento por Industria y Comercio y a la fecha no ha<br />
habido acuerdo si el INFIBOY está obligado o no a pagar dicho impuesto. En todo caso, no existe<br />
proceso coactivo, acción legal o soporte alguno que evidencie la obligación de la Entidad. Por lo<br />
anterior se considera la suma de $193.455.734 como INCERTIDUMBRE.<br />
RESPUESTA:<br />
Existe el soporte del requerimiento realizado por el municipio de Tunja, y la norma Contable<br />
incluye realizar provisiones contables, haciendo uso del principio de la prudencia que<br />
establece con referencia a los Gastos que se deben contabilizar no solo los que se incurre<br />
durante el periodo contable sino también los potenciales, desde cuando se tenga<br />
conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o perdidas eventuales cuyo<br />
origen se presente en el periodo actual ó en periodos anteriores. Sí es una incertidumbre<br />
por lo tanto lo correcto es provisionarla como se hizo.<br />
La comisión auditora levanta el presente hallazgo.<br />
2.6.2.5.4 PROVISIÓN PARA PENSIONES (2720)<br />
Con saldo de $262.555.657, representa el valor del cálculo actuarial por concepto de pensiones,<br />
que corresponde a la diferencia entre el cálculo actuarial reconocido como pasivo estimado,<br />
conforme a las disposiciones legales vigentes y el valor pendiente de amortizar. Este cálculo<br />
actuarial fue realizado hace más de siete (7) años y a pesar de que la oficina de talento humano,<br />
ha cumplido con todos los requerimientos del Ministerio de Hacienda Pública a través del<br />
PASIVOCOL, la entidad no tiene el valor real del pasivo pensional. Por lo anterior la suma de<br />
$262.555.657, se considera como una INCERTIDUMBRE, por tener desconocimiento del valor de<br />
éste cálculo.<br />
RESPUESTA:<br />
No es una incertidumbre es un valor que debe ser ajustado cuando el Ministerio de<br />
Hacienda certifique el valor real del pasivo pensional de INFIBOY a 31 de diciembre 2011.<br />
Hecho que no ha ocurrido por razones ajenas al Instituto. Las cuales fueron aclaradas y<br />
explicadas en forma precisa por la profesional especializada de talento humano y como<br />
consta en el oficio No 115.05. del 12 de marzo de 2012 ( se anexa )<br />
El grupo auditor recomienda que se debe tener en cuenta para el plan de mejoramiento<br />
83
2.7 OPINIÓN CONTABLE<br />
Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros del Instituto Financiero de Boyacá - INFIBOY,<br />
examinando los auxiliares e información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y<br />
evaluamos la información suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y<br />
de cumplimiento y la evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las<br />
normas y procedimientos establecidos de Auditoria generalmente aceptadas.<br />
En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones de obtener suficiente evidencia<br />
comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de inversiones, deudores, propiedad planta y<br />
equipo, bienes de beneficio y uso público, valorizaciones, operaciones de instituciones financieras,<br />
cuentas por pagar y patrimonio institucional, los cuales se pueden observar en el cuadro de<br />
hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras que afectan la<br />
razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta en la<br />
planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y procedimientos.<br />
La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que<br />
realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado<br />
en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 18 de abril del 2012. Arrojando en resultado<br />
superior al 2% del total de los activos, donde se recomienda una opinión con salvedad.<br />
En mi opinión confirmo y excepto por los hallazgos de sobreestimación, subestimación e<br />
incertidumbre, el balance general presenta razonablemente la situación financiera y los registros a<br />
31 de diciembre del año 2011. De igual forma muestra el registro tomados de los respectivos libros<br />
oficiales de contabilidad. Cotejados los soportes de cada una de las cuentas auditadas y evaluadas<br />
y las operaciones que dieron lugar a los estados contables se calculo un porcentaje del 2.29% con<br />
respecto al total del activo, por tanto se determina una OPINION CON SALVEDAD.<br />
2.8 CONCLUSIONES<br />
RUTH CRICEL ALVAREZ ALVAREZ<br />
CPT. 44.991 - T<br />
El Instituto Financiero de Boyacá – INFIBOY para la vigencia 2011 presenta dentro de sus Estados<br />
Financieros y como resultado del proceso de auditoría:<br />
� En la cuenta 1202, Inversiones administración de liquidez en títulos participativos se encuentra<br />
las acciones ordinarias de ACERIAS PAZ DEL RIO, por un valor de $1.649.952.501, el cual<br />
representa el 26.58% de las inversiones del INFIBOY. Durante la vigencia 2011 se obtuvo una<br />
valorización de acciones en $103.947.007.064.00, lo cual pasa a representar el 60.10% del<br />
patrimonio de la entidad. La enorme valorización que presenta las acciones de PAZ DEL RIO<br />
por cuenta del movimiento de la bolsa de valores y advirtiendo además la volatilidad que se<br />
genera en la bolsa de valores; presenta un determinado riesgo en la tenencia de estos valores<br />
o derechos por cuenta de un pronunciamiento del Consejo de Estado, que podrían llegar a<br />
afectar los estados financieros del INFIBOY.<br />
� De los valores registrados en la cuenta Otras inversiones en títulos participativos no se tiene<br />
certeza de recuperarse por cuanto las sociedades se encuentran en proceso de disolución y<br />
liquidación.<br />
84
� Los saldos de la oficina de cartera con Contabilidad no se han venido cruzando de manera que<br />
no se cuenta con información clara sobre las operaciones realizadas en las diferentes<br />
dependencias del Instituto.<br />
� Las valorizaciones de los bienes inmuebles de propiedad del Instituto Financiero de Boyacá de<br />
acuerdo al estudio técnico realizado en la vigencia 2011, no se reportaron en su totalidad.<br />
� El valor del cálculo actuarial por concepto de pensiones fue realizado hace más de siete (7)<br />
años y a pesar de que la oficina de talento humano, ha cumplido con todos los requerimientos<br />
del Ministerio de Hacienda Pública a través del PASIVOCOL, la entidad no tiene el valor real<br />
del pasivo pensional.<br />
2.9 RECOMENDACIONES<br />
� El Instituto Financiero de Boyacá - INFIBOY tendrán que adelantar la gestión administrativa<br />
necesaria, para procesar la información y documentación suficiente y pertinente que<br />
acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos<br />
objeto de depuración.<br />
� Tomar las medidas necesarias para que el efecto de la volatilidad de la bolsa de valores no<br />
afecte la estabilidad financiera y contable del INFIBOY, debido a la tenencia de las<br />
Acciones de Paz de Rio.<br />
� Depurar los valores contables que resulten cuando afectan la situación patrimonial y no<br />
representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad. Igualmente derechos<br />
u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante las<br />
acciones de Ley.<br />
� Elaborar, socializar e implementar los manuales de proceso y procedimientos contables.<br />
� Integrar al programa contable un módulo de activos fijos a efectos de calcular la<br />
depreciación, amortización y agotamiento de los bienes de la entidad de acuerdo a la<br />
normatividad vigente.<br />
� Implementar e integrar al programa contable los módulos de cartera y captaciones a fin de<br />
que haya comunicación razonable en los movimientos que afectan la contabilidad de la<br />
Entidad.<br />
� La Oficina de Control Interno debe adoptar procedimientos, para identificar y evaluar los<br />
riesgos presentados en la elaboración y presentación de los estados contables y priorizar<br />
sus acciones a aquellas áreas que presentan un mayor riesgo. De igual forma se debe<br />
fomentar la cultura del autocontrol y del compromiso institucional de cada uno de los<br />
funcionarios de la entidad.<br />
� Adelantar las medidas pertinentes y necesarias a efectos de proteger, defender y<br />
salvaguardar los bienes inmuebles de propiedad del Instituto Financiero de Boyacá.<br />
� Coordinar con la Gobernación de Boyacá, a efectos de actualizar el cálculo actuarial de<br />
pensiones de la Entidad.<br />
85
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORÍA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACIÓN<br />
1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA<br />
2. ENTIDAD AUDITADA: INFIBOY<br />
3. AÑO: 2011<br />
4. FECHA DE REPORTE: 2012<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
CUENTA NOMBRE HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)<br />
CODIGO INCERTIDUMBRE SUBESTIMACIÓN SOBRESTIMACIÓN TOTAL<br />
1 ACTIVO 273.64 27.44 4,313.82 4,614.90<br />
12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS 243.63 243.63<br />
1207 CORPORACION DE FOMENTO LECHERO HOLSTEIN 1.00 1.00<br />
1207 HOTEL SUNUBA DE GUATEQUE 11.25 11.25<br />
1207 HOTEL TURISTICO DE TENZA 121.00 121.00<br />
1207 SOCIEDAD CABAÑAS DE FLORESTA 1.00 1.00<br />
1207 CORPORACION DE FOMENTO EQUINO DE BOYACA 1.00 1.00<br />
1207 TERMINAL DE TRANSPORTES DE DUITAMA 0.10 0.10<br />
1207 FOSFATOS DE BOYACA 108.28<br />
14 DEUDORES 30.01 1,002.55 1,032.56<br />
1415 PRESTAMOS CONCEDIDOS 845.26 845.26<br />
1470 INTERESES DE PRESTAMOS CONCEDIDOS 108.40 108.40<br />
1470 MUNICIPIO LA CAPILLA INTERESES 48.89 48.89<br />
1470 MUNICIPIO DE TUNJA 30.01 30.01<br />
16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 0.00<br />
17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO 0.10 0.10<br />
1715 BIBLIOTECAS 0.10 0.10<br />
19 OTROS ACTIVOS 0.00 27.34 3,311.27 3,338.61<br />
1999 ACERIAS PAZ DEL RIO 3,299.90 3,299.90<br />
1999 FONDO REGIONAL DE GARANTIAS 11.37 11.37<br />
1999 LOTE INMEDIACIONES HOTEL COLONIAL 21.25 21.25<br />
1999 TERMINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO 6.09 6.09<br />
2 PASIVO 468.67 0.00 0.00 468.67<br />
23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS 0.00<br />
24 CUENTAS POR PAGAR 206.11 206.11<br />
2425 CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR 206.11 206.11<br />
2425 BANCO AGRARIO 205.80 205.80<br />
2425 BANCO DAVIVIENDA 0.31 0.31<br />
27 PASIVOS ESTIMADOS 262.56 262.56<br />
2720 PROVISION PARA PENSIONES (CALCULO ACTUARIAL) 262.56 262.56<br />
29 OTROS PASIVOS 0.00<br />
3 PATRIMONIO 0.00 0.00 0.00 0.00<br />
32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 0.00 0.00<br />
3240 ACERIAS PAZ DEL RIO 0.00<br />
TOTAL HALLAZGOS 742.31 27.44 4,313.82 5,083.57<br />
86
CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,30<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,45<br />
1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben<br />
suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?<br />
2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se<br />
constituyen en insumos del proceso contable?<br />
3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones,<br />
hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de<br />
información del proceso contable?<br />
4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones<br />
realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados<br />
al área contable a través de los documentos fuente o soporte?<br />
5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones<br />
realizados en cualquier dependencia del ente Público, son debidamente informados<br />
al área contable a través de los documentos fuente o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la<br />
entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?<br />
7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran<br />
soportadas con el documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones,<br />
hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?<br />
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable<br />
conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?<br />
10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable<br />
4,00<br />
conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la<br />
entidad?<br />
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de 5,00<br />
identificación están soportados en Documentos idóneos y de conformidad con la<br />
naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales 5,00<br />
y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada<br />
identificación?<br />
13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de 5,00<br />
identificación fueron interpretados de Conformidad con lo establecido en el<br />
Régimen de Contabilidad Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,23<br />
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los<br />
procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?<br />
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la<br />
entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General<br />
de Cuentas?<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones,<br />
hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?<br />
17 La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una<br />
correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de<br />
Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?<br />
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos<br />
financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión<br />
publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?<br />
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las<br />
transacciones, hechos u operaciones realizadas?<br />
20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer<br />
los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?<br />
21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades<br />
públicas?<br />
CALIFICACION OBSERVACIONES<br />
4,50<br />
4,00<br />
4,20<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,50<br />
4,00<br />
4,80<br />
4,80<br />
4,50<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
5,00<br />
4,50<br />
3,80<br />
4,00<br />
87
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,24<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de<br />
Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?<br />
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se<br />
confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos,<br />
transacciones u operaciones registradas?<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se<br />
han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?<br />
26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el<br />
consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este<br />
último haya lugar?<br />
27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de<br />
completitud de registros?<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre<br />
entidades de gobierno general y empresas Públicas?<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información<br />
y este funciona adecuadamente?<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de<br />
depreciación, provisión, amortización, Valorización, y agotamiento, según aplique?<br />
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes<br />
idóneos?<br />
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los<br />
respectivos comprobantes de contabilidad?<br />
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes<br />
de contabilidad?<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3,83<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 4,00<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los<br />
parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con<br />
los saldos de los libros de contabilidad?<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un<br />
adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?<br />
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al<br />
representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de<br />
inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades<br />
establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la<br />
información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos<br />
revelados en los estados contables?<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 3,67<br />
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al<br />
representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de<br />
inspección, vigilancia y control?<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el<br />
balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?<br />
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad<br />
financiera, económica, social y ambiental de la entidad?<br />
44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones<br />
que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,50<br />
4,80<br />
4,50<br />
4,00<br />
3,80<br />
4,50<br />
3,50<br />
4,50<br />
4,30<br />
4,50<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
3,00<br />
4,00<br />
3,00<br />
88
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? 4,00<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la<br />
información.<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3,94<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,94<br />
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole<br />
contable de la entidad en forma permanente?<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole<br />
contable?<br />
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los<br />
controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?<br />
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la<br />
ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?<br />
51 Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican<br />
internamente se encuentran debidamente documentadas?<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se<br />
encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del<br />
proceso contable?<br />
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como<br />
circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso<br />
contable de la entidad?<br />
54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de<br />
sostenibilidad de la calidad de la información?<br />
55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en<br />
la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por<br />
otras dependencias?<br />
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados<br />
permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la<br />
complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?<br />
58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los<br />
requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad<br />
que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para<br />
los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma<br />
satisfactoria?<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de<br />
representante legal, o cambios de contador?<br />
61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la<br />
información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos<br />
financieros, económicos, sociales y ambientales?<br />
62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente<br />
organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?<br />
4,00<br />
3,80<br />
4,00<br />
3,80<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
3,80<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
4,00<br />
3,80<br />
4,00<br />
3,80<br />
4,00<br />
89
NÚM<br />
ERO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE INTERPRETACIÓN<br />
OBTENIDO<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,03 SATISFACTORIO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,30 ADECUADO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,45 ADECUADO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,23 ADECUADO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,24 ADECUADO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3,83 SATISFACTORIO<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4,00 SATISFACTORIO<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 3,67 SATISFACTORIO<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3,94 SATISFACTORIO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,94 SATISFACTORIO<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO<br />
90
3.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA<br />
3. LOTERIA DE BOYACA<br />
La auditoria al Balance Lotería de Boyacá comprendió la evaluación, la razonabilidad y<br />
consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General,<br />
Estado de pérdidas y ganancias, operaciones efectivas de caja y cambios en el Patrimonio; con el<br />
objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables universalmente aceptados y<br />
bajo normas de auditoría generalmente aceptadas.<br />
3.2 COBERTURA<br />
Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011 de la Lotería de Boyacá, en el Activo se<br />
va tomo un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes cuentas que se van a<br />
tomar de la siguiente manera:<br />
En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad planta y<br />
equipo un 90%, en la cuenta otros activos un 80%.<br />
Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la<br />
siguiente manera:<br />
En la cuenta cuentas por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la<br />
cuenta pasivos estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%<br />
3.3 SEGUMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR<br />
Los hallazgos contables y financieros de la auditoría practicada a la vigencia 2011 a la Lotería de<br />
Boyacá, donde se suscribió un convenio de mejoramiento con fecha 26 de mayo de 2011 respecto<br />
a las acciones necesarias para que los resultados obtenidos en el ejercicio de la gestión fiscal,<br />
comprendida, se logre en forma oportuna y eficiente guardando una relación directa con las metas<br />
propuestas de acuerdo a los hallazgos que para este convenio fueron seis.<br />
Examinados los hallazgos mencionados se estableció que la entidad presento los siguientes<br />
resultados:<br />
1. Depurar los saldos que aparecen en las conciliaciones sin contabilizar para establecer el<br />
saldo real de cada distribuidor, cumpliéndose en un 100%.<br />
El equipo de auditoría verifico que la Lotería de Boyacá no cumplió la meta en un 100%<br />
puesto que en las conciliaciones bancarias se encuentran saldos por contabilizar anteriores<br />
a la vigencia 2011 por un valor de $ 183, 668,610.87<br />
2. Depurar de los estados financieros las cuentas por cobrar por concepto de arrendamientos<br />
de difícil cobro, cumpliéndose en un 100%.<br />
La comisión de auditoría estableció que en la subcuenta 147006 arrendamientos tienen un<br />
saldo en el balance de $ 551.645.057<br />
3. Que todos los bienes en arrendamiento estén con su debido contrato, cumpliéndose en un<br />
100%.<br />
91
En cumplimiento de la misión oficial el grupo de auditoría estableció que la lotería de<br />
Boyacá no cuenta con un contrato de arrendamiento de las oficinas No 1002 y 1004 cuyo<br />
arrendatario es la gobernación de Boyacá con posesión de la ANUC.<br />
4. Revisar las cuentas por pagar de las vigencias 2003, 2004 y 2006, para que los estados<br />
financieros reflejen la realidad en materia de compromisos, logrado el 100%.<br />
El equipo auditor estableció que las vigencias 2003, 2004 y 2006 presentan compromisos,<br />
es decir la entidad no cumplió el objetivo propuesto<br />
2003 $ 94.000.000.00<br />
2004 $ 2.100.000.00<br />
2006 $ 10.000.000.00<br />
2009 $ 12.350.890.00<br />
2010 $ 48.955.513.00<br />
5. Actualizar de los recursos disponibles en los fondos de reserva técnica para el pago de<br />
premios caídos no cobrados con el fin de que los estados financieros reflejen la realidad en<br />
materia de compromisos, cumpliéndose en un 90%<br />
6. Excluir de los Activos los Bienes Inmuebles que según soportes no son propiedades de la<br />
entidad. Cumplimiento en un 50%<br />
7. Actualizar el cálculo actuarial, cumpliéndose en un 100%<br />
3.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO<br />
El ejercicio auditor se observa el curso de una demanda ante el tribunal administrativo por parte de<br />
la Lotería de Boyacá de acción de nulidad de la resolución 0322 donde transfirió el Hotel Hunza al<br />
municipio de Tunja. Demanda que de ser perdida por parte de la Lotería la generaría la exclusión<br />
de este activo del Balance de la entidad generando una disminución de 32% del total del activo.<br />
Mientras la entidad no clarifique la cuenta deudores – subcuenta distribuidores el balance seguirá<br />
con una INCERTIDUMBRE en un 5,09% del total del activo.<br />
En el evento de que se haga un ajuste de cuentas entre contabilidad y tesorería en cuanto al<br />
régimen de reservas técnicas para el pago de premios y los premios no cobrados, se verá reducido<br />
el balance en un 5% en el total del activo de la Lotería de Boyacá.<br />
3.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
La evaluación al sistema de Control interno Contable se efectúo mediante la aplicación de pruebas<br />
de auditoría generalmente aceptadas, los principios de contabilidad, normas y procedimientos de<br />
control financiero<br />
En el año 2008 la Lotería de Boyacá implemento el sistema de gestión integrado Modelo Estándar<br />
de Control Interno (MECI) y Calidad, y para el año 2011 se siguieron adelantando los procesos de<br />
la identificación de procedimientos para el desarrollo contable y financiero.<br />
La oficina asesora de control interno efectúo tres evaluaciones Cuatrimestrales al sistema de<br />
control interno Contable de la Entidad; Se ha tenido un mayor compromiso de los responsables de<br />
los procesos en la autoevaluación de la gestión institucional y de los controles establecidos.<br />
92
No obstante la labor desarrollada, el grupo auditor encontró falencias que tienen que ver con:<br />
Falta de comunicación entre los funcionarios de las áreas responsables del manejo financiero y<br />
contable de la entidad.<br />
Inexistencia de una política de depuración contable hecho ocasionado por la poca dinámica que<br />
registra el comité de sostenibilidad financiera y contable de la entidad.<br />
Los saldos que aparecen en las conciliaciones sin contabilizar para establecer el saldo real de cada<br />
distribuidor, presenta un valor de $ 183, 668,610.87 subestimando el balance en dicho valor<br />
En la cuenta correspondiente a cuentas por cobrar a distribuidores según registros de contabilidad<br />
y cartera esta presenta una diferencia de $ 624,229,858.00, por su parte el contador mediante<br />
oficio de fecha 7 de marzo de 2012 manifiesta que el distribuidor identificado con el código 173<br />
debe a la lotería la suma de $984.578.392,75 hecho que genera incertidumbre en el total de esta<br />
cuenta.<br />
La cuenta de otros deudores arrendamientos presenta una diferencia de $196,976,541.00 entre los<br />
registros de contabilidad y la oficina de cartera, se evidencia falta de comunicación y control<br />
contable por parte de la oficina de cartera, contabilidad y tesorería.<br />
Cuenta inversiones y depósitos en entidades presenta un saldo en el balance por un valor de<br />
$9,667,835.87 sin que se haya presentado soporte alguno al equipo auditor.<br />
Cuenta propiedad planta y equipo edificio de la Beneficencia una diferencia entre la valorización y<br />
estudio técnico por un valor de $261, 389,561.22, hecho que subestima el balance en dicho valor<br />
La estimación de las provisiones para pensiones no se soporta en valoraciones técnicas<br />
debidamente efectuadas.<br />
Estos factores permiten determinar que el sistema de control interno contable de la Lotería de<br />
Boyacá debe fortalecer los puntos de control en cada actividad y de esta manera garantizar a la<br />
alta gerencia que todas las transacciones realizadas se registren en forma exacta y veraz de<br />
acuerdo a la norma establecida.<br />
3.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
3.6.1 Generales<br />
Existe falta de comunicación entre las áreas responsables del manejo de recursos (Tesorería,<br />
cartera y contabilidad) y a la aplicación de puntos de control en cada una de las actividades<br />
realizadas en cada proceso<br />
El saldo a 31 de Diciembre en Bancos y Corporaciones ascendió a la suma de $21.649.822.080<br />
Distribuidos así: cuentas corrientes $ 939.492.842 cuentas de ahorro $11.575.557.768, CDT $<br />
7.408.457.999 y fondos especiales $ 1.726.313.471<br />
La cuenta denominada especial con un saldo a finalizar vigencia de $1.726.313.471 e identificada<br />
con el código 111015 corresponde a reservas técnicas para el pago de premios caídos en poder<br />
del público y no reclamados por los ganadores.<br />
No se han efectuado el cruce de cuentas con los deudores más significativos por concepto de<br />
distribuidores y arrendamientos.<br />
93
El método utilizado para establecer el valor de la provisión para deudores, cuenta 148012, es<br />
individual; en la cuenta de prestación de servicios el porcentaje de la provisión con respecto al total<br />
de acreedores es de un 26.82% y en la cuenta otros deudores especialmente en arriendos el<br />
porcentaje de la provisión es de un 20%.<br />
Para el año 2010 se realizó un avalúo técnico de los bienes inmuebles de propiedad de la Lotería<br />
de la Boyacá.<br />
La Lotería de Boyacá utiliza los criterios y normas de valuación de activos Fijos conforme a lo<br />
establecido en la norma.<br />
Figuran en el balance de 2011 cuentas por pagar de las vigencias 2003, 2004, 2006, 2009 y 10 lo<br />
que exige la depuración y conciliación de dichas obligaciones, para que los estados financieros<br />
reflejen la realidad en materia de compromisos.<br />
Las cuentas por pagar a 31 de Diciembre de 2011 se constituyeron mediante acto administrativo,<br />
sin embargo aparecen allí cuentas por pagar desde la vigencia 2003, 2004, 2006, 2009 y 2010<br />
El cálculo de la cuenta Provisión para contingencias, litigios o Deudores, 271005 se determinó con<br />
base en el valor de las demandas que esta para fallo de segunda instancia.<br />
La entidad cuenta con el Sistema Integrado MECI (Modelo Estándar de Control Interno), y Calidad.<br />
La Lotería de Boyacá cuenta con indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad; los cuales están<br />
incluidos dentro del proceso Financiero y Contable.<br />
Durante el año 2011 la Lotería de Boyacá convocó a dos reuniones de comité de Sostenibilidad<br />
contable con el propósito de depurar la información contable y financiera.<br />
Los saldos de las diferentes cuentas cero son coherentes con las cifras reportadas en la ejecución<br />
de ingresos y gastos.<br />
3.6.2 Específicos<br />
Los auditados haciendo uso al derecho de la contradicción mediante oficio E 612 de fecha<br />
24 de abril de 2012 contestaron:<br />
� CUENTA 11 EFECTIVO<br />
� La cifra reportada en el balance en la cuenta 11100603 Davivienda cuenta de ahorros<br />
176070194376 presenta una diferencia en la suma $ 1.131.350.05 con respecto a la<br />
conciliación, el balance esta SUBESTIMADO en dicho valor.<br />
Contestación de los encartados:<br />
Con relación a la diferencia de $1.131.350.05 fue un valor que se duplico en el sistema<br />
pero en el mes de enero fue subsanado.<br />
Este grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento.<br />
� Los saldos no contabilizados ascienden a la suma de $183.668.610.87 por lo cual el<br />
balance esta SUBESTIMADO en dicho valor.<br />
94
Contestación de los encartados:<br />
Con respecto al hallazgo de la no contabilización de $183.668.610.87 estamos de<br />
acuerdo, a pesar de realizar una depuración en las conciliaciones bancarias significativa<br />
aun faltan saldos por identificar e incorporarlos al sistema.<br />
Respecto a este hallazgo, el grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el<br />
plan de mejoramiento<br />
� La cuenta 147055 Depósitos e Inversiones en entidades asciende a la suma de $9,<br />
667,835.87 sin que exista soporte alguno para su verificación, calificándose como<br />
INCERTIDUMBRE.<br />
Contestación de los encartados:<br />
En cuanto a la cuenta 147055 el comité técnico de sostenibilidad será convocado<br />
recomendara la depuración de dicho valor<br />
La comisión auditora considera que lo deben tener en cuenta para el plan de<br />
mejoramiento.<br />
� CUENTA 14 DEUDORES<br />
� En la subcuenta 14070301 distribuidores, el saldo según el balance es de $<br />
2.740.038.694.00 y según oficina de cartera de $ 2.115.808.836 presentándose una<br />
diferencia por valor de $ 624, 229,858.00, teniendo en cuenta los documentos requeridos<br />
por el grupo auditor como son libros auxiliares y estado de cartera podemos evidenciar<br />
inconsistencias en la información reportada por cada uno de ellos, lo que nos lleva a<br />
determinar el saldo existente en la subcuenta distribuidores como una INCERTIDUMBRE.<br />
Como ejemplo de lo anterior, las evidencias que la información registrada por la oficina de<br />
cartera no es coherente con los registros presentados por la oficina de contabilidad es la<br />
siguiente: El Distribuidor identificado con el código 481 ROMERO JORGE ADELMO<br />
presenta un saldo a 31 de diciembre por valor de $3.790.836 y en los registros de cartera<br />
un valor de $7.623.836, Distribuidor identificado con el código 173 DISTRIARIARI LTDA<br />
saldo en contabilidad $ 120.665.768.00, saldo en cartera $ 140.434.903.00, y la cifra<br />
reportada al gerente por el contador según oficio de fecha 7 de marzo de 2012 es de $<br />
984.578.392,75 manifestando al final del mismo que lo que hicieron al interior de la entidad<br />
fue disminuir la cuenta por cobrar al distribuidor.<br />
Por su parte la oficina de control interno presenta a la comisión auditora doce (12) folios en<br />
los que cartera informa al gerente general de la entidad inconsistencias presentadas en las<br />
cifras correspondientes al distribuidor 173, y que al parecer es producto de la<br />
manipulación del sistema, hecho del cual la oficina de control interno recomienda a la alta<br />
dirección:<br />
Clarificar los saldos de cartera de distribuidores teniendo como fuente de información la<br />
ofrecida por el modulo contable.<br />
Implementar la interface del modulo de cartera con los demás módulos del software<br />
SINFAD que garantice un manejo integrado de la información que responda a<br />
características como son: Veracidad, confiabilidad seguridad y oportunidad.<br />
La comisión auditora recibe oficio E379 del 22 de marzo de 2012 en el que el gerente de la<br />
Lotería de Boyacá por recomendaciones de la oficina asesora de control interno solicita se<br />
realice revisión de cartera de distribuidores del periodo comprendido entre 2007 a la fecha.<br />
95
Al respecto la comisión auditora solicita mediante oficio de fecha 22 de marzo a la gerencia<br />
general una relación de consignaciones que se encuentran ingresadas por cartera a cada<br />
distribuidor y cruzarla con la relación de ingresos por tesorería desde la vigencia 2007 a la<br />
fecha, sin que al momento de la entrega de este preinforme se le haya dado respuesta a la<br />
anterior solicitud.<br />
Contestación de los encartados:<br />
Con respecto a este grupo la Entidad está efectuando un estudio distribuidor por<br />
distribuidor con el fin de obtener el saldo real de cada uno de ellos, una vez se haya<br />
terminado esta tarea se realizaran los ajustes correspondientes.<br />
La comisión auditora considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento<br />
y aclarar dicha situación para que los estados financieros reflejen información veraz y<br />
confiable.<br />
� En la subcuenta 147006 arrendamientos, el saldo según balance es de $51.645.057<br />
Según oficina de control de arrendamientos es de $354.668.516.00 presentándose una<br />
SOBRESTIMACION de $ 196.976.541.00<br />
Contestación de los encartados:<br />
La cuenta de arrendamiento presenta una diferencia por que el informe presentado por la<br />
oficina de cartera no se encuentran relacionados los arrendatarios que no son activos de la<br />
Entidad, tendremos en cuenta dicho hallazgo<br />
El grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento.<br />
� CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO<br />
� La subcuenta 16400102 Edificio Hotel Hunza, registra un valor en balance de<br />
$155.847.440 y según Certificado de Libertad y tradición el titular del derecho real del<br />
dominio no es la Lotería de Boyacá, por consiguiente existe una SOBRESTIMACION en<br />
dicho valor.<br />
Contestación de los encartados:<br />
Con respecto a la subcuenta 16400102, si bien es cierto el certificado de libertad y tradición<br />
no está a nombre de la lotería de Boyacá, no estamos de acuerdo con la sobrestimación de<br />
$155.847.440 por que según concepto emitido por la Contaduría General de la Nación este<br />
valor debe estar reconocido en la contabilidad de la Empresa, lo que ellos recomiendan es<br />
hacer una reclasificación, por lo tanto no sea tenido como hallazgo, anexamos concepto<br />
emitido por la CGN<br />
El grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento, ya<br />
que si bien es cierto el concepto presentado por la Contaduría General de la Nación señala<br />
que la entidad puede reclasificarla en las subcuentas correspondientes de bienes<br />
pendientes de legalizar y en forma separada, afectando la subcuenta 160504 – Terreno<br />
pendientes de legalizar, de la cuenta 1605 – Terrenos y 164027 – Edificaciones pendientes<br />
de legalizar, de la cuenta 1640 Edificaciones, manifestamos que dicho concepto fue<br />
emitido en una fecha posterior a la presentación del balance, confirmando el hallazgo<br />
presentado por la comisión auditora.<br />
96
� CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR<br />
� La subcuenta 24259001 corresponde a Juego ilegal 25% ley 1393 de 2010 presenta una<br />
SOBRESTIMACION según soportes de $ - 13.111.412<br />
Contestación de los encartados:<br />
La subcuenta 24259001 juego ilegal, no estamos de acuerdo con este hallazgo ya que este<br />
valor corresponde a los premios caducados del 12 de julio al 31 de julio de 2010.<br />
Anexamos certificación por dicho valor.<br />
El grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento ya<br />
que analizados los soportes se pudo establecer que no son justificados puesto que la<br />
certificación menciona resumen de los premios prescritos en el periodo certificado<br />
generado a través del sistema financiero sin que se evidencie prueba alguna, como<br />
tampoco hay pronunciamiento por parte de la oficina de control interno que amerite<br />
levantar este hallazgo. Por lo tanto la entidad debe realizar las acciones pertinentes para<br />
que en corto plazo de hagan los ajustes necesarios tal y como lo determina la ley.<br />
� La subcuenta 2465 que corresponden a PREMIOS NO COBRADOS, asciende a la suma<br />
de $ - 4.734.038.316.00, y cuenta con una provisión en tesorería de $3.759.329.146.00<br />
presentándose una SOBRESTIMACION en la suma de $ 974.709.170.00<br />
Contestación de los encartados:<br />
La cuenta 2465 premios no cobrados debemos tener en cuenta que quedaron en poder del<br />
publico seis fracciones del premio mayor que se cancelaron en el mes de enero de 2012,<br />
estamos de acuerdo con dicho hallazgo.<br />
El grupo auditor considera que debe quedar en plan de mejoramiento, para que en el corto<br />
plazo hagan los ajustes necesarios.<br />
� CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS<br />
� La subcuenta 271005 Litigios y Demandas registra un valor de $ -217.083.520.00 y en los<br />
soportes presentados por jurídica registra un valor de $150.270.927.00 presentándose<br />
una SOBRESTIMACION de la suma de $ 66.812.593.<br />
� La subcuenta 271016 que corresponden a Reserva Técnica de Pago de Premios ,<br />
asciende a la suma de $ -15.184.044.623.00 en el balance y cuenta con una provisión en<br />
tesorería de $ 13.714.448.296.87 presentándose una SOBRESTIAMACION en la suma de<br />
$ 1.469.596.326.13<br />
� A nivel de la cuenta 2720 Provisión para Pensiones se refleja en el Balance la suma de<br />
$558.648.468 generando INCERTIDUMBRE en dicho valor, por cuanto no fue posible su<br />
comparación.<br />
Contestación de los encartados:<br />
Con respecto a este grupo de debe tener en cuenta, es que los saldos son verdaderos lo<br />
que hace falta es depositar el 100% de los pasivos provisionados en los fondos creados<br />
para tal fin del estamos de acuerdo con los hallazgos.<br />
97
El grupo auditor considera que debe quedar en plan de mejoramiento, para que en el corto<br />
plazo hagan los ajustes necesarios y deposite el 100% de los pasivos provisionados en los<br />
fondos creados para tal fin.<br />
� SUBCUENTA 1999 VALORIZACIONES<br />
� En la subcuenta 19996202 Edificio de la Beneficencia registra un valor en el balance de<br />
$7.201.236.383.00 y en el estudio técnico un valor de $ 7.820.544.000.00 por consiguiente<br />
existe una SUBESTIMACION de $ 261,389,561.22<br />
Contestación de los encartados:<br />
En la subcuenta 19996202 la comisión auditora dice que existe una subestimación por<br />
valor de $261.389.561.22 con respecto al avalúo técnico, no estamos de acuerdo con este<br />
hallazgo porque después de que se realizo dicho avalúo técnico, se realizaron mejoras al<br />
edificio por dicho valor las cuales fueron incorporadas de acuerdo con el régimen de<br />
contabilidad pública por lo tanto no existe dicha condición de subestimación. Anexamos<br />
copia de la remodelación realizada al edificio en el tercer piso.<br />
El grupo auditor considera que lo deben tener en cuenta para el plan de mejoramiento, si<br />
bien la entidad manifiesta haber realizado mejoras al edificio por dicho valor e incorporadas<br />
de acuerdo al régimen de contabilidad pública no anexa soporte del movimiento contable<br />
que evidencie la realidad de tal hecho; la copia del presupuesto de obra presentado no es<br />
prueba contable.<br />
� La subcuenta 19996203 Valorización Edificio Hotel Hunza presenta SOBRESTIMACION<br />
por valor de $ 17.358.559.560.00 en razón a que este bien no es propiedad de la Lotería<br />
de Boyacá como se evidencia en el certificado de libertad y tradición. (Ref. LBV)<br />
Contestación de los encartados:<br />
Con respecto a la subcuenta 19996203 valorización Edificio Hotel Hunza, la comisión<br />
manifiesta que hay una sobrestimación por valor de $17.358.559.560, lo cual no estamos<br />
de acuerdo con dicho hallazgo ya que según concepto emitido por la Contaduría General<br />
de la Nación lo que se debe hacer es una reclasificación contable del bien, pero sin<br />
excluirlo del balance general por lo tanto esta figura de sobrestimación no existe. Anexo<br />
concepto<br />
Esta comisión de auditoría considera que debe tener en cuenta el concepto emitido por la<br />
contaduría general de la nación en cuanto a lo que respecta a valorización tal y como lo<br />
señala el plan general de contabilidad pública. Debe quedar en el plan de mejoramiento<br />
por lo tanto esta comisión confirma el hallazgo<br />
3.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO<br />
Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros a la LOTERIA DE BOYACA, examinando los<br />
auxiliares e información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y evaluamos la<br />
información suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y de<br />
cumplimiento y la evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las<br />
normas y procedimientos establecidos de Auditoria generalmente aceptadas.<br />
En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones imposibilidades de obtener suficiente<br />
evidencia comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de efectivo, deudores, propiedad<br />
planta y equipo, valorizaciones, cuentas por pagar, contingencias los cuales se pueden observar en<br />
el cuadro de hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras<br />
98
que afectan la razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta<br />
en la planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y<br />
procedimientos.<br />
La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que<br />
realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado<br />
en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 23 de abril del 2012. Arrojando en resultado<br />
superior el 5% del total de los activos, donde se recomienda una opinión con Adversa.<br />
En mi opinión confirmo y excepto por los hallazgos de sobreestimación, subestimación e<br />
incertidumbre, el balance general presenta razonablemente la situación financiera y los registros a<br />
31 de diciembre del año 2011. De igual forma muestra el registro tomados de los respectivos libros<br />
oficiales de contabilidad. Cotejados los soportes de cada una de las cuentas auditadas y evaluadas<br />
y las operaciones que dieron lugar a los estados contables se calculo un porcentaje del 44.60%<br />
con respecto al total del activo y un grado de cumplimiento del 54.40%, por tanto se determina una<br />
OPINION ADVERSA.<br />
RUTH CRICELL ALVAREZ ALVAREZ<br />
TP No. 44.991-T<br />
3.8 CONCLUSIONES<br />
� En las conciliaciones bancarias aparecen montos apreciables en consignaciones sin<br />
contabilizar.<br />
� Los saldos entre almacén y contabilidad se encuentran conciliados.<br />
� En la cuenta 14 deudores se vienen arrastrando saldos por concepto de distribuidores y<br />
arrendamientos sin la certeza de ser recuperados.<br />
� La lotería de Boyacá no ha legalizado el contrato de arrendamiento con la gobernación de<br />
departamento donde funciona la sede de la ANUC.<br />
� En el Balance en las cuentas por pagar se vienen reflejando compromisos de vigencias del<br />
2003, 2004, 2006, 2009 y 2010<br />
� Se presentan diferencias entre la reserva técnica de los premios no cobrados y pago de<br />
premios reflejados en el balance y el Disponible.<br />
� Siguen figurando en el Balance los bienes inmuebles que no son propiedad de la Lotería<br />
de Boyacá.<br />
� El cálculo actuarial no está actualizado.<br />
3.9 RECOMENDACIONES<br />
� Propiciar espacios para que exista mayor comunicación entre las áreas encargadas del<br />
manejo de recursos (Tesorería, contabilidad y cartera).<br />
� En las conciliaciones bancarias aparecen montos apreciables en consignaciones sin<br />
contabilizar las cuales tienen que ser reclasificadas.<br />
99
� Se debe efectuar el cruce de cuentas con los deudores por concepto de arrendamientos,<br />
ya que presenta un valor significativo en el balance y se viene arrastrando sin tener certeza<br />
de su recuperación.<br />
� Clarificar los saldos de cartera de distribuidores teniendo como fuente de información la<br />
ofrecida por el modulo contable.<br />
� Implementar la interface del modulo de cartera con los demás módulos del software<br />
SINFAD que garantice un manejo integrado de la información que responda a<br />
características como son: Veracidad, confiabilidad seguridad y oportunidad.<br />
� Se debe formalizar los contratos de las oficinas 1002 y 1004 de la Lotería de Boyacá que<br />
se han entregado en arrendamiento.<br />
� Se deben depurar de las cuentas por pagar los compromisos de las vigencias 2003, 2004 y<br />
2006, 2009 y 2010 para que los estados financieros reflejen la realidad en materia de<br />
compromisos.<br />
� Se debe actualizar los recursos disponibles en los fondos de reserva técnica para el pago<br />
de premios futuros y para el pago de premios caídos y no cobrados con el fin de que los<br />
estados financieros reflejen la realidad en materia de compromisos.<br />
� Excluir de los activos los bienes inmuebles que según soportes no son de propiedad de la<br />
entidad.<br />
� Se debe actualizar el cálculo actuarial.<br />
� Revisar las cuentas y subcuentas con hallazgos que se traducen en sobreestimación e<br />
incertidumbres.<br />
100
1.1<br />
CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
ETAPA DE RECONOCIMIENTO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN<br />
1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse<br />
a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?<br />
2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en<br />
insumos del proceso contable?<br />
3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y<br />
operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso<br />
contable?<br />
4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en<br />
cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable, a través<br />
de los documentos fuente o soporte?<br />
5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en<br />
cualquier dependencia del ente Público, son debidamente informados al área contable a través de<br />
los documentos fuente o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil y confiable medición monetaria?<br />
7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con<br />
el documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u<br />
operaciones en el documento fuente o soporte?<br />
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente las normas que rigen la administración pública?<br />
10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad?<br />
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación<br />
están soportados en Documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?<br />
13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación<br />
fueron interpretados de Conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN<br />
CALIFICACION OBSERVACIONES<br />
3,8<br />
4,0<br />
4,2<br />
3,0<br />
3,0<br />
3,8<br />
4,0<br />
4,2<br />
3,8<br />
4,0<br />
4,0<br />
3,0<br />
4,0<br />
101
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos<br />
proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?<br />
4,5<br />
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas?<br />
4,5<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u<br />
operaciones realizadas por la entidad contable pública?<br />
4,5<br />
17 La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta<br />
interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de<br />
Contabilidad Pública?<br />
4,5<br />
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros,<br />
económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página<br />
web de la Contaduría General de la Nación?<br />
4,5<br />
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones,<br />
hechos u operaciones realizadas ?<br />
4,5<br />
20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores<br />
objeto de clasificación, registro y control del efectivo?<br />
3,5<br />
21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? 3,8<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto,<br />
Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?<br />
3,5<br />
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta<br />
con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?<br />
4,0<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u<br />
operaciones registradas?<br />
3,5<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han<br />
efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?<br />
3,0<br />
26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los<br />
hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?<br />
3,5<br />
27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud<br />
de registros?<br />
3,8<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de<br />
gobierno general y empresas Públicas?<br />
4,0<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este<br />
funciona adecuadamente?<br />
3.5<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación,<br />
provisión, amortización, Valorización, y agotamiento, según aplique?<br />
4,5<br />
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? 3,5<br />
102
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
4,0<br />
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de<br />
contabilidad?<br />
3,5<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros<br />
establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
4,0<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos<br />
de los libros de contabilidad?<br />
3,8<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado<br />
funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?<br />
3,8<br />
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal,<br />
a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a<br />
los demás usuarios de la información?<br />
4,5<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en<br />
el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
4,5<br />
39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de<br />
tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?<br />
4,5<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en<br />
los estados contables?<br />
4,5<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante<br />
legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y<br />
control?<br />
4,5<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general<br />
y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?<br />
4,5<br />
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera,<br />
económica, social y ambiental de la entidad?<br />
4,5<br />
44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que<br />
facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?<br />
4,5<br />
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? 4,5<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la<br />
información.<br />
4,5<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
103
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la<br />
entidad en forma permanente?<br />
3,8<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? 3,5<br />
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles<br />
implementados en cada una de las actividades del proceso contable?<br />
3,0<br />
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las<br />
diferentes actividades del proceso contable?<br />
4,0<br />
51 Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se<br />
encuentran debidamente documentadas?<br />
3,8<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran<br />
debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?<br />
3,8<br />
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la<br />
información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?<br />
3,6<br />
54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de<br />
sostenibilidad de la calidad de la información?<br />
3,5<br />
55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la<br />
contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras<br />
dependencias?<br />
4,0<br />
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de<br />
conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
4,0<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad,<br />
desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?<br />
3,8<br />
58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos<br />
señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la<br />
profesión contable en el sector público?<br />
3,8<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los<br />
funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?<br />
3,6<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de<br />
representante legal, o cambios de contador?<br />
4,5<br />
61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información<br />
producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos,<br />
sociales y ambientales?<br />
4,0<br />
62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente<br />
organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?<br />
4,5<br />
104
NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL<br />
INTERNO CONTABLE<br />
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL<br />
CONTABLE<br />
INTERNO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3,7 Satisfactorio: La entidad carece de una política que garantice que las<br />
transacciones, hechos y operaciones sean debidamente informados al área<br />
contable y con soportes idóneos<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,2 Adecuado: Carece de un control periódico en las conciliaciones bancarias para<br />
establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3,4 Satisfactorio: No se hacen verificaciones periódicas para verificar que los<br />
registros contables se efectúen en forma adecuada y por los valores correctos,<br />
algunas cuentas no revelan adecuadamente los hechos.<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS 3,6 Satisfactorio: Algunas cifras no coinciden con los libros de contabilidad, falta<br />
CONTABLES<br />
capacitación para manejo de nuevos aplicativos<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
Adecuado: La entidad presenta con oportunidad los estados financieros y los<br />
COMUNICACIÓN<br />
4,5<br />
utiliza para cumplir propósitos de gestión<br />
1.3 OTROS<br />
CONTROL<br />
ELEMENTOS DE<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,8 Satisfactorio: Carece de una política de depuración contable permanente y de<br />
sostenibilidad de calidad de la información contable.<br />
PROMEDIO GENERAL 3,8 SATISFACTORIO<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO<br />
105
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL DE LA<br />
NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1.<br />
GENERAL DE<br />
4. FECHA DE<br />
CONTRALORÍA BOYACA<br />
REPORTE 31/12/2011<br />
2. ENTIDAD LOTERIA DE<br />
AUDITADA<br />
3.<br />
BOYACA<br />
AÑO 2011<br />
CUENT<br />
HALLAZGOS (MILLONES DE<br />
AS<br />
PESOS)<br />
Hallaz<br />
go No. Código Nombre<br />
Sobreestima<br />
ciones<br />
Subestim<br />
aciones<br />
Incertidum<br />
bres Observaciones<br />
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)<br />
1 11 EFECTIVO<br />
111005 CUENTAS CORRIENTES<br />
183,67<br />
Según conciliaciones<br />
11100603 CUENTAS DE AHORROS 1,13 Según conciliaciones<br />
2 14 DEUDORES<br />
14070301<br />
3<br />
Distribuidores 2.740,04 Según soportes<br />
147006 Arrendamientos<br />
Depósitos e Inversiones en<br />
196,98 Según soportes<br />
147055 entidades<br />
PROPIEDAD PLANTA Y<br />
9,67 Según Soportes<br />
3 16 EQUIPO<br />
16400102 Edificio Hotel Hunza 155,84 Según certificado de Libertad y Tradición<br />
4 1999 VALORIZACIONES<br />
Valorización edificio<br />
19996202 beneficencia 261,39 Según Soportes<br />
106
19996203 Edificio Hotel Hunza 17.358,55 Según certificado de Libertad y Tradición y avalúo técnico<br />
5 24 CUENTAS POR PAGAR<br />
Juego ilegal 25% ley 1393 de<br />
24259001<br />
2010<br />
13,11<br />
Según Soportes<br />
2465 Premios no Cobrados 974,71 Según sopor<br />
6 27 PASIVOS ESTIMADOS<br />
271005 Litigios o Demandas 66,81 Según soportes<br />
27106 Obligaciones Potenciales 1.469,60 Según soporte<br />
272003 Calculo Actuarial 558,64 Según soporte<br />
SUBTOTAL 20.235,60 446.19 3.308,35<br />
TOTAL HALLAZGOS 23.990,14<br />
TOTAL ACTIVO<br />
PARTICIPACION DE LOS<br />
53.791,27<br />
HALLAZGOS 44.60%<br />
Como se observa la suma de los hallazgos es<br />
el 44.60 % del total del activo del Balance, en<br />
consecuencia la opinión es adversa.<br />
107
4.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA<br />
4. MUNICIPIO DE CHÍQUIZA<br />
La Auditoría tendrá como alcance los estados financieros correspondientes durante la Vigencia de<br />
2011, para lo cual se seleccionará una muestra selectiva, obedeciendo a criterios lógicos como<br />
escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todos los soportes para establecer el grado de<br />
cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad y resultados de los mismos. La principal limitación<br />
que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la<br />
realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.<br />
4.2 COBERTURA<br />
Teniendo en cuenta el balance a 31 de diciembre de 2011 del municipio de CHIQUIZA, en el activo<br />
se va a tomar un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes cuentas que se<br />
van a tomar de la siguiente manera:<br />
En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad, planta y<br />
equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso público un 70%, en la cuenta otros activos<br />
un 80%.<br />
Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la<br />
siguiente manera:<br />
En la cuenta por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la cuenta<br />
pasivo estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%.<br />
4.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR.<br />
Revisados los archivos que reposan en la Contraloría General de Boyacá y la Secretaria de<br />
Hacienda del municipio de CHIQUIZA, correspondiente a la vigencia 2010, no se halló compromiso<br />
por parte de la administración municipal sobre glosa contables alguna que pudiera originar plan de<br />
mejoramiento.<br />
4.4. ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO<br />
Las cuentas con alto impacto presentadas en los estados financieros del municipio de CHIQUIZA<br />
se puede establecer que la cuenta 1999 de Valorizaciones no se encuentra reflejada en el balance,<br />
situación que impacta negativamente el Patrimonio<br />
Se observó igualmente que la cuenta PROVISIONES PARA CONTINGENCIAS no tiene registro<br />
alguno en el balance pero se encuentran soportadas las pretensiones de las demandas (Litigios y<br />
Demandas).<br />
4.5 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
Se pudo establecer que en el municipio de CHIQUIZA no cuenta con un funcionario que ejerza las<br />
funciones de control interno contable, así las cosas el grupo auditor procedió al diligenciamiento del<br />
formato actualizado de control interno contable, dando como resultado lo siguiente:
NÚMERO<br />
1<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL<br />
INTERNO CONTABLE<br />
CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
4 SATISFACTORIO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4 SATISFACTORIO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3,9 SATISFACTORIO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,1 ADECUADO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,1 ADECUADO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3,8 SATISFACTORIO<br />
1.2.1<br />
1.2.2<br />
1.3<br />
ELABORACIÓN DE ESTADOS<br />
CONTABLES<br />
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN<br />
OTROS ELEMENTOS DE<br />
CONTROL<br />
4 SATISFACTORIO<br />
3,6 SATISFACTORIO<br />
4,3 ADECUADO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,3 ADECUADO<br />
Con relación a lo anterior, se pudo establecer que quien rinde la información es la misma persona<br />
que elabora los estados financieros; por cuanto esta situación genera información contable no<br />
confiable, no obstante se presenta por parte del Secretario de Planeación del municipio un informe<br />
que no tiene que ver con la evaluación del control interno contable, inconsistencia que será objeto<br />
de plan de mejoramiento.<br />
Contestación de los encartados:<br />
“El jefe de planeación le suministró al equipo auditor el reporte del informe de control interno<br />
contable descargado desde www.chip.gov.co municipio Chíquiza, reporte del FUT con el cual<br />
dieron cumplimiento y de detalla este informe, el cual pueden corroborar al entrar a esa dirección<br />
electrónica”.<br />
Al respecto el grupo auditor considera que si bien es cierto que se hace entrega de estos<br />
documentos, tampoco es menos cierto que no funciona la oficina encarga de ejercer el control<br />
interno, pues en cuanto al diligenciamiento del formulario actualizado de control interno lo realizó la<br />
contadora del municipio, vislumbrado la falta de control interno contable. Debe quedar en el plan de<br />
mejoramiento.<br />
4.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
4.6.1 Generales<br />
� Es preciso advertir sobre la depuración de algunas cuentas que vienen arrastrando saldos<br />
con pequeños valores durante varias vigencias.<br />
� En Rentas por Cobrar se presenta incoherencia entre la información revelada por la oficina<br />
de impuestos y la registrada en contabilidad, además de no distinguirse con claridad los<br />
contribuyentes por vigencia.<br />
� Mayor comunicación entre la oficina de impuestos, contabilidad para el cobro y registro de<br />
los intereses del impuesto predial de ahí las diferencias presentadas.
� Ausencia de la dependencia de almacén que haga la interface con las dependencias de la<br />
administración; además se hace necesario que el funcionario este afianzado.<br />
� La depreciación se calcula y se registra en forma global, en el ejercicio auditor que se<br />
realizó en coadyuvanza del funcionario responsable no se pudo establecer una cifra que<br />
dé certeza, a fin de ser cotejada con la revelada en el balance.<br />
� Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 del 2000 en materia de retención<br />
documental, Organización de los archivos, con énfasis en la documentación contable.<br />
� Dentro del cuerpo del balance no figura la cuenta Valorizaciones lo que incide de forma<br />
negativa en el estado financiero.<br />
� Las contingencias no están reflejadas en el balance, por cuanto existen fallos de primera<br />
instancia que deben ser registrados en el pasivo y las pretensiones en las cuentas de<br />
orden; además se deben contabilizar todas las partidas.<br />
4.6.2 Específicos<br />
� Se encuentra sin actualizar las inversiones en acciones con la Empresa de Energía de Boyacá.<br />
� Se encuentra sobreestimada la renta por cobrar vigencias actuales y subestimadas las rentas<br />
por cobrar tanto en la vigencia anterior.<br />
� En la cuenta propiedad, planta y equipo se establece:<br />
- No cuenta con un funcionario que haga las veces de almacenista, debidamente afianzado que<br />
facilite la integración con las demás dependencias del municipio.<br />
- Se observa que no se lleva un Kárdex en debida forma ni se produce los comprobantes de<br />
ingreso ni egresos correspondientes, de otra parte se observó que los bienes inmuebles de<br />
propiedad del municipio se encuentran sin identificar con el correspondiente plaqueteo.<br />
- Igualmente podemos señalar que el municipio adolece de un sitio para salvaguardar los bienes<br />
que no se encuentran en uso y que son propiedad del municipio, no se evidencia la elaboración<br />
de inventarios individuales con el respectivo responsable.<br />
� En cuanto a la cuenta bienes de beneficio y uso público, se estableció:<br />
- Para estos bienes no se realizó ningún estudio técnico, como consecuencia no se hicieron los<br />
ajustes correspondientes en el balance afectando las cuentas.<br />
- De igual forma se evidenció que no tienen claro sobre la cantidad de bienes de uso público<br />
que posee el municipio, como tampoco se encuentra carpeta individualizada por cada bien.<br />
4.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN CON SALVEDAD<br />
Revisado el balance general a 31 de diciembre de 2011 del Municipio de CHIQUIZA y teniendo en<br />
cuenta las normas de general aceptación, los informes financieros contables y las pruebas<br />
efectuadas a los documentos y registros de contabilidad, arrojan un porcentaje de inconsistencias<br />
del 14.3% lo que nos permite emitir dictamen ADVERSO o NEGATIVO.<br />
SALVADOR PENA CORTÉS<br />
CPT 23326
4.8 CONCLUSIONES<br />
� Existe concordancia entre los saldos contabilizados en el efectivo y los del estado de tesorería,<br />
se deben depurar las cuentas que vienen arrastrando saldos sin movimiento alguno y con<br />
pequeños saldos.<br />
� Las inversiones se encuentran debidamente registradas y sin actualizar.<br />
� Debe existir un mayor cruce de información entre la oficina de impuestos y contabilidad a fin de<br />
buscar la identidad de las cifras y eliminar las diferencias existentes.<br />
� No existe un funcionario que tenga delegadas las funciones de almacenista y que se encuentre<br />
debidamente afianzado.<br />
� La deprecación se calcula en forma individual tal como lo sugiere la norma, pero en el ejercicio<br />
auditor no se pudo establecer la cifra real a fin de ser cotejada.<br />
� En las cuentas por pagar, subcuenta servicios, adolece de auxiliar y soportes.<br />
� Se encuentran bienes sin incorporar en el balance como tampoco revelados en la cuenta de<br />
orden.<br />
� El municipio no reconoce contablemente los pasivos estimados (provisión para contingencias)<br />
pues se tiene identificados todos los fallos de primera instancia y las pretensiones,<br />
incumpliendo lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública; principio de causación<br />
y la norma Técnica sobre Pasivos estimados.<br />
� No se realizan valorizaciones.<br />
4.9 RECOMENDACIONES<br />
� Depurar las cuentas que no han teniendo movimiento durante varias vigencias y con<br />
pequeños saldos.<br />
� Mejorar el cruce de información entre las oficinas de Impuestos y contabilidad.<br />
� Actualizar las inversiones que posee el municipio.<br />
� Capacitar a funcionario para que haga las veces de almacenista que esté debidamente y<br />
que permita la integración con las distintas dependencias del Municipio de CHIQUIZA.<br />
� Adecuar un sitio para que los bienes que no se en encuentran en uso estén debidamente<br />
salvaguardarlos en debida forma para ser utilizados cuando lo amerite.<br />
� Realizar las gestiones necesarias a fin de identificar en debida forma los bienes que posee<br />
el municipio para que sean incorporados en los estados financieros.<br />
� Realizar el avalúo técnico de los bienes de beneficio y uso público.<br />
� Realizar las valorizaciones.<br />
� Reconocer contablemente los pasivos estimados.
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORÍA DEL BALANCE GENERAL<br />
DE LA NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ<br />
2. ENTIDAD AUDITADA: ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIQUIZA<br />
3. AÑO 2011 4. FECHA DE<br />
No.<br />
HALLAZG<br />
OS (1)<br />
CÓDIGO NOMBRE<br />
(2) CUENTAS (3)<br />
HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)<br />
Sobreestima Subestimacion Incertidumbr<br />
ciones (4) es (5) es (6)<br />
REPORTE: 12<br />
de Abril de 2012<br />
Observaciones<br />
(7)<br />
13<br />
RENTAS<br />
COBRAR<br />
POR<br />
1<br />
1305 VIGENCIA<br />
ACTUAL<br />
4,5 CON<br />
SOPORTES<br />
2 1310<br />
VIGENCIA<br />
ANTERIOR<br />
9,6 CON<br />
SOPORTES<br />
3 16<br />
PROPIEDAD<br />
PLANTA<br />
EQUIPO<br />
Y<br />
8<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
EQUIPO DE<br />
1675<br />
TRANSPORTE<br />
TRACCION Y<br />
433<br />
4<br />
ELEVACION<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
5<br />
171001<br />
VIAS DE<br />
COMUNICACIÓN<br />
902,8<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
6 24<br />
CUENTAS<br />
PAGAR<br />
POR<br />
31,7<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
27<br />
PASIVOS<br />
ESTIMADOS<br />
7 272004<br />
Pensiones<br />
actuales<br />
amortizar<br />
por<br />
1.894,8 CON<br />
SOPORTES<br />
2710<br />
PROVISIONES<br />
PARA<br />
CONTIGENCIAS<br />
8<br />
271005<br />
Litigios<br />
demandas<br />
o<br />
16,4<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
SUBTOTAL<br />
TOTAL HALLAZGOS<br />
1.380 1.921 0 Como se<br />
observa la suma<br />
3.301<br />
de los hallazgos<br />
TOTAL ACTIVO 23.078 es el 14,3% del<br />
total del activo<br />
del Balance, en<br />
PARTICIPACION DE LOS HALLAZGOS 14,3%<br />
consecuencia la<br />
opinión es<br />
ADVERSA<br />
NEGATIVA.<br />
o
1<br />
NÚMERO<br />
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
EVALUACIÓN DEL<br />
CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
4 SATISFACTORIO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4 SATISFACTORIO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3,9 SATISFACTORIO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,1 ADECUADO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,1 ADECUADO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3,8 SATISFACTORIO<br />
1.2.1<br />
1.2.2<br />
1.3<br />
ELABORACIÓN DE ESTADOS<br />
CONTABLES<br />
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN<br />
OTROS ELEMENTOS DE<br />
CONTROL<br />
4 SATISFACTORIO<br />
3,6 SATISFACTORIO<br />
4,3 ADECUADO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,3 ADECUADO
5.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA<br />
5 MUNICIPIO DE CHIVATA<br />
La auditoria comprende la evaluación y revisión sistemática del Balance General del Municipio de<br />
Chivata, para verificar la consistencia de las cifras presentadas y reveladas a 31 de diciembre de<br />
2011 con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios Contables<br />
Universalmente aceptados y bajo Normas de Auditoria Generalmente aceptadas.<br />
5.2 COBERTURA<br />
La auditoria abarco los Estados financieros correspondientes a la vigencia 2011, para lo cual se<br />
eligió una muestra selectiva obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a<br />
analizar e incluir todo los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad,<br />
confiabilidad y resultado de los mismos.<br />
5.3 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO<br />
Una vez realizado el examen al balance se determino que las cuentas que tuvieron un impacto<br />
significativo sobre cada grupo contable y que por tal razón afectaron el resultado del ejercicio o del<br />
patrimonio, son: bienes de beneficio y uso público, propiedad, planta y equipo en razón a que los<br />
hallazgos en estas cuentas oscilan entre el 113% y el 74.51% respectivamente con respecto al<br />
total de la cuenta; con respecto al pasivo la cuenta provisión para pensiones presento una<br />
variación porcentual de 111.16% respecto del valor revelado en el balance. Igualmente la no<br />
inclusión de la cuenta valorizaciones afecto negativamente el patrimonio de la entidad.<br />
5.4 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
De conformidad con la resolución No. 357 de Julio 23 de 2009 expedida por la Contaduría General<br />
de la Nación, se realizo la evaluación del Sistema de Control Interno Contable Vigencia 2011<br />
evidenciándose que el municipio solamente califico como deficiente una actividad (las personas<br />
que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las<br />
normas que rigen la administración pública) situación contraria a lo verificado en el proceso<br />
auditor.<br />
En la aplicación de la encuesta al jefe de control interno y en el trabajo de campo se verifico<br />
deficiencias en algunos procesos de los cuales se mencionan los más importantes<br />
� No existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados<br />
en cualquier dependencia del ente público, sean debidamente informados al área contable<br />
a través de los documentos fuente o soporte.<br />
� No se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los<br />
valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo.<br />
� No se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de<br />
presupuesto, contabilidad, tesorería y demás áreas y/o procesos de la entidad.<br />
� No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones ni se<br />
confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes.<br />
� El proceso contable no opera en un ambiente de Sistema Integrado de Información
� No existe ni funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole<br />
contable.<br />
En la vigencia 2011 el municipio de Chivatá no realizó actividades encaminadas a evaluar el<br />
sistema de control interno contable; es así como en el desarrollo de la auditoria el grupo auditor<br />
encontró errores relacionadas con la no existencia de soportes y hallazgos que se traducen en<br />
sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres en las cuentas: bancos, inversiones, rentas<br />
por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por<br />
pagar y pasivos estimados<br />
Estos factores permiten concluir que el Sistema de Control Interno Contable del municipio no<br />
funciona lo que imposibilita garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de<br />
manera exacta, veraz y oportuna.<br />
5.5 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
5.5.1 Generales<br />
� Existen aproximadamente 20 cuentas Inactivas registradas en el balance general<br />
� El municipio no realizó gestión para recuperar los dineros depositados e invertidos en la Caja<br />
Popular Cooperativa.<br />
� El municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de<br />
impuesto predial clasificada por edades; además no ha ejercido la jurisdicción coactiva para<br />
hacer efectivo el recaudo. De otra parte se evidencio que existen deudas que posiblemente<br />
estén prescritas sin realizar ninguna gestión al respecto.<br />
� Existe desorden en el archivo de los documentos soportes de las conciliaciones bancarias.<br />
� No se realiza inventario físico de bienes y no hay un procedimiento definido para confrontarlo<br />
con los registros contables.<br />
� No se evidencia un programa de capacitación o actualización en el área contable.<br />
.<br />
� No se realizan conciliaciones y cruces de saldos entre los diferentes procesos que se<br />
desarrollan al interior del Municipio.<br />
� El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo lo<br />
dispuesto en la circular externa 060de 2005 de la Contaduría General de la Nación.<br />
� La cuenta de Maquinaria y Equipo, no se le ha realizado una actualización y depuración par<br />
identificar su condición real.<br />
� El Balance General no incluye las cuenta 1999 VALORIZACIONES de los bienes de propiedad<br />
del municipio.<br />
� La cuenta patrimonio se encuentra subestimada por la no inclusión del valor de superávit por<br />
valorización de los bienes de propiedad del municipio de Chivatá, como de enuncio<br />
anteriormente.
5.5.2 Específicos<br />
� CUENTA 1110 BANCOS<br />
� La cuenta 1110 depósitos en instituciones financieras presenta sobreestimación por falta de<br />
soportes y subestimación por la no inclusión de cuentas y registro incorrecto en el Balance de<br />
las cuentas bancarias que se detallan a continuación. (Ref. Aba)<br />
� SOBREESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
111005 CUENTA CORRIENTE BANCARIA<br />
111005001 B.Megabanco Cta No. 70700-4<br />
B.Cafetero Fondos Comunes Cta<br />
381.00 0 381.00<br />
111005002 No. 3710509-3<br />
B. Cafetero Acueducto municipal Cta<br />
131.10 0 131.10<br />
111005003 No. 3710517-3<br />
B. Cafetero Personería Cta No.<br />
619,791.62 0 619,791.62<br />
111005004 3710528-3 3,584,942.65 0 3,584,942.65<br />
111005005 B. Colombia IVA Cta No. 5160368-8<br />
B. Estado DRI Toca Cta No.<br />
17,702.68 0 17,702.68<br />
111005006 5200264-1 314,357.00 0 314,357.00<br />
111005009 B. Bogotá Revivir Cta No. 6160030-4 13.00<br />
B. Megabanco Cta No.<br />
0 13.00<br />
111005014 70701764<br />
B. Ganadero Fondos Comunes Cta<br />
824,637.50 0 824,637.50<br />
111005015 No. 9140065-4<br />
B. Ganadero Mujer Jefe de Hogar<br />
190,148.17 0 190,148.17<br />
111005016 Cta No. 9140220-0<br />
B. Ganadero Empleo Rural Cta No.<br />
1,000.00 0 1,000.00<br />
111005017 9140227-1<br />
B. Ganadero Fondos Comunes Cta<br />
1,488,916.00 0 1,488,916.00<br />
111005018 No. 9140742-4 353,107.17 0 353,107.17<br />
111006001 CajaCoop Cta No. 20500114<br />
CajaCoop Reforestación Cta No.<br />
237,021.00 0 237,021.00<br />
111006002 20500461<br />
CajaCoop Fondo Vivienda Obrera<br />
422,978.48 0 422,978.48<br />
111006003 Cta No. 20500462 5,471,035.30 0 5,471,035.30<br />
111006004 CajaCoop Fondo de Previsión<br />
CajaCoop Acueducto Municipal Cta<br />
9,022,256.54 0 9,022,256.54<br />
111006005 No. 20500475<br />
CajaCoop Cta No.<br />
1,525,583.00 0 1,525,583.00<br />
111006006 20501696-1 24,038,468.00 0 24,038,468.00<br />
111006007 CajaCoop Cta No. 20501736 1,001,602.00<br />
CajaCoop Aportes Departamentales<br />
0 1,001,602.00<br />
111006008 Cta No. 20503058-9<br />
CajaCoop Cta No.<br />
97,524.00 0 97,524.00<br />
111006009 20504989-1 1,465,490.00 0 1,465,490.00<br />
TOTAL 50,677,086.00<br />
� SUBESTIMACIÓN<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA
111005029<br />
Cta No. 61611756-0<br />
Banco Bogotá<br />
Pago Terceros<br />
Banco Bogotá cta<br />
076005859<br />
Megabanco cta<br />
076048453<br />
1,327,307.00<br />
0.00<br />
1,687,307.00<br />
0.00<br />
360,000.00<br />
1.070.166.67 1.070.166.67<br />
0.00 -12,619.00 -12,619.00<br />
TOTAL 1.417.547.67<br />
� CUENTA 12 INVERSIONES<br />
� La cuenta 12 INVERSIONES presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 83.000.000.00, debido<br />
a que los dineros invertidos en CDT Certificados de Depósito a Término fueron depositados en<br />
una Institución Financiera que esta liquidada. (Ref. Ain)<br />
� INCERTUDUMBRE<br />
�<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE INCERTUDUMBRE<br />
12 INVERSIONES<br />
CERTIFICADOS<br />
120106 DEPOSITO<br />
TERMINO<br />
A<br />
120106001 Caja Coop CDT No. 500 20,000,000.00 20,000,000.00<br />
120106002 Caja Coop CDT No. 502 8,000,000.00 0.00 8,000,000.00<br />
120106003<br />
Caja Coop CDT No.<br />
4232<br />
20,000,000.00 20,000,000.00<br />
120106004<br />
Caja Coop CDT No.<br />
22510<br />
15,000,000.00 15,000,000.00<br />
120106005<br />
Caja Coop CDT No.<br />
29551<br />
20,000,000.00 20,000,000.00<br />
TOTAL 83.000.000.00<br />
� CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR<br />
� Esta cuenta presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 363.490.204.00 debido que no se encontró<br />
soportes de las deudas correspondientes a predial unificado.<br />
� INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
13 RENTAS POR COBRAR<br />
130507 PREDIAL UNIFICADO<br />
130507001 Varios 28,585,661.00 0.00 28,585,661.00<br />
1310 VIGENCIAS ANTERIORES<br />
131007 PREDIAL UNIFICADO<br />
131007001 Varios 334,904,543.00 0.00 334,904,543.00<br />
TOTAL 363.490.204.00<br />
� CUENTA 14 DEUDORES
� En razón a que no se pudo comprobar contra que soporte está registrado el valor revelado en el<br />
balance, se determina una Incertidumbre en la suma de $14.500.000.00 en la subcuenta 142012 –<br />
Anticipo para adquisición de bienes y servicios.<br />
� INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
14 DEUDORES<br />
142012<br />
ANTICIPO PARA ADQUISICION<br />
BIENES Y SERVICIOS<br />
142012099 Varios 14,500,000.00 0.00 14,500,000.00<br />
TOTAL 14,500,000.00<br />
� CUENTA 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO<br />
� Verificado los registros del balance y comparados con los reflejados en la relación de inventarios<br />
reportado por el municipio se observa que la cuenta presenta sobrestimaciones, subestimaciones e<br />
incertidumbres (Ref. Appe)<br />
� SOBREESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO<br />
1665<br />
MUEBLES ENSERES Y EQUIPO<br />
DE OFICINA<br />
166501 MUEBLES Y ENSERES 53,831,833.00 46,270,880.00 7,560,953.00<br />
1670<br />
EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y<br />
COMPUTACION<br />
167001 Equipo de comunicación 8,538,000.00 4657827.00 3,880,173.00<br />
167002 EQUIPO DE COMPUTACION 98,015,874.37 46136000.00 51,879,874.37<br />
1675<br />
EQUIPO DE TRANSPORTE<br />
TRACCION Y ELEVACION<br />
167502 TERRESTRE 764,766,387.00 163.037.080.00 601,729,307.00<br />
1680<br />
EQUIPO DE COMEDOR COCINA<br />
17,700,588.52<br />
DESPENSA<br />
13.125.518.80 4,575,069.72<br />
TOTAL 669,625,377.09<br />
� SUBESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
1655 MAQUINARIA Y EQUIPO<br />
165508 HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS 0.00<br />
8.500.00 8.500.00<br />
� INCERTIDUMBRES<br />
CODIGO CUENTA<br />
PROPIEDADES PLANTA Y<br />
BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
16<br />
EQUIPO<br />
1605 TERRENOS<br />
160501 URBANOS<br />
Terrenos Pendientes de<br />
160501003 Legalizar<br />
160501003001 Palacio Municipal 12,179,000.00 0.00 12,179,000.00<br />
160501003002 Casa de la Cultura 9,400,000.00 0.00 9,400,000.00<br />
160501003003 Instalación Antigua Alcaldía 2,210,000.00 0.00 2,210,000.00<br />
160501003004<br />
Colegio Dptal Agropecuario<br />
Chivata 58,858,116.00<br />
0.00<br />
58,858,116.00
160501003005<br />
Instalaciones Escuela Antigua<br />
Urbana 7,202,000.00<br />
0.00<br />
7,202,000.00<br />
160501003006 Puesto de Salud 7,740,000.00 0.00 7,740,000.00<br />
160501008<br />
Práctica Agrícola y<br />
Colegio escritura 1431<br />
vivero<br />
7,000,000.00<br />
0.00<br />
7,000,000.00<br />
160501009<br />
Práctica Agrícola<br />
escritura 017<br />
y vivero<br />
11,050,000.00<br />
0.00<br />
11,050,000.00<br />
160502 RURALES<br />
Terrenos Pendientes de<br />
160502001 Legalizar<br />
160502001001 Escuela Rural Pontezuelas 12,234,849.00 0.00 12,234,849.00<br />
160502001002 Escuela Rural Ricaya Sur 21,815,500.00 0.00 21,815,500.00<br />
160502001003 Escuela Rural El Moral 11,339,000.00 0.00 11,339,000.00<br />
160502001004 Escuela Rural Ricaya Norte 22,666,500.00 0.00 22,666,500.00<br />
160502001005 Escuela Rural Siatoca 6,095,000.00 0.00 6,095,000.00<br />
160502001006 Escuela Rural Santa Isabel 7,900,000.00 0.00 7,900,000.00<br />
160502002<br />
Lote Pontezuelas Acueducto<br />
Moral 1,862,351.00<br />
0.00<br />
1,862,351.00<br />
160502003 Lote Planta Tratamiento 6,193,094.00 0.00 6,193,094.00<br />
160502004<br />
Lote San Martin (Explotación<br />
Recebo) 20,000,000.00<br />
0.00<br />
20,000,000.00<br />
160503<br />
160503001<br />
TERRENOS CON<br />
DESTINACIÓN AMBIENTAL<br />
Predios para Áreas de Interés<br />
Acueductos Municipales 36,718,000.00<br />
0.00<br />
36,718,000.00<br />
1640 EDIFICACIONES<br />
164001 Edificios y casas 205,533,841.00 0.00 205,533,841.00<br />
164009 Colegios y escuelas 1,267,498,498.20 0.00 1,267,498,498.20<br />
164010 Clínicas y hospitales 88,239,722.00 0.00 88,239,722.00<br />
164019<br />
Instalaciones deportivas<br />
recreacionales<br />
y<br />
397,096,966.29<br />
0.00<br />
397,096,966.29<br />
TOTAL 2.220.832.437.49<br />
� CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO<br />
� La cuenta 17 Bienes de Beneficio y Uso Público presenta incertidumbres por valor de $<br />
2,441,805,545.00 en razón a que no fue posible establecer el valor real de estos bienes y por<br />
consiguiente su registro es incierto por la falta de soportes y subestimación por valor de $<br />
5,166,361 debido a que el saldo reportado en balance es menor al revelado en el inventario.<br />
(Ref. Abbup)<br />
� INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA<br />
BIENES DE BENEFICIO Y<br />
BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
17 USO PUBLICO<br />
171001 VIAS DE COMUNICACIÓN<br />
PARQUES<br />
2,065,155,545.00 0 2,065,155,545.00<br />
171005 RECREACIONALES 376,650,000.00 0 376,650,000<br />
TOTAL 2,441,805,545.00<br />
� SUBESTIMACION
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
1715 BIENES HISTORICOS Y CULTURALES<br />
171505 BIBLIOTECAS 12,432,651.00 17,599,012 5,166,361<br />
� CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR<br />
� La cuenta 240102 proyectos de inversión presenta una incertidumbre por valor de $<br />
155.776.555.06 debido a la falta de soportes que confirmen la razonabilidad de la cifra<br />
registrada en el balance.<br />
� INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
24 CUENTAS POR PAGAR<br />
PROYECTOS DE<br />
240102 INVERSION<br />
240102099 Varios 155,776,555.06 0.00 155,776,555.06<br />
TOTAL 155,776,555.06<br />
� CUENTA 2720 PROVISION PARA PENSIONES<br />
� El Balance General, en la cuenta 2720- Provisión para pensiones, reporta un saldo a 31 de<br />
diciembre de 2011 de $ 7.199.000, el cual debe corresponder a la diferencia entre el cálculo<br />
actuarial de pensiones y el valor de pensiones por amortizar, cifra que no es correcta teniendo<br />
en cuenta que el valor registrado en las subcuentas calculo actuarial de pensiones actuales y<br />
pensiones actuales por amortizar muestran el mismo valor por consiguiente el resultado de la<br />
provisión para pensiones sería cero(0) según el manejo de la dinámica de la cuenta; valores<br />
que no corresponden al cálculo actuarial registrado en la página del Ministerio de Hacienda y<br />
Crédito Público- FONPET, con corte a 31 de diciembre de 2011, que es la última fecha de<br />
actualización, donde se concluye que el valor de la provisión para pensiones al finalizar la<br />
vigencia es de $ 8.010.084.836.96. En este orden de ideas se observa que la cuenta presenta<br />
una subestimación por $ 8.002.885.836.96<br />
� SUBESTIMACION<br />
DESCRIPCION BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
PROVISIÓN PARA PENSIONES 7,199,000.00 8,010,084,83 6.96 8,002,885,836.96<br />
Cálculo actuarial de pensiones actuales 7,653,646,051.18 8,492,347,659.98<br />
Pensiones actuales por amortizar 7,653,646,051.18 482,262,823.02<br />
5.6 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO<br />
Como parte de nuestro Examen a los Estados Financieros e Información complementaria al<br />
Municipio de Chivatá a 31 de diciembre de 2011, se reviso y evaluó la información suministrada<br />
por la entidad mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del<br />
Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos<br />
establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas.<br />
El Municipio de Chivatá debe proceder a que se realicen los ajustes pertinentes en las cuentas que<br />
se encontraron sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbres como son: bancos, Inversiones,<br />
rentas por cobrar, deudores, propiedad, planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas<br />
por pagar y provisión para pensiones
En mi opinión por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros del Municipio<br />
de Chivatá no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes la situación financiera<br />
del municipio a 31 de diciembre de 2011 y los resultados de sus operaciones por el año que<br />
termino en esta fecha y de acuerdo a los hallazgos encontrados por el grupo auditor presento<br />
dictamen CON OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA, de conformidad con los principios y normas<br />
prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente<br />
aceptados o prescritos por el Contador General.<br />
.<br />
ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA<br />
CPT.<br />
5.7 CONCLUSIONES<br />
� El municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de<br />
impuesto predial clasificada por edades, beneficiarios y monto, entre otros aspectos; además<br />
el balance no registra la subcuenta correspondiente a predial vigencia actual.<br />
� El proceso contable no opera en un ambiente de Sistema Integrado de Información<br />
� El inventario de bienes muebles e inmuebles no está actualizado y no hay un procedimiento<br />
definido para confrontarlo con los registros contables.<br />
� El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo lo<br />
dispuesto en la circular externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación.<br />
� El Balance General no incluye las cuentas 1999 VALORIZACIONES de los bienes de<br />
propiedad del municipio y 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS en lo referente a<br />
litigios y demandas.<br />
� La cuenta patrimonio se encuentra subestimada por la no inclusión del valor de superávit por<br />
valorización de los bienes de propiedad del municipio.<br />
� Existen cuentas sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbre como son bancos,<br />
inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso<br />
público, cuentas por pagar y provisión para pensiones.<br />
� El Sistema de Control Interno Contable del municipio no funciona lo que imposibilita garantizar<br />
que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y oportuna.<br />
� El municipio no cuenta con un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad<br />
financiera, económica, social y ambiental de la entidad<br />
� El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras<br />
de que se garantice la producción de información razonable y oportuna.<br />
5.8 RECOMENDACIONES
� Implementar base de datos con la información del impuesto predial con del fin de que el<br />
municipio cuente con una herramienta eficaz que le permita determinar con certeza los<br />
deudores por este concepto.<br />
� Depurar y actualizar el inventario de la entidad y codificarlo contablemente.<br />
� Implementar un sistema integrado de información que permita la realización periódica de<br />
conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de contabilidad, presupuesto, tesorería<br />
almacén y demás áreas y/o procesos de la entidad<br />
� Realizar el avaluó técnico de los bienes de propiedad del municipio acorde con lo<br />
establecido por la Contaduría General de la Nación.<br />
� Incluir en el balance las cuentas valorizaciones y provisión para contingentes.<br />
� Revisar y ajustar las cuentas y subcuentas con hallazgos que se traducen<br />
sobrestimaciones, subestimaciones e incertidumbres.<br />
� Establecer un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera,<br />
económica, social y ambiental de la entidad<br />
� Establecer el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras de garantizar<br />
la producción de información razonable y oportuna.
CUADRO DE HALLAZGOS<br />
ENTIDAD: MUNICIPIO DE CHIVATA<br />
REPRESENTANTE LEGAL: ANA ISABEL BERNAL CAMARGO<br />
FECHA DE REPORTE: 20 de abril de 2012<br />
VIGENCIA 2011<br />
Cifras en millones de pesos<br />
Código Cuenta Sobreestimación Subestimación Incertidumbre<br />
11 EFECTIVO<br />
1110 Bancos 50.67 1.41<br />
12 INVERSIONES<br />
120106 Certificados de depósito a<br />
término<br />
13 RENTAS POR COBRAR<br />
130507 PREDIAL UNIFICADO<br />
VIGENCIA ACTUAL<br />
131007 PREDIAL UNIFICADO<br />
VIGENCIAS ANTERIORES<br />
14 DEUDORES<br />
142012 ANTICIPO PARA ADQUISICION<br />
DE BIENES<br />
16 PROPIEDAD PLANTA Y<br />
EQUIPO<br />
1665 MUEBLES ENSERES Y<br />
EQUIPÒ DE OFICINA<br />
1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y<br />
COMPUTACION<br />
1675 EQUIPO DE TRANSPORTE<br />
TRACCION Y ELEVACION<br />
1680 EQUIPO DE COMEDOR<br />
COCINA DESPENSA<br />
16 PROPIEDADES PLANTA Y<br />
EQUIPO<br />
7.56<br />
55.76<br />
601,72<br />
4,57<br />
83.00<br />
28.58<br />
334,90<br />
14.50
1605 TERRENOS<br />
160501 URBANOS 115.63<br />
160502 RURALES 110.10<br />
160503 TERRENOS CON<br />
DESTINACIÓN AMBIENTAL<br />
36,71<br />
1640 EDIFICACIONES 1.958.36<br />
17 BIENES DE BENEFICIO Y USO<br />
PUBLICO<br />
171001 VIAS DE COMUNICACIÓN 2,065,15<br />
171005 PARQUES RECREACIONALES 376,65<br />
1715 BIENES HISTORICOS Y<br />
CULTURALES<br />
24 CUENTAS POR PAGAR<br />
240102 PROYECTOS DE INVERSION 155,77<br />
5,16<br />
2720 PROVISIÓN PARA PENSIONES 8,002,88<br />
TOTAL 720.28 8,009.45 5,279.35
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA<br />
2. ENTIDAD AUDITADA MUNICIPIO DE CHIVATA<br />
3. AÑO 2011<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN<br />
1 Se tienen debidamente identificados los productos<br />
del proceso contable que deben suministrarse a las<br />
demás áreas de la entidad y a los usuarios<br />
externos?<br />
3 Se tienen identificados en la entidad los procesos<br />
que generan transacciones, hechos y operaciones y<br />
que por lo tanto se constituyen en proveedores de<br />
información del proceso contable?<br />
4 Existe una política mediante la cual las<br />
transacciones, hechos y operaciones realizados en<br />
cualquier dependencia del ente público, son<br />
debidamente informados al área contable a través<br />
de los documentos fuente o soporte?<br />
5 Se cumple la política mediante la cual las<br />
transacciones, hechos y operaciones realizados en<br />
cualquier dependencia del ente Público, son<br />
debidamente informados al área contable a través<br />
de los documentos fuente o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil y confiable medición monetaria?<br />
7 Las cifras existentes en los estados, informes y<br />
reportes contables se encuentran soportadas con el<br />
documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones que<br />
se hacen de las transacciones, hechos u<br />
operaciones en el documento fuente o soporte?<br />
CALIF. OBSERVACIONES<br />
4<br />
4<br />
3 Hace falta poner en<br />
práctica control interno<br />
4<br />
4<br />
4<br />
5
9 Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente las normas que rigen la<br />
administración pública?<br />
10 Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública<br />
aplicable para la entidad?<br />
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales que han sido objeto de identificación<br />
están soportados en Documentos idóneos y de<br />
conformidad con la naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos<br />
financieros, económicos, sociales y ambientales<br />
contienen la información necesaria para realizar su<br />
adecuada identificación?<br />
13 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales que han sido objeto de identificación<br />
fueron interpretados de Conformidad con lo<br />
establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN<br />
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales llevados a cabo en los procesos<br />
proveedores de la entidad han sido incluidos en el<br />
proceso contable?<br />
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil y confiable clasificación en el<br />
Catálogo General de Cuentas?<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la<br />
clasificación de las transacciones, hechos u<br />
operaciones realizadas por la entidad contable<br />
pública?<br />
17 La clasificación de las transacciones, hechos y<br />
operaciones corresponde a una correcta<br />
interpretación tanto del marco conceptual como del<br />
Manual de Procedimientos del Régimen de<br />
Contabilidad Pública?<br />
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la<br />
clasificación de los hechos financieros, económicos,<br />
sociales y ambientales, corresponde a la última<br />
versión publicada en la página web de la Contaduría<br />
General de la Nación?<br />
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas<br />
para la clasificación de las transacciones, hechos u<br />
operaciones realizadas ?<br />
5<br />
5<br />
3 Hace falta organizar y<br />
actualizar debidamente el<br />
inventario<br />
4<br />
5<br />
5<br />
4<br />
5<br />
4<br />
5<br />
5
20 Se elaboran y revisan oportunamente las<br />
conciliaciones bancarias para establecer los valores<br />
objeto de clasificación, registro y control del efectivo?<br />
21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos<br />
recíprocos con otras entidades públicas?<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces<br />
de saldos entre las áreas de Presupuesto,<br />
Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos<br />
de la entidad?<br />
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes,<br />
derechos y obligaciones y se confronta con los<br />
registros contables para hacer los ajustes<br />
pertinentes?<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan<br />
adecuadamente los hechos, transacciones u<br />
operaciones registradas?<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar<br />
que los registros contables se han efectuado en<br />
forma adecuada y por los valores correctos?<br />
26 Se efectúan los registros contables en forma<br />
cronológica y guardando el consecutivo de los<br />
hechos, transacciones u operaciones realizadas,<br />
cuando a este último haya lugar?<br />
27 Se generan listados de consecutivos de documentos<br />
para hacer verificaciones de completitud de<br />
registros?<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables<br />
diferenciales existentes entre entidades de gobierno<br />
general y empresas Públicas?<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema<br />
de integrado de información y este funciona<br />
adecuadamente?<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores<br />
correspondientes a los procesos de depreciación,<br />
provisión, amortización, Valorización, y agotamiento,<br />
según aplique?<br />
31 Los registros contables que se realizan tienen los<br />
respectivos documentos soportes idóneos?<br />
32 Para el registro de las transacciones, hechos u<br />
operaciones se elaboran los respectivos<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
3 No existe celeridad por<br />
parte de los funcionarios<br />
para solicitar saldos a los<br />
bancos<br />
4 Aunque el municipio es<br />
cercano a Tunja se<br />
demora al correspondencia<br />
3 Solo entre el área de<br />
hacienda no se pone en<br />
práctica control interno<br />
3 Hace falta actualizar el<br />
inventario y avaluó de los<br />
bienes<br />
4<br />
4 Al momento de conciliar<br />
saldos para informes<br />
5<br />
4<br />
3 Por ejemplo no se han<br />
legalizado comodatos con<br />
el colegio y la Ese<br />
3 Excepto por el almacén no<br />
opera<br />
4<br />
5<br />
4
33 Los libros de contabilidad se encuentran<br />
debidamente soportados en comprobantes de<br />
contabilidad?<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y<br />
DEMÁS<br />
INFORMES<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de<br />
conformidad con los parámetros establecidos en el<br />
Régimen de Contabilidad Pública?<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y<br />
reportes contables coinciden con los saldos de los<br />
libros de contabilidad?<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y<br />
parametrización necesarios para un adecuado<br />
funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar<br />
la información?<br />
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y<br />
reportes contables al representante legal, a la<br />
Contaduría General de la Nación, a los organismos<br />
de inspección, vigilancia y control, y a los demás<br />
usuarios de la información?<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables<br />
cumplen con las formalidades establecidas en el<br />
Régimen de Contabilidad Pública?<br />
39 El contenido de las notas a los estados contables<br />
revela en forma suficiente la información de tipo<br />
cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los<br />
estados contables y los saldos revelados en los<br />
estados contables?<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN<br />
DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y<br />
reportes contables al representante legal, a la<br />
Contaduría General de la Nación, y a los organismos<br />
de inspección, vigilancia y control?<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil<br />
acceso a la comunidad el balance general y el estado<br />
de actividad financiera, económica, social y<br />
ambiental?<br />
4<br />
4<br />
5<br />
3 Aunque se ha solicitado el<br />
sistema no se ha<br />
actualizado anualmente<br />
para adoptarlo a los<br />
requerimientos<br />
4 Se han tenido dificultades<br />
por razones del software<br />
5<br />
4<br />
5<br />
4 Salvo algunas dificultades<br />
generadas por el software<br />
4
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e<br />
interpretar la realidad financiera, económica, social y<br />
ambiental de la entidad?<br />
44 La información contable se acompaña de los<br />
respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su<br />
adecuada comprensión por parte de los usuarios?<br />
45 La información contable es utilizada para cumplir<br />
propósitos de gestión?<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras<br />
homogéneas a los distintos usuarios de la<br />
información.<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento<br />
adecuado a los riesgos de índole contable de la<br />
entidad en forma permanente?<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita<br />
gestionar los riesgos de índole contable?<br />
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para<br />
determinar la efectividad de los controles<br />
implementados en cada una de las actividades del<br />
proceso contable?<br />
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y<br />
responsabilidad para la ejecución de las diferentes<br />
actividades del proceso contable?<br />
51 Las políticas contables, procedimientos y demás<br />
prácticas que se aplican internamente se encuentran<br />
debidamente documentadas?<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás<br />
prácticas contables se encuentran debidamente<br />
actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva<br />
del proceso contable?<br />
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica<br />
o mecanismo, la forma como circula la información a<br />
través de la entidad y su respectivo efecto en el<br />
proceso contable de la entidad?<br />
54 Se ha implementado y ejecuta una política de<br />
depuración contable permanente y de sostenibilidad<br />
de la calidad de la información?<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
3 No opera eficientemente<br />
el control interno contable<br />
4<br />
3 Aunque existen los<br />
procesos documentados<br />
no se ponen en practica<br />
4 Falta implementación<br />
especial área de tesorería<br />
4<br />
3 Se encuentran<br />
documentados pero los<br />
funcionarios del área lo<br />
desconocen<br />
4
55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran<br />
debidamente individualizados en la contabilidad, bien<br />
sea por el área contable o en bases de datos<br />
administradas por otras dependencias?<br />
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad<br />
son actualizados permanentemente de conformidad<br />
con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente<br />
estructurada de conformidad con la complejidad,<br />
desarrollo tecnológico y estructura organizacional de<br />
la entidad?<br />
58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable<br />
cumplen con los requerimientos técnicos señalados<br />
por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que<br />
demanda el ejercicio de la profesión contable en el<br />
sector público?<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de<br />
actualización permanente para los funcionarios<br />
involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo<br />
en forma satisfactoria?<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme<br />
cuando se presentan cambios de representante legal,<br />
o cambios de contador?<br />
61 Existe una política para llevar a cabo en forma<br />
adecuada el cierre integral de la información<br />
producida en todas las áreas o dependencias que<br />
generan hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales?<br />
62 Los soportes documentales de los registros contables<br />
se encuentran debidamente organizados y<br />
archivados de conformidad con las normas que<br />
regulan la materia?<br />
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.97<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.17<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.88<br />
4<br />
4<br />
4<br />
5<br />
4<br />
4<br />
4<br />
5<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3.84<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.15<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4.29<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.69<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.69<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE x<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO<br />
4
6.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA<br />
6 MUNICIPIO DE EL COCUY<br />
La auditoria al Balance del Municipio del Cocuy comprende la evaluación, la razonabilidad y<br />
consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General,<br />
Estado de pérdidas y ganancias, operaciones efectivas de caja y cambios en el Patrimonio; con el<br />
objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables universalmente aceptados y<br />
bajo normas de auditoría generalmente aceptadas. La principal limitación que se tiene para el buen<br />
desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo<br />
y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.<br />
6.2 COBERTURA<br />
Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011 del Municipio del Cocuy, en el Activo se<br />
va a tomar un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes cuentas que se van<br />
a tomar de la siguiente manera:<br />
En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad planta y<br />
equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso Publico un 70%, en la cuenta otros activos<br />
un 80%.<br />
Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la<br />
siguiente manera:<br />
En la cuenta cuentas por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la<br />
cuenta pasivos estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%<br />
6.3 SEGUIMIENTO DE LAS GLOSAS CONTABLES<br />
El Municipio del Cocuy no se estableció Plan de mejoramiento dado que no se la ha realizado<br />
auditorias en el año anterior.<br />
6.4 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO<br />
Los bienes inmuebles se encuentran registrados por el valor de la valorización realizado en el año<br />
2006, valor que a la fecha se encuentra desactualizado y representa el 39.56% del total del activo,<br />
los bienes de beneficio y uso público representa el 34.01% del total del activo, los cuales se<br />
encuentran avaluados desde al año 2006, no fue posible su verificación dado que se presenta una<br />
relación por parte de almacén sin valores haciendo difícil su corroboración.<br />
6.5 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
El manejo de Control Interno en el Municipio de el Cocuy se encuentra delegado a la oficina de<br />
Planeación.<br />
El Municipio no ha implemento el manual de procesos y procedimientos contables. Lo anterior<br />
sumado a la falta capacitación permanente en los procesos contables.
El proceso del área financiera presupuesto, contabilidad y tesorería no se encuentran<br />
integrados, razón por la cual es que no existe coherencia en los resultados dados por las mismas,<br />
máxime cuando manejan la misma información, con el agravante que no concilian los registros<br />
contables con las diferentes áreas administrativas.<br />
El Municipio de el Cocuy, adolece de un inventario físico de sus propiedades, Planta y Equipo,<br />
debidamente valorizados y conciliados con contabilidad, igual situación se presenta para los bienes<br />
de Beneficio y Uso público, sin que en estos últimos se evidencien los títulos de propiedad ni se<br />
encuentren debidamente registrados con su respectivo avalúo técnico<br />
El sistema de control interno contable, está asociado a la existencia y efectividad de mecanismos<br />
de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, los cuales garantizan que<br />
la información financiera, económica y social, cumpla con las normas y procedimientos<br />
establecidos por el plan general de contabilidad pública, pero en el Municipio de el Cocuy no se dio<br />
cumplimiento a este proceso de verificación; si se tiene en cuenta que no se encontró ningún<br />
documento que demostrara las acciones realizadas por la oficina de control interno.<br />
La evaluación al sistema de Control interno Contable se efectúo mediante la aplicación de pruebas<br />
de auditoría generalmente aceptadas, los principios de contabilidad, normas y procedimientos de<br />
control financiero<br />
En el año 2009 el Municipio de el Cocuy implemento el sistema de gestión integrado Modelo<br />
Estándar de Control Interno (MECI) y Calidad, y para el año 2010 se siguieron adelantando los<br />
procesos de la identificación de procedimientos para el desarrollo contable y financiero.<br />
No obstante la labor desarrollada, el grupo auditor encontró falencias que tienen que ver con:<br />
La identificación y propiedad de un bien inmueble.<br />
Estos factores permiten determinar que el sistema de control interno contable del Municipio de el<br />
Cocuy debe fortalecerse en aras de estar en capacidad de corroborar que todas las transacciones<br />
realizadas se registren en forma exacta y veraz.<br />
6.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
6.6.1 Generales<br />
� En el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados financieros se<br />
aplica el marco conceptual de la Contabilidad Pública, así mismo normas y procedimientos<br />
establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de libros y<br />
preparación de documentos soporte.<br />
� Todas las transacciones originadas en el desarrollo del objeto social de la entidad, son<br />
registradas por el sistema de causación conforme a las normas contables.<br />
� No realiza conciliaciones periódicas con las diferentes entidades donde el municipio posee<br />
inversiones de capital y de renta fija.<br />
� Falta de integración en los flujos de información generados por las distintas áreas, con la<br />
oficina de contabilidad, originando diferencias al cotejar los saldos registrados entre unas y<br />
otras dependencias. Lo anterior es verificable en el cuadro de Hallazgos.<br />
� El Balance presenta fallas al momento de generar los registros de las cuentas auxiliares, toda<br />
vez que solicito su impresión y solo muestra en un valor que se viene arrastrando.
� En las Rentas por Cobrar no se registran los intereses liquidados por el cobro de la vigencia<br />
anterior.<br />
� De igual manera en la cuenta Rentas por Cobrar (predial), no se contabilizan las cuentas de<br />
difícil y dudoso recaudo como tampoco sus intereses la actual administración no ha adelantado<br />
acciones tendiente hacer efectivo su recaudo mediante un proceso de cobro coactivo.<br />
� No se registra ningún valor por rentas por cobrar por concepto de Industria y Comercio.<br />
� Los terrenos se deben registra en la cuenta 1605 por su valor histórico, y como resultado del<br />
mayor valor del avaluó técnico va a la cuenta 1999 Valorizaciones.<br />
� El saldo de la cuenta terrenos no es claro por cuanto, la relación enviada para registro por la<br />
secretaría de Gobierno no discrimina cuales de los bienes son lotes, cuales son<br />
construcciones, cuales construcciones en curso, y cuales donaciones. En contabilidad no<br />
reposan los soportes de lo registrado,<br />
� Se adolece de políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles y demás bienes al<br />
patrimonio de la entidad, incluyendo seguimiento sobre su legalización.<br />
� La entidad no cuenta con todos los títulos de sus propiedades, planta y equipo.<br />
� La depreciación se registra en forma global por agrupación, su cálculo debe ser en forma<br />
individual<br />
� No se encuentran valorizados y actualizados los registros de la propiedad planta y equipo<br />
� No se realiza periódicamente toma física de inventarios y conciliación de saldos con<br />
contabilidad.<br />
� No tienen medidas de salvaguarda para los activos fijos; esto en razón a que los vehículos del<br />
municipio no tienen seguros contra todo riesgo, como tampoco poseen la revisión técnica<br />
mecánica, ni los certificados de gases.<br />
� Para los bienes de Beneficio y uso público, el valor registrado corresponde a un avaluó técnico<br />
del 2006.<br />
� Implementar medidas de protección para la guarda y custodia de los activos, Valores, títulos<br />
valores, especies venales, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas<br />
magnéticas, sellos y protectores, claves de cajas fuertes, y demás bienes asociados al<br />
disponible.<br />
� No existen archivos organizados relacionados con la documentación contable<br />
� Inexistencia de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados<br />
con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales, cesantías<br />
consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos<br />
� Se está implementando lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención<br />
documental, organización de los archivos con énfasis en la documentación contable.
6.6.2 Específicos<br />
� CUENTA 11 EFECTIVO<br />
En la subcuenta 1110 Depósitos en Instituciones financieras; en la cuenta No 6-9 del Banco<br />
Agrario por la suma de $445.024, no presenta extracto lo mismo que la cuenta No. 336-6 de Banco<br />
Ganadero por la suma de $4.276.310, presentándose una incertidumbre en la suma de $<br />
4.727.334.<br />
Respuesta: Se solicitará extracto en las instituciones financieras correspondientes dado que no<br />
llega porque las cuentas no han tenido movimiento.<br />
CONCEPTO: lo anterior no desvirtúa lo observado por lo se debe plasmar en Plan de<br />
Mejoramiento a fin de verificar los referidos ajustes.<br />
� CUENTA 12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS<br />
En la subcuenta 120832 Sociedades De Economía Mixta, no se presenta un titulo de la<br />
electrificadora de Boyacá por parte del Municipio de el Cocuy por lo que se presenta una<br />
incertidumbre en la suma de $ 3.012.000.00<br />
Respuesta: Se realizarán los trámites necesarios para obtener el título que representa la inversión<br />
en la electrificadora de Boyacá.<br />
CONCEPTO: Se acepta la respuesta por cuanto se debe reconocer contablemente la cifra<br />
reportada por el modulo de la Electrificadora de Boyacá. Se debe anexar al Plan de Mejoramiento<br />
� CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR<br />
� En las subcuentas 130507 predial unificados se presenta diferencias Así:<br />
CÓDIGO NOMBRE<br />
13000000000000000000 RENTAS POR COBRAR<br />
13050000000000000000 VIGENCIA ACTUAL<br />
13050700000000000000 Impuesto Predial Unificado<br />
13100000000000000000 VIGENCIAS ANTERIORES<br />
13100700000000000000 Impuesto Predial Unificado<br />
Presentándose una sobreestimación en la suma de $ 113.388.092.00<br />
SEGÚN<br />
TESORERÍA<br />
BALANCE<br />
NUEVO<br />
SALDO VERIFICACIÓN<br />
DEBITO<br />
542.732.852,00 429.344.760,00<br />
107.481.570,00 99.636.785,00<br />
107.481.570,00 89.009.088,00<br />
435.251.282,00 329.707.975,00<br />
435.251.282,00 329.707.975,00<br />
DIFERENCIA<br />
113.388.092,00<br />
7.844.785,00<br />
18.472.482,00<br />
105.543.307,00<br />
105.543.307,00<br />
Respuesta: El Municipio realizará periódicamente conciliación entre los valores reportados por el<br />
software en la tesorería y los saldos reportados en la contabilidad para que no existan diferencias.<br />
CONCEPTO: lo anterior no desvirtúa lo observado por lo se debe plasmar en Plan de<br />
Mejoramiento a fin de verificar los referidos ajustes.
� CUENTA 14 DEUDORES<br />
� En la subcuenta 140103 intereses predial presentas diferencias así:<br />
CÓDIGO NOMBRE SEGÚN BALANCE Corpoboyacá DIFERENCIA<br />
1401 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 00,00 00,00<br />
140103 Intereses 00,00 00,00<br />
14010301 Intereses Predial 00,00 00,00<br />
Intereses Predial según informe<br />
Corpoboyacá vigencia actual 10.627.697,00<br />
Intereses Predial según informe<br />
Corpoboyacá vigencia anterior 469.187.527,00<br />
Total 479.815.224,00 479.815.224,00<br />
Presentándose una subestimación en la suma de $ 479.815.224.00<br />
Respuesta: El Municipio realizará periódicamente conciliación entre los valores reportados por el<br />
software en la tesorería y los saldos reportados en la contabilidad para que no existan diferencias.<br />
CONCEPTO: lo anterior no desvirtúa lo observado por lo se debe plasmar en Plan de<br />
Mejoramiento a fin de verificar los referidos ajustes.<br />
� CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO<br />
� En las subcuentas de la cuenta 16 se presentan diferencias entre los valores registrados<br />
en el balance y la información reportada por Almacén así:<br />
CÓDIGO NOMBRE<br />
16000000000000000000<br />
16050000000000000000 TERRENOS<br />
16050100000000000000 URBANOS<br />
PROPIEDADES, PLANTA Y<br />
EQUIPO<br />
16050100100000000000 Escuela Unitaria Centro<br />
16050100200000000000 Lote Parqueadero<br />
16050100300000000000 Lote Plaza De Mercado<br />
16050100400000000000 Lote Plaza De Ferias<br />
16050100500000000000 Lote Edificio Municipal<br />
16050100600000000000 Lote Cárcel Municipal<br />
16050100700000000000 Lote Teatro Boyacá<br />
SEGÚN<br />
BALANCE<br />
NUEVO SALDO<br />
9.963.012.451,79<br />
0,00<br />
1.332.953.979,00<br />
0,00<br />
1.024.003.900,00<br />
139.530.000,00<br />
29.490.000,00<br />
110.520.000,00<br />
236.760.000,00<br />
31.209.900,00<br />
15.938.400,00<br />
23.380.500,00<br />
TESORERÍA<br />
VERIFICACIÓN<br />
1.179.290.000,00<br />
139.530.000,00<br />
29.490.000,00<br />
110.520.000,00<br />
236.760.000,00<br />
31.209.900,00<br />
15.938.400,00<br />
DIFERENCIA<br />
-<br />
155.286.100,00<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-
16050100800000000000 Lote Vivero Municipal<br />
16050100900000000000 Lote Ancianato<br />
16050101000000000000 Lote Idena<br />
Lote Antiguo Matadero<br />
16050101100000000000 Chapinero<br />
16050101200000000000 Lote Escuela De Niñas<br />
16050101300000000000 Lote Casa De La Cultura<br />
Lote Tanques Acueducto<br />
16050101400000000000 Urbano<br />
16050101500000000000 Lote Villa Olímpica<br />
16050101600000000000 Lote Urbano Chapinero<br />
16050101700000000000 Lote Colegio Santos<br />
16050101800000000000 Lote Anto Antiguo<br />
85.980.000,00<br />
47.818.500,00<br />
32.550.000,00<br />
14.781.600,00<br />
24.440.400,00<br />
27.858.600,00<br />
23.380.500,00 -<br />
85.980.000,00<br />
47.818.500,00<br />
32.550.000,00<br />
14.781.600,00<br />
24.440.400,00<br />
27.858.600,00<br />
2.000.000,00 -<br />
50.000.000,00<br />
75.000.000,00<br />
5.520.000,00<br />
21.516.000,00<br />
50.000.000,00<br />
15.000.000,00<br />
5.520.000,00<br />
21.516.000,00<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
2.000.000,00<br />
-<br />
60.000.000,00<br />
16050101900000000000 Lote Cancha De Microfútbol 49.710.000,00 49.710.000,00 -<br />
-<br />
Lote baudilio acero 0,00<br />
141.138.100,00 141.138.100,00<br />
-<br />
Lote urbanización primavera 0,00<br />
71.148.000,00 71.148.000,00<br />
-<br />
Lote K 3 4 -01<br />
Lote bomberos voluntarios<br />
0,00<br />
5.000.000,00 5.000.000,00<br />
Inventarios presenta un menor valor, el lote el chapinero fue cedido a los<br />
beneficiarios de la urbanización.<br />
16050200000000000000 RURALES<br />
16050200100000000000 Lote Escuela El Carmen<br />
16050200200000000000 Lote Escuela Los Laureles<br />
16050200300000000000 Lote Escuela Palchacual<br />
16050200400000000000 Lote Escuela El Juncal<br />
Lote Cancha Futbol<br />
16050200500000000000 Palchacual<br />
16050200600000000000 Lote Escuela Llano Muerto<br />
16050200700000000000 Lote Escuela Loma De Pozo<br />
16050200800000000000 Lote Escuela El Escobal<br />
Lote Escuela Pantano<br />
16050200900000000000 Chiquito<br />
16050201000000000000 Lote Escuela Los Cucharos<br />
308.950.079,00<br />
224.739.217,00<br />
844.120,00 844.120,00<br />
378.885,00 378.885,00<br />
53.426.776,00 358.224,00<br />
356.730,00 356.730,00<br />
1.480.500,00 1.480.500,00<br />
585.628,00 585.628,00<br />
398.654,00 398.654,00<br />
4.670.860,00 4.670.860,00<br />
907.335,00 907.335,00<br />
119.653,00 119.653,00<br />
-<br />
-<br />
84.210.862,00<br />
-<br />
-<br />
53.068.552,00<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-
16050201100000000000 Lote Escuela Tierra Amarilla<br />
16050201200000000000 Lote Lagunillas<br />
Lote Lagunillas Tierra<br />
16050201300000000000 Blanca<br />
16050201400000000000 Lote Escuela El Mortiño<br />
16050201500000000000 Lote Escuela Carrizalito<br />
16050201600000000000 Lote Escuela Isleta<br />
Lote Cancha Escuela<br />
16050201700000000000 Carrizal Centro<br />
Lote Cancha Escuela San<br />
16050201800000000000 Juan De Upal<br />
Lote Cancha Escuela La<br />
16050201900000000000 Playa<br />
16050202000000000000 Lote Escuela El Cardon<br />
16050202100000000000 Lote Escuela El Ranal<br />
Lote Cancha Escuela Llano<br />
16050202200000000000 Grande<br />
Lote Cancha Escuela Agua<br />
16050202300000000000 Blanca<br />
16050202400000000000 Lote Escuela Loma Alta<br />
16050202500000000000 Lote Escuela La Pajita<br />
16050202600000000000 Lote Escuela Los Molinos<br />
16050202700000000000 Lote Escuela Tabalito<br />
16050202800000000000 Lote Puesto De Salud<br />
Lote Planta De Tratamiento<br />
16050202900000000000 Residuos Sólidos<br />
Lote Inspección De Policía<br />
16050203000000000000 Vda. Carrizal<br />
Lote Nacimiento De Agua<br />
16050203100000000000 Palchacual<br />
Lote Cancha De Futbol<br />
16050203200000000000 Carrizal Y Corraleja<br />
Lote Campo Deportivo Llano<br />
16050203300000000000 Grande<br />
16050203400000000000 Lote El Aljibe<br />
Lote El Rincón De La<br />
16050203500000000000 Colorada<br />
16050203800000000000 Lote El Edén<br />
16050203900000000000 Lote El Eucaliptus<br />
16050204000000000000 Lote Las Tapias<br />
642.020,00 642.020,00<br />
25.000.000,00 0,00<br />
48.000.000,00 0,00<br />
559.394,00 559.394,00<br />
1.786.000,00 0,00<br />
544.730,00 0,00<br />
1.545.830,00 1.545.830,00<br />
412.284,00 412.284,00<br />
1.035.410,00 1.035.410,00<br />
437.457,00 437.457,00<br />
676.330,00 676.330,00<br />
4.663.910,00 4.663.910,00<br />
1.994.844,00 1.994.844,00<br />
411.015,00 411.015,00<br />
279.180,00 279.180,00<br />
1.091.810,00 1.091.810,00<br />
496.320,00 496.320,00<br />
43.428,00 43.428,00<br />
5.842.100,00 5.842.100,00<br />
41.553,00 41.553,00<br />
539.560,00 539.560,00<br />
1.600.000,00 1.600.000,00<br />
4.137.763,00 4.137.763,00<br />
7.000.000,00 7.000.000,00<br />
7.000.000,00 7.000.000,00<br />
18.500.000,00 18.500.000,00<br />
10.000.000,00 8.000,00<br />
10.000.000,00 8.000,00<br />
-<br />
25.000.000,00<br />
48.000.000,00<br />
-<br />
1.786.000,00<br />
544.730,00<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
9.992.000,00<br />
9.992.000,00
16050204100000000000 Lote Guitarrillas<br />
16050204300000000000 Lote El Zanjón<br />
16050204400000000000 Lote El Cerezo<br />
50.000.000,00 500.000,00<br />
5.000.000,00 0,00<br />
1.500.000,00 1.500.000,00<br />
16050204500000000000 Lote Pozo Azul Lagunillas 35.000.000,00 35.000.000,00<br />
Puesto de salud Vda.<br />
carrizal 0,00 1.168.420,00<br />
16400100000000000000 EDIFICIOS Y CASAS<br />
16400100100000000000 Palacio Municipal<br />
16400100200000000000 Ancianato Municipal<br />
16400100300000000000 Casa De La Cultura<br />
16400100400000000000 Casa Campesina<br />
16400100500000000000 Teatro Municipal<br />
16400100600000000000 Cárcel Municipal<br />
16400100700000000000 Vivero Municipal<br />
16400100800000000000 Ancianato Antiguo<br />
16400100900000000000 Idema<br />
16400101000000000000 Antiguo Matadero<br />
Predio lagunillas 0,00 25.000.000,00<br />
Predio lagunillas<br />
tierra blanca casa quemada<br />
0,00 39.000.000,00<br />
y salado 0,00 48.000.000,00<br />
cuadras del Líbano<br />
campo deportivo colegio el<br />
2.000.000,00<br />
cardón<br />
Restaurante escolar Colegio<br />
1.500.000,00<br />
el Cardon 1.500.000,00<br />
16400101100000000000 Inspección Policía Carrizal<br />
Estación Uribe Lote Colegio 500.000,00<br />
Cementerio Laico 4.000,00<br />
16400101200000000000 Parqueadero<br />
Centro De Salud Tercera<br />
16400101400000000000 Edad<br />
16400101500000000000 Villa Olímpica<br />
16400101600000000000 Puesto Salud Hoya De Abra<br />
1.526.507.492,00<br />
271.461.563,00<br />
1.227.068.067,00<br />
243.567.243,00<br />
293.000.000,00 293.000.000,00<br />
218.132.421,00 218.132.421,00<br />
86.793.374,00<br />
71.893.674,00<br />
82.160.000,00 82.160.000,00<br />
112.180.877,00 112.180.877,00<br />
6.653.110,00 6.653.110,00<br />
13.328.000,00 13.328.000,00<br />
90.047.190,00 90.047.190,00<br />
3.040.000,00 3.040.000,00<br />
13.261.500,00<br />
5.395.830,00<br />
63.065.552,00 63.065.552,00<br />
249.326.744,00<br />
18.661.331,00<br />
-<br />
-<br />
30.000.000,00<br />
49.500.000,00<br />
5.000.000,00<br />
-<br />
-<br />
-<br />
1.168.420,00<br />
-<br />
25.000.000,00<br />
-<br />
39.000.000,00<br />
-<br />
48.000.000,00<br />
-<br />
1.500.000,00<br />
-<br />
1.500.000,00<br />
-<br />
500.000,00<br />
-<br />
4.000,00<br />
299.439.425,00<br />
27.894.320,00<br />
-<br />
-<br />
14.899.700,00<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
-<br />
13.261.500,00<br />
5.395.830,00<br />
-<br />
219.326.744,00
16400600000000000000 MATADEROS<br />
16400600100000000000 Matadero Municipal<br />
PLANTAS, DUCTOS Y<br />
16450000000000000000 TUNELES<br />
16550500000000000000 EQUIPO DE MUSICA<br />
16650100000000000000 MUEBLES Y ENSERES<br />
EQUIPO DE<br />
16700200000000000000 COMPUTACION<br />
16750200000000000000 TERRESTRE<br />
16750200100000000000 Volqueta Municipal<br />
16750200200000000000 Motos Yamaha<br />
16750200300000000000 Mezcladora Semcoop<br />
16750200400000000000 Bulldozer<br />
16750200500000000000 Retroexcavadora<br />
La subcuenta 160501 (Terrenos Urbanos) se encuentra subestimada en cuantía de $155.286.100,<br />
la subcuenta 160502 (terrenos Rurales) se encuentra sobrestimada en $84.210.862, la subcuenta<br />
164001 (edificaciones y Casas) se encuentra sobrestimada en $299.439.425, la 164016<br />
(Mataderos) se encuentra sobrestimada en 68.643.556, la 164500 (Plantas ductos y Túneles) se<br />
encuentra subestimada en $162.782.177, la 165505 (Equipos de Música) esta sobreestimada en $<br />
2.300.000, la 166501 (Muebles y enseres) esta sobreestimada en $33.663.048., La cuenta 167002<br />
(Equipo de Comunicación) se encuentra sobreestimada en la suma de $39.594.483, la 1675<br />
(equipo de transporte) se encuentra sobreestimado en la suma de $73.795.700.00.<br />
Respuesta: Las diferencias se deben a que desde que se llevó a cabo el proceso de saneamiento<br />
contable, el Municipio no ha hecho actualizaciones y avalúos a sus bienes. Sin embargo se ha<br />
procurado llevar registro separado de los nuevos bienes que se han adquirido con el fin de separar<br />
de manera individual cada bien para conocer su costo y realizar las depreciaciones y<br />
amortizaciones según corresponda.<br />
CONCEPTO:<br />
Lo anteriormente planteado será verificado en el PLAN DE MEJORAMIENTO<br />
� CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR<br />
0,00<br />
255.466.156,00<br />
255.466.156,00<br />
272.817.823,00<br />
61.374.000,00<br />
178.920.470,00<br />
176.916.186,00<br />
754.954.700,00<br />
85.000.000,00<br />
30.299.900,00<br />
4.384.800,00<br />
175.270.000,00<br />
- 18.661.331,00<br />
186.822.600,00<br />
186.822.600,00<br />
435.600.000,00<br />
-<br />
68.643.556,00<br />
68.643.556,00<br />
-<br />
162.782.177,00<br />
59.074.000,00 2.300.000,00<br />
145.257.422,00<br />
137.321.700,00<br />
681.159.000,00<br />
85.000.000,00<br />
25.789.000,00<br />
3.000.000,00<br />
130.000.000,00<br />
90.000.000,00 90.000.000,00<br />
33.663.048,00<br />
39.594.486,00<br />
73.795.700,00<br />
-<br />
4.510.900,00<br />
1.384.800,00<br />
45.270.000,00<br />
16750200600000000000 Motoniveladora<br />
200.000.000,00 200.000.000,00 -<br />
-<br />
16750200700000000000 Bus Chevrolet<br />
125.000.000,00 125.819.000,00 819.000,00<br />
1/6 Parte Vehículo<br />
16750200800000000000 Recolector De Basuras 45.000.000,00 45.000.000,00 -<br />
El auxiliar no se presenta en forma individual, en el momento de su verificación fue muy dispendioso.<br />
-
� A nivel de la subcuenta 242529 (Cheque emitidos y no cobrados) de la cuenta 8-1 que por<br />
su antigüedad se han reclasificado en esta subcuenta para liberar el saldo del banco se<br />
presenta un INCERTIDUMBRE en la suma de $3.641.921.<br />
Respuesta: Se reclasifican en esta cuenta los cheques que por su antigüedad de emisión no<br />
permiten su cobro por parte de los beneficiarios. Los valores contabilizados se pueden verificar con<br />
la conciliación bancaria.<br />
CONCEPTO:<br />
Se acepta la respuesta y se levanta lo observado.<br />
6.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN CON SALVEDADES<br />
Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros al Municipio de EL COCUY, examinando los<br />
auxiliares e información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y evaluamos la<br />
información suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y de<br />
cumplimiento y la evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las<br />
normas y procedimientos establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas.<br />
En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones imposibilidades de obtener suficiente<br />
evidencia comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de caja, bancos, inversiones, rentas<br />
por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, cuentas por pagar, los cuales se pueden observar<br />
en el cuadro de hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras<br />
que afectan la razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta<br />
en la planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y<br />
procedimientos.<br />
La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que<br />
realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado<br />
en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 18 de abril del 2012. Arrojando en resultado<br />
superior el 5% del total de los activos, donde se recomienda una opinión con salvedad.<br />
En mi opinión confirmo y excepto por los hallazgos de sobreestimación, subestimación e<br />
incertidumbre, el balance general presenta razonablemente la situación financiera y los registros a<br />
31 de diciembre del año 2011. De igual forma muestra el registro tomados de los respectivos libros<br />
oficiales de contabilidad. Cotejados los soportes de cada una de las cuentas auditadas y evaluadas<br />
y las operaciones que dieron lugar a los estados contables se calculo un porcentaje del 5.62% con<br />
respecto al total del activo y un grado de cumplimiento del 94.38%, por tanto se determina una<br />
OPINION CON SALVEDAD.<br />
SALVADOR PEÑA CORTEZ<br />
TP No. 23326-T
6.8 CONCLUSIONES<br />
� En dos conciliaciones bancarias no se cuentas con los extractos bancarios como soporte de<br />
las mismas.<br />
� No se cuenta un software para unificar la información contable de todas las dependencias del<br />
municipio.<br />
� No se realizan conciliaciones periódicas con las diferentes entidades donde el municipio posee<br />
inversiones de capital y de renta fija.<br />
� En el balance lo bienes inmuebles se presenta a nivel de subcuenta y el inventario lo relaciona<br />
sin valor alguno lo cual hace difícil establecer la veracidad de la información.<br />
� No se cuenta con el inventario físico de los recursos naturales y del medio ambiente<br />
actualizado.<br />
� Se ha elaborar el avalúo técnico desde el año 2006, para los bienes de Beneficio y uso público.<br />
� No se ha incorporar al balance la cuenta de rentas por cobrar en Industria y comercio<br />
� No se cuenta con los seguros para salvaguarda los activos fijos; tales seguros contra todo<br />
riesgo, revisión técnico mecánica, y certificados de gases de los vehículos de propiedad del<br />
municipio.<br />
� La depreciación se debe registrar en forma en forma global<br />
� No se realizar periódicamente toma física de inventarios y conciliación de saldos con<br />
contabilidad.<br />
� La propiedad planta y equipo no se encuentra actualizada ni valorizada.<br />
� Las Rentas por Cobrar no se registra los intereses liquidados por el cobro de la vigencia<br />
anterior.<br />
� No se encuentran integrados los flujos de información generados por las distintas áreas, con la<br />
oficina de contabilidad, con el objeto de obviar las diferencias al cotejar los saldos registrados<br />
entre unas y otras dependencias.<br />
No se ha iniciado el cobro coactivo, para los diferentes deudores del municipio, de igual manera se<br />
han iniciado procesos disciplinarios para establecer responsabilidades en la mora del cobro del<br />
predial, si a ello hay lugar.<br />
6.9 RECOMENDACIONES<br />
� En el caso de las conciliaciones bancarias se debe solicitar en forma oportuna a los bancos lo<br />
extractos bancarios como soporte de las mismas y evitar hacer proceso pre conciliatorio.<br />
� Se sugiere adquirir un software para unificar la información contable de todas las dependencias<br />
del municipio.<br />
� Realizar conciliaciones periódicas con las diferentes entidades donde el municipio posee<br />
inversiones de capital y de renta fija.
� Realizar archivos organizados que tengan que ver con la documentación contable.<br />
� Realizar el inventario físico de los recursos naturales y del medio ambiente<br />
� Se debe realizar los ajustes respectivos a la depuración de la cuenta bienes muebles e<br />
inmuebles.<br />
� Elaborar el avalúo técnico para los bienes de Beneficio y uso público.<br />
� Se debe incorporar al balance la cuenta de rentas por cobrar en Industria y comercio<br />
� Adelantar las diligencias pertinentes para adquirir las medidas de salvaguarda para los activos<br />
fijos; tales seguros contra todo riesgo, revisión técnico mecánica, y certificados de gases de los<br />
vehículos de propiedad del municipio.<br />
� Realizar procedimientos contables idóneos de acuerdo a los requerimientos del municipio.<br />
� El inventario de los bienes inmuebles se debe registrar en forma individual y haciendo los<br />
cruces con almacén quien debe tener el valor de adquisición.<br />
� La depreciación se de registrar en forma en forma individual<br />
� Se debe realizar periódicamente toma física de inventarios y conciliación de saldos con<br />
contabilidad.<br />
� Se debe valorizar y actualizar los registros de la propiedad planta y equipo<br />
� Se sugiere en las Rentas por Cobrar registrar los intereses liquidados por el cobro de la<br />
vigencia anterior.<br />
� Se recomienda hacerle ajustes al paquete contable para que no presente fallas al momento de<br />
generar los registros de las cuentas auxiliares, para así permita no solo el registro, sino la<br />
impresión de los saldos de las referidas cuentas.<br />
� Integrar los flujos de información generados por las distintas áreas, con la oficina de<br />
contabilidad, con el objeto de obviar las diferencias al cotejar los saldos registrados entre unas<br />
y otras dependencias.<br />
� Se recomienda en lo sucesivo iniciar los respectivos procesos de cobro coactivo, para los<br />
diferentes deudores del municipio, de igual manera se recomienda iniciar procesos<br />
disciplinarios para establecer responsabilidades en la mora del cobro del predial, si a ello hay<br />
lugar.<br />
� Revisar las cuentas y subcuentas con hallazgos que se traducen en sobreestimación e<br />
incertidumbres.
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORíA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA 4. FECHA DE REPORTE 18/04/2012<br />
2. ENTIDAD<br />
MUNICIPIO DE EL<br />
AUDITADA<br />
COCUY<br />
3. AÑO 2011<br />
CUENTAS HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)<br />
Hallazgo<br />
No. Código Nombre Sobreestimaciones Subestimaciones Incertidumbres Observaciones<br />
-1 -2 -3 -4 -5 -6 -7<br />
11 EFECTIVO<br />
Depósitos en Instituciones<br />
1 1110 Financieras 4.72<br />
12 INVERSIONES<br />
2 120832 Sociedades de Economía mixta 3.00<br />
13 RENTAS POR COBRAR<br />
3 130507 Predial unificado 113.38 Según soportes<br />
14 DEUDORES<br />
4 140103 Intereses 479.81 Según soportes<br />
16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO<br />
5 160501 Terrenos urbanos 155.28<br />
Según certificado de Libertad y<br />
Tradición<br />
6 160502 Terrenos rurales 84.21 Según soportes almacén<br />
Según soporte de<br />
7 164001 Edificios y casas 299.43<br />
almacén<br />
Según soporte de<br />
8 164016 Mataderos 68.64<br />
almacén<br />
Según soporte de<br />
9 164500 Plantas Ductos y Túneles 162.78<br />
almacén
10 165505 Equipo de Música 2.30<br />
11 166501 Muebles y Enceres 33.66<br />
12 167001 Equipo de Computo 39.59<br />
13 167502 Equipo de transporte 73.79<br />
Según soporte de<br />
almacén<br />
Según soporte de<br />
almacén<br />
Según soporte de<br />
almacén<br />
SUBTOTAL 605.25 797.87 7.72 Como se observa la<br />
TOTAL HALLAZGOS 1.410.84<br />
suma de los hallazgos<br />
es el 5.60% del total<br />
TOTAL ACTIVO 25.184.22<br />
del activo del Balance,<br />
en consecuencia la<br />
opinión es con<br />
PARTICIPACION DE LOS HALLAZGOS 5.60%<br />
salvedad.
1.1<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
CALIFICA<br />
CION<br />
CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
ETAPA DE RECONOCIMIENTO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN<br />
1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso<br />
contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a<br />
los usuarios externos?<br />
2<br />
3<br />
4<br />
Se tienen debidamente identificados los productos de los demás<br />
procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?<br />
Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan<br />
transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen<br />
en proveedores de información del proceso contable?<br />
Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y<br />
operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son<br />
debidamente informados al área contable a través de los documentos<br />
fuente o soporte?<br />
5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y<br />
operaciones realizados en cualquier dependencia del ente Público, son<br />
debidamente informados al área contable a través de los documentos<br />
fuente o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados<br />
por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición<br />
monetaria?<br />
7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se<br />
encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las<br />
transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o<br />
soporte?<br />
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso<br />
contable conocen suficientemente las normas que rigen la<br />
administración pública?<br />
10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso<br />
contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública<br />
aplicable para la entidad?<br />
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han<br />
sido objeto de identificación están soportados en Documentos idóneos<br />
y de conformidad con la naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros,<br />
económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria<br />
para realizar su adecuada identificación?<br />
13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han<br />
sido objeto de identificación fueron interpretados de Conformidad con<br />
lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN<br />
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a<br />
cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en<br />
el proceso contable?<br />
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados<br />
por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en<br />
el Catálogo General de Cuentas?<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las<br />
transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable<br />
pública?<br />
17 La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones<br />
corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual<br />
como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
OBSERVACIONES<br />
4 SI MEDIENTE<br />
ESTADO FINANCIERO<br />
Y LIBROS<br />
CONTABLES<br />
4 SA CLASIFICAN DE<br />
ACUERDO EL<br />
HECHO<br />
GENERADOR<br />
4 SI CUMPLE CON EL<br />
PERFIL<br />
4 SI CUMPLE CON EL<br />
PERFIL<br />
4 LOS ACTOS<br />
ADMINISTRATIVOS<br />
RESPECTIVOS<br />
4 SE HACE EN FORMA<br />
EFECTIVA<br />
4<br />
4 SON PLENAMENTE<br />
IDENTIFICADOS<br />
4 SI SE ESTA<br />
CUMPLIENDO CON<br />
TODAS LAS NORMAS<br />
DE LA CONTDURIA<br />
GENERAL DE LA<br />
REPUBLICA<br />
4 SI SE CUMPLEN LAS<br />
NORMA<br />
4 SI SE CUMPLEN LAS<br />
NORMA
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los<br />
hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a<br />
la última versión publicada en la página web de la Contaduría General<br />
de la Nación?<br />
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación<br />
de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ?<br />
20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para<br />
establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del<br />
efectivo?<br />
21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con<br />
otras entidades públicas?<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las<br />
áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o<br />
procesos de la entidad?<br />
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y<br />
obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los<br />
ajustes pertinentes?<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los<br />
hechos, transacciones u operaciones registradas?<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros<br />
contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores<br />
correctos?<br />
26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando<br />
el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas,<br />
cuando a este último haya lugar?<br />
27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer<br />
verificaciones de completitud de registros?<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes<br />
entre entidades de gobierno general y empresas Públicas?<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de<br />
información y este funciona adecuadamente?<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los<br />
procesos de depreciación, provisión, amortización, Valorización, y<br />
agotamiento, según aplique?<br />
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos<br />
documentos soportes idóneos?<br />
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran<br />
los respectivos comprobantes de contabilidad?<br />
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS<br />
INFORMES<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con<br />
los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables<br />
coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización<br />
necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado<br />
para procesar la información?<br />
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables<br />
al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los<br />
organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios<br />
de la información?<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las<br />
formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
4 SI SE CUMPLEN LAS<br />
NORMA<br />
4 SI SE CUMPLEN LAS<br />
NORMA<br />
4 SE ELABORAN<br />
MENSUELMENTE DE<br />
ACUERDO A LA<br />
LLAGADA DE<br />
EXTRACTOS.<br />
4 SI MENSUALMENTE<br />
4 SI TODOS LOS<br />
INFORMES<br />
REQUERIDOS ASI LO<br />
EXIGEN<br />
4 SI LOS AJUSTES LOS<br />
REALIZA EL COMITÉ<br />
DE SOSTENIBILIDAD<br />
FINANCIERA<br />
4<br />
4 SI DEACUERO ALOS<br />
ARQUEOS<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4 SI TODO MEDIANTE<br />
PROCESOS<br />
ESTABLECIDOS<br />
4 DE ACUERDO A<br />
LOS TIEMPOS DE<br />
VIDA UTIL<br />
CONFORME LO<br />
ESTABLECE LA<br />
CONTADIRIA<br />
4 TODO COMO LO<br />
ESTABLECE LA<br />
NORMA<br />
4 TODO COMO LO<br />
ESTABLECE LA<br />
NORMA<br />
4 TODO COMO LO<br />
ESTABLECE LA<br />
NORMA<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4
39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma<br />
suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que<br />
corresponde?<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los<br />
saldos revelados en los estados contables?<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes<br />
contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación,<br />
y a los organismos de inspección, vigilancia y control?<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la<br />
comunidad el balance general y el estado de actividad financiera,<br />
económica, social y ambiental?<br />
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la<br />
realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?<br />
44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e<br />
interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de<br />
los usuarios?<br />
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de<br />
gestión?<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos<br />
usuarios de la información.<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos<br />
de índole contable de la entidad en forma permanente?<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los<br />
riesgos de índole contable?<br />
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad<br />
de los controles implementados en cada una de las actividades del<br />
proceso contable?<br />
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad<br />
para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?<br />
51 Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se<br />
aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables<br />
se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u<br />
orientación efectiva del proceso contable?<br />
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la<br />
forma como circula la información a través de la entidad y su<br />
respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?<br />
54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable<br />
permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?<br />
55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente<br />
individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en<br />
bases de datos administradas por otras dependencias?<br />
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados<br />
permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de<br />
Contabilidad Pública?<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de<br />
conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura<br />
organizacional de la entidad?<br />
58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los<br />
requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la<br />
responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en<br />
el sector público?<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización<br />
permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable<br />
y se lleva a cabo en forma satisfactoria?<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan<br />
cambios de representante legal, o cambios de contador?<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4 PERO LA<br />
DOCUMENTACION<br />
ESTA DISPONIBLE<br />
PARA CUALQUIER<br />
CONSULTA.<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4 SI LA CONTADORA<br />
DEL MUNICIPIO LA<br />
CUAL CUMPLE EL<br />
PERFIL ESTABLECIDO<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4 DE ACUERDO A LOS<br />
PROCEDIMIENTOS<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4 DE ACUERDO A<br />
CAPACITACIONES<br />
4 LA NORMA ASI LO<br />
REQUIERE
61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre<br />
integral de la información producida en todas las áreas o dependencias<br />
que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?<br />
62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran<br />
debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas<br />
que regulan la materia?<br />
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4 SATISFACTORIO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4 SATISFACTORIO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4 SATISFACTORIO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4 SATISFACTORIO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4 SATISFACTORIO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4 SATISFACTORIO<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4 SATISFACTORIO<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 4 SATISFACTORIO<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4 SATISFACTORIO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4 SATISFACTORIO<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO<br />
4<br />
4
7.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA<br />
7. MUNICIPIO DE GARAGOA<br />
La auditoria comprende la evaluación y revisión sistemática del balance general del Municipio de<br />
Garagoa para verificar la consistencia de las cifras presentadas y reveladas a 31 de Diciembre de<br />
2011, para lo cual se selecciona una muestra selectiva, obedeciendo a criterios lógicos como<br />
escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todos los soportes para establecer el grado de<br />
cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad y resultados de los mismos, con el objeto de emitir el<br />
dictamen respectivo, basados en principios contables universalmente aceptados y bajo normas de<br />
auditoría generalmente aceptadas. Una de las limitaciones en el desarrollo tiene que ver tiempo<br />
limitado que se concede para realización del trabajo de campo, si se tiene en cuenta lo complejo<br />
de la información a analizar, los soportes a verificar correspondiente a cada cuenta y el escaso<br />
recurso humano asignado.<br />
En el desarrollo de la presente auditoria se visitaran todas las dependencias del área financiera<br />
(tesorería, contabilidad, presupuesto y almacén) así como control interno.<br />
7.2 COBERTURA<br />
Se determino auditar del Activo, la cuenta Depósitos en Instituciones Financieras que representan<br />
el 100% del grupo de efectivo, los certificados de depósito a término representan el 37.58% del<br />
grupo de Inversiones y las Inversiones en Sociedades Públicas tienen un peso porcentual del<br />
62.42% con respecto al grupo, el Impuesto Predial de la vigencia actual representa el 33.39 de las<br />
rentas por cobrar de la vigencia actual y el impuesto predial de la vigencia anterior tiene un<br />
porcentaje del 96.98% con respecto a las rentas por cobrar de vigencias anteriores.<br />
De grupo deudores se auditaron los intereses que representan el 99.83% de los deudores por<br />
ingresos no tributarios, las transferencias por cobrar representan el 71.16% de los deudores, los<br />
avances y anticipos entregados poseen un peso porcentual del 26.85% del mismo grupo y los<br />
recursos entregados en administración el 33.62% con relación al grupo. Así mismo, del activo, se<br />
examinaron las cuentas terrenos que representan el 40.30% de la propiedad, planta y equipo, la<br />
cuenta edificaciones con el 53.98% del total del grupo.<br />
Del grupo de Bienes de beneficio y Uso Público Históricos y culturales, se auditó la red terrestre<br />
que representa el 69.68% de los Bienes de beneficio y Uso Público en servicio.<br />
Del Pasivo se auditaron las cuentas por pagar con el 19.03% del total del pasivo y la Provisión para<br />
Pensiones que representa el 99.19% de los pasivos estimados. Del patrimonio se verificó el capital<br />
fiscal, pues representa el 100% del patrimonio.<br />
7.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR.- (2011)<br />
El equipo auditor, pudo corroborar que a el Municipio de Garagoa, la Contraloría General de<br />
Boyacá no ha realizado Auditoria del Balance en las últimas cuatro vigencias anteriores. Por lo<br />
tanto no se pudo hacer seguimiento a glosas y/o observaciones plasmadas en informes anteriores.<br />
7.4 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO<br />
Una vez auditadas las cuentas seleccionadas mediante muestreo, es importante analizar aquellas<br />
que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y por ende condicionaron el<br />
resultado del ejercicio o del patrimonio. En este sentido, las cuentas del activo que por su<br />
comportamiento le otorgaron un carácter de problema estructural a las finanzas del municipio de<br />
Garagoa fueron la Reserva Financiera Actuarial y la Provisión de Pensiones. La reserva financiera
actuarial, en el entendido que el valor NO se encuentra debidamente clasificado, se advirtió que<br />
ese valor no guarda correlación con el reportado en el último cálculo actuarial suministrado por la<br />
Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito<br />
Público, en la página del Ministerio- FONPET, pues el Municipio registra un saldo de aportes en<br />
pesos por la suma de $2.986’774.651.65 y no $3.843’440.066.20, resultando una diferencia de<br />
$856.665.414.55, valor en el que se encuentra subestimada la subcuenta 190104; lo que generó<br />
un efecto incremento significativo en la utilidad del ejercicio, al no reconocerse por su valor real.<br />
Así mismo, el valor contabilizado en el grupo Pasivos Estimados, correspondiente al monto de la<br />
amortización del cálculo actuarial de la vigencia por $2.986’774.651; valor que en opinión del<br />
Equipo Auditor no corresponden con el saldo real a amortizar, dado que el Municipio tenía un<br />
pasivo pensional no provisionado a 31 de diciembre de 2011 por $4.163’337.402.80, por tanto el<br />
monto de la amortización es por la suma de $3.843’440.066 y no por $2.986’774.651, lo que<br />
conllevó a que el patrimonio presente variación.<br />
7.5 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
En desarrollo in situ del trabajo de campo de la Auditoria de Balance, la Comisión Auditora verifico<br />
el cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución 357 de julio de 2008, a través de la cual se<br />
establecieron los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable<br />
en las entidades públicas, la Comisión de Auditoría tomó el informe de control interno contable que<br />
el municipio envió a la Contaduría General de la Nación y verificó in situ una muestra de lo que allí<br />
se expuso, advirtiéndose en términos generales, que las calificaciones de esta evaluación no<br />
corresponden con la realidad, toda vez que en el Municipio el sistema de control interno no está<br />
debidamente documentado, implementado ni en funcionamiento.<br />
Lo anterior, se evidencia en que no se establece carpeta alguna que contenga soportes y/ o<br />
documentos que demuestren procesos realizados a cada una de las áreas involucradas en la<br />
Auditoria de Balance, como son Tesorería, Contabilidad y Presupuesto. No se encontró evidencia<br />
de ninguna índole, que el balance General y el estado de Actividad Financiera, Económica, Social<br />
y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad.<br />
No se tienen definidos ni implementados controles en cada una de las actividades del proceso<br />
contable y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad.<br />
Es relevante señalar que la Alcaldía de Garagoa, no cuenta con un Manual de Procesos y<br />
Procedimientos, herramienta esta que permite a cada funcionario adscrito a los procesos<br />
contables, cuente con un instrumento útil al momento de realizar sus tareas, es así como se<br />
establece que los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados<br />
permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la<br />
fecha de corte (31/12/2011), no se realizan conciliaciones y cruces por parte de la dependencia de<br />
Almacén con Contabilidad, observado esto en los valores registrados en el grupo propiedad, planta<br />
y equipo, Bienes de beneficio y uso Público, entre otros; encontrándose desactualizados. De otro<br />
lado, se advirtió que algunos bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la contabilidad<br />
del municipio, y por ende en el inventario general de la entidad.<br />
Se deja claramente establecido que esta Comisión no pudo corroborar si Garagoa, dio<br />
cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones<br />
establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º del artículo 4º de<br />
la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las personas naturales y<br />
jurídicas a favor del Ente público, para precisar el monto y/o la cuantía vigentes y su morosidad,<br />
junto con el tiempo de esta, para conformar y consolidar el Boletín de Deudores Morosos del<br />
Estado (BDME).<br />
El Municipio, no mantiene un adecuado archivo mensual de cada una de las carpetas que<br />
contengan documentos como son ejecuciones de ingresos, egresos, estado de tesorería y por<br />
ende donde se evidencie las conciliaciones bancarias, las cuales deben ser realizadas tanto por la
Secretaria de Hacienda como por parte del Contador y realizar el respectivo cruce a manera de<br />
autocontrol.<br />
No obstante esto, el Municipio cuenta con software (PROSOF) que permite registrar y producir<br />
información contable interrelacionando tesorería, presupuesto y contabilidad, lo cual permite que<br />
cualquier movimiento que se genere en una de estas áreas quede registrado de manera inmediata<br />
en las cuentas contables. No obstante lo anterior, no ocurre con la dependencia de almacén, la<br />
cual se maneja como una rueda suelta, reflejo de esto se evidencia en cifras desactualizada y sin<br />
los soportes legales idóneos.<br />
De la misma manera, se constató que la administración Municipal no tiene implementada ni ejecuta<br />
una política permanente de depuración de saldos contables y de sostenibilidad de la calidad de la<br />
información, prueba de ello se nota a través de la falta de archivos que evidencien reuniones del<br />
Comité de Sostenibilidad Financiera.<br />
A manera de conclusión, la Comisión Auditora no encontró evidencia alguna que demuestre que la<br />
oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado seguimiento al cumplimiento de los procesos,<br />
procedimientos y actividades del proceso contable, por lo que se obtiene que la oficina asesora de<br />
Control interno NO ejecutó las funciones dispuestas en la Ley 87 de 1993 y Resolución 357 de julio<br />
de 2008, en lo atinente.<br />
Teniendo en cuentas estas observaciones, el Equipo auditor determina que el control interno<br />
contable del Municipio de Garagoa, es primario y de nombre solamente; por cuanto esta Comisión<br />
a través de la aplicación y comprobación de las actividades propias del Control Interno Contable<br />
del Municipio de Garagoa.<br />
7.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
7.6.1 Generales<br />
� El Municipio de Garagoa presenta gran falencia, cual es la carencia absoluta de manuales de<br />
procesos y procedimientos contables, herramienta esta que permita facilitar el desarrollo de<br />
actividades propias de las áreas contables y por ende el establecimiento de razonabilidad y<br />
coherencia en las cifras arrojadas en los Estados Financieros, a ser avalados por los entes de<br />
Control.<br />
� No se tiene debidamente identificados los procesos, procedimientos y actividades y mucho<br />
menos los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas y por<br />
ende no se tienen identificados, ni analizados los riesgos de índole contable.<br />
� Para los procesos de identificación, reconocimiento, revelación y registro de los hechos<br />
financieros, económicos y sociales, en términos generales, la entidad aplicó el marco<br />
conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas en el Plan General de<br />
Contabilidad Pública, a excepción de casos específicos que se describen en cada código<br />
contable.<br />
� La Comisión Auditora, constató que existiera documentos soportes, los cuales fueran claros y<br />
transparentes para la revelación y registro de los hechos económicos y financieros,<br />
estableciendo que no todas las cifras que se arrojan en el Balance general cuenta con estos.<br />
� Las notas explicativas a los estados contables se elaboraron con las formalidades establecidas<br />
en el Régimen de Contabilidad pública, más en algunos casos, como es el de reflejar el estado<br />
de todo los inmuebles no revelaron en forma suficiente la información de tipo cualitativo y<br />
cuantitativo físico que corresponde.
� Se evidenció, que se efectúan las conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas tanto de<br />
almacén como de contabilidad en un mismo momento; es decir, se da el ingreso e<br />
inmediatamente se da la salida.<br />
� De igual manera la Comisión de Auditoría procedió a verificar el cumplimiento de las<br />
instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación, en lo referente al registro y<br />
adecuado conformación de los libros de contabilidad que deben llevar los entes públicos en<br />
desarrollo de su función administrativa, encontrándose que el Municipio de Garagoa, registra<br />
sus operaciones a través del procesamiento electrónico de datos en el software PROSOF, sin<br />
que estos se hayan impreso al cierre del periodo contable anual.<br />
� Esta Comisión estableció que el Municipio de Garagoa tiene impresos los libros de<br />
contabilidad, a último de noviembre de 2011, descuidando el principio de que los libros de<br />
contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soportes, forman parte integral de<br />
la contabilidad pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y<br />
demás autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales y legales de control,<br />
inspección y vigilancia, de ser posible en forma impresa. En este sentido, se recomienda a la<br />
entidad tener en cuenta que para efectos probatorios acorde con la Constitución Nacional, la<br />
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales señala que quienes utilicen el sistema<br />
computarizado están obligados a tener libros impresos al día, además de los libros oficiales,<br />
los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales<br />
registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones<br />
establecidas en normas tributarias por irregularidades en la contabilidad.<br />
De igual manera, la Junta Central de Contadores, en concepto expresó que “Ante todo es<br />
válido advertir, en primer lugar, que quienes estén obligados a llevar contabilidad, así utilicen<br />
un sistema computarizado, deben tener impresos al día tanto los libros oficiales como los libros<br />
auxiliares que sirvan de soporte”. De la misma manera, el Consejo Técnico de la Contaduría<br />
Pública en concepto, expresó que “Si bien es cierto que el Artículo 126 del Decreto 2649 de<br />
1993 dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados, ello no le quita la<br />
obligatoriedad de llevarlos al igual que los obliga el Artículo 49 del Código de Comercio”.<br />
De lo que se concluye que no solo es obligatorio mantener oportunamente impresos los libros<br />
oficiales (o principales) sino también los auxiliares.<br />
� Del muestreo a través del software, se constató que el libro Diario contiene los débitos y<br />
créditos de las subcuentas, el registro detallado, cronológico de las operaciones realizadas,<br />
trasladado de los comprobantes de contabilidad. Así mismo, el Libro Mayor contiene los saldos<br />
de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos del respectivo<br />
mes, tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes; saldo este que aparece<br />
registrado en el Balance General.<br />
� No se encontró evidencia alguna que demostrara que el Balance General y el Estado de<br />
Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en<br />
lugar visible y de fácil acceso a la comunidad, por parte del Municipio.<br />
� No se tienen definidos ni implementados controles en cada una de las actividades del proceso<br />
contable y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su<br />
efectividad.<br />
� Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de<br />
conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte<br />
(31/12/2011) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo se encuentran<br />
desactualizados.<br />
� Igualmente, se advirtió que algunos bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la<br />
contabilidad del Municipio.
� No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado<br />
seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso<br />
contable. Se carece de archivos al respecto.<br />
� Se deja claramente establecido que esta Comisión no pudo corroborar si Garagoa, dio<br />
cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en las<br />
condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º<br />
del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las<br />
personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, para precisar el monto y/o la cuantía<br />
vigentes y su morosidad, junto con el tiempo de esta, para conformar y consolidar el Boletín de<br />
Deudores Morosos del Estado (BDME).<br />
� Se tomó la totalidad de las conciliaciones bancarias practicadas por el área de contabilidad del<br />
municipio por parte de la Comisión Auditoria, y se procedió a efectuar pruebas matemáticas a<br />
fin de comprobar los saldos del auxiliar y el extracto bancario y partidas conciliatorias contra el<br />
mayor y cotejarlas con el balance; constatándose que tales registros coincidían con todos sus<br />
soportes, excepto algunos casos que no se allegó el soporte legal idóneo y que se establece en<br />
la respectiva cuenta a que corresponde.<br />
� Dejar en Cuentas de Orden el valor de las inversiones.<br />
7.6.2 Específicos<br />
� Caja Principal.- 110501<br />
- El Balance General del municipio de Garagoa refleja un saldo en esta cuenta por la suma de<br />
$2.456.646.52, donde se evidencia una INCERTIDUMBRE en dicho valor por cuanto no se<br />
encontró documento soporte que demostrara que este dinero está en Caja del Municipio o en su<br />
defecto la consignación. Por lo que de no demostrarse su destino se dará traslado a las<br />
autoridades competentes a través de informe técnico.<br />
“Con respecto a esta cuenta la administración entrante realizó una conciliación contable<br />
correspondiente a la vigencia 2011, encontrando consignación realizada en la cuenta<br />
No.33600478-3 del Banco de Bogotá el día 4 de enero de 2012 por valor de $1.764.480, y una<br />
consignación realizada en el banco de Bogotá el 21 de marzo de 2012 por valor de $8.900 por<br />
parte de la funcionaria encargada correspondiente a un recaudo de paz y salvo de un<br />
contribuyente, sustentando que la olvido realizar en su momento. Por lo anteriormente expuesto se<br />
refleja una diferencia en esta cuenta por valor de $683.266,52, para lo cual el funcionario<br />
encargado sustenta que el responsable del descuadre corresponde al Funcionario que<br />
desempeñaba este cargo, el cual fue trasladado en el mes de Julio del año 2011. Es de anotar que<br />
este faltante no fue informado por la administración saliente. Y en el archivo de Secretaria de<br />
Gobierno se hallaron dos indagaciones preliminares que se encuentran en términos, de las cuales<br />
se esperan las aclaraciones por parte del funcionario para proceder de conformidad”.<br />
Por lo anteriormente expuesto, se establece soportes como es acta de proceso de conciliación de<br />
caja general 110501, fecha el día 6 de enero de 2012 firmada por Claudia Judith Monroy en su<br />
calidad de Secretaria de Hacienda, Ana Liliana Suárez Herrera, Contadora y Juri Castro, Auxiliar<br />
Administrativo, teniendo en cuenta que la administración saliente no realizo la entrega formal de<br />
esta dependencia, evidenciándose:<br />
1.-“Se encuentra soporte de consignación realizada por la funcionaria de tesorería. Del día 4 de<br />
enero de 2012, en el Banco de Bogotá, en la cuenta número 33600478-3 por valor de UN MILLON<br />
SETECIENTOS SETENTA Y CUATRO MIL CUATROSCIENTOS OCHENTA PESOS ($1.764.480)<br />
M/CTE, la cual no había sido descargada del sistema debido a que la funcionaria no había<br />
realizado el respectivo documento en el sistema Prosof”
2.-“Se encuentra recibo de caja no. 3189 del día 29 de diciembre de 2011, por valor de OCHO MIL<br />
NOVESCIENTOS PESOS ($8.900.00) MCTE, el cual no tenía soporte de consignación, donde la<br />
funcionaria sustenta que olvido consignar el dinero. Para lo cual se define que sea consignado el<br />
dinero de inmediato”.<br />
3.-“Luego de haber realizado esta conciliación se concluye que el descuadre en caja es de<br />
SEISCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL DOSCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS CON<br />
CINCUENTA Y DOS CENTAVOS ($683.266.52) M/cte Con respecto a este tema la funcionaria<br />
Yuri Castro manifestó que la caja presenta descuadres en años anteriores y que en ese cargo<br />
estaba otra funcionaria. La administración anterior decidió trasladarla a otro cargo en el mes de<br />
julio de 2011, donde se realizó el acta de entrega la cual reposa en el archivo.<br />
Por todo lo anterior y luego de analizar y estudiar cada una de las pruebas anexadas en los<br />
documentos allegados, junto con copia de la consignación, se determina dar traslado a la<br />
DIRECCION OPERATIVA DE RESPONSABILIDAD FISCAL, para lo de su competencia; por<br />
establecer detrimento patrimonial por el valor de SEISCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL<br />
DOSCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS CON CINCUENTA Y DOS CENTAVOS ($683.266.52)<br />
M/cte, suma esta que no tiene sustento alguno en responsabilidad de la señora MARIA ARACELY<br />
ROA VARGAS, en su calidad de Alcaldesa Municipal de Garagoa y de MARTHA CECILIA ARIAS<br />
BORDA, Secretaria de Hacienda de la vigencia 2011, con corte a 31 de diciembre de 2011, fecha a<br />
la que se realizó Auditoria del Balance, por parte de la Dirección Operativa de Economía y<br />
Finanzas de esta Contraloría, evidenciado esto en la cuenta Caja Principal 110501 de esta Balance<br />
refleja un saldo en esta cuenta por la suma de $2.456.646.52, de los cuales el valor de<br />
$683.266.52 son establecidos, como se dijo anteriormente como detrimento.<br />
- El Balance General del Municipio de Garagoa refleja un saldo en la cuenta 1110-Depósitos en<br />
Instituciones Financieras con corte a 31 de diciembre de 2011, por la suma de $1.563.739.694,<br />
valor que se procedió a constatar con los registros conciliados plasmados en los libros auxiliares<br />
encontrándose que el Municipio posee en cuentas corrientes, por la suma de $1.269.9589.780 y<br />
con respecto al saldo reportado en la subcuenta 111006 – cuenta de Ahorro por $293.779.913,<br />
existe certeza al verificarse su respectivo análisis. Por tanto estos valores guardan<br />
correspondencia en un 100% de la muestra tomada por la Auditoria, en lo que respecta a las<br />
conciliaciones bancarias practicadas por el área de Tesorería del municipio. Así mismo, se<br />
practicaron pruebas matemáticas a fin de comprobar los saldos del auxiliar (Software) y el extracto<br />
bancario y partidas conciliatorias contra el mayor y cotejarlas con el balance; constatándose en<br />
términos generales, que estos saldos se encontraron legalmente respaldados con los documentos<br />
del caso.<br />
Sin embargo, la entidad refleja en el Balance General un valor de $25.358 correspondiente a la<br />
cuenta número 37-1 del Banco Bogotá, evidenciándose que en el Estado de Tesorería a 31 de<br />
diciembre de 2011 no establecen saldo alguno en lo que respecta a la columna del extracto<br />
bancario. Así mismo en la cuenta bancaria 094-6 del Banco Bogotá con un saldo a 31 de diciembre<br />
por la suma de $89.615.299, se evidencia en la conciliación bancaria “consignaciones pendientes<br />
de abonar”, lo cual no es transparente y claro.<br />
“El funcionario encargado de este proceso informa que por error humano involuntario se realizo<br />
doble consignación en el Banco y se registro en el sistema. Este error fue detectado finalizando el<br />
año 2011 y por decisión de la administración saliente se decide girar estos dineros a la cuenta<br />
336002094-6, y en el comprobante quedo la referencia “error doble consignación”. Además por<br />
cierres de bancos este proceso quedo para el año 2012 ya que se encontraba en cursos para<br />
cierre de vigencia y los cheques se había girado.<br />
Con respecto a la cuenta no 9347-1 del Banco de Bogotá, por valor de $25.358,68, el funcionario<br />
manifiesta que el Banco cancelo la cuenta sin haber sido autorizado por el Municipio. Por tal razón<br />
no figura extracto bancario de la misma.”
Se deja en Convenio de Mejoramiento, el hecho de ser transparentes, claros y puntuales cuidando<br />
que estos no se repitan.<br />
� INVERSIONES – 12<br />
En el grupo inversiones, el Municipio de Garagoa reveló y registro la suma de $1.355.095.143,<br />
valor que se presume representa los recursos colocados en títulos valores, cuyo rendimiento se<br />
encuentra predeterminado en sus condiciones contractuales. Al respecto, se constató que en el<br />
mes de marzo de 2005 el Municipio adquiere Acciones representadas en un Titulo Valor por la<br />
suma de $1.200.000 (Mil doscientos millones), con Empresas Públicas de Garagoa S.A. E.S.P<br />
Garagoa-Boyacá-Notaria Segunda del circuito de Tunja, Escritura Pública No. 536 del 31 de<br />
marzo. Accionista Alcaldía Municipal de Garagoa, con Nit: 800025608-8 como Acciones<br />
ordinarias.-<br />
Se evidencia en el Balance General que no se tiene código a “Empresas Públicas Garagoa por<br />
$249.700.117”, al igual que sin código sin beneficiario por la suma de $1.105.395, que a opinión<br />
del equipo auditor corresponde a una cifra SOBREESTIMADA por la suma de $155.095.143, por<br />
cuanto el Título solamente está por $1.200.000 y el Balance arroja el valor de $1.355.095.143,<br />
desconociendo el principio de una correcta interpretación tanto del marco conceptual, como del<br />
manual de procedimiento del Régimen de Contabilidad Pública. Teniendo en cuenta estas<br />
consideraciones la cuenta INVERSIONES ADMINISTRACION DE LIQUIDEZ EN TITULOS, no se<br />
encuentra debidamente reconocida, revelada, clasificada y registrada. Además se debe tener en<br />
cuenta que para el valor de $249.700.117 no se encontró documento soporte que permita<br />
establecer que el valor del registro contable sea razonable.<br />
Se evidenció que el Titulo valor y demás son llevados en un cajón, sin las medidas de seguridad<br />
que estos requieren, por lo que se le recomienda a la entidad dar el debido uso a la caja fuerte,<br />
como control en estos casos. De igual forma se debe reflejar estos en las correspondientes<br />
cuentas de orden.<br />
“El Procedimiento Relativo a las Etapas de Reconocimiento y Revelación de los Hechos<br />
Financieros, Económicos, Sociales y Ambientales (Titulo II del Manual de Procedimientos del<br />
Régimen de Contabilidad Pública, adoptado mediante Resolución 356 del 05 de Septiembre de<br />
2007), en su capítulo I. Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de las<br />
Inversiones E Instrumentos Derivados Con Fines de Cobertura de Activos, en los numerales:<br />
9. RECONOCIMIENTO DE INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS,<br />
manifiesta que las inversiones patrimoniales deben reconocerse por su costo histórico. En el caso<br />
del Municipio de Garagoa se registraron por valor de $1.200.000.000 según Titulo Valor No A-001,<br />
Escritura pública No 592 del 28 de Marzo de 2006.<br />
10. ACTUALIZACION DE INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS,<br />
manifiesta que las inversiones patrimoniales deben actualizarse por el método de participación<br />
patrimonial. En el caso del Municipio de Garagoa se aplicó este método.<br />
11. CALCULO DEL PORCENTAJE DE PARTICIPACION, manifiesta que el porcentaje de<br />
participación se calcula dividiendo el total del capital suscrito y pagado que se tiene en la entidad<br />
controlada, entre el total de capital suscrito y pagado de éstas, en el caso de Garagoa equivale al<br />
99.54%<br />
13. VARIACIONES ORIGINADAS EN RESULTADOS, manifiesta en el párrafo No 3, que las<br />
variaciones patrimoniales originadas en la entidad controlada, aumentan o disminuyen el valor de<br />
la inversión registrado, con abono a ingresos o cargo a gastos, según sea el caso. En el caso del<br />
Municipio de Garagoa, Empresas Públicas de Garagoa SA, certificó resultado del ejercicio positivo<br />
con corte 30 de Noviembre de 2011 por valor de $19.772.000, en donde al municipio le pertenece<br />
reconocer $19.681.000 como variación originada en resultado, según procedimiento descrito en el
párrafo No 4, debitando la subcuenta 120832 Sociedades de Economía Mixta y acreditando la<br />
subcuenta 480732 Inversiones Sociedades de economía Mixta.<br />
14. VARIACION ORIGINADAS EN LAS DEMAS PARTIDAS PATROMONIALES, manifiesta en su<br />
primer párrafo que las variaciones originadas en las partidas patrimoniales distintas de los<br />
resultados, aumentan o reducen el valor registrado de la inversión, con abono o cargo al superávit<br />
por el método de participación patrimonial. En el caso de Garagoa se tomó el resultado acumulado<br />
del ejercicios anteriores que certificó Empresas Públicas de Garagoa SA por valor de<br />
$136.035.000 en donde al municipio le pertenece reconocer $135.414.000 como variación<br />
originada en las demás partidas patrimoniales (ya que reconocimiento no se había hecho antes por<br />
ausencia del título valor) según procedimiento descrito en el párrafo No 2, debitando la subcuenta<br />
120832 Sociedades de Economía Mixta y acreditando la subcuenta 311731 Inversiones<br />
Sociedades de economía Mixta.<br />
De lo anteriormente descrito, es que se conforma los $1.355.095.000 ($1.200.000.000 aporte en<br />
acciones por el municipio en EPGA SA, $19.681.000 variación originada en resultado del ejercicio<br />
de 2011 de EPGA SA y $135.414.000 variación originada en las demás partidas patrimoniales de<br />
EPGA SA) registrados en la cuenta 12 INVERSIONES en el Balance con corte 30 de Noviembre<br />
de 2011; a 31 de Diciembre de 2011 no se podía registrar ninguna variación ya que los estados<br />
financieros de Empresas Públicas de Garagoa SA fueron aprobados hasta en Marzo de 2012,<br />
tiempo después de haber enviado esta información a la CGB”.<br />
Relevante es aclarar a este punto que no se está cuestionando los valores históricos, solamente se<br />
estableció la diferencia arrojada en el Balance, por carecerse de los soportes necesarios que<br />
respaldaran tanto el título valor en sí como las diversas variaciones. Por lo que se deja en<br />
Convenio de Mejoramiento, en el sentido que se deje evidencia de cualquier hecho como respaldo<br />
a inversiones.<br />
� RENTAS POR COBRAR – 13<br />
En este grupo, clasificaron las cuentas que representaron el valor de los derechos a favor del<br />
municipio por concepto de ingresos tributarios, directos e indirectos determinados en las<br />
disposiciones legales por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes, por lo que el<br />
Balance General de Garagoa refleja un valor de $668.023.274 representados entre otras por el<br />
predial unificado de vigencia actual, subcuenta 130507 por $188.133.067, subcuenta 130509<br />
Industria y Comercio por la suma de $11.631.000 e igualmente, en la cuenta 1310, registra la suma<br />
de $468.259.207.<br />
Al realizarse los respectivos cruces a esta cuenta se evidencia, que se arroja en el Balance<br />
General, en la subcuenta número 1310 la suma de $468.259.207, y al cruzar con el documento<br />
soporte facilitado por la Secretaria de Hacienda por un valor de $1.279.187.175, con una diferencia<br />
de $810.927.968, cifra esta que evidencia una SUBESTIMACION.<br />
En la relación allega por la Secretaria de Hacienda, se evidencia que el municipio arroja como<br />
difícil recaudo a vigencias de 4 años, cuando el Régimen Tributario establece que será de difícil<br />
recaudo aquellas deudas que pasen de los cinco años fiscales. Por lo que no existe consistencia<br />
en la información establecida en materia tributaria al interior del municipio.<br />
Se tuvo en cuenta al cruzarse la información tanto de dudoso recaudo como aquellas de difícil<br />
recaudo, un documento soporte consiste en una relación denominada mandamiento de pago por<br />
un valor de $1.688.899.000, cifra esta que no es tenida en presente en las Cuentas de Orden, por<br />
cuanto se pudo establecer que la pasada administración realizo una incipiente gestión captando a<br />
través de mandamientos de pagos recuperación de cartera en un mínimo porcentaje, hecho este<br />
que debe ser retomado por la actual administración en aras de conseguir una eficiente y eficaz<br />
captación de recursos en pro de la Alcaldía, al igual que se debe realizar actualización de aquellos<br />
predios que permanecen históricamente desactualizados.
En cuanto se refiere a la subcuenta número 130508 Industria y Comercio, el valor de $11.631.000<br />
se deja en INCERTIDUMBRE por cuanto no se estableció documento soporte alguno que<br />
respaldara este valor.<br />
“ Con respecto a esta cuenta contable 130507 se realizó pruebas aleatorias y se evidencia que el<br />
sistema presenta errores, los cuales se pueden subsanar coordinando con el proveedor del<br />
software con el fin de que sea confiable y así poder realizar conciliación de esta cuenta y si es<br />
necesario hacer los respectivos ajustes.<br />
Relacionado con la cuenta 130509 se procederá a realizar la reversión del respectivo registro<br />
contable, debido a que no existe declaración tributaria de industria y comercio que verifique que<br />
existe una cuenta por cobrar, razón por la cual se le hará un requerimiento al contribuyente para<br />
que allegue los soportes de pago correspondientes o en su defecto efectué las consignaciones del<br />
respectivo impuesto a favor del Municipio.<br />
La Administración enterada de que existe mandamientos de pago por la cifra de $1.688.899.000,<br />
iniciara el proceso para recuperar en la medida de lo posible la cartera citada para lo cual<br />
designara un profesional que se encargue de dicha tarea”.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� DEUDORES -1400<br />
En esta Cuenta, el Municipio de Garagoa revela y registra la suma de $506.807.990 debe<br />
corresponder al valor de los derechos a su favor originados por los diferentes conceptos tanto<br />
tributarios como no tributarios. Es así como se evidencia en la subcuenta 140103001 impuesto<br />
predial vigencia anterior por $475.928.142, 140103003 intereses impuesto predial vigencia actual<br />
por $26.511.593 subcuenta 1470 otros deudores por la suma de $4.368.255.<br />
Si bien es cierto, esta cuenta no es muy representativa dentro del Balance quiso esta Comisión<br />
obtener los documentos soportes de alguna de sus subcuentas como es el caso que se selecciono<br />
la 1470 otros deudores, por la suma de $4.368.255, donde no existe soporte alguno. Por lo tanto<br />
se establece INCERTIDUMBRE.<br />
De igual forma se establece una relación de deudores arrendatarios del municipio con corte a 31<br />
de diciembre de 2011 por un valor de $54.850.300, (años 2010-2011), los cuales no están<br />
evidenciados dentro del Balance General de la Entidad. Por lo tanto se establece una<br />
SUBESTIMACION por la suma de $50.482.045, en esta misma subcuenta.<br />
“Debido a que no existe soporte sobre la cuenta 1470, se procederá a realizar conciliación<br />
contable, ya que es de anotar que es una cuenta que viene de vigencias anteriores para lo cual se<br />
hará una revisión en el archivo que reposa en la Alcaldía.<br />
- Con respecto al valor de los deudores arrendatarios por valor de $54.850.300 (años 2010-2011),<br />
y como quiera que la administración saliente no reporto esta deuda pendiente de cobro se inicio un<br />
proceso de depuración de la información encontrándose que existen cuentas por cobrar de ese<br />
orden correspondientes al no pago oportuno durante el periodo 2010-2011 por la persona<br />
concesionaria del arrendamiento del Terminal de transportes. Razón por la cual se está efectuando<br />
la liquidación del contrato para determinar el valor real a cobrar por parte del Municipio y de<br />
inmediato iniciar las acciones correspondientes para recuperar estos dineros no recaudados en su<br />
oportunidad.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� INTERESES POR IMPUESTO PREDIAL VIGENCIA ACTUAL – 140103003
En esta subcuenta, el Municipio revela y registra la suma de $26.511.588 y debe corresponder al<br />
valor de los derechos a su favor originados en los intereses sobre el impuesto predial de la<br />
vigencia actual (2011), se evidencia que para vigencias anteriores el municipio de Garagoa no<br />
refleja valor alguno, valores que fue cotejado con la información certificada por la Tesorería<br />
Municipal en lo tocante, encontrando que el valor de la cartera por concepto de intereses sobre<br />
impuesto predial del 2011, (vigencia actual) fue de $31.952.077, lo que resulta una diferencia de<br />
$5.440.489; es decir que el valor del registro contable está por debajo del valor que realmente<br />
corresponde, por lo que se decreta una SUBESTIMACION en el valor registrado en esta<br />
subcuenta- intereses predial vigencia actual y con respecto al valor de los intereses sobre impuesto<br />
predial de vigencias anteriores, se deja una incertidumbre por cuanto no es explicable que con una<br />
deuda de más de mil millones no se refleje en el Balance General del municipio de Garagoa, a lo<br />
cual el municipio debe clasificar esta en el Balance.<br />
- Intereses impuesto predial vigencia actual:<br />
Con el ajuste y reclasificación de los saldos de la vigencia anterior y la causación del impuesto de<br />
la presente vigencia se hará el correspondiente ajuste.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� TRANSFERENCIAS POR COBRAR DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES - 141312<br />
En esta denominación, el Municipio no contabiliza valor alguno correspondiente a los derechos<br />
adquiridos por la entidad, por concepto de recursos establecidos en el presupuesto que recibe sin<br />
contraprestación proveniente de los recursos del Sistema General de Participaciones. Con el fin de<br />
establecer el valor real y en consecuencia su razonabilidad se comparó la información referida en<br />
el documento a través del cual el Departamento Nacional de Planeación comunicó al municipio la<br />
asignación de la última doceava de 2011 de los recursos del Sistema General de Participaciones<br />
para los diferentes sectores, constatándose que según CONPES SOCIAL 142 al municipio le<br />
correspondió por esta fuente la suma de $324.286.976, estableciéndose que este valor, en la<br />
cuenta 141312 - transferencias por cobrar provenientes del Sistema General de Participaciones se<br />
encuentra SUBESTIMADA., por su totalidad por cuanto el Municipio de Garagoa no lo refleja en el<br />
Balance General.<br />
- Transferencias por cobrar del sistema general de participaciones – 141312<br />
Cuando se elaboro el Balance a 31 de diciembre del 2011, se desconocía que había una<br />
notificación del SGP en la cual se comunicaba la asignación de la ultima doceava por parte del<br />
SGP, cifras que no fueron causadas por la anterior administración antes del 31 de diciembre de<br />
2011 por consiguiente no hubo soporte validos para incluirla”.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION – 1424<br />
Los saldos registrados en esta cuenta deben corresponder a los valores entregados por el<br />
Municipio para ser administrados, mediante contratos de fiducia u otras modalidades. Al respecto,<br />
el balance general no revela y registra suma alguna, lo cual es inadmisible por cuanto existe<br />
recursos al Fondo de Pensiones Territorial - FONPET. En este sentido, en el entendido que este<br />
valor NO se encuentra debidamente clasificado, se procedió a confrontar este saldo con el<br />
documento soporte del registro contable, advirtiéndose que este valor no guarda correlación con el<br />
reportado en el último cálculo actuarial suministrado por la Dirección de Regulación Económica de<br />
la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la página del Ministerio-<br />
FONPET, de donde se concluyó que a 31 de diciembre de 2011, el Municipio de Garagoa<br />
registraba un saldo de aportes en pesos por la suma de $3.771.930.816 y no como se observa en<br />
el Balance.<br />
Dado lo anterior, la Comisión Auditora precisa señalar que, de conformidad con el procedimiento<br />
contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional y en particular de la Reserva<br />
Financiera, la cual corresponde al conjunto de activos que han sido destinados por la entidad
contable, en atención a las disposiciones legales vigentes, para atender las obligaciones<br />
pensionales, entre otros como los recursos que la entidad territorial tiene en el Fondo Nacional de<br />
Pensiones Territoriales- FONPET; el municipio de Garagoa debió reconocer y revelar en su<br />
información contable los recursos que tiene como reserva para el pago del pasivo pensional a su<br />
cargo en dicho Fondo, garantizando la actualización en pesos de las unidades FONPET y para el<br />
efecto debió utilizar la subcuenta 190104 – Encargos fiduciarios de la cuenta 1901 - Reserva<br />
Financiera Actuarial<br />
Finalmente, el municipio de Garagoa debe realizar la reclasificación advertida; por lo que se<br />
presenta una Subestimación en esta cuenta por una cuantía de $3.771.930.816.<br />
“Los saldos reflejados en el balance correspondían a los registrados con corte al momento de la<br />
elaboración y concuerdan con los que aparecían en ese momento en la página web del Ministerio<br />
de Hacienda y Crédito Público Saldos Pasivos Pensiónales Territoriales ($3 .635.148.458), es<br />
posible que al momento de revisarlos por la Comisión Auditora en la pagina del FONPET ya estos<br />
hubieran sido actualizados y consolidados por el FONPET apareciendo un valor de<br />
($3.771.930.816), pues vale aclarar que en esta cuenta también fue cargado el valor que le<br />
correspondió al Municipio en la distribución de recursos por regalías. Esto quiere decir que esta<br />
cuenta debe ajustarse por cuanto la consolidación, la actualización y la reasignación de recursos<br />
correspondiente a la vigencia 2011 la efectúa el FONPET a inicios del mes de enero de 2012.<br />
Consecuentemente el Municipio actualizara el valor de esta cuenta con base en la información<br />
que corresponda para abril de 2012”.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO – 16<br />
Este grupo representa dentro del Balance General el 36.41%, reflejado en valor de $4.430’034.826.<br />
De acuerdo a su participación se analizaron las siguientes cuentas.<br />
� TERRENOS – 1605<br />
En Balance General esta cuenta representa el 17.35% del Activo, su valor está por<br />
$2.111’600.214; al efectuar comparación con la relación de predios suministrada por Almacén, se<br />
establece que la totalidad de los inmuebles no han sido objeto de valuación permanente, estos se<br />
encuentran desactualizados. De esta cuenta se analizó cada una de las subcuentas que la<br />
integran, obteniendo lo siguiente:<br />
� TERRENOS URBANOS - 160501<br />
El valor presentado en el Balance General es de $1.545’103.200, equivale al 12.70% del Activo, el<br />
cual coincide con el presentado en el inventario por parte de Almacén; sin embargo una vez<br />
revisados algunos de los documentos soporte (escrituras), se evidencia falta de depuración del<br />
valor, ya que se incluye en primer lugar el bien que mediante escritura No. 317 del 28 de diciembre<br />
de 2010 el municipio de Garagoa transfirió a título de donación a favor de la Nación – Concejo<br />
Superior de la Judicatura por valor de $179’884.000; y el bien que según lo indagado, corresponde<br />
a la Escuela Juan Nepomuceno Segura, el que dadas las facultades otorgadas a la Alcaldesa<br />
Municipal por el Concejo Municipal mediante Acuerdos 020 de 2010 y 013 de 2011, se debió<br />
transferir a la Universidad Nacional Abierta y a Distancia Unad, cuyo valor esta por $243’810.000.<br />
Por lo tanto esta cuenta se considera SOBREESTIMADA, por valor de $423.694.000<br />
� TERRENOS RURALES – 160502<br />
El valor presentado en el Balance General está por $354’121.614 y representa el 2.91% del Activo,<br />
el cual coincide con lo reportado en el Inventario por Almacén. Se evidencia que el último avalúo<br />
esta de 2005. Igualmente mediante revisión selectiva de documentos soporte, se detectó que
faltaría por incluir el valor de $11’500.000 correspondiente a la escritura 896, bien que figura a<br />
nombre del Municipio; por lo tanto consideramos que existe una SUBESTIMACION de la cuenta<br />
por la suma de $11.500.000.<br />
� EDIFICACIONES – 1640<br />
Dentro del Balance General se presenta esta cuenta por valor de $1.619’355.730, equivalente al<br />
13.31% del Activo. La subcuenta mediante la cual se desagrega es la de Edificaciones Pendientes<br />
de Legalizar – 164027, la que está por ese mismo valor. No hay inventario en Almacén, ni existe<br />
discriminación a nivel de subcuenta, para poder confrontar; por lo tanto esta cuenta se considera<br />
como INCERTIDUMBRE, por el total arrojado en el Balance.<br />
Complementariamente se describe el hecho que la actual edificación que ocupa la Administración<br />
Municipal denominado Palacio Municipal, no está incluido dentro del inventario de inmuebles, pero<br />
que según último avaluó hecho en el 2005, su valor total esta por $456’308.426.<br />
Lo anteriormente descrito refleja el incumplimiento de normas legales relacionadas, que disponían<br />
plazo prudencial para legalización de predios estatales.<br />
� REDES LÍNEAS Y CABLES – 1650<br />
En esta cuenta, se revela y registra un saldo por la suma de $613’437.964 representando el 5.05%<br />
del Activo, que se presenta por igual valor a nivel de subcuenta denominada Redes, Líneas y<br />
Cables Pendientes de Legalizar – 165011; sin que se desagregue o cuente con documento soporte<br />
para su verificación, lo cual convierte la Cuenta en INCERTIDUMBRE.<br />
� MAQUINARIA Y EQUIPO – 1655<br />
El valor presentado en el Balance General, corresponde a lo mostrado en el Inventario del<br />
Municipio como valor histórico, y esta por valor de $116.041.436 equivalente al 0.96% del Activo,<br />
donde se discrimina cada elemento; dentro del Balance se presenta a tercer nivel como Equipo de<br />
Construcción cuenta - 165501 y Herramientas y Accesorios - 165511; su valor corresponde con lo<br />
reportado en inventario.<br />
� MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA -1665<br />
El valor registrado en esta cuenta totaliza $112’190.018 que corresponde al valor presentado en el<br />
Inventario y equivale al 0.93% del Activo, en el cual se relacionan los elementos, relación que por<br />
su contenido no incluye la totalidad de elementos con que dispone la Administración Municipal, por<br />
lo tanto consideramos como INCERTIDUMBRE el valor de esta cuenta.<br />
� EQUIPO DE COMUNICACIÓN, Y COMPUTACIÓN – 1670<br />
Esta cuenta se presenta desagregada en el Balance como Equipo de Comunicación – 167001 por<br />
$42’916.000 y Equipo de Computación – 167002 por $125’800.269, valores que suman en total<br />
168’716.269, cifra que difiere de lo presentado en Inventario en la suma de $529.880.<br />
Adicionalmente se evidenció que en el mes de octubre de 2011, ingresaron al Municipio 15 equipos<br />
de cómputo donados por la Nación a través del Programa Vive Digital, por valor de $9’060.000;<br />
por lo cual consideramos que el valor reflejado en el Balance General está SUBESTIMADO, por la<br />
suma de $9.589.880. Se advierte que en el Balance, no se discriminan auxiliares para cada uno de<br />
los elementos, así como los costos de mantenimiento y reparación en que se han incurrido en el<br />
transcurso del tiempo.<br />
� EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN – 1675<br />
El valor presentado en el Balance General está por $592’958.748 representando el 4.88% del<br />
Activo, donde discrimina un auxiliar para cada uno de los vehículos, correspondiendo con la
elación de inventario descrita por Almacén, pero no se detectó auxiliar para los costos de<br />
mantenimiento y reparación en que se han incurrido en el transcurso del tiempo.<br />
� INSTRUMENTOS MUSICALES<br />
Según verificación a inventario del Municipio, se constató que existen una serie de instrumentos<br />
musicales valorados en $2’743.600, que no se han contabilizado o incluido en el Balance General;<br />
igualmente se verificó su existencia, por lo que se debe reclasificar esta cuenta.<br />
“Referente al grupo 16 Propiedad Planta y Equipo, es donde más se presentan inconsistencias en<br />
razón a que no existe una interfase entre contabilidad y almacén, la cual se encuentra en proceso<br />
de desarrollo. Por tanto una de las prioridades de esta Administración es el saneamiento,<br />
depuración, organización, legalización y actualización de los bienes del municipio, actividades que<br />
generan procesos largos y dispendiosos y requieren la aplicación de muchos recursos. No<br />
obstante la administración iniciara estos procesos en el menor tiempo posible”.<br />
Se deja en Convenio de Mejoramiento, con el objeto que la Administración Municipal el<br />
saneamiento, depuración, organización, legalización y actualización de los bienes del municipio.<br />
� RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL – 1901<br />
Dado que en el Balance General se presenta como Reserva Financiera Actuarial un valor de<br />
$3.635’148.458, se confrontó con el registrado de la página del Ministerio- FONPET,<br />
determinándose que a 31 de diciembre de 2011 aparece como valor de aportes en pesos por<br />
3.843’440.066, lo que da una diferencia de $208’291.608, por lo cual consideramos que el valor<br />
reflejado en el Balance está SUBESTIMADO.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� CUENTAS POR PAGAR.-24<br />
En el Balance General aparece registrado en la cuenta 2401 Adquisición de Bienes y Servicios un<br />
valor de $40’032.453.24, en la 2425 Acreedores la suma de $16’731.874, y en la cuenta 2436<br />
retefuente $55’941.734; lo anterior da como resultado que la Cuenta 24, tiene un valor total de<br />
$112’706.061.24, cifra que al compararse con lo mostrado en la Resolución No. 02 del 10 de enero<br />
de 2012, por la cual se constituyen las Cuentas por Pagar, se evidencia que se presentan por valor<br />
de $90’083.748.35, existiendo una diferencia de $22’622.312.89, constituyéndose en una<br />
SOBRESTIMACION.<br />
“Verificado el cuadro entregado por la Secretaría Administrativa y la información que reposa en la<br />
Secretaria de Hacienda, se corroboró que existe valores que no concuerdan con el informe<br />
arrojado por el sistema PROSOF, por lo tanto la administración entrante decidió cancelar<br />
únicamente las cuentas que realmente tienen el soporte contable y jurídico. Con respecto a las<br />
cuentan que no coinciden se realizará una conciliación contable, con el fin de que se pueden<br />
cancelar, siempre y cuando tengan los soportes y aquellas que no existen cuente con los mismos,<br />
se les aplicará el respectivo tratamiento contable”.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� CUENTAS POR PAGAR POR ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS – 2401<br />
En cuentas por pagar se establece en el Balance General por concepto de adquisición de bienes y<br />
servicios – 240101, refleja un saldo por la suma de $40.032.543 para lo cual se efectuó<br />
seguimiento encontrándose que según la Resolución Nº 002 de 01/10/2012 mediante la cual se<br />
constituyeron las cuentas por pagar de la vigencia 2011, estas ascendieron a $756.702.250, no<br />
obstante al hacer seguimiento a los registros de los terceros junto con los documentos legales e<br />
idóneos, solamente se encuentran contabilizadas obligaciones por pagar por adquisición de bienes
y servicios de esta vigencia, por la suma de $35.181.078 y $4.851.375 corresponde a cuentas por<br />
pagar por Honorarios y servicios, lo que indica que existe una diferencia arrojada mediante los<br />
correspondientes documentos soportes de $716.669.707. Lo que conlleva a establecer una<br />
SUBESTIMACION por este valor.<br />
“De manera atenta hacemos la aclaración de que los $756.702.250, corresponde realmente es las<br />
cuentas de reserva del año 2011 y no cuentas por pagar adquisición de bienes y servicios”.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES-2505<br />
Reporta un saldo a 31 de diciembre de 2011 la subcuenta 2505 Salarios y Prestaciones Sociales<br />
en el Balance General del Municipio de Garagoa, por la suma de $56.009.307 donde se refleja<br />
aquellos pasivos adeudados a los funcionarios de la entidad por parte del Municipio por concepto<br />
de prestaciones sociales con corte a 31 de diciembre, por los diferentes conceptos, como<br />
vacaciones, prima de vacaciones y prima de servicios. Al analizarse el documento soporte recibido<br />
por parte de la Secretaría Administrativa se evidencia una certificación por este concepto de<br />
$71.050.000, donde se establece una diferencia por la suma de $15.040.693, por lo que se obtiene<br />
una SUBESTIMACION por esta cantidad.<br />
“Con respecto a esta cuenta contable manifestamos que la certificación expedida por la Secretaría<br />
Administrativa, es la que reposa en la carpeta del informe de gestión 2008 – 2011 presentado por<br />
la Doctora María Teresa Contreras Caro; aclarando que los valores de la parte contable se ajustan<br />
a las provisiones legales reales”.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� PASIVOS ESTIMADOS – 27<br />
Dado que en el Balance General dentro de la cuenta 2720 Provisión para Pensiones, se presenta<br />
como saldo a 31 de diciembre de 2011 un valor de $2.986.774.651, cifra que correspondería al<br />
valor amortizado del cálculo actuarial por concepto del Pasivo Pensional, el cual debe<br />
corresponder al valor resultante de restar del valor del Calculo Actuarial Reconocido<br />
($8.006’777.469), el valor del Pasivo Pensional No Provisionado ($4.163’337.402), (Cifras tomadas<br />
del documento Fonpet del Ministerio de Hacienda y Crédito Público), lo cual sería de<br />
$3.843’440.066.20 cifra que difiere de lo presentado en el Balance como Provisión para Pensiones<br />
($2.986’774.651.65), en $856’665.414.55 lo cual nos conduce a señalar que la cifra presentada en<br />
el Balance, está SUBESTIMADA.<br />
Complementariamente a lo anterior, al tomar la subcuenta 272004 – Pensiones Actuariales por<br />
Amortizar, la cual se registra en el Balance General a 31 de diciembre de 2011 por un valor de<br />
517’951.744, se tiene que al aplicarse la fórmula de cálculo donde se toma el valor del Pasivo<br />
Pensional no Provisionado ($4.163’337.402 según documento Fonpet), y dividirlo por el número de<br />
años (13) que faltan para culminar el plazo previsto en las disposiciones legales vigentes, contados<br />
a partir de la fecha de corte del cálculo actuarial realizado, es por la suma de $320’256.723, lo cual<br />
da una diferencia de $197’695.043.20, cifra que demuestra que el valor registrado en el Balance<br />
General a 31 de diciembre de 2011 está SOBREESTIMADA en dicho valor, lo que conllevó a que<br />
el patrimonio se redujera significativamente.<br />
Por otra parte revisada la Reserva Financiera Actuarial 1901 registra en el Balance, el valor de<br />
$3.635’148.458 cifra diferente a lo reportado el último cálculo actuarial suministrado por la<br />
Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito<br />
Público, en la página del Ministerio- FONPET, pues el Municipio registra un saldo de aportes en<br />
pesos por la suma de $3.843’440.066.20, resultando una diferencia de $208’291.608, lo cual<br />
demuestra una SUBESTIMACION en el Balance.
“Analizada la información por la nueva administración municipal, se concluye que no se<br />
descargaron y realizaron de acuerdo con la información suministrada en materia de pasivo<br />
pensional las correspondientes amortizaciones. Dicha situación está siendo evaluada actualmente<br />
con base en los soportes físicos de los procesos que por tal concepto cursan actualmente en la<br />
administración para realizar los correspondientes ajustes de acuerdo con las obligaciones.<br />
Igualmente el Municipio se encuentra en proceso de saneamiento de los pasivos pensiónales y<br />
pago mensual y según como surjan las obligaciones por concepto de cuotas partes pensiónales, se<br />
cubrirán y simultáneamente se efectuaran los cobros que correspondan de otras entidades hacia<br />
este ente territorial”.<br />
Se debe dejar en Convenio de Mejoramiento los ajustes necesarios a estas observaciones.<br />
� PRESUPUESTO-RECURSO HIDRICO<br />
A manera informativa la Comisión Auditora establece que el Municipio de Garagoa, durante la<br />
vigencia 2011 apropió recursos por la suma de $66.689.542 para la adquisición de áreas de interés<br />
hídrico, de los cuales se ejecutó la suma de $60.500.000, evidenciados en la adquisición de predio<br />
para este destino, por 60 millones y pago de servicios de avalúo comercial $500.000, por tanto se<br />
evidencia que los recursos apropiados corresponden a un 0.55% del total del presupuesto del<br />
Municipio.<br />
� PRESUPUESTO-DIFERENTES PROGRAMAS<br />
Según información del municipio de Garagoa, para el año 2011 se presupuesto para diferentes<br />
programas sociales la suma de $134.1123.103, adicionado por un valor de $41.508.566 para un<br />
total de $175.620.669 el cual fue ejecutado al 100%.<br />
� Según estadísticas del Municipio, el número oficial de desplazados fue de 191 personas, que<br />
oscilan entre personas de 5 a 61 años, con una población vulnerable correspondiente a 72<br />
personas.<br />
7.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN DE OPINION CONTABLE ADVERSO<br />
Se efectúo Auditoria al Balance al Municipio de Garagoa, examinando los Estados Financieros e<br />
información complementaria a 31 de diciembre de 2011 revisamos y evaluamos la información<br />
suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas selectivas y de cumplimiento y la<br />
Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requiere los procedimientos y las<br />
normas de Auditoria Generalmente aceptadas.<br />
En desarrollo de la Auditoria, se presentaron limitaciones e imposibilidad de obtener suficiente<br />
evidencia comprobatoria, en la cuenta de Inversiones, Rentas por Cobrar, Deudores, Propiedad<br />
Planta y Equipo, Bienes de Uso Público y Otros Activos. De igual forma se establece en el<br />
presente informe sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres cifras que afectan la<br />
razonabilidad de los estados financieros, pero que se deben tener en cuenta en la planeación de<br />
Control Interno y la aplicación de los manuales de procesos y procedimientos para el manejo<br />
específico de estos rubros.<br />
La Opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los Auditores que<br />
realizaron el trabajo de campo y presentaron el preinforme y el informe final, para el respectivo<br />
dictamen, plasmado en papeles de trabajo y en acta número 002 de comité de fecha 17 de abril de<br />
2012, de conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados<br />
contables y los argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron De<br />
conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados contables y los<br />
argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron SOBREESTIMACIONES por<br />
la suma de $578.789.143, SUBESTIMACIONES por valor de $1.415.078.477 e
INCERTIDUMBRES por $2.368.880.112; para un total de hallazgos u observaciones por<br />
$4.362.747.732, equivalente a un 35.85% del total del Activo del Municipio Garagoa, la opinión al<br />
Balance General, es NEGATIVA Y/ O ADVERSA, la cual fue validada por el Contador asignado<br />
para dictaminarlo. Cabe señalar que este comportamiento es debido a las observaciones<br />
específicas señaladas en cada hallazgo específico, como Propiedad Planta y Equipo, Rentas por<br />
Cobrar, y Reserva Financiera Actuarial.<br />
ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA<br />
T.P.98127-C<br />
7.8 CONCLUSIONES<br />
� El Municipio de Garagoa carece de manual de procesos y procedimientos Contables<br />
� El Municipio no tiene debidamente identificados los procesos, procedimientos y actividades y<br />
mucho menos los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas<br />
y por ende no se tienen identificados, ni analizados los riesgos de índole contable.<br />
� No se tienen definidos ni implementados controles en cada una de las actividades del proceso<br />
contable y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su<br />
efectividad.<br />
� En términos Generales, para los procesos de identificación, reconocimiento, revelación y<br />
registro de los hechos financieros, económicos y sociales, el Municipio aplicó el marco<br />
conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas en el Plan General de<br />
Contabilidad Pública, excepto algunos casos que se describen puntualmente en los hallazgos<br />
específicos.<br />
� Así mismo, se constató que para el reconocimiento, revelación y registro de los hechos<br />
económicos y financieros, generalmente se efectúan con base en el documento soporte<br />
idóneo, no obstante se encontró que algunos carecía de este.<br />
� Las notas explicativas a los estados contables no se elaboraron totalmente con las<br />
formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública, por lo que no revelaron en<br />
forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde.<br />
� No se encontró evidencia, de ninguna índole que permitiera constar la realización periódica de<br />
conciliaciones y cruces de saldos entre áreas especialmente de contabilidad y Almacén.<br />
� El Municipio de Garagoa, registra sus operaciones a través del procesamiento electrónico de<br />
datos en el software PROSOF sin que los libros de contabilidad se hayan impreso<br />
periódicamente ni al cierre del periodo contable anual.<br />
� Se constató que el libro Diario contiene los débitos y créditos de las subcuentas, el registro<br />
detallado, cronológico de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de<br />
contabilidad. Así mismo, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las<br />
sumas de los movimientos débitos y créditos del respectivo mes, tomadas del Libro Diario y el<br />
saldo final del mismo mes; saldo este que aparece registrado en el Balance General.
� No se encontró evidencia de ninguna índole, que el Balance General y el estado de Actividad<br />
Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar<br />
visible y de fácil acceso a la comunidad.<br />
� Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de<br />
conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte<br />
(31/12/2010) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo y en Bienes de<br />
beneficio y uso Público, entre otros, se encuentran desactualizados.<br />
� Igualmente, se advirtió que algunos bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la<br />
contabilidad del municipio.<br />
� No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control Interno, hubiese realizado<br />
seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso<br />
contable.<br />
� No se pudo establecer si e Municipio dio cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría<br />
General de la Nación, en las condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004,<br />
que modificó el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente<br />
de las deudas que tienen las personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, cuya<br />
cuantía fue superior a cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes y una morosidad<br />
superior a seis meses, para conformar y consolidar el Boletín de Deudores Morosos del Estado<br />
(BDME).<br />
� Se establecieron diferencias entre el valor del saldo registrado en contabilidad y el valor del<br />
documento soporte del registro contable en el grupo de efectivo.<br />
� El Control Interno Contable del Municipio, es incipiente, por lo que se asignó un rango de 3.0<br />
correspondiéndole una calificación DEFICIENTE.<br />
� En desarrollo de la Auditoria, no fue posible establecer el cumplimiento en la elaboración de los<br />
Indicadores de Gestión, situación que impidió diligenciar el correspondiente formato que mide<br />
cada una de las actuaciones.<br />
7.9 RECOMENDACIONES<br />
� Identificar, documentar implementar y poner en funcionamiento los procesos, procedimientos y<br />
actividades del proceso contable. Igualmente, identificar y analizar los riesgos de índole<br />
contable.<br />
� Definir e implementar controles en cada una de las actividades del proceso contable y realizar<br />
autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad.<br />
� Efectuar todos los registros contables con base en los documentos legales idóneos de cada<br />
caso y elaborar los respectivos comprobantes de contabilidad<br />
� Las notas explicativas a los estados contables se deben elaborar con las formalidades<br />
establecidas en el Régimen de Contabilidad pública y estas deben revelar en forma suficiente<br />
la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde, con sujeción a las<br />
siguientes reglas:<br />
� Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el<br />
fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.
� Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el<br />
cuerpo de los estados financieros.<br />
� Las notas iníciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas<br />
contables y los asuntos de importancia relativa.<br />
� Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el<br />
mismo orden de los rubros de los estados financieros.<br />
� Practicar periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre áreas especialmente de<br />
contabilidad y Almacén.<br />
� Realizar de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, con carácter<br />
urgente, la actualización de los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo,<br />
Bienes de beneficio y uso Público, entre otros.<br />
� Incorporar en la contabilidad del Municipio los bienes inmuebles que en desarrollo del proceso<br />
auditor no se encontraron incluidos.<br />
� La Oficina Asesora de Control Interno debe realizar seguimiento al cumplimiento de los<br />
procesos, procedimientos y actividades del proceso contable.<br />
� Verificar y soportar las diferencias entre el valor del saldo registrado en contabilidad y el valor<br />
del documento soporte del registro contable en el grupo de efectivo.<br />
� Reconocer las cuentas de presupuesto por los valores establecidos en las diferentes etapas<br />
del proceso presupuestal, respaldado en documentos legales, como los acuerdos y demás<br />
actos administrativos y documentos internos exigidos en el proceso.<br />
� Teniendo en cuenta que el Municipio, no ha realizado las gestiones necesarias para garantizar<br />
la sostenibilidad y permanencia del sistema contable que permita producir continuamente<br />
información razonable y oportuna, se recomienda al representante legal y al máximo<br />
organismo colegiado de dirección, que se tomen las acciones pertinentes del caso.<br />
� Teniendo en cuenta que el Control Interno Contable, es un proceso que está bajo la<br />
responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así<br />
como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, con el fin de lograr<br />
la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades<br />
propias del proceso contable, se requiere definir, documentar e implementar los<br />
procedimientos y controles y realizar autoevaluaciones periódicas.<br />
� Teniendo en cuenta que en el Municipio NO se imprimen al cierre de cada periodo contable los<br />
libros, especialmente los principales, la sana recomendación que aquí hacemos es que una<br />
vez se vayan imprimiendo mensualmente los libros oficiales igualmente se vayan imprimiendo<br />
los libros auxiliares, pues quienes se confían en que los libros auxiliares “están en el<br />
computador”, o “están en el backup”, y que por eso, para no gastar tiempo ni papel, deciden no<br />
imprimirlos oportunamente sino solo cuando alguien necesite uno cualquiera de ellos, se<br />
pueden estar exponiendo al riesgo de que cuando llegue ese momento de necesitar imprimir<br />
los auxiliares el software y sus backup fallen y por tanto no puedan entregar oportunamente<br />
los listados auxiliares que la autoridad exija.<br />
� Dar cumplimiento a lo dispuesto en el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y numeral<br />
36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en el sentido que la información financiera y contable<br />
debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial para efectos de<br />
inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran, pues es deber<br />
de todo servidor público “publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad,<br />
en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se
determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que tratan la Ley 489<br />
de 1998 y demás normas vigentes.<br />
� Que el Comité de Sostenibilidad Financiera se reúna periódicamente para que efectúe y/o<br />
apruebe acciones de ajustes a las diferentes cuentas que así lo ameriten.<br />
� Diseñar, documentar, implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno<br />
contable, lo que permitirá generar información contable confiable y veraz.<br />
� Se recomienda que en las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en<br />
sus valores registrados se realicen los ajustes contables pertinentes a fin de reflejar el saldo<br />
real de cada grupo. En este mismo sentido, se requiere que aquellas cuentas y subcuentas<br />
que no se clasificaron de conformidad con las normas técnicas relativas a su registro, se<br />
reclasifiquen debidamente.<br />
� Las cuentas y subcuentas a las cuales se les determinó sobreestimación, subestimación o<br />
incertidumbre, requieren que en uso al derecho a la réplica sean presentados todos y cada uno<br />
de los documentos soportes del registro contable y las explicaciones legales y contables a que<br />
haya lugar. De ser necesario explicar puntualmente el origen de las partidas debitadas y<br />
acreditadas durante la vigencia fiscal.<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
1.1<br />
CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
ETAPA DE RECONOCIMIENTO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN<br />
1 Se tienen debidamente identificados los<br />
productos del proceso contable que deben<br />
suministrarse a las demás áreas de la entidad y a<br />
los usuarios externos?<br />
2 Se tienen debidamente identificados los<br />
3<br />
productos de los demás procesos que se<br />
constituyen en insumos del proceso contable?<br />
Se tienen identificados en la entidad los procesos<br />
que generan transacciones, hechos y<br />
operaciones y que por lo tanto se constituyen en<br />
proveedores<br />
contable?<br />
de información del proceso<br />
4 Existe una política mediante la cual las<br />
5<br />
transacciones, hechos y operaciones realizados<br />
en cualquier dependencia del ente público, son<br />
debidamente informados al área contable a<br />
través de los documentos fuente o soporte?<br />
Se cumple la política mediante la cual las<br />
transacciones, hechos y operaciones realizados<br />
en cualquier dependencia del ente Público, son<br />
debidamente informados al área contable a<br />
través de los documentos fuente o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil<br />
monetaria?<br />
y confiable medición<br />
CALIFICACIO<br />
N<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
4.0<br />
OBSERVACION<br />
ES
7 Las cifras existentes en los estados, informes y<br />
reportes contables se encuentran soportadas con<br />
el documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones<br />
que se hacen de las transacciones, hechos u<br />
operaciones en el documento fuente o soporte?<br />
9 Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente las normas que rigen la<br />
administración pública?<br />
10 Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente el Régimen de Contabilidad<br />
11<br />
Pública aplicable para la entidad?<br />
Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales que han sido objeto de identificación<br />
están soportados en Documentos idóneos y de<br />
conformidad con la<br />
Naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos<br />
financieros, económicos, sociales y ambientales<br />
contienen la información necesaria para realizar<br />
13<br />
su adecuada identificación?<br />
Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales que han sido objeto de identificación<br />
fueron interpretados de Conformidad con lo<br />
establecido en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN<br />
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales llevados a cabo en los procesos<br />
proveedores de la entidad han sido incluidos en<br />
el proceso contable?<br />
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil y confiable clasificación en el<br />
Catálogo General de Cuentas?<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la<br />
clasificación de las transacciones, hechos u<br />
operaciones realizadas por la entidad contable<br />
17<br />
18<br />
pública?<br />
La clasificación de las transacciones, hechos y<br />
operaciones corresponde a una correcta<br />
interpretación tanto del marco conceptual como<br />
del Manual de Procedimientos del Régimen de<br />
Contabilidad Pública?<br />
El Catálogo General de Cuentas utilizado para la<br />
clasificación de los hechos financieros,<br />
económicos, sociales y ambientales, corresponde<br />
a la última versión publicada en la página web de<br />
la Contaduría General de la Nación?<br />
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas<br />
utilizadas para la clasificación de las<br />
transacciones, hechos u operaciones realizadas ?<br />
20 Se elaboran y revisan oportunamente las<br />
conciliaciones bancarias para establecer los<br />
valores objeto de clasificación, registro y control<br />
3.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5<br />
4.0<br />
3.5<br />
3.5<br />
3.5<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
5.0
del efectivo?<br />
21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de<br />
saldos recíprocos con otras entidades públicas?<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y<br />
cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto,<br />
Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o<br />
procesos de la entidad?<br />
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de<br />
bienes, derechos y obligaciones y se confronta<br />
con los registros contables para hacer los ajustes<br />
pertinentes?<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan<br />
adecuadamente los hechos, transacciones u<br />
operaciones registradas?<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para<br />
comprobar que los registros contables se han<br />
efectuado en forma adecuada y por los valores<br />
correctos?<br />
26 Se efectúan los registros contables en forma<br />
cronológica y guardando el consecutivo de los<br />
hechos, transacciones u operaciones realizadas,<br />
cuando a este último haya lugar?<br />
27 Se generan listados de consecutivos de<br />
documentos para hacer verificaciones de<br />
completitud de registros?<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables<br />
diferenciales existentes entre entidades de<br />
gobierno general y empresas Públicas?<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de<br />
sistema de integrado de información y este<br />
funciona adecuadamente?<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores<br />
correspondientes a los procesos de depreciación,<br />
provisión, amortización, Valorización, y<br />
31<br />
agotamiento, según aplique?<br />
Los registros contables que se realizan tienen los<br />
respectivos documentos soportes idóneos?<br />
32 Para el registro de las transacciones, hechos u<br />
operaciones se elaboran los respectivos<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
33 Los libros de contabilidad se encuentran<br />
debidamente soportados en comprobantes de<br />
contabilidad?<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y<br />
DEMÁS<br />
INFORMES<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de<br />
contabilidad de conformidad con los parámetros<br />
establecidos en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y<br />
reportes contables coinciden con los saldos de<br />
los libros de contabilidad?<br />
4.0<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y 4.0<br />
3.5<br />
3.5<br />
3.0<br />
3.5<br />
3.5<br />
4.0<br />
3.0<br />
5.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0
37<br />
parametrización necesarios para un adecuado<br />
funcionamiento del aplicativo utilizado para<br />
procesar la información?<br />
Se elaboran oportunamente los estados, informes<br />
y reportes contables al representante legal, a la<br />
Contaduría General de la Nación, a los<br />
organismos de inspección, vigilancia y control, y a<br />
los demás usuarios de la información?<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables<br />
cumplen con las formalidades establecidas en el<br />
Régimen de Contabilidad Pública?<br />
39 El contenido de las notas a los estados contables<br />
revela en forma suficiente la información de tipo<br />
cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los<br />
estados contables y los saldos revelados en los<br />
estados contables?<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan oportunamente los estados,<br />
informes y reportes contables al representante<br />
legal, a la Contaduría General de la Nación, y a<br />
los organismos de inspección, vigilancia y<br />
control?<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de<br />
fácil acceso a la comunidad el balance general y<br />
el estado de actividad financiera, económica,<br />
social y ambiental?<br />
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar<br />
e interpretar la realidad financiera, económica,<br />
social y ambiental de la entidad?<br />
44 La información contable se acompaña de los<br />
respectivos análisis e interpretaciones que<br />
45<br />
facilitan su adecuada comprensión por parte de<br />
los usuarios?<br />
La información contable es utilizada para cumplir<br />
propósitos de gestión?<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras<br />
homogéneas a los distintos usuarios de la<br />
información.<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento<br />
adecuado a los riesgos de índole contable de la<br />
entidad en forma permanente?<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que<br />
permita gestionar los riesgos de índole contable?<br />
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para<br />
determinar la efectividad de los controles<br />
implementados en cada una de las actividades<br />
del proceso contable?<br />
50 Se han establecido claramente niveles de<br />
autoridad y responsabilidad para la ejecución de<br />
3.5<br />
4.5<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5<br />
2.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5<br />
3.0<br />
4.0
las diferentes actividades del proceso contable?<br />
51 Las políticas contables, procedimientos y demás<br />
prácticas que se aplican internamente se<br />
encuentran debidamente documentadas?<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y<br />
demás prácticas contables se encuentran<br />
debidamente actualizados, y sirven de guía u<br />
53<br />
orientación efectiva del proceso contable?<br />
Se evidencia por medio de flujogramas, u otra<br />
técnica o mecanismo, la forma como circula la<br />
información a través de la entidad y su respectivo<br />
efecto en el proceso contable de la entidad?<br />
54 Se ha implementado y ejecuta una política de<br />
depuración contable permanente y de<br />
55<br />
sostenibilidad de la calidad de la información?<br />
Los bienes, derechos y obligaciones se<br />
encuentran debidamente individualizados en la<br />
contabilidad, bien sea por el área contable o en<br />
bases de datos administradas por otras<br />
dependencias?<br />
56 Los costos históricos registrados en la<br />
contabilidad son actualizados permanentemente<br />
de conformidad con lo dispuesto en el Régimen<br />
de Contabilidad Pública?<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente<br />
estructurada de conformidad con la complejidad,<br />
desarrollo tecnológico y estructura organizacional<br />
58<br />
de la entidad?<br />
Los funcionarios involucrados en el proceso<br />
contable cumplen con los requerimientos técnicos<br />
señalados por la entidad de acuerdo con la<br />
responsabilidad que demanda el ejercicio de la<br />
profesión contable en el sector público?<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de<br />
actualización permanente para los funcionarios<br />
involucrados en el proceso contable y se lleva a<br />
cabo en forma satisfactoria?<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme<br />
cuando se presentan cambios de representante<br />
61<br />
legal, o cambios de contador?<br />
Existe una política para llevar a cabo en forma<br />
adecuada el cierre integral de la información<br />
producida en todas las áreas o dependencias que<br />
generan hechos financieros, económicos,<br />
sociales y ambientales?<br />
62 Los soportes documentales de los registros<br />
contables se encuentran debidamente<br />
organizados y archivados de conformidad con las<br />
normas que regulan la materia?<br />
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
4.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.5<br />
3.5<br />
3.5<br />
4.0<br />
3.0<br />
2.3<br />
4.0<br />
4.0<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.64 SATISFACTORIO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.68 SATISFACTORIO
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3.47 SATISFACTORIO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.94 SATISFACTORIO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3.63 SATISFACTORIO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.79 SATISFACTORIO<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4.0 SATISFACTORIO<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y 3.58 SATISFACTORIO<br />
COMUNICACIÓN<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.45 SATISFACTORIO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.45 SATISFACTORIO<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO<br />
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL<br />
DE LA NACIÓN<br />
1.<br />
CONTRALORÍA<br />
2. ENTIDAD AUDITADA<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
3. AÑO 2011<br />
CUENTAS<br />
GENERAL DE<br />
BOYACA DE<br />
GARAGOA<br />
4. FECHA DE REPORTE 13 DE ABRIL DE<br />
2012<br />
HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)<br />
Hallazgo No. Código Nombre Sobre/mad Sub/tmado Incer/bre<br />
11 EFECTIVO<br />
1 110501 Caja principal 2.4<br />
12 INVERSIONES<br />
2 1201 Inve/ Admón. 155<br />
13 REN/ COBRAR<br />
3 1308 Industria /cio 11.6<br />
4 1310 Vig/ant. 810.9<br />
14 DEUDORES<br />
5 140103003 Int/Imp-V.Actual 5.4<br />
6 1470 Otros deudores 50.4 4.3<br />
7 141312 Transf.. x C. SGP<br />
PROPIED.<br />
324.2<br />
PLANTA Y<br />
16 EQUIP<br />
Observaciones
8 160501<br />
Terrenos<br />
Urbanos 423.6<br />
9 160502 Terrenos Rurales 11.5<br />
10 1640 Edificaciones 1.619.3<br />
11 1650 Redes líneas y c. 613.4<br />
12 1665 Muebl/enseres 112.1<br />
13 1670 Equip. Comunic.<br />
OTROS<br />
9.5<br />
19 ACTIVOS<br />
14 1901 Reser/Fina.actua. 208.2<br />
Total 578.8 1.415.0 2.368.8
8.1 ALCANCE<br />
8. MUNICIPIO DE MONIQUIRA<br />
En la auditoria al balance se efectuó la evaluación y revisión sistemática del Balance General,<br />
Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de cambios en el Patrimonio del<br />
Municipio de Moniquirá, para verificar la coherencia y veracidad de las cifras presentadas y<br />
reveladas a 31 de diciembre de 2011, con el fin de proferir el dictamen respectivo, basado en el<br />
marco conceptual de la contabilidad pública, catalogo general de cuentas del plan general de la<br />
contabilidad pública, y normas de auditoría generalmente aceptadas.<br />
8.2 COBERTURA<br />
La auditoria abarco los Estados financieros correspondientes a la vigencia 2011, para lo cual se<br />
eligió una muestra selectiva obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a<br />
analizar e incluir todo los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad,<br />
confiabilidad. Se tomaron las principales cuentas, en promedio se cubrió el 85% del total de las<br />
cuentas del balance general. En el Activo la cuenta efectivo se analizó el 100%, la cuenta<br />
deudores el 80%, la cuenta propiedad planta y equipo el 80%, la cuenta bienes de beneficio y uso<br />
Público un 60% y la cuenta otros activos el 80%. Del Pasivo la cuenta cuentas por pagar se<br />
estudió el 100%, la cuenta de obligaciones laborales el 80%, en la cuenta pasivos estimados el<br />
60% y en la cuenta otros pasivos el 80%. De igual forma, se verificaron las cuentas del patrimonio.<br />
8.3 ANALISIS FINANCIERO A LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO<br />
Una vez auditadas las cuentas seleccionadas mediante muestreo, es importante analizar aquellas<br />
que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y por ende condicionaron el<br />
resultado del ejercicio o del patrimonio. En este sentido, las cuentas del activo que por su<br />
comportamiento le otorgaron un carácter de problema estructural a las finanzas del municipio<br />
fueron Propiedades Planta y Equipo, Bienes de Beneficio y uso Público y Otros Activos; cuentas<br />
que representan el 77.42% del total del Activo, y que por consiguiente hicieron que el patrimonio<br />
fuera relevante.<br />
8.4 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
Es la valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una Entidad pública,<br />
con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus<br />
actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del<br />
riesgo inherente a la gestión contable, la evaluación del control interno contable de la entidad le<br />
corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de conformidad con lo<br />
establecido en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno, adoptado<br />
mediante la Resolución 142 de 2005, expedido por el Departamento Administrativo de la Función<br />
Pública.<br />
Los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo<br />
establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar la implementación y<br />
efectividad del control interno contable necesario para generar la información financiera,<br />
económica, social y ambiental de la entidad, con las características de confiabilidad, relevancia y<br />
comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública,<br />
de igual forma y debe cumplir con lo determinado en la Resolución 248 de 2007 que estableció la
obligatoriedad de reportar a la Contaduría General de la Nación el informe de control interno<br />
contable a través del Sistema Consolidado de Hacienda e Información Pública -CHIP.<br />
En el Municipio de Moniquirá la responsabilidad del manejo del control interno contable se delegó<br />
a la Jefe de la Oficina de Control Interno doctora Elda Esperanza García Ulloa.<br />
De la observación directa por parte de la comisión se determino:<br />
� El Municipio no cuenta con un software que integre todas las aéreas de la administración el<br />
que están trabajando únicamente integra el área financiera (presupuesto, tesorería y<br />
contabilidad).<br />
� El Municipio no ha elaborado y por consiguiente no se encuentra implementado el manual de<br />
procesos y procedimientos contables incumpliendo con la Resolución 354 de 2007<br />
� El Municipio no ha implementado el comité de sostenibilidad de la información financiera<br />
incumpliendo con la Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, viéndose<br />
reflejado en el balance en las cuentas que traen saldos de vigencias anteriores sin soportes<br />
legales las cuales no han sido depuradas dando como resultado la no coherencia y<br />
razonabilidad de los estados financieros.<br />
� El jefe de control Interno no realiza las conciliaciones y/o visitas permanentes para contrastar<br />
la información registrada en la contabilidad del ente público y los datos que tienen las<br />
diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso<br />
específico.<br />
� No se han efectuado las actualizaciones de los costos históricos de las inversiones e<br />
inventarios del municipio. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán<br />
atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 060 de 2005 y en las demás normas que la<br />
modifiquen o la sustituyan.<br />
� No se cuenta con una base de datos confiable de industria y comercio, lo cual ha generado<br />
que el cobro por dicho impuesto no se ajuste a la realidad económica del municipio y que dicho<br />
impuesto se deje más a la conveniencia de cada comerciante.<br />
� El Municipio no suministra la capacitación suficiente en el área financiera y contable a la<br />
persona encargada del control interno contable, lo cual trae como consecuencia la poca o nula<br />
revisión de los procesos y procedimientos contables.<br />
� La totalidad de las operaciones realizadas por el Municipio no están respaldadas en<br />
documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de<br />
verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.<br />
Como resultado de la evaluación del sistema del control interno contable, de conformidad con la<br />
encuesta diligenciada por la jefe de control interno y la evaluada por esta comisión nos da una<br />
calificación de de 3.15, es decir que se encuentra en rango Deficiente.<br />
8.5 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
8.5.1 Generales<br />
� En el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados financieros se<br />
aplica el marco conceptual de la Contabilidad Pública, las normas y procedimientos<br />
establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de libros y<br />
preparación de documentos soporte.
� El Municipio cuenta con un software que integra únicamente el área financiera (<br />
presupuesto , tesorería y contabilidad), no se encuentran integradas, las áreas de recaudo (<br />
predial, industria y comercio ni almacén), razón por la cual no existe coherencia en los<br />
resultados dados por las mismas, con el agravante que el municipio no cuenta con<br />
inventarios actualizados a 31 de diciembre de 2011, lo cual genera incertidumbre en los<br />
registros presentados en las cuentas 16 Propiedades planta y equipo, cuenta 17 Bienes de<br />
beneficio y uso público e históricos y culturales.<br />
� No existen controles que garanticen que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por el<br />
Municipio estén vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuantía.<br />
� El Municipio no tiene implementado manuales de procesos y procedimientos de área<br />
financiera, razón por la cual se presentan inconsistencias en la consolidación de la información<br />
de algunas áreas.<br />
� Falta de adopción de procedimientos para lograr comunicación y circularización de la<br />
información entre las dependencias de la entidad a efectos de obtener los registros contables<br />
de manera oportuna, veraz y confiable.<br />
� Todos los bienes, derechos y obligaciones del Municipio no están identificados de manera<br />
individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administradas por el<br />
municipio.<br />
� El Municipio no ha hecho la depuración y saneamiento de la información contable de los bienes<br />
incorporados al proceso contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y<br />
registros contables de depreciación y actualización del valor de los bienes, tendrán en cuenta<br />
la nueva vida útil calculada en la toma física.<br />
� El Municipio no ha realizado las actualizaciones de los costos históricos de los bienes,<br />
derechos y obligaciones, teniendo la obligación de mantenerlos registrados en la contabilidad a<br />
valores reales.<br />
� Todas las transacciones originadas en el desarrollo del objeto social de la entidad, son<br />
registradas por el sistema de causación conforme a las normas contables.<br />
� En las Rentas por Cobrar no se registran las de industria y comercio ni los intereses<br />
liquidados por el cobro de la vigencia anterior por carecer de una base de datos confiable.<br />
� No hay controles para el cobro de los arrendamientos, ni existe una dependencia y/o persona<br />
responsable del seguimiento de los contratos y pagos de los mismos, lo cual ha generado que<br />
se presente una cifra elevada por este concepto<br />
� La entidad no cuenta con todos los títulos de sus propiedades, planta y equipo, la información<br />
para este grupo se encuentra dispersa y no es coherente.<br />
� La depreciación se registra en forma global por agrupación, cuando su cálculo debe ser en<br />
forma individual<br />
� Los bienes de Beneficio y uso público en servicio, se desconoce el origen del valor registrado<br />
por cuanto no se encuentra inventario debidamente valorado y actualizado, siendo esta cuenta<br />
la más representativa del Activo.<br />
� Se adolece de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados<br />
con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales, cesantías<br />
consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos.
� Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención documental,<br />
organización de los archivos con énfasis en la documentación contable. Si se tiene en cuenta<br />
que no se encontraron los documentos soportes de los registros contables.<br />
8.5.2 Específicos<br />
� CUENTA 11 EFECTIVO<br />
Efectuado el cruce de la información registrada en el estado de tesorería con las conciliaciones y<br />
extractos bancarios y a su vez con los saldos registrados en el balance general a 31 de diciembre<br />
de 2011, se observó que las cifras reportadas son coherentes y razonables.<br />
� CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR<br />
Al revisar la cuenta Rentas por cobrar, se observa que en el balance no registran saldos por<br />
concepto de Industria y comercio, lo cual se debe a que el Municipio no cuenta con una base de<br />
datos actualizada de los establecimientos que operan dentro del municipio, ni se lleva control de<br />
los pagos efectuados que se efectúan por este concepto. En cuanto a las rentas por cobrar de<br />
sobretasa a la gasolina no se encontraron los documentos que soporten los saldos registrados en<br />
el balance general. A continuación se muestran los hallazgos específicos encontrados en esta<br />
cuenta.<br />
CÓDIGO NOMBRE<br />
SEGÚN<br />
BALANCE<br />
TESORERÍA<br />
VERIFICACIÓ<br />
SUBESTIM<br />
ACION<br />
SOBREES<br />
TIMACION<br />
DEBITO N<br />
13 RENTAS POR COBRAR<br />
1305<br />
1305070<br />
VIGENCIA ACTUAL 365,792,770<br />
1 Impuesto Predial Unificado 317,674,770 362,362,562 44,687,792<br />
130535 SOBRETASA A LA GASOLINA 48,118,000 0<br />
1310 VIGENCIAS ANTERIORES 1,038,657,391 1,014,207,797 24,449,594<br />
IMPUESTO PREDIAL<br />
131007 UNIFICADO 1,038,657,391 1,014,207,797<br />
� La subcuenta 130507 Impuesto predial unificado presenta una subestimación por valor de<br />
$44.687.792<br />
� La subcuenta 131007 Impuesto predial unificado de vigencias anteriores presenta una<br />
sobrestimación por valor de $24.449.594<br />
� La subcuenta 130535 Sobretasa a la gasolina, no se anexaron los soportes para su respectiva<br />
verificación por lo tanto se presenta Incertidumbre en el registro presentado por valor de<br />
$48.118.000.<br />
�<br />
� CUENTA 14 DEUDORES<br />
El mayor porcentaje de esta cuenta está representado por la subcuenta avances y anticipos<br />
entregados. En cuanto a los intereses del predial contabilizaron únicamente lo correspondiente a<br />
los últimos cinco años. De la subcuenta 1408 Servicios públicos no fue posible conseguir los
documentos soportes por valor de $74.534.238, cifra que genera incertidumbre. En la tabla<br />
siguiente se muestran los hallazgos específicos más relevantes.<br />
SEGÚN<br />
BALANCE<br />
CÓDIG<br />
O<br />
NOMBRE<br />
TESORERÍA<br />
SUBESTIM<br />
ACION<br />
VERIFICACI<br />
DEBITO ON<br />
14 DEUDORES<br />
1401 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 704,295,904<br />
140103<br />
140103<br />
INTERESES 704,295,904<br />
01 Impuesto Predial Unificado 666,946,511 761,763,434 94,816,923<br />
No hay<br />
1408 SERVICIOS PUBLICOS 74,534,238 soporte<br />
TRANSFERENCIAS POR<br />
1413 COBRAR 426,274,465 426,083,829 190,636<br />
147090 OTROS DEUDORES 6,545,111<br />
147090 SUAREZ GONZALEZ EDGAR<br />
01 ANDRES 60,000<br />
SOBREESTI<br />
MACION<br />
� La cuenta auxiliar 14010301 Intereses Impuesto predial unificado registra una subestimación<br />
por la suma de $94.816.923<br />
� La subcuenta 1408 Servicios públicos por valor de $74.534.238, genera incertidumbre en<br />
razón a que el municipio no aportó los documentos para efectuar la verificación respectiva<br />
� La subcuenta 141312 Transferencias del Sistema General de Participaciones presenta una<br />
sobreestimación por valor de $190.636.<br />
� La subcuenta 147090 Otros deudores por valor de $6.485.111, genera incertidumbre puesto<br />
que no suministraron los soportes para efectuar la verificación respectiva. Únicamente fue<br />
presentado el soporte de la deuda del señor Edgar Andrés Suarez por la suma de $60.000,<br />
dineros que debieron ser cancelados en la vigencia anterior, ya que fue producto de un menor<br />
valor consignado.<br />
Dentro de la cuenta Deudores se encuentra la subcuenta 1425 Depósitos entregados en garantía,<br />
por el saldo que refleja y por la importancia de la misma nos pareció conveniente hacer un análisis<br />
especial, si se tiene en cuenta que esta subcuenta representa los embargos efectuados a las<br />
diferentes cuentas del Municipio. Del estudio de la cuenta se concluye que el Municipio no ha<br />
adelantado las gestiones necesarias para el desembargo de los dineros y/o conciliar con las<br />
diferentes entidades, de igual forma no se evidenció que se hayan adelantado los procesos<br />
administrativos para determinar los responsables por las multas y sanciones que dieron lugar a los<br />
embargos.
CÓDIGO NOMBRE<br />
SEGÚN<br />
BALANCE<br />
TESORERÍA<br />
SUBESTI<br />
MACION<br />
SOBREEST<br />
IMACION<br />
DEBITO<br />
VERIFICACIO<br />
N<br />
1425<br />
DEPOSITOS ENTREGADOS EN<br />
GARANTIA 326,158,843<br />
142503 DEPOSITOS JUDICIALES 326,158,843<br />
JUZGADO TERCERO<br />
14250301 PROMISCUO 25,000,000 25,000,000 0 0<br />
JZGADO CATORCE<br />
No hay<br />
14250301 ADMINISTRATIVO 23,586,616 soporte<br />
No hay<br />
14250301 GUERRERO ULLOA ELVER 5,000,000 soporte<br />
14250301 BANCO AGRARIO 48,328,466 38,328,466 10,000,000<br />
FEDERACION COLOMBIANA DE<br />
No hay<br />
14250301 GANADEROS 8,007,497 soporte<br />
INSTITUTO DE SEGUROS<br />
14250301 SOCIALES 32,459,328 32,459,328 0 0<br />
CAJA DE COMPENSACION<br />
14250301 FAMILIAR DE BOYACA 173,000,000 143,000,000 30,000,000<br />
14250301 DEPARTAMENTO DE BOYACA 10,776,935 10,776,935 0 0<br />
� La cuenta auxiliar 14250301 Banco Agrario registra una sobreestimación por la suma de<br />
$10.000.000<br />
� La cuenta auxiliar 14250301 Caja de Compensación Familiar de Boyacá presenta una<br />
sobreestimación por valor de $30.000.000<br />
� Las cuentas auxiliares 14250301 Juzgado catorce, Elver Guerrero Ulloa y Fedegan por valor<br />
de $36.594.113, genera incertidumbre por no disponer de los documentos soportes para<br />
efectuar la verificación<br />
El Municipio no lleva un control de los arrendamientos de los inmuebles, al momento de la<br />
auditoria no se tenía certeza de cuantos inmuebles estaban arrendados. En las carpetas no se<br />
encuentra la información necesaria para determinar cuáles arrendatarios se encuentran al día en<br />
los pagos y cuáles son los morosos ni el valor que adeudan.<br />
� La subcuenta 147006 Arrendamientos por valor de $53.517.379, genera incertidumbre por no<br />
contar con los documentos soportes para efectuar la verificación.<br />
� CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO<br />
El Municipio de Moniquira no cuenta con un software de manejo de inventarios, de conformidad<br />
con la visita efectuada a almacén se verifico que utilizan hojas Excel para su manejo., no se<br />
encontró Kárdex para el control de los elementos que entran y salen de almacén, los inventarios<br />
de bienes muebles que nos presentaron no están actualizados ni valorizados, el 95% de estos no<br />
tienen valor, no se encontraron actas de baja de elementos
Código NOMBRE<br />
SEGÚN<br />
BALANCE<br />
DEBITO<br />
ALMACEN<br />
VERIFICACIÓ<br />
N<br />
SUBESTIM<br />
ACION<br />
SOBREES<br />
TIMACION<br />
PROPIEDADES, PLANTA Y 12,975,571,50 16,459,937,40 3,484,365,<br />
16<br />
EQUIPO<br />
7<br />
8<br />
901<br />
1605 TERRENOS 2,675,909,323 1,245,040,000<br />
1,430,869,<br />
323<br />
1,213,109,<br />
1605010199 Terrenos Urbanos 2,347,709,546 1,134,600,000<br />
546<br />
217,759,77<br />
1605020199 Terrenos Rurales 328,199,777 110.440.000<br />
7<br />
14,296,716,30 4,785,471,<br />
1640 EDIFICACIONES 9,511,245,102 8<br />
206<br />
2,836,732,<br />
1640010199 Edificios Y Casas 1,567,513,510 4,404,246,187 677<br />
164004 LOCALES 770,669,813 770,669,813 0<br />
710,550,19<br />
164006 PLAZA Y MATADEROS 940,099,813 1,650,650,000 7<br />
710,550,19<br />
16400699 Plaza y Matadero 940,099,813 1,650,650,000 7<br />
1,063,640,<br />
164009 COLEGIOS Y ESCUELAS 3,870,649,707 4,934,290,308 601<br />
1,063,640,<br />
1640090199 Colegios Y Escuelas 3,870,649,707 4,934,290,308 601<br />
164017 PARQUEADEROS Y GARAJES 16,720,000 50,290,000 33,570,000<br />
1640170199 Parqueaderos Y Garajes 16,720,000 50,290,000 33,570,000<br />
Instalaciones Deportivas Y<br />
629,692,07<br />
1640190199 Recreacionales 3,116,262,072 2,486,570,000<br />
2<br />
PLANTAS, DUCTOS Y<br />
1645 TÚNELES 397,812,136 417.150.000 19,337,864<br />
No hay<br />
1650 REDES, LÍNEAS Y CABLES 1,931,244,451 soporte<br />
1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 202,637,613 2.916.928<br />
199,720,68<br />
5<br />
EQUIPO MÉDICO Y<br />
No hay<br />
1660 CIENTÍFICO 28,626,000 soporte<br />
MUEBLES, ENSERES Y<br />
1665 EQUIPO DE OFICINA<br />
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN<br />
107,591,197 95.106.311 12,484,886<br />
1670 Y COMPUTA 110,229,538 32.971.654 77,257,884<br />
EQUIPOS DE TRANSPORTE,<br />
115,712,20<br />
1675 TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 254,324,000 370.036.207 7<br />
EQUIPOS DE COMEDOR,<br />
COCINA, DESPENSA Y<br />
No hay<br />
1680 HOTELERÍA 293,000 soporte<br />
� La cuenta 1605 Terrenos presenta una sobrestimación por valor de $1.430.869.323<br />
� La cuenta 1640 Edificaciones registra una subestimación por valor de $4.785.471.206<br />
� La cuenta 1645 Planta ductos y túneles registra una subestimación por la suma de<br />
$19.337.864
� La cuenta 1650 Redes, líneas y cables por valor de $1.931.244.451, genera incertidumbre en<br />
razón a que no se encontraron documentos que soporten los registros<br />
� La cuenta 1655 Maquinaria y Equipo registra una sobrestimación por valor $199.720.685. Es<br />
importante mencionar que de esta cuenta únicamente se logro verificar la suma de 2.916.928.<br />
� La cuenta 1665 Muebles Enseres y Equipo de Oficina registra una sobrestimación por la suma<br />
de $12.484.886<br />
� La cuenta 1670 Equipo de Comunicación y Computación registra una sobrestimación por la<br />
suma de $77.257.884<br />
� La cuenta 1675 Equipo de Transporte , Tracción y Elevación presenta una subestimación por<br />
la suma $115.712.207<br />
� La cuenta 1680 Equipo de Comedor, cocina y despensa y Hotelería registra incertidumbre por<br />
valor de $293.000, por no contar con los inventarios respectivos.<br />
� CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO<br />
La cuenta Bienes de beneficio y uso público representa el 58.34% del total de los activos del<br />
Municipio y como tal se constituye en la más representativa seguida de la cuenta 16 Propiedades<br />
planta y equipo que con el 19.08%, es decir que sumadas las dos resulta el 77.42% del total de los<br />
activos. Siendo estas cuentas las de más impacto deberían estar plenamente soportadas lo cual no<br />
se da, pues no se tienen los inventarios de los bienes de beneficio y uso público por consiguiente<br />
fue imposible efectuar la verificación de cada una de las subcuentas y auxiliares, generando<br />
incertidumbre en las cifras reportadas en el balance general a 31 de diciembre de 2011. Los<br />
saldos que registran son de vigencias anteriores.<br />
CÓDIGO NOMBRE<br />
BIENES DE BENEFICIO Y USO<br />
SEGÚN<br />
BALANCE<br />
DEBITO<br />
ALMACEN<br />
VERIFICACIÓ<br />
N<br />
PÚBLICO E HISTÓRICOS Y 38,894,556,52<br />
17 CULTURALES<br />
9<br />
BIENES DE BENEFICIO Y USO 92,044,892,11<br />
1710 PÚBLICO EN SERVICIO<br />
6<br />
17100101<br />
91,518,613,21 No hay<br />
99 Red Terrestre<br />
4<br />
soporte<br />
17100501<br />
No hay<br />
99 Parques Recreacionales 347,334,027 soporte<br />
17109001 Otros Bienes De Beneficio Y Uso<br />
No hay<br />
99 Público En Servicio 178,944,875 soporte<br />
SUBESTI<br />
MACION<br />
SOBREES<br />
TIMACION<br />
� La cuenta 17 Bienes de Beneficio y Uso Público por valor de $38.894.556.529, genera<br />
incertidumbre, debido a que no fueron suministrados los inventarios respectivos. Esta cuenta<br />
está conformada por la 1710 Bienes de Beneficio y Uso Público en servicio por valor de<br />
$92.044.892.116, menos la cuenta 1785 Amortización acumulada de Bienes de Beneficio y<br />
uso Público por valor de $53.150.335.587<br />
� CUENTA 19 OTROS ACTIVOS
El Municipio de Moniquira contrató un estudio del pasivo pensional y calculo actuarial a 31 de<br />
diciembre de 2008, el cual no refleja la realidad de los pasivos pensiónales de la entidad. La<br />
contabilización de la reserva financiera actuarial se basa con el reporte del Ministerio de Hacienda.<br />
� La cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial registra en el balance la suma de<br />
$5.075.414.141 y en el reporte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público aparece la suma<br />
de $5.166.478.127, presentándose una subestimación por valor de $91.063.986<br />
� La subcuenta 1999 Valorizaciones en la auxiliar 19993501 Empresa de Energía de Boyacá<br />
registran en el balance la suma de $22.656.878 y según certificación del 8 de febrero de 2012<br />
aparece la suma de $26.183.062, presentándose una subestimación por la suma de<br />
$3.625.184<br />
� CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS<br />
Para confrontar la información registrada en el balance general del cálculo actuarial de futuras<br />
pensiones se descargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público el reporte de pasivos<br />
pensiónales territoriales del Municipio de Moniquira, el cual se tomo para la verificación de los<br />
saldos registrados en el balance general.<br />
CÓDIGO NOMBRE<br />
2720<br />
272005<br />
2720050<br />
1<br />
SEGÚN<br />
BALANCE<br />
CREDITO<br />
PROVISIÓN<br />
PENSIONES<br />
PARA<br />
CÁLCULO ACTUARIAL DE<br />
FUTURAS PENSIONES 23,508,328,471<br />
Calculo Actuarial De<br />
Futuras Pensiones 23,508,328,471<br />
TESORERÍA<br />
SUBESTI<br />
VERIFICACIÓ<br />
N<br />
MACION<br />
19.218.710.99<br />
5<br />
19.218.710.99<br />
5<br />
SOBREESTI<br />
MACION<br />
4,289,617,47<br />
6<br />
4,289,617,47<br />
6<br />
� La subcuenta 272005 Cálculo actuarial de futuras pensiones registra una sobrestimación por<br />
valor de $4.289.617.476.<br />
8.6 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO<br />
Se efectuó Auditoria al Balance del Municipio de Moniquirá, en la cual se revisaron y examinaron<br />
los Estados Financieros (Balance General, Estado de Actividad Financiera Económica y Social,<br />
estado de Cambios al Patrimonio y Notas al Balance) e Información complementaria a 31 de<br />
diciembre de 2011, revisamos y evaluamos la información suministrada por la entidad mediante la<br />
aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del Sistema de Control Interno<br />
Contable, como lo requiere las normas y procedimientos establecidos de Auditoria Generalmente<br />
Aceptadas.<br />
De conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados contables y<br />
los argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron SOBREESTIMACIONES<br />
por la suma de (miles de pesos) $1.784.969 SUBESTIMACIONES por valor de $5.154.711 e<br />
INCERTIDUMBRES por $41.045.341; para un total de hallazgos u observaciones por la suma de<br />
$47.985.021, equivalente a un 71.97% del total del activo por consiguiente la opinión al Balance<br />
General es ADVERSA,
Este dictamen se emite teniendo en cuenta los hallazgos expuestos y validados en mesa de<br />
trabajo, realizada el día 18 de abril de 2012.<br />
SALVADOR PEÑA CORTES<br />
CPT 23326<br />
8.7 CONCLUSIONES<br />
La administración municipal no cumple cuidadosamente las normas contables, como tampoco<br />
acogen los lineamientos dispuestos por la Ley General de Archivos que dispone lo referente a<br />
la retención documental.<br />
� El Municipio no cuenta con un software que integre todas las aéreas de la administración el<br />
que están trabajando únicamente integra el área financiera (presupuesto, tesorería y<br />
contabilidad).<br />
� El Municipio no ha elaborado y por consiguiente no se encuentra implementado el manual de<br />
procesos y procedimientos contables incumpliendo con la Resolución 354 de 2007<br />
� No se han efectuado las actualizaciones de los costos históricos de las inversiones e<br />
inventarios del municipio. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán<br />
atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 060 de 2005 y en las demás normas que la<br />
modifiquen o la sustituyan.<br />
� No se cuenta con una base de datos confiable de industria y comercio, lo cual ha generado<br />
que el cobro por dicho impuesto no se ajuste a la realidad económica del municipio y que dicho<br />
impuesto se deje más a la conveniencia de cada comerciante.<br />
� No hay controles para el cobro de los arrendamientos, ni existe una dependencia y/o persona<br />
responsable del seguimiento de los contratos y pagos de los mismos, lo cual ha generado que<br />
se presente una cifra elevada por este concepto<br />
� La totalidad de las operaciones realizadas por el Municipio no están respaldadas en<br />
documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de<br />
verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.<br />
� Falta de adopción de procedimientos para lograr comunicación y circularización de la<br />
información entre las dependencias de la entidad a efectos de obtener los registros contables<br />
de manera oportuna, veraz y confiable.<br />
� El Municipio no ha hecho la depuración y saneamiento de la información contable de los bienes<br />
incorporados al proceso contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y<br />
registros contables de depreciación y actualización del valor de los bienes, tendrán en cuenta<br />
la nueva vida útil calculada en la toma física.<br />
� El Municipio no ha realizado las actualizaciones de los costos históricos de los bienes,<br />
derechos y obligaciones, teniendo la obligación de mantenerlos registrados en la contabilidad a<br />
valores reales.
� Se adolece de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados<br />
con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales, cesantías<br />
consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos<br />
� Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención documental,<br />
organización de los archivos con énfasis en la documentación contable. Si se tiene en cuenta<br />
que no se encontraron los documentos soportes de los registros contables.<br />
8.8 RECOMENDACIONES<br />
� Como el Control interno contable, es un proceso que está bajo la responsabilidad del<br />
representante legal, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de<br />
control y verificación de las actividades propias del proceso contable, se requiere definir,<br />
documentar e implementar los procedimientos y controles y realizar autoevaluaciones<br />
periódicas.<br />
� Diseñar, documentar, implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno<br />
contable, lo que permitirá generar información contable confiable y veraz.<br />
� Para que la información sea oportuna y veraz el Municipio debe implementar un software que<br />
integre todas las áreas de la administración en la actualidad únicamente están integradas el<br />
área financiera<br />
� (presupuesto, tesorería y contabilidad), no se encuentran integradas, las áreas de recaudo (<br />
predial, industria y comercio ni almacén) razón por la cual no existe coherencia en los<br />
resultados arrojados en el balance general.<br />
� Se debe implementar el modulo de manejos de inventarios de almacén, ya que en la<br />
actualidad no existe y su manejo registra irregularidades, presentando un alto riesgo de<br />
pérdida de elementos.<br />
� Se debe anexar las actas de bajas de elementos y el destino final de los mismos en la<br />
vigencia de 2011.<br />
� Debe dársele cumplimiento a resolución 354 de 2007, por lo cual el Municipio debe<br />
implementar el manual de procesos y procedimientos contables.<br />
� Se debe efectuar la actualización de las inversiones e inventarios del municipio. En el caso de<br />
los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán atendiendo lo dispuesto en la Circular<br />
Externa 060 de 2005 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.<br />
� Es primordial que el municipio conforme la base de datos de industria y comercio y<br />
establezca la cartera por estos conceptos. De igual forma se debe establecer el monto del<br />
impuesto predial que ha prescrito de conformidad con las normas vigentes.<br />
� Se deben establecer procedimientos para manejo y control de los bienes arrendados<br />
estableciendo responsabilidades desde la apertura de contrato de arrendamiento, cobro de<br />
mensualidades y de cartera vencida así como la actualización de los cánones de<br />
arrendamiento.<br />
� La totalidad de las operaciones realizadas por el Municipio no están respaldadas en<br />
documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de<br />
verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.
� Se deben implementar los procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos<br />
relacionados con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales,<br />
cesantías consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos<br />
� Se debe efectuar la depuración y saneamiento de la información contable de los bienes<br />
incorporados al proceso contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y<br />
registros contables debe ser con base en la depreciación y actualización del valor de los<br />
bienes.<br />
� Se deben adquirir todos los títulos de los bienes inmuebles del Municipio<br />
� Se debe dar cumplimiento al proceso de depreciación de los activos de conformidad con las<br />
normas de la Contaduría General de la Nación.<br />
� Los inventarios de bienes de Beneficio y uso público en servicio, deben actualizarse y contar<br />
con el informe técnico de avaluó.<br />
� Teniendo en cuenta que el Municipio de Moniquira, no ha realizado las gestiones necesarias<br />
para garantizar la sostenibilidad y permanencia del sistema contable que permita producir<br />
continuamente información razonable y oportuna, se recomienda al Alcalde, que se tomen las<br />
acciones pertinentes del caso.<br />
� Debe dársele estricto cumplimiento a lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de<br />
retención documental, organización de los archivos con énfasis en la documentación contable<br />
� Definir e implementar controles en cada una de las actividades del proceso contable y realizar<br />
autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad.<br />
� En los estados financieros debe aparecer reflejada la cartera prescrita por concepto del<br />
impuesto predial.<br />
� En las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en sus valores<br />
registrados se realicen los ajustes contables pertinentes a fin de reflejar el saldo real de cada<br />
grupo.
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORÍA DEL BALANCE GENERAL DE LA<br />
NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ<br />
2. ENTIDAD AUDITADA: MUNICIPIO DE MONIQUIRA<br />
3. AÑO 2011<br />
No.<br />
HALLAZGOS<br />
(1)<br />
CÓDIGO<br />
(2)<br />
130507<br />
131007<br />
130535<br />
140103<br />
1408<br />
141312<br />
147090<br />
142503<br />
147006<br />
NOMBRE CUENTAS<br />
(3)<br />
PREDIAL VIGENCIA<br />
ACTUAL<br />
PREDIAL<br />
VIGENCIAS<br />
ANTERIORES<br />
SOBRETASA<br />
GASOLINA<br />
INTERESES<br />
PREDIAL<br />
SERVICIOS<br />
PUBLICOS<br />
TRANSFERENCIAS<br />
SGP<br />
OTROS<br />
DEUDORES<br />
DEPOSITOS<br />
JUDICIALES<br />
ARRENDAMIENTOS<br />
HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)<br />
Sobreestimaciones<br />
(4)<br />
24,4<br />
0.1<br />
1605 TERRENOS 1.430<br />
40<br />
Subestimaciones<br />
(5)<br />
44,6<br />
94,8<br />
1640 EDIFICACIONES<br />
4.785<br />
1645<br />
PLANTA DUCTOS Y<br />
TUNELES<br />
19,3<br />
1650<br />
REDES LINES<br />
CABLES<br />
Y<br />
1655<br />
MAQUINARIA<br />
EQUIPO<br />
Y<br />
199,7<br />
1665<br />
MUEBLES<br />
ENSERES<br />
EQUIPO<br />
Y<br />
12,4<br />
1670 COMUNICACIÓN Y<br />
C 77,2<br />
1675<br />
EQUIPO<br />
TRANSPORTE<br />
115,7<br />
1680<br />
EQUIPO COMEDOR<br />
Y DESPENSA<br />
1710<br />
BIENES DE<br />
BENEFICIO Y USO<br />
Incertidumbres<br />
(6)<br />
48<br />
4. FECHA DE<br />
REPORTE: 12<br />
de Abril de<br />
2012<br />
Observaciones<br />
(7)<br />
74,5 SIN<br />
SOPORTE<br />
6,4 SIN<br />
SOPORTE<br />
36,5 SIN<br />
SOPORTE<br />
53,5 SIN<br />
SOPORTE<br />
1.931 SIN<br />
SOPORTE<br />
0.3 SIN<br />
SOPORTE<br />
38.894 SIN<br />
SOPORTE
1901<br />
P<br />
RESERVA FINANCI<br />
ACTUARIAL<br />
1999 VALORIZACIONES<br />
272005<br />
CALCULO<br />
ACTUARIAL<br />
PENSIO 4.289<br />
SUBTOTAL<br />
TOTAL HALLAZGOS ACTIVOS<br />
6.074 5.155 41.045 Como se<br />
observa la<br />
47.98<br />
suma de los<br />
TOTAL ACTIVO 66.669 hallazgos es el<br />
71.97% del<br />
total del activo<br />
del Balance,<br />
PARTICIPACION DE LOS HALLAZGOS 71.97%<br />
en<br />
consecuencia<br />
la opinión es<br />
ADVERSA.<br />
91<br />
3,6
DIRECCION OPERATIVA DE ECONOMIA Y FINANZAS<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
ENTIDAD: MUNICIPIO DE MONIQUIRA<br />
JEFE CONTROL INTERNO: ELDA ESPERANZA GARCIA ULLOA<br />
FECHA DE ELABORACION: 12-03-12<br />
1.1<br />
CONTROL INTERNO CONTABLE CALIFICA OBSERV<br />
A<br />
ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.44<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3.00<br />
1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso<br />
contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y<br />
a los usuarios externos?<br />
3<br />
2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás<br />
procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?<br />
3<br />
3<br />
4<br />
5<br />
Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan<br />
transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se<br />
constituyen en proveedores de información del proceso contable?<br />
Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y<br />
operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público,<br />
son debidamente informados al área contable través de los<br />
documentos fuente o soporte?<br />
Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y<br />
operaciones realizados en cualquier dependencia del ente Público,<br />
son debidamente informados al área contable a través de los<br />
documentos fuente o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales<br />
realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable<br />
medición monetaria?<br />
7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se<br />
encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las<br />
transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o<br />
soporte?<br />
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el<br />
proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la<br />
administración pública?<br />
10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el<br />
proceso contable conocen suficientemente el Régimen de<br />
11<br />
Contabilidad Pública aplicable para la entidad?<br />
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han<br />
sido objeto de identificación están soportados en Documentos<br />
idóneos y de conformidad con la<br />
Naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros,<br />
económicos, sociales y ambientales contienen la información<br />
13<br />
necesaria para realizar su adecuada identificación?<br />
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han<br />
sido objeto de identificación fueron interpretados de Conformidad con<br />
lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4<br />
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados 3<br />
3<br />
2<br />
2<br />
3<br />
4<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
4
15<br />
a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos<br />
en el proceso contable?<br />
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales<br />
realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable<br />
clasificación en el Catálogo General de Cuentas?<br />
4<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las<br />
transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad<br />
contable pública?<br />
4<br />
17 La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones<br />
corresponde a una correcta interpretación tanto del marco<br />
conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de<br />
Contabilidad Pública?<br />
4<br />
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los 4<br />
hechos financieros, económicos, sociales y ambientales,<br />
19<br />
corresponde a la última versión publicada en la página web de la<br />
Contaduría General de la Nación?<br />
Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la<br />
clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas?<br />
4<br />
20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias<br />
para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control<br />
del efectivo?<br />
4<br />
21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con<br />
otras entidades públicas?<br />
3<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3.33<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre<br />
las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas<br />
y/o procesos de la entidad?<br />
3<br />
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y<br />
obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer<br />
los ajustes pertinentes?<br />
2<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los<br />
hechos, transacciones u operaciones registradas?<br />
3<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros<br />
contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores<br />
correctos?<br />
3<br />
26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y 2<br />
guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u<br />
27<br />
operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?<br />
Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer<br />
verificaciones de completitud de registros?<br />
3<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales<br />
existentes entre entidades de gobierno general y empresas<br />
Públicas?<br />
5<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado<br />
de información y este funciona adecuadamente?<br />
3<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los<br />
procesos de depreciación, provisión, amortización, Valorización, y<br />
agotamiento, según aplique?<br />
3<br />
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos<br />
documentos soportes idóneos?<br />
3<br />
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se<br />
elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?<br />
5<br />
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
5<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.34<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad 4
con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables<br />
coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización<br />
necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado<br />
para procesar la información?<br />
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes<br />
contables al representante legal, a la Contaduría General de la<br />
Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los<br />
demás usuarios de la información?<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las<br />
formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma<br />
suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que<br />
corresponde?<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y<br />
los saldos revelados en los estados contables?<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes<br />
contables al representante legal, a la Contaduría General de la<br />
Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la<br />
comunidad el balance general y el estado de actividad financiera,<br />
económica, social y ambiental?<br />
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la<br />
realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?<br />
44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e<br />
interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de<br />
los usuarios?<br />
3<br />
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de<br />
gestión?<br />
3<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos<br />
usuarios de la información.<br />
2<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2.68<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos<br />
de índole contable de la entidad en forma permanente?<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los<br />
riesgos de índole contable?<br />
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la<br />
efectividad de los controles implementados en cada una de las<br />
actividades del proceso contable?<br />
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y<br />
51<br />
responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del<br />
proceso contable?<br />
Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se<br />
aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas<br />
contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía<br />
u orientación efectiva del proceso contable?<br />
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo,<br />
la forma como circula la información a través de la entidad y su<br />
4<br />
3<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
2.83<br />
5<br />
1<br />
3<br />
2.68<br />
3<br />
2<br />
3<br />
4<br />
3<br />
2<br />
1
espectivo efecto en el proceso contable de la entidad?<br />
54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable<br />
55<br />
permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?<br />
Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente<br />
individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en<br />
bases de datos administradas por otras dependencias?<br />
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados<br />
permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen<br />
de Contabilidad Pública?<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de<br />
conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura<br />
58<br />
organizacional de la entidad?<br />
Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con<br />
los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con<br />
la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable<br />
en el sector público?<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización<br />
permanente para los funcionarios involucrados en el proceso<br />
contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se<br />
61<br />
presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?<br />
Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre<br />
integral de la información producida en todas las áreas o<br />
dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales<br />
y ambientales?<br />
62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran<br />
debidamente organizados y archivados de conformidad con las<br />
normas que regulan la materia?<br />
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
2<br />
3<br />
2<br />
3<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.15 DEFICIENTE<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.44 DEFICIENTE<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN<br />
3.00<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN<br />
4.00<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES<br />
3.33<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.34 DEFICIENTE<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 3.85<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICA 2.83<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2.68 INADECUADO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
2.68<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO
9.1 ALCANCE<br />
9. MUNICIPIO DE PAEZ<br />
La auditoria tuvo como alcance la situación financiera, económica y social del Municipio de Páez a<br />
31 de diciembre de 2011, emitiendo una opinión y dictamen respecto a la razonabilidad de su<br />
contenido y presentación, constatando la autenticidad y legalidad de los registros, operaciones y<br />
programas, para lo cual se definió una muestra selectiva de cuentas según su representatividad en<br />
el Balance por la incidencia de su valor registrado.<br />
9.2 COBERTURA<br />
Se determino auditar del Activo, la cuenta Depósitos en Instituciones Financieras que representan<br />
el 100% del grupo de efectivo, con respecto al grupo, el Impuesto Predial de la vigencia actual<br />
representa el 56.39% de las rentas por cobrar de la vigencia actual y el impuesto predial de la<br />
vigencia anterior tiene un porcentaje del 34.58% con respecto a las rentas por cobrar de vigencias<br />
anteriores.<br />
De grupo deudores se auditaron los recursos entregados en administración que representan el<br />
99.83% de los deudores por ingresos no tributarios, las transferencias por cobrar representan el<br />
71.16% de los deudores, los avances y anticipos entregados poseen un peso porcentual del<br />
26.85% del mismo grupo y los recursos entregados en administración el 33.62% con relación al<br />
grupo. Así mismo, del activo, se examinaron las cuentas terrenos que representan el 40.30% de la<br />
propiedad, planta y equipo, la cuenta edificaciones con el 53.98% del total del grupo.<br />
Del grupo de Bienes de beneficio y Uso Público Históricos y culturales, se auditó la red terrestre<br />
que representa el 69.68% de los Bienes de beneficio y Uso Público en servicio.<br />
Del Pasivo se auditaron las cuentas por pagar con el 19.03% del total del pasivo y la Provisión para<br />
Pensiones que representa el 99.19% de los pasivos estimados. Del patrimonio se verificó el capital<br />
fiscal, pues representa el 100% del patrimonio<br />
9.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR.- (2010)<br />
El equipo auditor, pudo corroborar que a el Municipio de Páez, la Contraloría<br />
General de Boyacá no ha realizado Auditoria del Balance en las últimas cuatro<br />
vigencias anteriores. Por lo tanto no se pudo hacer seguimiento a glosas y/o<br />
observaciones plasmadas en informes anteriores.<br />
9.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO<br />
Una vez auditadas las cuentas seleccionadas mediante muestreo, es importante analizar aquellas<br />
que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y por ende condicionaron el<br />
resultado del ejercicio o del patrimonio. En este sentido, las cuentas del activo que por su<br />
comportamiento le otorgaron un carácter de problema estructural a las finanzas del municipio de<br />
Páez fueron la Cuenta de Propiedad Planta y Equipo, Efectivo, Deudores, Reserva Financiera<br />
Actuarial y la Provisión de Pensiones.<br />
Así mismo, el valor contabilizado en el grupo Pasivos Estimados, correspondiente al monto de la<br />
amortización del cálculo actuarial de la vigencia, que en opinión del Equipo Auditor corresponden<br />
con el saldo real a amortizar.
9.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
La Comisión Auditora tomó el informe de control interno contable que el municipio de Páez, envió<br />
a la Contaduría General de la Nación y verificó in situ a través de pruebas selectivas de lo que allí<br />
se expuso, advirtiéndose en términos generales, que las calificaciones de esta evaluación no<br />
corresponden absolutamente con la realidad, toda vez que en este Municipio el sistema de control<br />
interno no está ni implementado, ni documentado, y mucho menos en funcionamiento. Todo lo<br />
anterior, en cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución 357 de julio de 2008, a través de la<br />
cual se establecieron los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno<br />
contable en las entidades públicas.<br />
Se estableció igualmente que existe evidencia de ninguna índole, que el balance General y el<br />
estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado<br />
periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad. No se tienen definidos ni<br />
implementados controles en cada una de las actividades del proceso contable y por lo tanto no se<br />
realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad.<br />
Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de<br />
conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte<br />
(31/12/2010) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo, Bienes de beneficio y<br />
uso Público, entre otros se encuentran desactualizados. De otro lado, se advirtió que algunos<br />
bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la contabilidad del municipio, se carece de<br />
inventarios tanto a nivel general como individuales y mucho menos en el sistema, por lo cual no se<br />
pudo evidenciar si se posee la titularidad, de los inmuebles de propiedad del municipio de Páez.<br />
El Municipio dio cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en<br />
las condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º<br />
del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las<br />
personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, cuya cuantía fue superior a cinco salarios<br />
mínimos legales mensuales vigentes y una morosidad superior a seis meses, para conformar y<br />
consolidar el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).<br />
El Municipio, elabora oportunamente las conciliaciones bancarias para control del efectivo, más no<br />
se pudo corroborar si estas al igual son elaboradas por el profesional que realiza la Contabilidad<br />
del municipio, para que finalmente se hagan cruces; a manera de autocontrol.<br />
El Municipio cuenta con software (REMETEC) para el registro contable, más se evidencia que no<br />
es todo lo eficaz que se exige, tanto para registro, como para producir información contable en<br />
forma ágil y oportuna, obteniéndose saldos desactualizados en algunas cuentas del estado<br />
financiero. Así mismo no existe correlación entre las diferentes áreas contables del municipio. Por<br />
tanto, ante la carencia de soportes legales e idóneos y las falencias del software aunado a la falta<br />
de integración de las áreas de contabilidad, tesorería y presupuesto, no permite que cualquier<br />
movimiento que se genere en una de las áreas quede registrado de manera inmediata en las<br />
cuentas contables.<br />
De la misma manera, se constató que la administración Municipal no tiene implementada ni ejecuta<br />
una política permanente de depuración de saldos contables y de sostenibilidad de la calidad de la<br />
información.<br />
No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado seguimiento<br />
al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso contable de lo que se<br />
concluyó que la oficina asesora de Control interno NO ejecutó las funciones dispuestas en la Ley<br />
87 de 1993 y Resolución 357 de julio de 2008, en lo atinente.<br />
Teniendo en cuentas estas observaciones, el Equipo auditor determina que el control interno<br />
contable del Municipio de Páez, es totalmente inoperante.
9.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
9.6.1 Generales<br />
� El Municipio de Páez presenta gran falencia, cual es la carencia absoluta de manuales de<br />
procesos y procedimientos contables, herramienta esta que permita facilitar el desarrollo de<br />
actividades propias de las áreas contables y por ende el establecimiento de razonabilidad y<br />
coherencia en las cifras arrojadas en los Estados Financieros, a ser avalados por los entes de<br />
Control.<br />
� No se tiene debidamente identificados los procesos, procedimientos y actividades y mucho<br />
menos los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas y por<br />
ende no se tienen identificados, ni analizados los riesgos de índole contable.<br />
� Para los procesos de identificación, reconocimiento, revelación y registro de los hechos<br />
financieros, económicos y sociales, en términos generales, la entidad aplicó el marco<br />
conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas en el Plan General de<br />
Contabilidad Pública, a excepción de casos específicos que se describen en cada código<br />
contable.<br />
� La Comisión Auditora, constató que existiera documentos soportes, los cuales fueran claros y<br />
transparentes para la revelación y registro de los hechos económicos y financieros,<br />
estableciendo que no todas las cifras que se arrojan en el Balance general cuenta con estos.<br />
� Las notas explicativas a los estados contables se elaboraron con las formalidades establecidas<br />
en el Régimen de Contabilidad pública, más en algunos casos, como es el de reflejar el estado<br />
de todo los inmuebles no revelaron en forma suficiente la información de tipo cualitativo y<br />
cuantitativo físico que corresponde.<br />
� Se evidenció, que se efectúan las conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas tanto de<br />
almacén como de contabilidad en un mismo momento; es decir, se da el ingreso e<br />
inmediatamente se da la salida.<br />
� De igual manera la Comisión de Auditoría procedió a verificar el cumplimiento de las<br />
instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación, en lo referente al registro y<br />
adecuado conformación de los libros de contabilidad que deben llevar los entes públicos en<br />
desarrollo de su función administrativa, encontrándose que el Municipio de Páez, registra sus<br />
operaciones a través del procesamiento electrónico de datos en el software, REMETEC sin<br />
que estos se hayan impreso al cierre del periodo contable anual.<br />
� Esta Comisión estableció que el Municipio de Páez no tiene impresos los libros de contabilidad,<br />
descuidando el principio de que los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y<br />
documentos soportes, forman parte integral de la contabilidad pública y deben estar a<br />
disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades, para el ejercicio de<br />
las funciones constitucionales y legales de control, inspección y vigilancia, de ser posible en<br />
forma impresa. En este sentido, se recomienda a la entidad tener en cuenta que para efectos<br />
probatorios acorde con la Constitución Nacional, la Dirección de Impuestos y Aduanas<br />
Nacionales señala que quienes utilicen el sistema computarizado están obligados a tener<br />
libros impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte<br />
para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de<br />
hacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por irregularidades en la<br />
contabilidad.
� De igual manera, la Junta Central de Contadores, en concepto expresó que “Ante todo es<br />
válido advertir, en primer lugar, que quienes estén obligados a llevar contabilidad, así utilicen<br />
un sistema computarizado, deben tener impresos al día tanto los libros oficiales como los libros<br />
auxiliares que sirvan de soporte”. De la misma manera, el Consejo Técnico de la Contaduría<br />
Pública en concepto, expresó que “Si bien es cierto que el Artículo 126 del Decreto 2649 de<br />
1993 dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados, ello no le quita la<br />
obligatoriedad de llevarlos al igual que los obliga el Artículo 49 del Código de Comercio”.<br />
De lo que se concluye que no solo es obligatorio mantener oportunamente impresos los libros<br />
oficiales (o principales) sino también los auxiliares.<br />
� No se entiende como el Municipio cancela un valor de 50 millones de pesos durante la vigencia<br />
de estudio, pues la Comisión auditora, a falta de libros contables impresos, trató de realizar un<br />
muestreo a través del software, se constató que el libro Diario contiene los débitos y créditos<br />
de las subcuentas, el registro detallado, cronológico de las operaciones realizadas, trasladado<br />
de los comprobantes de contabilidad. Así mismo, el Libro Mayor contiene los saldos de las<br />
cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos del respectivo mes,<br />
tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes; saldo este que aparece registrado en<br />
el Balance General.<br />
� No se encontró evidencia alguna que demostrara que el Balance General y el Estado de<br />
Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en<br />
lugar visible y de fácil acceso a la comunidad, por parte del Municipio.<br />
� No se tienen definidos ni implementados controles en cada una de las actividades del proceso<br />
contable y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su<br />
efectividad.<br />
� Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de<br />
conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte<br />
(31/12/2011) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo se encuentran<br />
desactualizados y no presenta movimiento alguno durante la vigencia de estudio.<br />
� No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado<br />
seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso<br />
contable. Se carece de archivos al respecto.<br />
� Se deja claramente establecido que esta Comisión no pudo corroborar si Páez, dio<br />
cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría General de la Nación, en las<br />
condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, que modificó el parágrafo 3º<br />
del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente de las deudas que tienen las<br />
personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, para precisar el monto y/o la cuantía<br />
vigentes y su morosidad, junto con el tiempo de esta, para conformar y consolidar el Boletín de<br />
Deudores Morosos del Estado (BDME).<br />
� Se tomó la totalidad de las conciliaciones bancarias practicadas por el área de contabilidad del<br />
municipio por parte de la Comisión Auditoria, y se procedió a efectuar pruebas matemáticas a<br />
fin de comprobar los saldos del auxiliar y el extracto bancario y partidas conciliatorias contra el<br />
mayor y cotejarlas con el balance; constatándose que tales registros coincidían con todos sus<br />
soportes, excepto algunos casos que no se allegó el soporte legal idóneo y que se establece<br />
en la respectiva cuenta a que corresponde.<br />
� Que el Comité de Sostenibilidad Financiera se reúna periódicamente con el fin de realizar<br />
ajustes y/o apruebe acciones a las diferentes cuentas que se requiera.
9.6.2 Específicos<br />
� EFECTIVO - 11<br />
El Balance General del Municipio de Páez, refleja un saldo en la cuenta 1110-Bancos y<br />
Corporaciones con corte a 31 de diciembre de 2011, por la suma de $3.613.152.139, valor que se<br />
procedió a constatar con los registros conciliados plasmados en documentos soportes<br />
encontrándose que el Municipio posee en cuentas corrientes por la suma de $3.613.152.139, no se<br />
evidencia cuentas de ahorro, y en la cuenta 110501 Caja Principal el valor de $2.785.100, dineros<br />
dejados en caja a 31 de diciembre de 2011, que al cotejarse con la respectiva consignación se<br />
establece que a 03 de enero se realizó tal procedimiento. Por lo tanto se evidencia que los valores<br />
guardan correspondencia con la mayoría de las conciliaciones bancarias practicadas por el área de<br />
Tesorería del municipio, a excepto de la cuenta número 288 correspondiente al Banco Agrario,<br />
donde se evidencia que según conciliación arroja un valor de $65.540.424 y lo observado en<br />
balance a terceros se refleja por la suma de $38.118.723, lo cual se obtiene una SUBESTIMACIÓN<br />
por valor de $27.471.701, en la subcuenta 111005. De igual forma la cuenta número 379<br />
correspondiente al Banco Agrario arroja en el Estado de Tesorería el valor de $68.265.227 a 31 de<br />
diciembre de 2011 y en el Balance no se evidencia valor alguno, de lo que se obtiene una<br />
SUBESTIMACION por la suma de $68.265.227, para un total de SUBESTIMACION por la suma<br />
total de $95.736.928. Ahora bien, en las cuentas 368 y 025 del Banco Agrario se evidencia en el<br />
Balance a 31 de diciembre en sobregiro. Se establece diferencia entre lo reportado en el Balance<br />
General desagregado en terceros, cuya suma total es de $3.615.937.239 y lo arrojado en el<br />
Formato CGN 2005-01 por $3.684.202.000, presentándose una diferencia por valor de<br />
$68.264.761, por lo que existe una INCERTIDUMBRE en el valor arrojado en el Balance<br />
correspondiente a esta cuenta.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
Así mismo, se practicaron pruebas matemáticas a fin de comprobar los saldos del auxiliar y el<br />
extracto bancario y partidas conciliatorias contra el mayor y cotejarlas con el balance;<br />
constatándose en términos generales, que estos saldos se encontraron legalmente respaldados<br />
con los documentos del caso. Deja claramente establecido el equipo auditor, que el municipio aún<br />
se cuenta entre los que no han realizado gestión alguna para que los contribuyentes consignen<br />
directamente en el Banco sus obligaciones, teniéndose que la Tesorería consigna con lapsos<br />
superiores a 10 días, llegándose a obtener en caja hasta 26 millones, en algunos casos, lo cual<br />
corre riesgos de pérdida y por ende poca transparencia en manejo de dineros del erario público.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� INVERSIONES – 12<br />
En el grupo inversiones, el Municipio de Páez registró la suma de $685.000, valor que se presume<br />
representa los recursos colocados en títulos valores, cuyo rendimiento se encuentra<br />
predeterminado en sus condiciones contractuales. Al respecto, el equipo auditor no obtuvo<br />
documento soporte alguno, ante lo cual la cuenta INVERSIONES, no se encuentra debidamente<br />
reconocida, revelada, clasificada y registrada, por lo que se determina una INCERTIDUMBRE en la<br />
suma de $685.000.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� RENTAS POR COBRAR – 13<br />
En este grupo, clasificaron las cuentas que representaron el valor de los derechos a favor del<br />
municipio por concepto de ingresos tributarios, directos e indirectos determinados en las<br />
disposiciones legales por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes, por lo que el<br />
Balance General refleja un valor de $46.135.000 representados entre otras por el predial unificado<br />
de vigencia actual, subcuenta 130507 por $27.354.000. Igualmente, en la cuenta 131007, registra
la suma de $18.781.000, valores que fueron confrontados con los reportados con el área de<br />
Tesorería, obteniéndose documento soporte entregado directamente por el Ingeniero de predios<br />
milenio, ante desconocimiento de funcionaria encargada del manejo, recaudo de predial,<br />
constatando que por concepto de impuesto predial de la vigencia 2011 tenía causados<br />
$382.042.097, valor del cual se cruzo con lo reportado en el balance.<br />
En la subcuenta 1305-Predial Unificado de Vigencia actual, de conformidad con la información<br />
suministrada por el área de Tesorería, (predios Milenium) que corresponde a la suma de<br />
$70.939.228, lo cual no guarda coherencia y razonabilidad con el saldo registrado en la<br />
contabilidad, por cuanto se tiene un valor de $27.354.000 valor que se determina como una<br />
SUBESTIMACION en la subcuenta 1305 por valor de $43.585.228.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
En este mismo sentido, la subcuenta 131007-Predial Unificado de vigencias anteriores, de<br />
conformidad con la información suministrada por el área de Tesorería, (predios Milenium) que<br />
corresponde a la suma de $62.075.960, lo cual no guarda coherencia y razonabilidad con el saldo<br />
registrado en la contabilidad, por cuanto se tiene un valor de $18.781.000, valor que se determina<br />
como una SUBESTIMACION en la subcuenta 1310 por valor de $43.294.960.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
Además la Comisión Auditora establece que no existió gestión alguna por parte de la<br />
administración municipal para la recuperación y captación de cartera de predial a través de<br />
mandamientos de pago, teniéndose en cuenta que es un impuesto de gran peso porcentual, Así<br />
mismo no se cuenta con la capacitación necesaria por parte de los funcionarios responsables del<br />
manejo del programa predios Milenium, lo cual impide que la información fluya de forma ágil y<br />
transparente. Se obtiene finalmente estudios actuariales totalmente desactualizados, lo cual se<br />
evidencia a través de precios de inmuebles.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� DEUDORES-14<br />
Entendiéndose que en esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los<br />
cobros del municipio, originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, operaciones<br />
diferentes a los ingresos tributarios entre otros. El municipio de Páez arroja en esta cuenta el valor<br />
de $1.768.575.739, de los cuales corresponde un 81.97% a la subcuenta 1424 recursos<br />
entregados en administración, por la suma de $1.449.787.935, los cuales fueron cotejados con el<br />
documento soporte, (COMPES), evidenciándose un valor de $2.892.789.337, por lo que se<br />
advierte como una SUBESTIMACION, por la suma de $1.443.001.402.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� INGRESOS NO TRIBUTARIOS POR INTERESES – 140103<br />
En esta subcuenta, el Municipio debió revelar y registrar el valor de los derechos a su favor<br />
originados en los intereses sobre el impuesto predial de la vigencia 2011 y de vigencias anteriores,<br />
más sin embargo el municipio de Páez, no registra valor alguno por este concepto en el balance,<br />
por lo tanto este valore no pudo ser cotejado con la información en lo tocante. Por tanto el valor de<br />
la cartera por concepto de intereses sobre impuesto predial del 2011, queda en incertidumbre, al<br />
igual que el valor del registro contable en la cuenta 14 Deudores está por debajo del valor que<br />
realmente corresponde, se debe reclasificar esta cuenta, por parte de la entidad.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� TRANSFERENCIAS POR COBRAR DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES - 141312<br />
En esta denominación, el Municipio contabilizó el valor de los derechos adquiridos por el Municipio<br />
por concepto de los recursos establecidos en el presupuesto que recibe sin contraprestación
proveniente de los recursos del Sistema General de Participaciones por $206.028.880,<br />
representando un 11.65% del total Deudores. Con el fin de establecer el valor real y en<br />
consecuencia su razonabilidad se comparó la información referida en el documento a través del<br />
cual el Departamento Nacional de Planeación comunicó al municipio la asignación de la última<br />
doceava de 2011 de los recursos del Sistema General de Participaciones para los diferentes<br />
sectores, constatándose que según CONPES SOCIAL 142 al municipio le correspondió por esta<br />
fuente la suma de $206.028.880, estableciéndose razonabilidad y coherencia en lo reportado en el<br />
Balance.<br />
� AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS – 1420<br />
El Municipio en esta subcuenta reveló y registró la suma de $69.969.923, el cual se supone<br />
corresponde a los valores entregados por la Administración Municipal, en forma anticipada, a<br />
contratistas y proveedores para la obtención de bienes y servicios. En lo relativo, se solicitó a la<br />
tesorería Municipal, relación de contratos a los cuales únicamente se hubiese cancelado el<br />
anticipo, junto con los soportes, encontrando que SOLAMENTE corresponde al valor de los dineros<br />
entregados como avances y anticipos la suma de $520.304.677 y la diferencia o sea $450.334.754<br />
son valores que se debieron acreditar, producto del cumplimiento de los contratos, convenios o<br />
entrega de bienes; lo que indica que la cuenta se encuentra SOBREESTIMADA en dicho valor,<br />
esto es la suma de $450.334.754.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION – 142402<br />
Los saldos registrados en esta cuenta deben corresponder a los valores entregados por el<br />
Municipio para ser administrados, mediante contratos de fiducia u otras modalidades. Al respecto,<br />
el balance general revela y registra la suma de $1.449.787.935 - Recursos al Fondo de Pensiones<br />
Territorial - FONPET. En este sentido, en el entendido que este valor NO se encuentra<br />
debidamente clasificado, se procedió a confrontar este saldo con el documento soporte del registro<br />
contable, advirtiéndose que este valor no guarda correlación con el reportado en el último cálculo<br />
actuarial suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del<br />
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la página del Ministerio- FONPET, de donde se<br />
concluyó que a 31 de diciembre de 2011, el Municipio de Páez registraba un saldo de aportes en<br />
pesos por la suma de $2.892.789.337 y no como se observa y se establece.<br />
Es preciso señalar que, de conformidad con el procedimiento contable para el reconocimiento y<br />
revelación del pasivo pensional y en particular de la Reserva Financiera, la cual corresponde al<br />
conjunto de activos que han sido destinados por la entidad contable, en atención a las<br />
disposiciones legales vigentes, para atender las obligaciones pensionales, entre otros como los<br />
recursos que la entidad territorial tiene en el Fondo Nacional de Pensiones Territoriales- FONPET;<br />
el municipio debió reconocer y revelar en su información contable los recursos que tiene como<br />
reserva para el pago del pasivo pensional a su cargo en dicho Fondo, garantizando la actualización<br />
en pesos de las unidades FONPET y para el efecto debió utilizar la subcuenta 190104 – Encargos<br />
fiduciarios de la cuenta 1901 - Reserva Financiera Actuarial<br />
Finalmente, y pese a que debe realizarse la reclasificación advertida, se presenta una<br />
SUBESTIMACION en esta cuenta (190104) en la cuantía equivalente a la diferencia que se<br />
presenta entre el valor reportado por el FONPET ($2.892.789) y el valor que aquí se debe<br />
reclasificar (1.443.001.402).<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO.- 16<br />
Los valores incluidos en esta cuenta corresponden a cuantías históricos, los que se han venido<br />
arrastrando por varias vigencias, sin que se evidencie modificación o ajuste alguno. Se evidenció<br />
que no existe funcionario responsable del manejo y conformación de un actualizado Inventario de
ienes muebles e inmuebles del Municipio, y para el caso de los bienes inmuebles, no existe<br />
dependencias o funcionario responsable que tenga o maneje las escrituras que acreditan su<br />
tenencia o propiedad, e igualmente para éstos bienes no se ha cumplido con la norma respecto a<br />
avalúos técnicos periódicos, tampoco se refleja en el Balance la inclusión de la cuenta<br />
Valorizaciones. Su valor dentro del Balance General es de $6.559’189.730, equivalente al 40.16%<br />
del Activo; por lo tanto su impacto dentro del Patrimonio es negativo, ya que el valor total que se<br />
refleja en el Balance, ha venido siendo constante, sin notarse variación alguna, lo cual<br />
consideramos ilógico. Por lo anterior consideramos que la totalidad de las cuentas integrantes de<br />
este Grupo son de INCERTIDUMBRE. ($6.559.189.730). Por su representatividad en el grupo, se<br />
presenta análisis a las siguientes cuentas.<br />
� TERRENOS - 1605<br />
El Balance General esta cuenta no se muestra a nivel de auxiliar, por lo cual no se identifican<br />
cuántos y cuáles de estos terrenos son urbanos, rurales o de destinación ambiental. El valor<br />
reflejado en el Balance es el mismo de la vigencia anterior, sin mostrar movimiento alguno, lo que<br />
denota el incumplimiento normativo de avalúos técnicos periódicos, la cifra reportada es de<br />
$1.163’259.066 equivalente al 7.13% del Activo. No se cuenta dentro del Municipio con un<br />
Inventario actualizado, donde se describan y puedan identificar y comparar sus bienes. En<br />
conclusión al no contarse con estas herramientas de comparación y verificación, no es posible<br />
evidenciar la razonabilidad de las cifras reflejadas en el Balance; por lo cual consideramos que la<br />
totalidad de la cuenta es de INCERTIDUMBRE.<br />
� EDIFICACIONES – 1640<br />
Dentro del Balance General se muestra una cifra de $4.133’163.070 equivalente al 25.31% del<br />
Activo; al igual que la cuenta anterior, no se refleja en la vigencia en estudio movimiento o<br />
variación alguna en su valor, tampoco se muestra a nivel auxiliar, ni se cuenta en el Municipio con<br />
Inventario actualizado que permita identificarlos. Por lo tanto el valor reportado en Balance es de<br />
INCERTIDUMBRE.<br />
� PLANTAS Y DUCTOS<br />
El valor reflejado en el Balance General es de $1.102’479.846, equivalente al 6.75% del Activo,<br />
cifra que al igual de las anteriores se tomó de similar de vigencias anteriores, sin evidenciarse<br />
registro de movimiento alguno durante la vigencia en estudio, no existe inventario o relación de<br />
estos bienes, a los cuales tampoco se les ha efectuado avalúo técnico, o valorización. Por lo tanto<br />
el valor reportado en Balance es de INCERTIDUMBRE.<br />
Respecto a las cifras de las demás cuentas componentes de este grupo se evidencia que se<br />
presentan sin variación alguna respecto al saldo anterior.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes, a todas las cuentas de este grupo.<br />
� OTROS ACTIVOS -19<br />
La cuenta Reserva Financiera Actuarial no aparece incluida en el Balance, lo cual según<br />
documento Fonpet, existe un valor registrado de $2.892.789.337, considerándose por lo tanto una<br />
SUBESTIMACION en el Balance, cuenta esta que debe ser reclasificada.<br />
� CUENTAS POR PAGAR - 24<br />
Revisada la cifra incluida dentro del Balance a 31 de diciembre, presenta un valor de<br />
$365.748.000, cifra que no coincide con lo mostrado en la Resolución No. 413 del 31 de diciembre<br />
de 2011 por medio de la cual se constituyen las cuentas por pagar de la vigencia 2011, ya que esta<br />
las presenta por valor de $313.770.115, existiendo por lo tanto una SOBREESTIMACION, por valor<br />
de $51.977.885, subcuenta 2401.
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� PASIVOS ESTIMADOS – 27<br />
Se verifica registro en el Balance por valor de $-199.627.000, de lo cual se reviso específicamente<br />
la subcuenta 272003 Calculo Actuarial de Pensiones Actuales por valor de $2.651.803.000, la cual<br />
corresponde a lo reportado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través del Fonpet, y el<br />
reporte del documento soporte esta por valor igual.<br />
� PRESUPUESTO-RECURSO HIDRICO<br />
A manera informativa la Comisión Auditora establece que el Municipio de Páez, durante la vigencia<br />
2011 no apropió recurso alguno con destino a protección de cuencas hidrográficas, según<br />
certificación entregada por la Secretaria de Hacienda del Municipio..<br />
� PRESUPUESTO-DIFERENTES PROGRAMAS<br />
Según información del municipio de Páez, para el año 2011 se presupuesto para diferentes<br />
programas sociales la suma de $145.473.000, del cual se ejecuto $144.873.000, significando un<br />
99.50%, con destino a población vulnerable y para la población desplazada el presupuesto<br />
aprobado fue de $62.500.000 de los cuales se ejecutó $58.500.000 equivalente al 63.60%.<br />
Según estadísticas del Municipio, el número oficial de desplazados fue de 308 personas, que<br />
oscilan entre personas de 5 a 61 años, con una población vulnerable correspondiente a 146<br />
mujeres y 162 hombres.<br />
9.7 OPINION CONTABLE<br />
Se efectúo Auditoria al Balance al Municipio de Páez, examinando los Estados Financieros e<br />
información complementaria a 31 de diciembre de 2011 revisamos y evaluamos la información<br />
suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas selectivas y de cumplimiento y la<br />
Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requiere los procedimientos y las<br />
normas de Auditoria Generalmente aceptadas.<br />
En desarrollo de la Auditoria, se presentaron limitaciones e imposibilidad de obtener suficiente<br />
evidencia comprobatoria, en la cuenta de Inversiones, Rentas por Cobrar, Deudores, Propiedad<br />
Planta y Equipo, Bienes de Uso Público y Otros Activos. De igual forma se establece en el<br />
presente informe sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres cifras que afectan la<br />
razonabilidad de los estados financieros, pero que se deben tener en cuenta en la planeación de<br />
Control Interno y la aplicación de los manuales de procesos y procedimientos para el manejo<br />
específico de estos rubros.<br />
La Opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los Auditores que<br />
realizaron el trabajo de campo y presentaron el preinforme y el informe final, para el respectivo<br />
dictamen, plasmado en papeles de trabajo y en acta número 002 de comité de fecha 17 de abril de<br />
2012, de conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados<br />
contables y los argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron<br />
SOBREESTIMACIONES por la suma de $450.334.754, SUBESTIMACIONES por valor de<br />
$1.625.618.518 e INCERTIDUMBRES por $6.628.139.490; para un total de hallazgos u<br />
observaciones por $8.704.092.762, equivalente a un 53.28% del total del Activo del Municipio<br />
Páez, por lo que se obtiene que la opinión al Balance General, es NEGATIVA Y/ O ADVERSA, la<br />
cual fue validada por el Contador asignado para dictaminarlo. Cabe señalar que este
comportamiento es debido a las observaciones específicas señaladas en cada hallazgo concreto,<br />
como Propiedad Planta y Equipo, Rentas por Cobrar, y Reserva Financiera Actuarial.<br />
RUTH CRICEL ALVAREZ ALVAREZ<br />
CPT. 44.991-T<br />
9.8 CONCLUSIONES<br />
� El Municipio de Páez carece de manual de procesos y procedimientos Contables.<br />
� El Municipio no tiene debidamente identificados los procesos, procedimientos y actividades y<br />
mucho menos los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas<br />
y por ende no se tienen identificados, ni analizados los riesgos de índole contable.<br />
� No se tienen definidos ni implementados controles en cada una de las actividades del proceso<br />
contable y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su<br />
efectividad.<br />
� En términos Generales, para los procesos de identificación, reconocimiento, revelación y<br />
registro de los hechos financieros, económicos y sociales, el Municipio aplicó el marco<br />
conceptual de la contabilidad pública y las normas técnicas establecidas en el Plan General de<br />
Contabilidad Pública, excepto algunos casos que se describen puntualmente en los hallazgos<br />
específicos.<br />
� Así mismo, se constató que para el reconocimiento, revelación y registro de los hechos<br />
económicos y financieros, generalmente se efectúan con base en el documento soporte<br />
idóneo, no obstante se encontró que algunos carecía de este.<br />
� Las notas explicativas a los estados contables no se elaboraron totalmente con las<br />
formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública, por lo que no revelaron en<br />
forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde.<br />
� No se encontró evidencia, de ninguna índole que permitiera constar la realización periódica de<br />
conciliaciones y cruces de saldos entre áreas especialmente de contabilidad y Almacén.<br />
� El Municipio de Páez, registra sus operaciones a través del procesamiento electrónico de datos<br />
en el software REMETEC sin que los libros de contabilidad se hayan impreso periódicamente<br />
ni al cierre del periodo contable anual.<br />
� Se constató que el libro Diario contiene los débitos y créditos de las subcuentas, el registro<br />
detallado, cronológico de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de<br />
contabilidad. Así mismo, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las<br />
sumas de los movimientos débitos y créditos del respectivo mes, tomadas del Libro Diario y el<br />
saldo final del mismo mes; saldo este que aparece registrado en el Balance General.<br />
� No se encontró evidencia de ninguna índole, que el Balance General y el estado de Actividad<br />
Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado periódicamente en lugar<br />
visible y de fácil acceso a la comunidad.<br />
� Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de<br />
conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte
(31/12/2010) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo y en Bienes de<br />
beneficio y uso Público, entre otros, se encuentran desactualizados.<br />
� Igualmente, se advirtió que algunos bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la<br />
contabilidad del municipio.<br />
� No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control Interno, hubiese realizado<br />
seguimiento al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso<br />
contable.<br />
� No se pudo establecer si e Municipio dio cumplimiento en el sentido de reportar a la Contaduría<br />
General de la Nación, en las condiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley 901 de 2004,<br />
que modificó el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, la relación semestralmente<br />
de las deudas que tienen las personas naturales y jurídicas a favor del Ente público, cuya<br />
cuantía fue superior a cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes y una morosidad<br />
superior a seis meses, para conformar y consolidar el Boletín de Deudores Morosos del Estado<br />
(BDME).<br />
� Se establecieron diferencias entre el valor del saldo registrado en contabilidad y el valor del<br />
documento soporte del registro contable en el grupo de efectivo.<br />
� El Control Interno Contable del Municipio, es incipiente, por lo que se asignó un rango de 3.0<br />
correspondiéndole una calificación DEFICIENTE.<br />
� En desarrollo de la Auditoria, no fue posible establecer el cumplimiento en la elaboración de los<br />
Indicadores de Gestión, situación que impidió diligenciar el correspondiente formato que mide<br />
cada una de las actuaciones.<br />
9.9 RECOMENDACIONES<br />
� Identificar, documentar implementar y poner en funcionamiento los procesos, procedimientos y<br />
actividades del proceso contable. Igualmente, identificar y analizar los riesgos de índole<br />
contable.<br />
� Definir e implementar controles en cada una de las actividades del proceso contable y realizar<br />
autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad.<br />
� Efectuar todos los registros contables con base en los documentos legales idóneos de cada<br />
caso y elaborar los respectivos comprobantes de contabilidad<br />
� Las notas explicativas a los estados contables se deben elaborar con las formalidades<br />
establecidas en el Régimen de Contabilidad pública y estas deben revelar en forma suficiente<br />
la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde, con sujeción a las<br />
siguientes reglas:<br />
� Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el<br />
fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.<br />
� Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el<br />
cuerpo de los estados financieros.<br />
� Las notas iníciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas<br />
contables y los asuntos de importancia relativa.<br />
� Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el<br />
mismo orden de los rubros de los estados financieros.
� Practicar periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre áreas especialmente de<br />
contabilidad y Almacén.<br />
� Realizar de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, con carácter<br />
urgente, la actualización de los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo,<br />
Bienes de beneficio y uso Público, entre otros.<br />
� La Oficina Asesora de Control Interno debe realizar seguimiento al cumplimiento de los<br />
procesos, procedimientos y actividades del proceso contable.<br />
� Verificar y soportar las diferencias entre el valor del saldo registrado en contabilidad y el valor<br />
del documento soporte del registro contable en el grupo de efectivo.<br />
� Teniendo en cuenta que el Municipio, no ha realizado las gestiones necesarias para garantizar<br />
la sostenibilidad y permanencia del sistema contable que permita producir continuamente<br />
información razonable y oportuna, se recomienda al representante legal y al máximo<br />
organismo colegiado de dirección, que se tomen las acciones pertinentes del caso.<br />
� Teniendo en cuenta que el Control Interno Contable, es un proceso que está bajo la<br />
responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así<br />
como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, con el fin de lograr<br />
la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades<br />
propias del proceso contable, se requiere definir, documentar e implementar los<br />
procedimientos y controles y realizar autoevaluaciones periódicas.<br />
� Teniendo en cuenta que en el Municipio NO se imprimen al cierre de cada periodo contable los<br />
libros, especialmente los principales, la sana recomendación que aquí hacemos es que una<br />
vez se vayan imprimiendo mensualmente los libros oficiales igualmente se vayan imprimiendo<br />
los libros auxiliares, pues quienes se confían en que los libros auxiliares “están en el<br />
computador”, o “están en el backup”, y que por eso, para no gastar tiempo ni papel, deciden no<br />
imprimirlos oportunamente sino solo cuando alguien necesite uno cualquiera de ellos, se<br />
pueden estar exponiendo al riesgo de que cuando llegue ese momento de necesitar imprimir<br />
los auxiliares el software y sus backup fallen y por tanto no puedan entregar oportunamente<br />
los listados auxiliares que la autoridad exija.<br />
� Dar cumplimiento a lo dispuesto en el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y numeral<br />
36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en el sentido que la información financiera y contable<br />
debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial para efectos de<br />
inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran, pues es deber<br />
de todo servidor público “publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad,<br />
en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se<br />
determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que tratan la Ley 489<br />
de 1998 y demás normas vigentes.<br />
� Diseñar, documentar, implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno<br />
contable, lo que permitirá generar información contable confiable y veraz.<br />
� Se recomienda que en las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en<br />
sus valores registrados se realicen los ajustes contables pertinentes a fin de reflejar el saldo<br />
real de cada grupo. En este mismo sentido, se requiere que aquellas cuentas y subcuentas<br />
que no se clasificaron de conformidad con las normas técnicas relativas a su registro, se<br />
reclasifiquen debidamente.<br />
� Las cuentas y subcuentas a las cuales se les determinó sobreestimación, subestimación o<br />
incertidumbre, requieren que en uso al derecho a la réplica sean presentados todos y cada uno<br />
de los documentos soportes del registro contable y las explicaciones legales y contables a que
haya lugar. De ser necesario explicar puntualmente el origen de las partidas debitadas y<br />
acreditadas durante la vigencia fiscal.<br />
� Mantener un archivo idóneo de las diferentes actuaciones relacionadas con todo el proceso<br />
contable, cuidando siempre de dar cumplimiento con la ley de archivos, para evitar que no se<br />
tengan a disposición de entes de control.
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL D<br />
NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1. CONTRALORÍAGENERAL DE BOYACA<br />
2. ENTIDAD AUDITADA PAEZ<br />
3. AÑO 2011 4. FECHA DE REPORTE 13 DE ABRIL DE<br />
HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)<br />
CUENTAS<br />
Hallazgo<br />
No. Código Nombre Sobre/mad Sub/tmado Incer/bre<br />
11 EFECTIVO<br />
1 111005 Cta corriente 95.7 68.2<br />
12 INVERSIONES<br />
Emp. Ind. y Cciales del<br />
2 120831 Edo 0.68<br />
13 REN/ COBRAR<br />
3 130507 Pred. Unif. Vig.Act. 43.5<br />
4 131007 Pred. Unif. Vig/ant. 43.2<br />
14 DEUDORES<br />
5 1420 Avances y Antic. 450.3<br />
6 142402 Rec Entreg en Admon 1.443<br />
PROPIED. PLANTA Y<br />
16 EQUIP<br />
7 1600 Propiedad Planta y Equipo 6.559.1<br />
Total 450.3 1.625.6 6.628.1<br />
Observacion
1.1<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
ETAPA DE RECONOCIMIENTO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN<br />
1 Se tienen debidamente identificados los<br />
productos del proceso contable que deben<br />
suministrarse a las demás áreas de la entidad y a<br />
los usuarios externos?<br />
2 Se tienen debidamente identificados los<br />
3<br />
productos de los demás procesos que se<br />
constituyen en insumos del proceso contable?<br />
Se tienen identificados en la entidad los procesos<br />
que generan transacciones, hechos y<br />
operaciones y que por lo tanto se constituyen en<br />
proveedores<br />
contable?<br />
de información del proceso<br />
4 Existe una política mediante la cual las<br />
5<br />
transacciones, hechos y operaciones realizados<br />
en cualquier dependencia del ente público, son<br />
debidamente informados al área contable a<br />
través de los documentos fuente o soporte?<br />
Se cumple la política mediante la cual las<br />
transacciones, hechos y operaciones realizados<br />
en cualquier dependencia del ente Público, son<br />
debidamente informados al área contable a<br />
través de los documentos fuente o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil<br />
monetaria?<br />
y confiable medición<br />
7 Las cifras existentes en los estados, informes y<br />
reportes contables se encuentran soportadas con<br />
el documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones<br />
que se hacen de las transacciones, hechos u<br />
operaciones en el documento fuente o soporte?<br />
9 Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente las normas que rigen la<br />
10<br />
administración pública?<br />
Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente el Régimen de Contabilidad<br />
Pública aplicable para la entidad?<br />
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales que han sido objeto de identificación<br />
están soportados en Documentos idóneos y de<br />
conformidad con la naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos<br />
financieros, económicos, sociales y ambientales<br />
contienen la información necesaria para realizar<br />
CALIFICACIO<br />
N<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
4.0<br />
3.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5<br />
4.0<br />
OBSERVACION<br />
ES
13<br />
su adecuada identificación?<br />
Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales que han sido objeto de identificación<br />
fueron interpretados de Conformidad con lo<br />
establecido en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN<br />
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales llevados a cabo en los procesos<br />
proveedores de la entidad han sido incluidos en<br />
el proceso contable?<br />
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil y confiable clasificación en el<br />
Catálogo General de Cuentas?<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la<br />
clasificación de las transacciones, hechos u<br />
operaciones realizadas por la entidad contable<br />
pública?<br />
17 La clasificación de las transacciones, hechos y<br />
operaciones corresponde a una correcta<br />
18<br />
interpretación tanto del marco conceptual como<br />
del Manual de Procedimientos del Régimen de<br />
Contabilidad Pública?<br />
El Catálogo General de Cuentas utilizado para la<br />
clasificación de los hechos financieros,<br />
económicos, sociales y ambientales, corresponde<br />
a la última versión publicada en la página web de<br />
la Contaduría General de la Nación?<br />
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas<br />
utilizadas para la clasificación de las<br />
transacciones, hechos u operaciones realizadas ?<br />
20 Se elaboran y revisan oportunamente las<br />
21<br />
conciliaciones bancarias para establecer los<br />
valores objeto de clasificación, registro y control<br />
del efectivo?<br />
Se ejecutan periódicamente conciliaciones de<br />
saldos recíprocos con otras entidades públicas?<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y<br />
cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto,<br />
Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o<br />
procesos de la entidad?<br />
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de<br />
bienes, derechos y obligaciones y se confronta<br />
con los registros contables para hacer los ajustes<br />
pertinentes?<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan<br />
adecuadamente los hechos, transacciones u<br />
operaciones registradas?<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para<br />
26<br />
comprobar que los registros contables se han<br />
efectuado en forma adecuada y por los valores<br />
correctos?<br />
Se efectúan los registros contables en forma<br />
cronológica y guardando el consecutivo de los<br />
hechos, transacciones u operaciones realizadas,<br />
3.5<br />
3.5<br />
3.5<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
5.0<br />
3.5<br />
3.5<br />
3.0<br />
3.5<br />
3.5<br />
4.0
cuando a este último haya lugar?<br />
27 Se generan listados de consecutivos de<br />
documentos para hacer verificaciones de<br />
completitud de registros?<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables<br />
diferenciales existentes entre entidades de<br />
gobierno general y empresas Públicas?<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de<br />
sistema de integrado de información y este<br />
funciona adecuadamente?<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores<br />
correspondientes a los procesos de depreciación,<br />
provisión, amortización, Valorización, y<br />
31<br />
agotamiento, según aplique?<br />
Los registros contables que se realizan tienen los<br />
respectivos documentos soportes idóneos?<br />
32 Para el registro de las transacciones, hechos u<br />
operaciones se elaboran los respectivos<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
33 Los libros de contabilidad se encuentran<br />
debidamente soportados en comprobantes de<br />
contabilidad?<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y<br />
DEMÁS<br />
INFORMES<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de<br />
contabilidad de conformidad con los parámetros<br />
establecidos en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y<br />
reportes contables coinciden con los saldos de<br />
los libros de contabilidad?<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y<br />
parametrización necesarios para un adecuado<br />
funcionamiento del aplicativo utilizado para<br />
37<br />
procesar la información?<br />
Se elaboran oportunamente los estados, informes<br />
y reportes contables al representante legal, a la<br />
Contaduría General de la Nación, a los<br />
organismos de inspección, vigilancia y control, y a<br />
los demás usuarios de la información?<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables<br />
cumplen con las formalidades establecidas en el<br />
Régimen de Contabilidad Pública?<br />
39 El contenido de las notas a los estados contables<br />
revela en forma suficiente la información de tipo<br />
cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los<br />
estados contables y los saldos revelados en los<br />
estados contables?<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan oportunamente los estados,<br />
informes y reportes contables al representante<br />
3.0<br />
5.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5<br />
4.5<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5
legal, a la Contaduría General de la Nación, y a<br />
los organismos de inspección, vigilancia y<br />
control?<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de<br />
fácil acceso a la comunidad el balance general y<br />
el estado de actividad financiera, económica,<br />
social y ambiental?<br />
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar<br />
e interpretar la realidad financiera, económica,<br />
social y ambiental de la entidad?<br />
44 La información contable se acompaña de los<br />
respectivos análisis e interpretaciones que<br />
45<br />
facilitan su adecuada comprensión por parte de<br />
los usuarios?<br />
La información contable es utilizada para cumplir<br />
propósitos de gestión?<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras<br />
homogéneas a los distintos usuarios de la<br />
información.<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento<br />
adecuado a los riesgos de índole contable de la<br />
entidad en forma permanente?<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que<br />
permita gestionar los riesgos de índole contable?<br />
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para<br />
determinar la efectividad de los controles<br />
implementados en cada una de las actividades<br />
del proceso contable?<br />
50 Se han establecido claramente niveles de<br />
autoridad y responsabilidad para la ejecución de<br />
las diferentes actividades del proceso contable?<br />
51 Las políticas contables, procedimientos y demás<br />
prácticas que se aplican internamente se<br />
encuentran debidamente documentadas?<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y<br />
demás prácticas contables se encuentran<br />
debidamente actualizados, y sirven de guía u<br />
53<br />
orientación efectiva del proceso contable?<br />
Se evidencia por medio de flujogramas, u otra<br />
técnica o mecanismo, la forma como circula la<br />
información a través de la entidad y su respectivo<br />
efecto en el proceso contable de la entidad?<br />
54 Se ha implementado y ejecuta una política de<br />
depuración contable permanente y de<br />
55<br />
sostenibilidad de la calidad de la información?<br />
Los bienes, derechos y obligaciones se<br />
encuentran debidamente individualizados en la<br />
contabilidad, bien sea por el área contable o en<br />
bases de datos administradas por otras<br />
dependencias?<br />
56 Los costos históricos registrados en la<br />
contabilidad son actualizados permanentemente<br />
2.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5<br />
3.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.0<br />
3.5<br />
3.5
de conformidad con lo dispuesto en el Régimen<br />
de Contabilidad Pública?<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente<br />
estructurada de conformidad con la complejidad,<br />
desarrollo tecnológico y estructura organizacional<br />
58<br />
de la entidad?<br />
Los funcionarios involucrados en el proceso<br />
contable cumplen con los requerimientos técnicos<br />
señalados por la entidad de acuerdo con la<br />
responsabilidad que demanda el ejercicio de la<br />
profesión contable en el sector público?<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de<br />
actualización permanente para los funcionarios<br />
involucrados en el proceso contable y se lleva a<br />
cabo en forma satisfactoria?<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme<br />
cuando se presentan cambios de representante<br />
61<br />
legal, o cambios de contador?<br />
Existe una política para llevar a cabo en forma<br />
adecuada el cierre integral de la información<br />
producida en todas las áreas o dependencias que<br />
generan hechos financieros, económicos,<br />
sociales y ambientales?<br />
62 Los soportes documentales de los registros<br />
contables se encuentran debidamente<br />
organizados y archivados de conformidad con las<br />
normas que regulan la materia?<br />
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
NÚM<br />
ERO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
3.5<br />
4.0<br />
3.0<br />
2.3<br />
4.0<br />
4.0<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.64 SATISFACTORIO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.68 SATISFACTORIO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3.47 SATISFACTORIO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.94 SATISFACTORIO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3.63 SATISFACTORIO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.79 SATISFACTORIO<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4.0 SATISFACTORIO<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 3.58 SATISFACTORIO<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.45 SATISFACTORIO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.45 SATISFACTORIO<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO
10 MUNICIPIO DE PUERTO BOYACA<br />
10.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA<br />
La auditoria al Balance al Municipio de Puerto Boyacá comprende la evaluación y la razonabilidad<br />
y consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General,<br />
Estado de pérdidas y ganancias, operaciones efectivas de caja y cambios en el Patrimonio, con el<br />
objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables universalmente aceptados y<br />
bajo normas de auditoría generalmente aceptadas. La principal limitación que se tiene para el buen<br />
desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo<br />
y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.<br />
10.2 COBERTURA<br />
Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011del Municipio de Puerto Boyacá en el<br />
Activo se toma un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a los diferentes Grupos así:<br />
En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad planta y<br />
equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso Publico un 70%, en la cuenta otros activos<br />
un 100%.<br />
Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la<br />
siguiente manera:<br />
En la cuenta cuentas por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la<br />
cuenta pasivos estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%<br />
10.3 SEGUMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR<br />
No se efectúo Auditoria al Balance en el año anterior al municipio.<br />
10.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO<br />
En el ejercicio auditor se observa que las cuentas de mayor impacto en el Activo corresponde a:<br />
otros activos que representan un 59.46% del balance, propiedad Planta y equipo 16.01% y el<br />
Grupo Efectivo con el 7.01% del valor del activo, por tanto se dará especial atención al movimiento<br />
de estas cuentas en razón al peso porcentual que representan dentro del balance y a la<br />
importancia que de ellas de deriva, máxime teniendo en cuenta que las valorizaciones y las<br />
amortizaciones que se hacen en estas cuentas afectan directamente el patrimonio institucional<br />
incorporado y la revalorización del patrimonio, que incidirían notablemente en la consistencia y<br />
razonabilidad de las cifras en conjunto de los estados financieros y particularmente del activo y el<br />
patrimonio.<br />
10.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INETRNO CONTABLE<br />
Se aplico la encuesta al Director de la Oficina de Control Interno, estableciéndose:<br />
ETAPA DE RECONOCIMIENTO
IDENTIFICACION<br />
Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan<br />
la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de<br />
reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos,<br />
transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable<br />
DEBILIDADES<br />
1. Los sucesos económicos, financieros, sociales y ambientales que han sido objeto de<br />
identificación, regularmente son soportados con los documentos idóneos de conformidad con la<br />
naturaleza de los mismos.<br />
2. La identificación de los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del<br />
proceso contable regularmente se coordina con las dependencias o secretarias de despachos.<br />
FORTALEZAS<br />
1. Se constata la existencia de documentos fuentes y soportes base para la adecuada<br />
identificación de hechos y operaciones.<br />
2. Las transacciones hechas en cada hecho u operación contable tienen su adecuada<br />
descripción.<br />
3. Las conciliaciones bancarias se elaboran y revisan oportunamente y de esta forma se<br />
garantiza un adecuado control del efectivo.<br />
4. Cualquier hecho u operación contable realizada por una dependencia pública es informado<br />
debidamente al departamento de contabilidad con sus soportes idóneos.<br />
5. Las operaciones y actividades relacionadas con el proceso contable son realizadas por personas<br />
idóneas que conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública.<br />
6. Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportados<br />
con el documento o soporte idóneo correspondiente.<br />
7. Se utiliza adecuadamente el catalogo general de cuentas.<br />
8. Todos y cada uno de los hechos económicos son objeto de identificación y debidamente<br />
interpretados de conformidad con el régimen de contabilidad pública.<br />
CLASIFICACION<br />
Actividad en la que de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se<br />
determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el catalogo general de cuentas.<br />
En esta actividad se evalúa que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar<br />
cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.<br />
DEBILIDADES<br />
1. Las erogaciones de inversión y gasto se confunden cuando se clasifican en los hechos sociales<br />
ambientales, no se esclarece si es inversión o es gasto.<br />
FORTALEZAS
1. Se utiliza adecuadamente Plan General de Contabilidad Pública permitiendo una correcta<br />
clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizados por la entidad.<br />
2. Son utilizadas las relaciones y listados establecidos por el SICE para la clasificación de<br />
proveedores, esto facilita que se identifiquen adecuadamente.<br />
3. Se realizan y revisan adecuadamente las conciliaciones bancarias objeto de clasificación<br />
de Registros para el control del efectivo.<br />
REGISTROS Y AJUSTES<br />
Actividad en que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los<br />
libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las<br />
actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad,<br />
previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras<br />
sujetas a ajustes y / o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el<br />
Régimen de Contabilidad Pública.<br />
DEBILIDADES<br />
FORTALEZAS<br />
1. La verificación física de bienes, derechos y obligaciones se hace ocasionalmente para<br />
su contabilización, sus ajustes y no de forma periódica, esto permite sugerir la<br />
uniformidad de la información de CDT en el balance contra los documentos soporte.<br />
2. La amortización y valoración de algunos bienes son calculados adecuadamente pero<br />
sin la existencia de políticas claras que conduzcan a su tratamiento.<br />
1. Los registros contables son realizados en forma cronológica y guardando su consecutivo<br />
en todos los hechos, transacciones u operaciones realizadas.<br />
2. Las transacciones, hechos u operaciones son soportadas con su respectivo comprobante<br />
de contabilidad.<br />
3. Se realizan periódicamente cruces de información entre las áreas Presupuesto,<br />
Contabilidad, Tesorería y demás áreas y procesos de la entidad.<br />
4. Las cuentas y subcuentas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u<br />
operaciones registradas.<br />
5. En los registros contables se verifica su adecuada procedencia con sus valores<br />
correspondiente.<br />
ETAPA DE REVELACION<br />
ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES
Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y<br />
entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la<br />
discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa<br />
y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios<br />
construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar<br />
sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública.<br />
FORTALEZAS<br />
1. Los libros de contabilidad se elaboran de conformidad con los parámetros establecidos en el<br />
régimen de contabilidad pública.<br />
2. Se realizan periódicamente mantenimiento preventivo a los equipos para procesar la información.<br />
3. Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las Formalidades establecidas en el<br />
régimen de contabilidad pública.<br />
4. Las cifras reflejadas en los estados financieros, informes y demás y reportes contables son las<br />
mismas registradas en los libros de contabilidad.<br />
5. Los respetivos estados financieros, informes y reportes contables se elaboran de manera<br />
oportuna para su presentación a los correspondientes organismos de control. .<br />
ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION<br />
Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables,<br />
con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas<br />
desde la perspectiva financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su<br />
comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de<br />
los recursos públicos.<br />
La adecuada ejecución de esta actividad materializa los objetivos de gestión pública, control<br />
público y divulgación y cultura que tiene la información contable, en procura de lograr los<br />
propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Publica relacionados con la transparencia, gestión<br />
eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos.<br />
DEBILIDADES<br />
1 La publicación del Balance General y Estado de actividad financiera, económica, social y<br />
ambiental se realiza cada trimestre.<br />
FORTALEZAS<br />
1 Se realizan periódicamente consejos de Gobierno para rendición de cuentas en lugares<br />
públicos donde es convocada la comunidad para dar cumplimiento a propósitos de<br />
gestión.<br />
2 La información contable se acompaña de sus respectivos análisis facilitando la<br />
adecuada comprensión de sus usuarios.<br />
OTROS ELEMENTOS DE CONTROL<br />
ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
DEBILIDADES
1 El área contable no cuenta con un colaborador profesional para consultas de confusa<br />
interpretación y análisis en vacíos de índole profesional en el campo contable en temas<br />
del medio ambiente.<br />
2 Los manuales de políticas y procedimientos contables regularmente se consultan como<br />
orientación en la práctica contable.<br />
3 El flujo-grama de la circulación contable no se divulga a la comunidad.<br />
4 Falta más gestión en la realización de informes de empalme en los cambios de<br />
representante legal o del contador.<br />
5 Falta más apoyo destinación presupuestal para capacitación a los funcionarios en el área<br />
contable.<br />
6 Se lleva a cabo el cierre integral de la información producida en todas las áreas contables<br />
que generan hechos financieros, pero no existe una política para ello.<br />
FORTALEZAS<br />
1. Permanentemente se alimenta la información contable y se analiza adecuadamente.<br />
2. Los funcionarios del área contable aplican el auto control y cumplen con los controles<br />
establecidos.<br />
3. Hay autoridad y responsabilidad en la aplicación del proceso contable.<br />
4. Las bases de datos cuentan con un mantenimiento permanente para demostrar los bienes<br />
derechos y obligaciones.<br />
5. Existe por parte del ejecutivo apoyo al área contable, contando esta con una adecuada<br />
estructura y desarrollo tecnológico.<br />
6. Se le dio cumplimento a la ley general de archivo, tablas de retención donde se<br />
encuentran los soportes y documentos de los registros contables.<br />
AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES<br />
REALIZADAS<br />
1. Las conciliaciones de saldos recíprocos han sido analizadas y confrontadas<br />
adecuadamente.<br />
2. Se han estado implementando formatos y listados para detectar errores en el consecutivo<br />
de documentos y registros en el sistema contable.<br />
3. El sistema contable opera adecuadamente, se continúan los mantenimientos periódicos.<br />
4. Se mejoraron las notas explicativas a los estados contables.<br />
5. Se mostró interés en mejorar la publicación en lugar visible a la comunidad de los estados<br />
social, contable, financiero y ambiental de la alcaldía.
6. Se diseñaron gráficamente la interpretación de los estados financieros para Mayor<br />
facilidad.<br />
7. Los funcionarios están aplicando el sistema de autocontrol en el proceso contable.<br />
CALIFICACION DEL ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
ADECUADO:<br />
La Alcaldía Municipal en cabeza de su representante legal y sus delegados por secretarias y<br />
demás dependencias en el manejo de la información social, contable, financiera y ambiental, dan<br />
cumplimiento a las normas, a los organismos de control para la rendición de sus informes en las<br />
fechas establecidas, se encuentra implementado el MECI, y las políticas institucionales en<br />
desarrollo de la información.<br />
10.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
10.6.1 Generales<br />
El municipio a la fecha está cumpliendo con el sistema de información y consolidación CHIP, el<br />
cual está implementado y se está trabajando a partir de Enero de 2007. El municipio hasta el<br />
momento no ha tenido requerimiento alguno por parte de la Contaduría General de la Nación,<br />
Entidad que controla a las Entidades Territoriales. El municipio agrega la información de<br />
Personería y Concejo, los cuales están debidamente referenciados en los datos de la entidad.<br />
Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales, se aplicó la<br />
base de causación y para el reconocimiento de la ejecución presupuestal se utilizó el flujo de<br />
efectivo de los ingresos y el compromiso en los gastos.<br />
CLASE 1- ACTIVO<br />
El saldo de Caja y Bancos, corresponde a los fondos que existen en las diferentes cuentas del<br />
Municipio, estas cifras son tomadas de los saldos que reflejan en el sistema contable que se<br />
maneja en esta entidad (SYSMAN) y Conciliaciones de los extractos Bancarios.<br />
GRUPO 12- INVERSION<br />
Este Valor corresponde a los diferentes títulos o Certificados de depósito a termino, no mayores a<br />
un año y de disponibilidad inmediata, suscrito con entidades financieras, buscando la rentabilidad<br />
de estos dineros, también se incluyen las Inversiones Patrimoniales, Métodos de Participación, que<br />
hay con la Empresa de Energía y con las Empresas Publicas se encontraron registros en el<br />
Balance que no están respaldados con el titulo respectivo.<br />
GRUPO 13- RENTAS POR COBRAR<br />
Representa el valor de los recaudos de impuestos no percibidos en la vigencia, se encontraron<br />
diferencia entre las ejecuciones presupuéstales y las Rentas por Cobrar de la Vigencia anterior.<br />
GRUPO 14 - DEUDORES<br />
Corresponde a las cuentas por cobrar por concepto de las diferentes rentas, las cuales no<br />
representan en el balance un valor significativo en razón a su peso porcentual dentro de éste.
GRUPO 16, 17, 18 Y 19 - PROPIEDADES PLANTAS Y EQUIPO, BIENES DE BENEFICIO USO<br />
PÚBLICO, Y OTROS ACTIVOS.<br />
La administración Municipal invirtió en el mejoramientos y desarrollo institucional, en la parte de<br />
Propiedad Planta y Equipo, en el cual se implementó el re avalúo y reconocimiento técnico de<br />
Propiedades urbanas y rurales, reclasificación de conceptos, legalizaciones, Los ajustes se vienen<br />
haciendo sobre la marcha, a la espera de contar con la continuidad del proceso de depuración de<br />
estas cuentas pero en el Balance no se han efectuado las depuraciones de muchos predios<br />
pertenecientes a programas de urbanización emprendidas por el municipio, y las cuales ya han<br />
sido tituladas a sus propietarios, en cuanto a la parte de los Bienes Muebles del municipio los<br />
inventarios se encuentran totalmente desactualizados,<br />
GRUPO 17 - BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO;<br />
La administración municipal contrato una firma para realizar la valorización de los Bienes de<br />
Beneficio y Uso Público en el año 2003, y sobre la base de esta valorización, aparecen revelados<br />
en este grupo, sin embargo en la Cuenta 1999, aparecen estos Bienes revelados nuevamente con<br />
el mismo valor del Grupo 17, lo que indica a las claras que se estaría prácticamente registrando<br />
este mismo valor doblemente causado.<br />
CLASE 2 PASIVO<br />
GRUPO 22 - OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA.<br />
Representa las obligaciones que tiene el Municipio con los diferentes entidades financieras<br />
presenta una pequeña diferencia entre lo reportado en el balance y lo reportado en las ejecuciones<br />
presupuestales.<br />
CUENTAS POR PAGAR<br />
Representa las obligaciones que tiene el Municipio con los diferentes proveedores y contratistas<br />
que tiene la entidad en su mayor cuantía está compuesta por la adquisición de bienes y servicios<br />
de la cual se verifico la relación desagregada y se constato con los comprobantes, encontrando<br />
que es coherente.<br />
CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES<br />
PASIVOS ESTIMADOS:<br />
Representa los pasivos constituidos a favor de terceros aparece valor del FONPET por concepto<br />
de Pensiones Actuales por Amortizar (DB), la suma de $29,243,618,348.00 pero en el saldo del<br />
Ministerio de Hacienda en la pagina del FONPET las pensiones por amortizar por la suma de<br />
23,949,378,025.71.<br />
PATRIMONIO<br />
Existe en la cuenta 3115 Superávit por Valorización, subcuenta 311576001 Recursos entregados<br />
en administración un valor por $27.722.767.812, del cual se requiere que sea desagregado y<br />
adjuntar el soporte pertinente que dio origen a este registro<br />
CUENTAS DE PRESUPUESTO<br />
GRUPO 02<br />
Este grupo representa los ingresos y gastos que ha tenido el Municipio, afectando las<br />
equivalencias presupuéstales.
En la Ejecución de Ingresos en algunos de ellos reflejan saldos negativos, debido a que se ha<br />
recaudado más de lo apropiado inicialmente ó en su defecto, no ha tenido una apropiación inicial,<br />
motivo por el cual se notifica a la división de presupuesto para que sean adicionados ó<br />
contracreditados dichos registro presupuéstales estos valores se reflejan en las cuentas de<br />
Planeación y Presupuesto en Ingresos no Aforados.<br />
10.6.2 HALLAZGOS ESPECIFICOS<br />
CUENTA 11 EFECTIVO<br />
SUBCUENTA 1110050214 – ESTAMPILLA PROCULTURA – CTA No.10000927-0<br />
Según el extracto a fecha 29 de diciembre existe un sobregiro de tesorería de $18’958.100 y el<br />
mismo 29 un abono para cubrir este sobregiro por el mismo valor, es decir que a 31 de diciembre<br />
del año 2011 el saldo en Bancos es cero (0).<br />
El reporte del estado de situación de tesorería indica un saldo conciliado en la cuenta 010000927-<br />
0 en Tesorería de $16’085.500, en tanto que el saldo en contabilidad es de $38’450.658.73 y el<br />
saldo en bancos es cero, de estos valores se advierten inconsistencias que fueron corroboradas<br />
con los documentos fuente del registro contable, como lo son las respectivas conciliaciones y sus<br />
extractos bancarios, de donde se concluyó que a 31 de diciembre del 2011, el saldo en bancos<br />
reportado por la Institución financiera es cero (0), no obstante la conciliación refiere un valor de<br />
cheques por cobrar de $38’450.659, lo que implica que el valor de estos cheques girados y<br />
lógicamente contabilizados en el libro auxiliar respectivo debiera reposar en la cuenta bancaria,<br />
caso que no sucede como se advierte del saldo cero (0) que reporta el extracto.<br />
En el mismo sentido al confrontar el saldo clasificado, registrado y reportado en el balance general<br />
con corte a la misma fecha refiere un valor de $16’085.500, valor que es inconsistente y no<br />
razonable toda vez que la Entidad bancaria como se dijo en párrafos anteriores refleja un saldo<br />
cero (0), lo que significa que existe una sobreestimación en la subcuenta 111005-cuentas<br />
corrientes en la suma de $16’085.500, por lo tanto este valor en el Balance se encuentra<br />
SOBREESTIMADO<br />
Igual situación ocurre con la cuenta Bancaria BBVA- No. 731-02468-3, que reporta en el Estado de<br />
Tesorería un saldo en tesorería y contabilidad de $587’562.423 y un saldo en bancos de<br />
$1’847.135, de estos valores se advierten inconsistencias que fueron corroboradas con los<br />
documentos fuente del registro contable, como lo son las respectivas conciliaciones y sus<br />
extractos bancarios, de donde se concluyó que a 31 de diciembre del 2011, el saldo en bancos<br />
reportado por la Institución financiera es $1’847.135, no obstante la conciliación refiere un valor<br />
de cheques por cobrar de $466’389.929.50 y unas “mas o menos notas bancarias” por valor de<br />
$123’019.629, que corresponden a los años 2009,2010 y 2011, lo cual llama también la atención<br />
a que hacen referencia. Esto implica que el valor de estos cheques girados y lógicamente<br />
contabilizados en el libro auxiliar respectivo debiera reposar en la cuenta bancaria, caso que no<br />
sucede como se advierte del saldo de $1’847.135 que reporta el extracto, existiendo una<br />
SOBREESTIMACION en la subcuenta 111005-cuentas corrientes en la suma de<br />
$587’562.423.00.<br />
RESPUESTA: Cuenta 1110050214 Estampilla Procultura No.10000927-0, Esta cuenta es corriente<br />
y se maneja de forma correlativa, o sea que a medida que se giran los cheques, la cuenta de<br />
ahorros No.2004573-8 denominada Estampilla Procultura, va haciendo los traslados automáticos a<br />
la cuenta corriente, razón por la cual, los cheques pendientes por cobrar a 31 de Diciembre por<br />
valor de $38.450.658.73, son cubiertos automáticamente por la cuenta de Ahorros.
En la cuenta del Banco BBVA Cuenta corriente No. 731-02468-3, reflejan un saldo en contabilidad<br />
de $1.847.135 y en la conciliación, unos cheques por cobrar de $466.389.929.50, valor que es<br />
subsanado mediante oficio de solicitud de traslado entre Cuentas al cierre de vigencia fiscal, pero<br />
que dado el cierre contable bancario este se refleja es en Enero de 2012<br />
CONCEPTO: Analizado el descargo se estableció que no responde satisfactoriamente a la<br />
observación formulada, por tanto esta se ratifica<br />
.<br />
GRUPO 12 INVERSIONES<br />
CUENTA 1208 INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS<br />
Se encontró que el título suscrito con la Empresa Sociedades Públicas, Empresas Publicas por la<br />
suma de $1.962.541.156.83 no tiene soporte que certifique la existencia de esta Inversión.<br />
1208<br />
INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES<br />
CONTROLADAS 1,970,830,657.83<br />
120833 Sociedades Públicas 1,970,830,657.83<br />
12083301 Sociedades Publicas Empresa de energía 8,289,501.00<br />
12083302 Sociedades Publicas Empresas Publicas 1,962,541,156.83<br />
Por tanto el valor registrado por la suma de $1.962.541.156 se encuentra SOBREESTIMADO en el<br />
Balance<br />
RESPUESTA: En la cuenta 1208 Inversiones Patrimoniales, se refleja un valor de $1.962.541.156<br />
a nombre de las Empresas Publicas de Puerto Boyacá, valor este correspondiente a los bienes<br />
entregados al momento d la descentralización de la oficina de Servicios Públicos y creación de la<br />
Empresas de Servicios Publicas E.S.P, S.A, pero que a la fecha este proceso no cuenta con el<br />
respectivo soporte, pese a haber realizado solicitud mediante oficio No. 532 de Agosto de 2011,<br />
para efecto de saneamiento contable y a la fecha la empresa no han dado respuesta, por lo cual<br />
se realizo nuevamente requerimiento y una vez agotado dicho proceso se procederá a la<br />
realización del procedimiento interno de reclasificación de dichas inversiones<br />
CONCEPTO: La respuesta ratifica la observación formulada<br />
CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR<br />
CUENTA 1305 RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL<br />
Con respecto a la cuenta 13 Rentas por cobrar, en el balance las cifras reportadas presentan<br />
diferencias debido a que en el balance muestra un saldo por cobrar vigencia actual por la suma de<br />
$2.052.097.997, y en la ejecución presupuestal registra un valor de ($1,059,731,154), por tanto<br />
existe una diferencia de $3.111.829.151, la cual constituye una SUBESTIMACION<br />
RESPUESTA: En la cuenta 1305 Rentas por cobrar vigencia actual, en el balance refleja un saldo<br />
por cobrar de $2.052.097.997, los cuales correspondes a $680.713.598 impuesto predial unificado<br />
y $1.371.384.399 de industria y comercio, valores que quedaron por cobrar al cierre de la vigencia<br />
fiscal, 31 de Diciembre de 2011, diferente a lo que aparece en la ejecución de ingresos 2011, cuyo<br />
valor es de $159.731.154, correspondientes a los dineros recaudados dentro de la vigencia al<br />
cierre de la vigencia, situación está que no permite que las sumas de las proyecciones frente a los<br />
recaudos sean iguales<br />
CONCEPTO: Se verifico la información rendida en la plataforma SIA, y se estableció que las cifras<br />
mostradas en la observación son las reales, y difieren con las registradas en el balance por tanto<br />
las diferencias halladas son reales, por tanto la observación se ratifica
CUENTA 14 DEUDORES<br />
CUENTA 1413 TRASFERENCIAS POR COBRAR<br />
En el l Balance General el valor de las transferencias por cobrar por concepto de los recursos del<br />
Sistema General de Participaciones subcuenta 141312, reporta un valor de $ 1,872,527,248.00 el<br />
cual no guarda coherencia ni consistencia con lo reportado en la ejecución presupuestal de<br />
ingresos ni con la Comunicación a través de la cual se dio a conocer al Municipio sobre la<br />
asignación de los recursos de la última doceava y otros ajustes del 2011, del cual quedaron por<br />
recaudar $1.126.481, por lo que la diferencia o sea $1,871,400,767 se determina como<br />
SOBRESTIMACION .<br />
RESPUESTA: En la cuenta 1413 Transferencias por Cobrar en el balance refleja un saldo de<br />
$1.872.527.248, de los recursos de Sistema General de Participación, valor que quedo pendiente<br />
por recaudar a 31 de Diciembre de 2011, y el valor que refleja la ejecución de ingresos, son los<br />
valores recaudados a 31 de Diciembre de 2011, los cuales son siempre diferentes. (Situación<br />
similar a la cuenta 13 Rentas por Cobrar).<br />
.<br />
CUENTA 16 - PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO<br />
.El Balance en la Subcuenta 160502 TERRENOS RURALES se procedió por parte de la Comisión<br />
de Auditoría a realizar la depuración de los inventarios presentados por parte de la entidad, y sobre<br />
el cual se realizo un trabajo de reclasificación determinándose que el saldo según el balance es de<br />
$ 15,719,347,888., verificado este saldo realizando el cruce de información con la base catastral, el<br />
cual nos arroja un saldo por la suma de $13,061,096,500, lo que equivale a una<br />
SOBREESTIMACION por la suma de $2.658.251.388.<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA un saldo por la<br />
suma de $3,401,265,128.00, registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por<br />
cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho<br />
menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los<br />
procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se<br />
hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este<br />
valor se deja en INCERTIDUMBRE<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1645 PLANTAS DUCTOS Y TUNELES un saldo por la<br />
suma de $ 52,471,730,211.35, registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por<br />
cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho<br />
menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los<br />
procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se<br />
hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este<br />
valor se deja en INCERTIDUMBRE<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1650 REDES LINEAS Y CABLES un saldo por la suma de<br />
$ 6,142,628,672.18, registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora, por cuanto el<br />
Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho menos<br />
agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los<br />
procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se<br />
hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este<br />
valor se deja en INCERTIDUMBRE<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1665 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA un<br />
saldo por la suma de $3.535.139.728 , registro que no pudo ser verificado por la comisión<br />
auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni<br />
codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay
certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores,<br />
La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la<br />
Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION<br />
un saldo por la suma de $ 1,938,518,199.86 , registro que no pudo ser verificado por la comisión<br />
auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni<br />
codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay<br />
certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores,<br />
La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la<br />
Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1675 EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCION Y<br />
ELEVACION un saldo por la suma de $2.571.931.654 , registro que no pudo ser verificado por la<br />
comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni<br />
codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay<br />
certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores,<br />
La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la<br />
Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1680 EQUIPO DE COMEDOR COCINA DESPENSA Y<br />
HOTELERIA presenta un saldo por la suma de $ 56,255,528.91, registro que no pudo ser<br />
verificado por la comisión auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se<br />
encuentra clasificado ni codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance,<br />
por tanto no hay certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro<br />
de estos valores, La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la<br />
contaduría General de la Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE<br />
CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO<br />
El Balance en la Subcuenta 171001 VIAS DE COMUNICACION se procedió por parte de la<br />
Comisión de Auditoría a realizar la depuración de los inventarios presentados por parte de la<br />
entidad, y sobre el cual se realizo un trabajo de reclasificación del cual se determino, que el saldo<br />
según el balance es de $22.287.570.396 y para la comisión auditora es de $22.266.713.000, lo que<br />
equivale a una SOBRESTIMACION por la suma de $20.857.396.<br />
CUENTA 19 - OTROS ACTIVOS<br />
En la cuenta 1901 RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL, aparece un saldo de $27.722.787.812,<br />
EN EL Balance, pero cruzada la información con los registros del FONPET aparece un valor<br />
provisionado por la suma de $27,655,948,471.29 lo que implica una diferencia por la suma de<br />
$66.839.340, esto quiere decir que el Balance se encuentra SOBREESTIMADO por este valor<br />
Se presenta en la cuenta 199977-OTRAS VALORIZACIONES un registro por la suma de<br />
123.151.597.000, discriminados de la siguiente manera:<br />
199977020 – REMODELACION ESCUELAS VARIAS- por $22.846’357.192.<br />
199977021- PUESTOS DE SALUD- por $955’540.000.<br />
199977022- VIAS DE COMUNICACIÓN- por $93’516.781.647.<br />
199977023- PUENTES- por $5.832’918.161.<br />
Estos valores aparecen doblemente registrados, en razón a que en las cuentas que a continuación<br />
se relacionan se presentan los siguientes registros: vías de comunicación, aparecen valorizadas en<br />
la cuenta 199952003 con un valor de 91.177’737.798, e igualmente aparecen valorizadas puestos<br />
de salud de las subcuenta 199962004 por la suma de $955.540.000 y la cuenta 19996205<br />
Colegios y Escuelas, con un valor de $22’861.660.450 y la cuenta 199962011 PUENTES con un
egistro de $6.448’782.100. Por lo tanto es evidente que existe un doble registro en las<br />
valorizaciones de estos bienes, por tanto $123.151.597.000 se encuentran SOBREESTIMADOS<br />
en el balance<br />
Las valorizaciones que se muestran a continuación se dejan en INCERTIDUMBRE, por cuanto no<br />
fue posible verificar estos valores en la cuenta 16 Propiedad Planta y Equipo<br />
199964 Plantas, ductos y túneles 1,231,600,000.00<br />
199966 Maquinaria y equipo 8,130,000.00<br />
199967 Equipo médico y científico 11,917,245.00<br />
199968 Muebles enseres y equipo de oficina 537,701,887.00<br />
199969 Equipos de comunicación y computación 491,905,521.00<br />
199970 Equipos de transporte, tracción y elevación 406,513,609.00<br />
199971 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 6,320,295.00<br />
TOTAL 2,694,088,557.00<br />
RESPUESTA: CUENTA 16 PROPIEDADES PLANTAS Y EQUIPOS, CUENTA 17 BIENES DE<br />
BENEFICIO Y USO PÚBLICO, CUENTA 19 OTROS ACTIVOS, CUENTA 3115 SUPERAVIT POR<br />
VALORIZACION<br />
En estas cuentas como son de Propiedades Plantas y Equipos, Bienes de Beneficio y Uso Público<br />
y Otros Activos, en la actualidad la administración municipal, no cuenta con los valores reales, por<br />
cuanto los inventarios se encuentran desactualizados, por lo tanto se amerita adelantar un estudio<br />
de actualización de inventarios, tanto de bienes muebles como inmuebles, incluyendo las<br />
valorizaciones, para poder reflejar cifras reales en los Estados Financieros Contable y seguir con la<br />
continuidad del proceso de Saneamiento Contable<br />
CONCEPTO: La respuesta ratifica la observación formulada<br />
PASIVO<br />
CUENTA 22 OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA.<br />
En los Grupos 22 Operaciones de Crédito Público y Financiamiento presenta un saldo de<br />
$13.792.735.586, y en el grupo 23 Derivados registra un valor por la suma de $2.855.305.173, para<br />
un total de $16.647.440.759, sin embargo en el informe rendido a la Contraloría a través de la<br />
plataforma SIA en el formato F18b_ CGB, muestra un saldo de $16.682.381.279, lo cual indica que<br />
existe una diferencia de $34.940.320, valor este que se deja como una SUBESTIMACION<br />
RESPUESTA: No se presento respuesta<br />
CONCEPTO: Se ratifica la Observación<br />
CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES<br />
2720 PENSIONES ACTUALES POR AMORTIZAR<br />
Aparece valor del FONPET por concepto de Pensiones Actuales por Amortizar (DB), la suma de $<br />
29,243,618,348.00 pero en el saldo del Ministerio de Hacienda en la pagina del FONPET las<br />
pensiones por amortizar por la suma de 23,949,378,025.71, por tanto se presenta una diferencia<br />
por la suma de 5.294.240.222 , la cual constituye una SOBREESTIMACION
RESPUESTA: En la cuenta 2720 Pensiones Actuales por Amortizar, se refleja $29.243.618.348,<br />
valor que fue incorporado, sin tener a 31 de Diciembre el valor real del Fonpet, por cuanto dicha<br />
pagina no reflejaba al cierre de vigencia fiscal la liquidación para el Ente Territorial, por lo tanto el<br />
valor registrado fue aportado por parte del asesor contable del Municipio. Dr., RAFAEL LARA, una<br />
vez se conozca la información del valor real por parte del Fonpet se adelantara la respectiva<br />
reclasificación<br />
CONCEPTO: Se ratifica la observación<br />
PATRIMONIO<br />
CUENTA 3115 - SUPERHAVIT POR VALORIZACION<br />
Se presenta una doble causación en esta cuenta, por la situación descrita anteriormente en el<br />
grupo 19 Valorizaciones, por cuanto aparecen en esta cuenta las siguientes valorizaciones<br />
311552004 vías de comunicaciones 91,177,737,798.04<br />
311562004 puesto de salud 955.540.000<br />
311562005 colegios y escuelas 22,871,660,450.50<br />
311562009 puentes 6,448,782,100.00<br />
TOTAL 121, 353, 720,348.00<br />
Y en la cuenta 311576012 Valorización Otros Activos aparecen estas mismas subcuentas, por<br />
valor de $122, 962,673,520.00 por tanto este registro por esta suma se encuentra<br />
SOBREESTIMADO en el balance.<br />
10.7 OPINION CONTABLE<br />
Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros al Municipio de PUERTO BOYACA, examinando la<br />
información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y evaluamos la información<br />
suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la<br />
evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y<br />
procedimientos establecidos de Auditoria generalmente aceptadas.<br />
En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones imposibilidades de obtener suficiente<br />
evidencia comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de caja, bancos, inversiones, rentas<br />
por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, cuentas por pagar, los cuales se pueden observar<br />
en el cuadro de hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras<br />
que afectan la razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta<br />
en la planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y<br />
procedimientos.<br />
La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que<br />
realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado<br />
en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 18 de abril del 2012. Arrojando en resultado<br />
superior el 10% del total de los activos, donde se recomienda una opinión negativa o adversa<br />
En mi opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, el Balance General, no presenta<br />
razonablemente, en los aspectos importantes, la situación financiera del Municipio de Puerto
Boyacá, con corte a 31 de Diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones que terminó en<br />
esta fecha, de conformidad con los principios y las normas técnicas de contabilidad pública, en<br />
razón que el conjunto de hallazgos presenta Sobreestimaciones por la suma de $238.600.27,<br />
millones, Subestimaciones por $3.111.85 millones e Incertidumbres por $78.931.72 que en su<br />
conjunto equivalen al 43.30% del total del Activo por tanto el Dictamen es con opinión NEGATIVA.<br />
.<br />
RUTH CRICELL ALVAREZ ALVAREZ<br />
CPT. 971-T<br />
10.8 CONCLUSIONES<br />
1. - Teniendo en cuenta inconsistencias detectadas durante el proceso de auditoría al Municipio de<br />
PUERTO BOYACA, las cuales quedaron consignadas en este informe, es necesario que el<br />
Representante legal del Municipio suscriba un Plan o Convenio de Mejoramiento, que deberá ser<br />
presentado a la Contraloría General de Boyacá una vez se tenga conocimiento del presente<br />
informe.<br />
2. -Se evidenció la carencia del Manual de Funciones y de Procedimientos lo cual impide que la<br />
información contable fluya con más celeridad y se desconozca por parte de los responsables de las<br />
áreas involucradas en la parte financiera y contable cuales son los procesos más adecuados a<br />
realizarse.<br />
.<br />
3. –NO se oficia oportunamente a las diferentes dependencias responsables de generar<br />
información contable de cada vigencia para que estas realicen los respectivos cálculos y la<br />
reporten también oportunamente.<br />
.<br />
4-No se elabora oportunamente actas, ingresos y salidas de almacén y/o programa de Kárdex en<br />
aras de buscar transparencia y claridad en cada uno de los elementos tanto devolutivos como de<br />
consumo de propiedad del municipio y que se implemente la interfase de Almacén y Contabilidad.<br />
5. – No se ha culminado el Saneamiento Contable de los grupos de Propiedad Planta y Equipo y<br />
Bienes de Beneficio y Uso Público, por cuanto no se refleja en el Estado Financiero el saldo real, lo<br />
que impide establecer la razonabilidad de las cifras, más aún cuando estos afectan en forma<br />
considerable el valor del activo y por ende la situación económica, social y financiera del Municipio<br />
de Puerto Boyacá y es indispensable determinar la propiedad real de los bienes muebles e<br />
inmuebles del municipio, realizar la valorización de los bienes, en razón a que esta no se realiza<br />
desde el año 2005<br />
.<br />
6.- No están actualizados los procesos y procedimientos dentro del área contable, financiera y<br />
presupuestal y poner en red el sistema de cobro y pago de impuesto predial con los programas de<br />
contabilidad, presupuesto y efectivo.<br />
.<br />
7.- No se ha culminado el proceso de saneamiento contable para dar cumplimiento con el 100%.<br />
8.-No se ha depurado el pasivo pensional en razón a que se presentan inconsistencias con el<br />
pasivocol.<br />
10.9 RECOMENDACIONES<br />
� 1. - Teniendo en cuenta inconsistencias detectadas durante el proceso de auditoría al<br />
Municipio de PUERTO BOYACA, las cuales quedaron consignadas en este informe, es
necesario que el Representante legal del Municipio suscriba un Plan o Convenio de<br />
Mejoramiento, que deberá ser presentado a la Contraloría General de Boyacá una vez se<br />
tenga conocimiento del presente informe.<br />
� 2. -Implementar el Manual de Funciones y de Procedimientos lo cual impide que la información<br />
contable fluya con más celeridad y se desconozca por parte de los responsables de las áreas<br />
involucradas en la parte financiera y contable cuales son los procesos más adecuados a<br />
realizarse.<br />
� 3. - Oficiar oportunamente a las diferentes dependencias responsables de generar información<br />
contable de cada vigencia para que estas realicen los respectivos cálculos y la reporten<br />
también oportunamente.<br />
� 4-El área de almacén debe elaborar oportunamente actas, ingresos y salidas de almacén y/o<br />
programa de Kárdex en aras de buscar transparencia y claridad en cada uno de los elementos<br />
tanto devolutivos como de consumo de propiedad del municipio.<br />
� 5. - Continuar con el Saneamiento Contable de los grupos de Propiedad Planta y Equipo y<br />
Bienes de Beneficio y Uso Público, por cuanto no se refleja en el Estado Financiero el saldo<br />
real, lo que impide establecer la razonabilidad de las cifras, más aún cuando estos afectan en<br />
forma considerable el valor del activo y por ende la situación económica, social y financiera del<br />
Municipio de Puerto Boyacá.<br />
� 6.- Actualizar los procesos y procedimientos dentro del área contable, financiera y presupuestal<br />
y poner en red el sistema de cobro y pago de impuesto predial con los programas de<br />
contabilidad, presupuesto y efectivo.<br />
� 7.- Se debe acelerar el proceso de saneamiento contable para dar cumplimiento con el 100%.<br />
� 8.-Se debe depurar el pasivo pensional en razón a que se presentan inconsistencias con el<br />
pasivocol.
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORíA DEL BALANCE<br />
GENERAL DE LA NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1.<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA<br />
2. ENTIDAD AUDITADA MUNICIPIO DE PUERTO BOYACA<br />
3. AÑO 2010<br />
CUENTAS<br />
Hallazgo No. Código Nombre<br />
HALLAZGOS<br />
(MILLONES<br />
DE PESOS)<br />
Sobreestim<br />
4. FECHA DE REPORTE 12 DE ABRIL<br />
DE 2012<br />
Subestimac<br />
iones<br />
ACTIVO 130,343.36 3,111.82 78,931.72<br />
1 11 EFECTIVO 603.61 0.00 96.16<br />
2<br />
1110 BANCOS 603.61<br />
12 INVERSIONES<br />
INVERSIONES<br />
PATRIMONIALES<br />
EN ENTIDADES<br />
1,970.83<br />
1208 CONTROLADAS 1,970.83<br />
RENTAS POR<br />
13 COBRAR 0.00 3,111.82<br />
Incertid Observaciones<br />
96.16<br />
63.00<br />
33.16<br />
1305 Vigencia Actual 3111.82<br />
3 14 DEUDORES 1,871.40<br />
1413<br />
Transferencias<br />
por cobrar<br />
PROPIEDAD<br />
1,871.40<br />
4 16 PLANTA Y<br />
EQUIPO 2,658.25 0.00 76,078.48<br />
1605 Terrenos<br />
1635<br />
1645<br />
Bienes Muebles<br />
en Bodega<br />
Plantas Ductos y<br />
Túneles<br />
2,658.25<br />
6,213.05<br />
3,401.26<br />
52,241.73<br />
Diferencia con<br />
la ejecución<br />
presupuestal<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para comprobar<br />
la existencia de<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para comprobar<br />
la existencia de<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para comprobar<br />
la existencia de<br />
las cifras.
1650<br />
1665<br />
1670<br />
1675<br />
1680<br />
5 17<br />
1710<br />
6 19<br />
1901<br />
Redes Líneas y<br />
Cables<br />
Muebles Enseres<br />
y Equipo de<br />
Oficina<br />
Equipo de<br />
Comunicación y<br />
Computación<br />
Equipo de<br />
Trasporte<br />
Tracción y<br />
Elevación<br />
Equipo de<br />
Comedor Cocina<br />
y Despensa<br />
BIENES DE<br />
BENEFICIO Y<br />
USO PUBLICO<br />
6,142.62<br />
3,513.13<br />
1,938.51<br />
2,571.93<br />
56.25<br />
20.85 0.00 0.00<br />
Vías de<br />
Comunicación 20.85<br />
OTROS<br />
ACTIVOS<br />
Reserva<br />
Financiera<br />
123,218.42 0.00 2,694.08<br />
Actuarial 66.83<br />
1999 Valorizaciones<br />
123,151.59<br />
2,694.08<br />
PASIVO 5,294.24 0.00 0.00<br />
7 27<br />
PASIVOS<br />
ESTIMADOS<br />
Pensiones<br />
5,294.24 0.00 0.00<br />
Actuales Por<br />
2720 Amortizar 5,294.24<br />
8 3 PATRIMONIO<br />
102,962.67 0.00 0.00<br />
3115<br />
Superávit<br />
Valorización<br />
por<br />
102,962.67<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para comprobar<br />
la existencia de<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para comprobar<br />
la existencia de<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para comprobar<br />
la existencia de<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para comprobar<br />
la existencia de<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para comprobar<br />
la existencia de<br />
las cifras.<br />
Diferencia con<br />
el FONPET<br />
Doble<br />
Causación
CODIGO NOMBRE<br />
CALIFICACIÓN<br />
ACTIVIDAD<br />
OBSERVA<br />
CIONES<br />
PROMEDIO<br />
POR<br />
ACTIVIDAD<br />
CALIF. POR<br />
ETAPA<br />
1 .....EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 0 0 0 4.61<br />
1.1 ........1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 0 0 4.63<br />
1.10<br />
1.11<br />
1.12<br />
1.13<br />
1.14<br />
1.15<br />
................8. SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS DESCRIPCIONES<br />
QUE SE HACEN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES<br />
EN EL DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE?<br />
................9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES<br />
RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN<br />
SUFICIENTEMENTE LAS NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN<br />
PÚBLICA?<br />
..............10. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES<br />
RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN<br />
SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA<br />
APLICABLE PARA LA ENTIDAD?<br />
..............11. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y<br />
AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN ESTÁN<br />
SOPORTADOS EN DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON<br />
LA NATURALEZA DE LOS MISMOS?<br />
..............12.LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS<br />
FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN<br />
LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ADECUADA<br />
IDENTIFICACIÓN?<br />
..............13. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y<br />
AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE IDENTIFICACIÓN FUERON<br />
INTERPRETADOS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL<br />
RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
4 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
1.16 ........1.1.2. CLASIFICACIÓN 0 4.62<br />
1.17<br />
................14. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y<br />
AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS PROCESOS PROVEEDORES<br />
DE LA ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE?<br />
5 N/A<br />
CALIF. DEL<br />
SISTEMA
1.18<br />
1.19<br />
................15. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y<br />
AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA<br />
SON DE FÁCIL Y CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO<br />
GENERAL DE CUENTAS?<br />
................16. SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA<br />
CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES<br />
REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA?<br />
4 N/A<br />
4 N/A<br />
1.2 ........1.1.1 IDENTIFICACIÓN 0 4.61<br />
1.20<br />
1.21<br />
1.22<br />
1.23<br />
................17. LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y<br />
OPERACIONES CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN<br />
TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL DE<br />
PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?<br />
................18. EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS UTILIZADO PARA<br />
LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS,<br />
SOCIALES Y AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN<br />
PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA<br />
NACIÓN?<br />
................19. SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS<br />
UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES,<br />
HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS ?<br />
................20. SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS<br />
CONCILIACIONES BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES<br />
OBJETO DE CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO?<br />
4 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
1.24<br />
................21. SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES DE<br />
SALDOS RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS?<br />
5 N/A<br />
1.25 ........1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 0 4.66<br />
1.26<br />
................22. SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y<br />
CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS ÁREAS DE PRESUPUESTO,<br />
CONTABILIDAD, TESORERÍA, Y DEMÁS ÁREAS Y/O PROCESOS DE LA<br />
ENTIDAD?<br />
4 N/A
1.27<br />
1.28<br />
1.29<br />
1.3<br />
1.30<br />
1.31<br />
1.32<br />
1.33<br />
1.34<br />
1.35<br />
................23. SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS DE<br />
BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS<br />
REGISTROS CONTABLES PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES?<br />
................24.LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN<br />
ADECUADAMENTE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES<br />
REGISTRADAS?<br />
................25.SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA<br />
COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO<br />
EN FORMA ADECUADA Y POR LOS VALORES CORRECTOS?<br />
..................1.SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS<br />
PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE DEBEN SUMINISTRARSE<br />
A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS?<br />
................26. SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA<br />
CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS,<br />
TRANSACCIONES U OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE<br />
ÚLTIMO HAYA LUGAR?<br />
................27. SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS DE<br />
DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE<br />
REGISTROS?<br />
................28. SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES<br />
DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDADES DE GOBIERNO<br />
GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS?<br />
................29. EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE DE<br />
SISTEMA DE INTEGRADO DE INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA<br />
ADECUADAMENTE?<br />
................30. SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES<br />
CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN,<br />
PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO,<br />
SEGÚN APLIQUE?<br />
................31. LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN TIENEN<br />
LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS?<br />
4 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
4 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
4 N/A<br />
5 N/A<br />
4 N/A<br />
5 N/A
1.36<br />
1.37<br />
.............. 32. PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES, HECHOS U<br />
OPERACIONES SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES<br />
DE CONTABILIDAD?<br />
.............. 33 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN<br />
DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE<br />
CONTABILIDAD?<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
1.39 ........1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 0 0 4.83<br />
1.4<br />
1.40<br />
1.41<br />
1.42<br />
1.43<br />
1.44<br />
1.45<br />
1.46<br />
..................2. SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS LOS<br />
PRODUCTOS DE LOS DEMÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN<br />
INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE?<br />
........1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS<br />
INFORMES<br />
................34. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS DE<br />
CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS<br />
ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD PÚBLICA?<br />
................35. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y<br />
REPORTES CONTABLES COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS<br />
DE CONTABILIDAD?<br />
................36. SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y<br />
PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS PARA UN ADECUADO<br />
FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA<br />
INFORMACIÓN?<br />
................37. SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS,<br />
INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A<br />
LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE<br />
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE<br />
LA INFORMACIÓN?<br />
................38.LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES<br />
CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN<br />
DE CONTABILIDAD PÚBLICA?<br />
................39. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS<br />
CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE<br />
TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE?<br />
4 N/A<br />
0 5.00<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A
1.47<br />
1.48<br />
1.49<br />
1.5<br />
1.50<br />
1.51<br />
1.52<br />
1.53<br />
................40. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS<br />
ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS<br />
CONTABLES?<br />
........1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
................41. SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS,<br />
INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A<br />
LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE<br />
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL?<br />
..................3. SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS<br />
PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y<br />
OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE CONSTITUYEN EN<br />
PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL PROCESO CONTABLE?<br />
................42.SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y DE<br />
FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO<br />
DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL?<br />
................43.SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR<br />
E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y<br />
AMBIENTAL DE LA ENTIDAD?<br />
................44.LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA DE LOS<br />
RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU<br />
ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?<br />
................45.LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA<br />
CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN?<br />
5 N/A<br />
0 4.66<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
3 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
1.54<br />
................46. SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR CIFRAS<br />
HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN?<br />
5 N/A<br />
1.55 ........1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 0 0 4.37<br />
1.56 ........1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 0 4.37<br />
1.57<br />
................47. SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO<br />
ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE DE LA ENTIDAD EN<br />
FORMA PERMANENTE?<br />
5 N/A
1.58<br />
1.59<br />
1.6<br />
1.60<br />
1.61<br />
1.62<br />
1.63<br />
1.64<br />
1.65<br />
1.66<br />
................48. EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE<br />
PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?<br />
................49. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA<br />
DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS<br />
EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?<br />
..................4. EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS<br />
TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN<br />
CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE<br />
INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS<br />
FUENTE O SOPORTE?<br />
................50. SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES DE<br />
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA EJECUCIÓN DE LAS<br />
DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?<br />
................51. LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS<br />
PRÁCTICAS QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN<br />
DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS?<br />
................52. LOS MANUALES DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y<br />
DEMÁS PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN DEB<br />
................53. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA<br />
TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN<br />
A TRAVÉS DE LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL<br />
PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?<br />
................54. SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA DE<br />
DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y DE SOSTENIBILIDAD DE LA<br />
CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?<br />
................55. LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES SE<br />
ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA<br />
CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DE<br />
DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS DEPENDENCIAS?<br />
................56. LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA<br />
CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE DE<br />
CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE<br />
CONTABILIDAD PÚBLICA?<br />
4 N/A<br />
4 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
5 N/A<br />
4 N/A<br />
4 N/A<br />
4 N/A<br />
4 N/A<br />
5 N/A
1.67<br />
1.68<br />
1.69<br />
1.7<br />
1.70<br />
1.71<br />
1.72<br />
1.8<br />
................57 SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE DEBIDAMENTE<br />
ESTRUCTURADA DE CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD,<br />
DESARROLLO TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE<br />
LA ENTIDAD?<br />
................58. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO<br />
CONTABLE CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS<br />
SEÑALADOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA<br />
RESPONSABILIDAD QUE DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN<br />
CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO?<br />
................59. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO DE<br />
ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS FUNCIONARIOS<br />
INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN<br />
FORMA SATISFACTORIA?<br />
..................5. SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS<br />
TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN<br />
CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE<br />
INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS<br />
FUENTE O SOPORTE?<br />
................60. SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES DE EMPALME<br />
CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL, O<br />
CAMBIOS DE CONTADOR?<br />
................61. EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA<br />
ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA<br />
EN TODAS LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS<br />
FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES?<br />
................62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS REGISTROS<br />
CONTABLES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y<br />
ARCHIVADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA<br />
MATERIA?<br />
..................6. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y<br />
AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA<br />
SON DE FÁCIL Y CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA?<br />
5 N/A<br />
4 N/A<br />
4 N/A<br />
5 N/A<br />
4 N/A<br />
4 N/A<br />
5 N/A<br />
4 N/A
1.9<br />
..................7. LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y<br />
REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL<br />
DOCUMENTO IDÓNEO CORRESPONDIENTE?<br />
4 N/A<br />
2.1 FORTALEZAS 0 N/A<br />
2.2 DEBILIDADES 0 N/A<br />
2.3<br />
AVANCE OBTENIDOS RESPECTO<br />
RECOMENDACIONES REALIZADAS<br />
DE LAS EVALUACIONES Y<br />
0 N/A<br />
2.4 RECOMENDACIONES 0 N/A
11.1 ALCANCE<br />
11. MUNICIPIO DE SANTANA<br />
La Auditoría tendrá como alcance los estados financieros correspondientes durante la Vigencia de<br />
2011, para lo cual se seleccionará una muestra selectiva , obedeciendo a criterios lógicos como<br />
escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todos los soportes para establecer el grado de<br />
cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad y resultados de los mismos. La principal limitación<br />
que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la<br />
realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.<br />
11.2 COBERTURA<br />
Teniendo en cuenta el balance a 31 de diciembre de 2011 del municipio de SANTANA, en el activo<br />
se va a tomar un 82% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes cuentas que se<br />
van a tomar de la siguiente manera:<br />
En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad, planta y<br />
equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso público un 70%, en la cuenta otros activos<br />
un 80%.<br />
Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la<br />
siguiente manera:<br />
En la cuenta por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la cuenta<br />
pasivo estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%.<br />
11.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR<br />
Revisados los archivos que reposan en la Contraloría General de Boyacá y la<br />
Secretaria de Hacienda del municipio de SANTANA, correspondiente a la vigencia<br />
2010, no se halló compromiso por parte de la administración municipal sobre glosa<br />
contables alguna que pudiera originar plan de mejoramiento.<br />
11.4 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO<br />
Las cuentas con alto impacto presentadas en los estados financieros del municipio de SANTANA<br />
se pueden establecer que la cuenta 1999 de Valorizaciones no se encuentra actualizada situación<br />
que impacta negativamente el Patrimonio<br />
Se observó igualmente que al no encontrarse cuantificadas las pretensiones de las demandas se<br />
están afectando las cuentas de orden en forma negativa<br />
11.5 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
Se pudo establecer que en el municipio de SANTANA no cuenta con un funcionario que ejerza las<br />
funciones de control interno contable, así las cosas el grupo auditor procedió al diligenciamiento del<br />
formato actualizado de control interno contable, dando como resultado lo siguiente:
NÚMERO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL<br />
INTERNO CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,2 ADECUADO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,5 ADECUADO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,2 ADECUADO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,6 ADECUADO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,7 ADECUADO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,4 ADECUADO<br />
1.2.1<br />
1.2.2<br />
1.3<br />
ELABORACIÓN DE ESTADOS<br />
CONTABLES<br />
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN<br />
OTROS ELEMENTOS DE<br />
CONTROL<br />
4,8 ADECUADO<br />
4 SATISFACTORIO<br />
3,9 DEFICIENTE<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,9 DEFICIENTE<br />
Con relación a lo anterior, se pudo establecer que quien rinde la información es la misma persona<br />
que elabora los estados financieros; por cuanto esta situación genera información contable no<br />
confiable, no obstante se presenta por parte del Secretario de Planeación del municipio un informe<br />
que no tiene que ver con la evaluación del control interno contable, inconsistencia que será objeto<br />
de plan de mejoramiento.<br />
Al respecto los encartados contestaron:<br />
“EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. La entidad no cuenta con una persona que<br />
se encargue de desarrollar esta labor en razón a que estas funciones ameritan una persona para<br />
tal fin”.<br />
De acuerdo a su respuesta considera esta comisión auditora que deben designar un funcionario<br />
para desarrollar esta labor que es primordial y exigible dentro de la administración pública, tal como<br />
lo determina la Ley; debe quedar en plan de mejoramiento.<br />
11.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
11.6.1 Generales<br />
2. Es preciso advertir sobre la depuración de algunas cuentas que vienen arrastrando saldos<br />
con pequeños valores durante varias vigencias.<br />
3. En Rentas por Cobrar se presenta incoherencia entre la información revelada por la oficina<br />
de impuestos y la registrada en contabilidad, además de no distinguirse con claridad los<br />
contribuyentes por vigencia.<br />
4. Mayor comunicación entre la oficina de impuestos, contabilidad para el cobro y registro de<br />
los intereses del impuesto predial de ahí las diferencias presentadas.
5. Ausencia de la dependencia de almacén que haga la interface con las dependencias de la<br />
administración; además se hace necesario colocar en funcionamiento el software de<br />
activos fijos y un funcionario afianzado.<br />
6. No obstante que la depreciación se calcula y se registra en forma individual, en el ejercicio<br />
auditor que se realizó en coadyuvanza del funcionario responsable no se pudo establecer<br />
una cifra que dé certeza, a fin de ser cotejada con la revelada en el balance.<br />
7. Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 del 2000 en materia de retención<br />
documental, Organización de los archivos, con énfasis en la documentación contable.<br />
Se debe hacer una reclasificación de las contingencias por cuanto existen fallos de primera<br />
instancia que deben ser registrados en el pasivo y las pretensiones en las cuentas de orden;<br />
además se deben contabilizar todas las partidas.<br />
11.6.2 Específicos<br />
� Se encuentra sin actualizar las inversiones en acciones con la Empresa de Energía de Boyacá.<br />
� Se encuentra subestimadas las rentas por cobrar tanto en la vigencia anterior como actual.<br />
� En la cuenta propiedad, planta y equipo se establece:<br />
- No cuenta con un funcionario que haga las veces de almacenista, debidamente afianzado<br />
máxime cuando el municipio cuenta con un software de activos fijos el cual esta subutilizado y<br />
que permite la integración con las demás dependencias del municipio.<br />
- Se observa que no se lleva un Kárdex en debida forma ni se produce los comprobantes de<br />
ingreso ni egresos correspondientes, de otra parte se observó que los bienes inmuebles de<br />
propiedad del municipio se encuentran sin identificar con el correspondiente plaqueteo.<br />
- Igualmente podemos señalar que el municipio adolece de un sitio para salvaguardar los bienes<br />
que no se encuentran en uso y que son propiedad del municipio, no se evidencia la elaboración<br />
de inventarios individuales con el respectivo responsable.<br />
� En cuanto a la cuenta bienes de beneficio y uso público, se estableció:<br />
- Para estos bienes no se realizó ningún estudio técnico, como consecuencia no se hicieron los<br />
ajustes correspondientes en el balance afectando las cuentas.<br />
- De igual forma se evidenció que no tienen claro sobre la cantidad de bienes de uso público<br />
que posee el municipio, como tampoco se encuentra carpeta individualizada por cada bien.<br />
11.7 OPINIÓN CONTABLE<br />
Revisado el balance general a 31 de diciembre de 2011 del Municipio de SANTANA y teniendo en<br />
cuenta las normas de general aceptación, los informes financieros contables y las pruebas<br />
efectuadas a los documentos y registros de contabilidad, arrojan un porcentaje de inconsistencias<br />
del 2.9% lo que nos permite emitir dictamen CON SALVEDADES<br />
SALVADOR PEÑA CORTES<br />
T.P. 23-326
11.8 CONCLUSIONES<br />
� Existe concordancia entre los saldos contabilizados en el efectivo y los del estado de tesorería,<br />
se deben depurar las cuentas que vienen arrastrando saldos sin movimiento alguno y con<br />
pequeños saldos.<br />
� Las inversiones se encuentran debidamente registradas y sin actualizar.<br />
� Debe existir un mayor cruce de información entre la oficina de impuestos y contabilidad a fin de<br />
buscar la identidad de las cifras y eliminar las diferencias existentes.<br />
� No existe un funcionario que tenga delegadas las funciones de almacenista, ni está en<br />
funcionamiento el software de activos, lo que genera diferencias entre las cifras presentadas<br />
en los estados financieros.<br />
� La deprecación se calcula en forma individual tal como lo sugiere la norma, pero en el ejercicio<br />
auditor no se pudo establecer la cifra real a fin de ser cotejada.<br />
� En las cuentas por pagar, subcuenta servicios, adolece de auxiliar y soportes.<br />
� Se encuentran bienes sin incorporar en el balance como tampoco revelados en la cuenta de<br />
orden.<br />
� El municipio no reconoce contablemente con claridad los pasivos estimados (provisión para<br />
contingencias) pues no tiene identificados todos los fallos de primera instancia y las<br />
pretensiones, incumpliendo lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública; principio<br />
de causación y la norma Técnica sobre Pasivos estimados.<br />
� No se realizan valorizaciones.<br />
11.9 RECOMENDACIONES<br />
� Depurar las cuentas que no han teniendo movimiento durante varias vigencias y con<br />
pequeños saldos.<br />
� Mejorar el cruce de información entre las oficinas de Impuestos y contabilidad.<br />
� Se recomienda actualizar las inversiones que posee el municipio.<br />
� Se recomienda capacitar a funcionario para que haga las veces de almacenista y activen<br />
software de activos fijos para el manejo de la interfase en las distintas dependencias del<br />
Municipio de Santana.<br />
� Adecuar un sitio para que los bienes que no se en encuentran estén salvaguardarlos en<br />
debida forma para ser utilizados cuando lo amerite.<br />
� Realizar las gestiones necesarias a fin de identificar en debida forma los bienes que posee<br />
el municipio para que sean incorporados en los estados financieros.<br />
� Realizar el avalúo técnico de los bienes de beneficio y uso público.<br />
� Realizar las valorizaciones.<br />
� Reconocer contablemente los pasivos estimados.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ<br />
2. ENTIDAD AUDITADA: ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTANA<br />
3. AÑO 2011<br />
No.<br />
HALLA<br />
ZGOS<br />
(1)<br />
CÓDIGO<br />
(2)<br />
NOMBRE CUENTAS<br />
(3)<br />
HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)<br />
Sobreestimaci<br />
ones (4)<br />
Subestimacion<br />
es (5)<br />
Incertidumbr<br />
es (6)<br />
4. FECHA<br />
DE<br />
REPORTE:<br />
12 de Abril<br />
de 2012<br />
Observacion<br />
es (7)<br />
13<br />
RENTAS<br />
COBRAR<br />
POR<br />
1<br />
1305 VIGENCIA ACTUAL<br />
54,9<br />
Con<br />
soportes<br />
2 1310<br />
VIGENCIA ANTERIOR<br />
307,8<br />
Con<br />
soportes<br />
19 OTROS ACTIVOS<br />
3 1999<br />
VALORIZACIONES<br />
Con<br />
1,3 soportes<br />
24<br />
CUENTAS<br />
PAGAR<br />
POR<br />
4 24010102 Servicios 4,9 Sin soportes<br />
5<br />
27 PASIVOS ESTIMADOS<br />
271005<br />
Litigios o demandas<br />
243<br />
Con<br />
soportes<br />
SUBTOTAL<br />
TOTAL HALLAZGOS<br />
TOTAL ACTIVO<br />
4,9 362,7 244,5 Como se<br />
observa la<br />
612,2<br />
suma de los<br />
20.868,5 hallazgos es<br />
el 2,9% del<br />
total del<br />
activo del<br />
PARTICIPACION DE LOS HALLAZGOS 2,9%<br />
Balance, en<br />
consecuenci<br />
a la opinión<br />
con<br />
salvedades.
NÚMERO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL<br />
INTERNO CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,2 ADECUADO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,5 ADECUADO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,2 ADECUADO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,6 ADECUADO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,7 ADECUADO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,4 ADECUADO<br />
1.2.1<br />
1.2.2<br />
1.3<br />
ELABORACIÓN DE ESTADOS<br />
CONTABLES<br />
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN<br />
OTROS ELEMENTOS DE<br />
CONTROL<br />
4,8 ADECUADO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
4 SATISFACTORIO<br />
3,9 DEFICIENTE<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,9 DEFICIENTE
12.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA<br />
12 MUNICIPIO DE SORA<br />
La auditoria comprende la evaluación y revisión sistemática del Balance General del Municipio de<br />
Sora, para verificar la consistencia de las cifras presentadas y reveladas a 31 de diciembre de<br />
2011 con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios Contables<br />
Universalmente aceptados y bajo Normas de Auditoria Generalmente aceptadas.<br />
12.2 COBERTURA<br />
La auditoria abarco los Estados financieros correspondientes a la vigencia 2011, para lo cual se<br />
eligió una muestra selectiva obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a<br />
analizar e incluir todo los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad,<br />
confiabilidad y resultado de los mismos.<br />
12.3 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO<br />
Una vez realizado el examen de las cuentas del balance, es importante analizar aquellas que<br />
tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y que por tal razón afectaron el<br />
resultado del ejercicio o del patrimonio así:<br />
� Propiedad, planta y equipo en razón a que los hallazgos representan el 86% del valor de la<br />
cuenta<br />
� Rentas por cobrar, deudores y bienes de beneficio y uso público los hallazgos de estas<br />
cuentas corresponden al 100%<br />
� Valorizaciones, reserva financiera actuarial y provisión para contingencias al no ser<br />
incluidas en el balance.<br />
� Provisión para pensiones teniendo en cuenta que el valor de las pensiones actuales por<br />
amortizar no corresponden a los saldo real lo que genero que el patrimonio se<br />
incrementara<br />
12.4 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
De conformidad con la resolución No. 357 de Julio 23 de 2009 expedida por la Contaduría General<br />
de la Nación, el Jefe de la oficina de Planeación del Municipio encargado de las funciones de<br />
control interno, realizo la evaluación del Sistema de Control Interno Contable Vigencia 2011<br />
evidenciándose que las actividades calificadas como inadecuadas fueron las siguientes:<br />
� No se tiene identificado los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones<br />
que se constituyen en proveedores de información.<br />
� No se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera,<br />
económica, social y ambiental de la entidad<br />
� No se ha implementado ni ejecutado una política de depuración contable permanente y de<br />
sostenibilidad de la calidad de la información
� Los bienes, derechos y obligaciones no se encuentran debidamente individualizados en la<br />
contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras.<br />
� Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente<br />
según lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública.<br />
� No existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la<br />
información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros,<br />
económicos, social y ambiental de la entidad<br />
De otra parte, dentro de las actividades calificadas como deficientes están las siguientes:<br />
� Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los<br />
procesos proveedores de la entidad no han sido incluidos en el proceso contable<br />
� No se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de<br />
presupuesto, contabilidad, tesorería y demás áreas y/o procesos de la entidad<br />
� No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones ni se<br />
confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes.<br />
� Existe desconocimiento de los tratamientos contables diferenciales existentes entre<br />
entidades del gobierno general y empresas públicas<br />
� El proceso contable no opera en un ambiente de Sistema Integrado de Información<br />
� El cálculo correspondiente a los procesos de depreciación. provisión, amortización,<br />
valorización y agotamiento no son calculados adecuadamente.<br />
� No se identifican, analizan ni se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole<br />
contable en forma permanente.<br />
� No se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles<br />
implementados en cada una de las actividades del proceso contable.<br />
El grupo auditor verifico que la calificación asignada a cada uno de los ítems enunciados<br />
anteriormente se ajusta a lo encontrado en el desarrollo del trabajo; sin embargo se evidencio que<br />
algunas actividades fueron calificadas como satisfactorias sin corresponder a lo encontrado en el<br />
trabajo de campo como son:<br />
� La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que<br />
facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios.<br />
� La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión.<br />
� Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente<br />
organizados y archivados de conformidad con las normas que los regulan.<br />
� Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad<br />
contable son de fácil y confiable medición monetaria.<br />
� Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran<br />
soportados con el documento idóneo correspondiente<br />
En la vigencia 2011 solamente se realizó evaluación y seguimiento al Sistema Integrado de<br />
Gestión y MECI por parte del jefe encargado de control interno. De otra parte, en el desarrollo de la
auditoria el grupo auditor encontró falencias relacionadas con la no existencia de soportes en<br />
algunas cuentas como bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y<br />
equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por pagar pasivos estimados; igualmente<br />
algunos hechos económicos no son de fácil y confiable medición tales como sentencias y<br />
conciliaciones, inventarios y pasivos estimados<br />
Estos factores permiten determinar que el Sistema de Control Interno Contable del municipio es<br />
deficiente lo cual no permite garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de<br />
manera exacta, veraz y oportuna.<br />
12.5 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
12.5.1 Generales<br />
� A diciembre 31 de 2011 la cuenta Caja General refleja un saldo por $ 4.057.304; dineros que<br />
fueron consignados hasta el día 20 de enero de 2012; contraviniendo lo dispuesto en las<br />
normas de contabilidad pública y de auditoría<br />
� Las cuenta 13 Rentas por cobrar correspondiente a predial unificado vigencia actual y anterior<br />
no se pudo verificar en razón a que el municipio no cuenta con una base de datos donde se<br />
registre la cartera por concepto de impuesto predial clasificada por edades; además el señor<br />
alcalde manifestó que no se le entregaron las claves para acceder al software correspondiente<br />
� El inventario de bienes muebles e inmuebles no está actualizado y no hay un procedimiento<br />
definido para confrontarlo con los registros contables.<br />
� No se realizan conciliaciones y cruces de saldos entre los diferentes procesos que se<br />
desarrollan al interior del Municipio.<br />
� El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo lo<br />
dispuesto en la circular externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación.<br />
� En la subcuenta 2440 denominada IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR<br />
existen dos (2) rubros por concepto de intereses de mora y sanciones por valor de $<br />
23.351.000 que según la administración corresponden a deudas por el no pago de las cuotas<br />
partes de un ex funcionario del municipio<br />
� El Balance General no incluye las cuentas 1999 VALORIZACIONES de los bienes de<br />
propiedad del municipio y 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS en lo referente a<br />
litigios y demandas y 1901 Reserva financiera actuarial<br />
� La cuenta patrimonio se encuentra subestimada por la no inclusión del valor de superávit por<br />
valorización de los bienes de propiedad del municipio de Sora, como de enuncio anteriormente.<br />
� El Municipio no cuenta con un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad<br />
financiera, económica, social y ambiental de la entidad.<br />
� El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable el cual<br />
establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información<br />
financiera económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de<br />
información razonable y oportuna.
12.5.2 Específicos<br />
CUENTA 1110 BANCOS<br />
La cuenta 1110 depósitos en instituciones financieras presenta sobreestimación por falta de<br />
soportes- extractos bancarios (Ref. Aba)<br />
SOBREESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
11 EFECTIVO<br />
1110 BANCOS<br />
Banco Bogotá 616381141 112,126.00 - 112,126.00<br />
Banco Bogotá 616381158 83,570.00 - 83,570.00<br />
TOTAL 195.696.00<br />
CUENTA 12 INVERSIONES<br />
La cuenta 12 INVERSIONES presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 24.692.500, debido a que<br />
los dineros invertidos no cuentan con el soporte respectivo que avalen su existencia. (Ref. Ain)<br />
INCERTUDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
12 INVERSIONES<br />
ELECTROBOYACA 24,692,500 0 24,692,500<br />
TOTAL 24,692,500<br />
CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR<br />
Esta cuenta presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 647.993.000.00 debido que no se encontró<br />
soportes de las deudas correspondientes a predial unificado<br />
INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA SALDO SEGÚN BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
13 RENTAS POR COBRAR 647,993,000 0<br />
Predial unificado vigencia<br />
Actual 14,418,000 0 14,418,000<br />
Predial unificado vigencia<br />
anterior 633,575,000 0 633,575,000<br />
TOTAL 647,993,000.00<br />
CUENTA 14 DEUDORES<br />
La incertidumbre en la cuenta deudores corresponde a la inexistencia de soportes que permitan<br />
garantizar la razonabilidad de la cifra revelada en el balance.
INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
14 DEUDORES 1,915,078,735<br />
Intereses Impuesto predial Vig. Ant 19,552,904 0 19,552,904<br />
Estampillas 22,932,000 0 22,932,000<br />
Servicio de Acueducto 12,555,000 0 12,555,000<br />
Servicio de Alcantarillado 2,128,000 0 2,128,000<br />
Servicio de Aseo 4,853,000 0 4,853,000<br />
TRANSFERENCIAS POR COBRAR 72,714,513 0<br />
P G DEPORTE 4,495,683 0 4,495,683<br />
P G CULTURA 3,371,762 0 3,371,762<br />
P G OTROS SECTORES 48,592,096 0 48,592,096<br />
ALIMENTACION ESCOLAR 2,470,616 0 2,470,616<br />
P G AGUA POTABLE 13,784,357 0 13,784,357<br />
Anticipo para adquisición de bienes y<br />
servicios 36,741,931 0 36,741,931<br />
RECURSOS ENTREGADOS EN<br />
ADMINISTRACION 1,684,021,195 0<br />
Fonpet 1,684,021,195 0 1,684,021,195<br />
OTROS DEUDORES<br />
Embargos judiciales 42,068,063 0 42,068,063<br />
Depósitos e inversiones en entidades<br />
intervenidas 17,512,130 0 17,512,130<br />
TOTAL 1,915,078,735<br />
CUENTA 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO<br />
Verificado los registros del balance y comparados con los reflejados en la relación de inventarios<br />
reportado por el municipio se observa que la cuenta presenta, incertidumbres y sobrestimaciones (Ref.<br />
Appe)<br />
INCERTIDUMBRES<br />
CATEG. DESCRIPCION BALANCE INVENTARIO DIFERENCIAS<br />
16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO<br />
1605 TERRENOS<br />
160501 Urbanos<br />
1605010<br />
1 Palacio Municipal<br />
419,400,00<br />
0 419,400,000<br />
0.00<br />
1605010<br />
2<br />
1605010<br />
Colegio Parte Nueva<br />
169,425,00<br />
0 169,425,000<br />
0.00<br />
3 Parque Infantil calle 2 Nº 2.54 36,140,000 0 36,140,000<br />
1605010<br />
4<br />
Terreno la Talanquera pozo Profundo<br />
Vereda Centro 3,024,000 3,024,000<br />
0.00<br />
1605010<br />
5<br />
Terreno la Talanquer Vda. El llano,<br />
planta de tratamiento 13,500,000 13,500,000<br />
0.00<br />
160502 Rurales<br />
1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 0<br />
1615016 Construcción 1a etapa hogar. 103,136,50 0 103,136,500
1640 EDIFICACIONES<br />
164001<br />
1640010<br />
Edificios y casas<br />
1<br />
1640010<br />
Bodega 28,000,000 0 28,000,000<br />
2 Palacio Municipal Antiguo 26,880,000 0 26,880,000<br />
1640010<br />
178,840,00<br />
3<br />
1640010<br />
Palacio Municipal Nuevo<br />
0 0 178,840,000<br />
4<br />
1640010<br />
Estación de Policía 14,000,000 0 14,000,000<br />
5 Salón Comunal Vda. Quebrada Honda 26,350,000 0 26,350,000<br />
164009 Colegios y escuelas 0<br />
1640090<br />
364,000,00<br />
1<br />
1640090<br />
Colegio Parte Nueva<br />
0 364,000,000 0.00<br />
2<br />
1640090<br />
Colegio Parte Antigua 40,680,000 0 40,680,000<br />
3<br />
1640090<br />
Escuela Antigua 6,570,000 0 6,570,000<br />
4<br />
1640090<br />
Escuela Tausamena 88,022,377 0 88,022,377<br />
5 Escuela Chicacaneca 85,723,016 85,723,016 0.00<br />
1640090 Escuela Chuscal y Gavilán San 133,150,00<br />
6<br />
1640090<br />
Francisco<br />
0 0 133,150,000<br />
7 Escuela Quebrada Honda San Antonio 57,136,016 0 57,136,016<br />
1640090<br />
238,900,00<br />
8 Escuela Pita y Chone<br />
0 0 238,900,000<br />
1640090<br />
114,300,00<br />
9 Escuela Portobelo<br />
0 114,300,000 0.00<br />
1640091<br />
157,627,01<br />
0<br />
1640091<br />
Escuela Vda. Salitre<br />
1 0 157,627,011<br />
1 Jardín Infantil Vda. Pita y Chone 27,431,180 0 27,431,180<br />
164015 Casetas y campamentos<br />
1640150 CACETA EQUIPOS ACUEDUCTO<br />
1 VEREDA SIATOCA 3,887,459 0 3,887,459<br />
1640150 CACETA EQUIPOOS ACUEDUCTO<br />
2 CHUSCAL 5,094,986 0 5,094,986<br />
Instalaciones deportivas y<br />
164019<br />
1640190<br />
recreacionales<br />
1<br />
1640190<br />
Cancha de Baloncesto Colegio 36,360,000 0 36,360,000<br />
2<br />
1640190<br />
Cancha de Baloncesto parque Principal 25,000,000 25,000,000 0.00<br />
3<br />
1640190<br />
Cancha Escuela Chicacaneca 21,600,000 0 21,600,000<br />
4 Cancha Deportiva Escuela Tausamena 25,600,000 0 25,600,000<br />
1640190 Cancha deportiva escuela Chuscal y<br />
5 Gavilán 27,000,000 0 27,000,000<br />
1640190 Cancha de Baloncesto Escuela<br />
6 Quebrada Honda San Antonio 19,800,000 0 19,800,000<br />
0
1640190<br />
7 Cancha Múltiple Vda. Pita y Chone 30,622,000 30,622,000 0.00<br />
1640190 Cancha de baloncesto Vda. Caitoque y<br />
8<br />
1640190<br />
Salitre 10,200,000 10,200,000 0.00<br />
9 Cancha Deportiva Escuela Portobelo 22,400,000 0 22,400,000<br />
1640191 INSTALCION DEPORTIVA EL<br />
0 SALITRE 31,057,557 0 31,057,557<br />
164020 Estanques 14,061,000 0 14,061,000<br />
164023<br />
1640230<br />
Pozos<br />
1<br />
1640230<br />
Pozo Profundo Urbano 25,566,496 0 25,566,496<br />
2<br />
1640230<br />
Pozo Profundo Acueducto San Isidro 15,452,701 0 15,452,701<br />
3 Pozo Profundo Acueducto Cardonal 22,974,366 0 22,974,366<br />
164024<br />
1640240<br />
Tanques de almacenamiento<br />
1<br />
1640240<br />
Tanque almac 1000 lt acued cardonal 4,882,000 0 4,882,000<br />
2<br />
1640240<br />
Tanque acued quebrada honda 15,228,740 0 15,228,740<br />
3 Tanque acued piedra gorda 29,029,335 0 29,029,335<br />
1645 PLANTAS, DUCTOS Y TÚNELES<br />
1645020 Planta de Tratamiento Acueducto 116,833,43<br />
1 Urbano<br />
4 0 116,833,434<br />
1645020 Planta de Tratamiento Acueducto San<br />
2 Isidro 61,940,084 0 61,940,084<br />
1645020 Planta de Tratamiento Acueducto<br />
3 Cardonal 61,828,337 0 61,828,337<br />
1645020 Planta de Tratamiento Acueducto<br />
4 Siatoca 10,477,108 0 10,477,108<br />
1645020 TANQUE ALMACENAMIENTO VDA<br />
5 CAITOQUE 12,899,628 0 12,899,628<br />
1645020 SISTEMA TRATAMIENTO DE AGUAS<br />
6 ACUED CAITOQUE 13,890,000 0 13,890,000<br />
164507 Plantas de conducción<br />
1645070<br />
212,130,46<br />
1<br />
1645070<br />
Acueducto Urbano<br />
6 0 212,130,466<br />
2<br />
1645070<br />
Acueducto San Isidro 24,205,664 0 24,205,664<br />
3<br />
1645070<br />
Acueducto Cardonal 86,152,384 0 86,152,384<br />
4<br />
1645070<br />
Acueducto Vda. Siatoca 8,607,973 0 8,607,973<br />
5<br />
1645070<br />
Acueducto el chuscal 23,195,599 0 23,195,599<br />
6<br />
1645130<br />
Acued manzano Vda. caitoque 9,947,200 0 9,947,200<br />
2 Ampliación alcantarillado urbano 12,081,123 0 12,081,123<br />
1650 REDES, LÍNEAS Y CABLES<br />
165002 Redes de distribución<br />
1650020<br />
201,269,31<br />
1 Acueducto Urbano<br />
4 0 201,269,314
1650020<br />
313,969,14<br />
2 Acueducto San Isidro<br />
2 0 313,969,142<br />
1650020<br />
685,794,76<br />
3<br />
1650020<br />
Acueducto Vda. Cardonal<br />
0 0 685,794,760<br />
4 Acueducto Vda. Siatoque 56,259,137 0 56,259,137<br />
1655 MAQUINARIA Y EQUIPO<br />
165501 Equipo de construcción 93,149,905 0 93,149,905<br />
165505<br />
1655050<br />
Equipo de música<br />
1<br />
1655050<br />
clarinete soprano new orleans 620,000 0 620,000<br />
2<br />
1655050<br />
trompeta new orleans dorada 473,000 0 473,000<br />
3<br />
1655050<br />
trombón tenor new orleans 539,000 0 539,000<br />
4<br />
1655050<br />
saxofón tenor new orleans 2,150,000 0 2,150,000<br />
5<br />
1655050<br />
bombo música correa y golpeador 568,000 0 568,000<br />
6<br />
1655050<br />
platillo 14¨ orión twister 375,000 0 375,000<br />
7<br />
1655050<br />
saxofón alto e bemo dorado lark 2,045,000 0 2,045,000<br />
8<br />
1655050<br />
alto horn dorado wind art 1,150,000 0 1,150,000<br />
9<br />
1655051<br />
trompeta b bemol dorada lark 473,000 0 473,000<br />
0<br />
1655051<br />
redoblante dmc acero inoxidable 460,000 0 460,000<br />
1<br />
1655051<br />
clarinete wina art 620,000 0 620,000<br />
2<br />
1655051<br />
saxo alto jupiter jas 565 gl 3,198,000 0 3,198,000<br />
3<br />
1655051<br />
clarinete jgl 631n jupiter 1,438,900 0 1,438,900<br />
4<br />
1655051<br />
trompeta jtr 308 l jupiter 1,349,500 0 1,349,500<br />
5<br />
1655051<br />
2 clarinete jupiter jc 731 n 4,290,000 0 4,290,000<br />
6<br />
1655051<br />
flauta transversal jupiter 511 es 1,649,000 0 1,649,000<br />
7<br />
1655051<br />
clarinete jupiter jcl 931n 2,985,000 0 2,985,000<br />
8 troimbon jupiterjls 232 3,290,000 0 3,290,000<br />
165508 Equipo agrícola<br />
1655080 termo y equipo inseminación francés<br />
1 20x200 3,672,922 0 3,672,922<br />
1655080 motor sumergible franklin 15hp y<br />
2 monitor voltaje trifásico 4,686,400 0 4,686,400<br />
1655080 tractor agrícola doble tracción marca 110,000,00<br />
3 nasce ferguson 2009<br />
0 0 110,000,000<br />
1655080 equipos agrícola (cicel- rastra montana<br />
4 y arado apolo) 38,860,000 0 38,860,000<br />
165512 Equipo para estaciones de bombeo
electrobomba bombeo acueducto<br />
1655121 cardonal<br />
bomba sumergible pozo acueducto<br />
5,385,000 0 5,385,000<br />
1655122 cardonal 4,350,000 0 4,350,000<br />
1655123 motobomba acueducto san Isidro 6,638,923 0 6,638,923<br />
165590<br />
1655900<br />
Otras maquinarias y equipos<br />
1 otras maquinas y equipos 7,377,000 0 7,377,000<br />
1655900 equip laboratorio sension 1w/disp gel<br />
2<br />
1655900<br />
electrode 4,250,000 0 4,250,000<br />
3 equip lab balanza electrónica ohaus 1,920,000 0 1,920,000<br />
1655900 equi lab floculador 4 puestos prog<br />
4 automática<br />
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE<br />
5,400,000 0 5,400,000<br />
1665 OFICINA<br />
166501<br />
1665010<br />
Muebles y enseres<br />
1 Muebles y Enseres 12,443,200 0 12,443,200<br />
1665010 2 modulares para secretaria, tesorería<br />
2 y alcaldía 12,000,000 0 12,000,000<br />
166502 Equipo y máquina de oficina<br />
Otros muebles, enseres y equipos de<br />
1,800,000 0 1,800,000<br />
166590 oficina<br />
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y<br />
1670 COMPUTACIÓN<br />
Otros equipos de comunicación y<br />
167090 computación 13,310,160 0 13,310,160<br />
1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACC. 0<br />
167502<br />
1675020<br />
Terrestre<br />
1<br />
1675020<br />
Volqueta OQF-084 82,000,000 0 82,000,000<br />
2<br />
1675020<br />
Bus Escolar OQF-156 91,550,000 0 91,550,000<br />
3<br />
1675020<br />
Retroexcavadora 68,000,000 0 68,000,000<br />
4<br />
1675020<br />
Motocicleta Yamaha DT 155 MNK 10 3,200,000 0 3,200,000<br />
5 Motocicleta Yamaha DT 155 MNK 11 2,900,000 0 2,900,000<br />
167505 De tracción<br />
1675051 bulldozer Caterpillar dh4<br />
EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA,<br />
40,000,000 0 40,000,000<br />
1680 DESPENSA Y HOTELERÍA<br />
168004<br />
1680040<br />
Maquinaria y equipo de lavandería 1,200,000 0 1,200,000<br />
1 Maquinaria y Equipo de Lavandería<br />
Otros equipos de comedor, cocina,<br />
1,200,000 0 1,200,000<br />
168090 despensa y hotelería<br />
1680900 Otros Equipo de Comedor Cocina y<br />
1 Despensa 770,000 0 770,000<br />
TOTAL 4.038.075.987
SOBREESTIMACION<br />
CUENTA DESCRIPCION BALANCE INVENTARIO DIFERENCIAS<br />
165506 Equipo de recreación y deporte 11,612,975 1,588,000.00 10,024,975.00<br />
16550901 Equipo de Enseñanza 3,065,000 742,000 2,323,000.00<br />
16659001 Otros Muebles y Enseres y Equipos de<br />
1,050,000<br />
Oficina<br />
580,000 470,000<br />
167001 Equipo de comunicación 22,639,800 395,000<br />
167002 Equipo de computación<br />
92,873,426<br />
17,610,058 75,263,368<br />
168002<br />
Maquinaria y equipo de restaurante y<br />
29,498,352 14,071,975<br />
cafetería<br />
15,426,377<br />
TOTAL 125.752.520<br />
CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO<br />
La cuenta 17 Bienes de Beneficio y Uso Público presenta incertidumbre debido a la falta de<br />
soportes que permitan determinar la razonabilidad de la cifra revelada en el balance. (Ref.<br />
Abbup)<br />
INCERTIDUMBRE<br />
CUENTA DESCRIPCION<br />
BIENES DE BENEFICIO Y USO<br />
SALDO BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
PÚBLICO E HISTÓRICOS Y<br />
17 CULTURALES<br />
171001 Vías de comunicación 4,802,420,144 0 4,802,420,143.88<br />
171002 Puentes 136,515,662 0 136,515,662.00<br />
TOTAL 4,938,935,805.88<br />
CUENTA 19 OTROS ACTIVOS<br />
La cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial presenta una subestimación por $ 3.081.104.239.38 en<br />
razón a que el balance no registra el valor reportado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público<br />
con corte a 31 de diciembre de 2011.<br />
SUBESTIMACION<br />
CUENTA CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
19 OTROS ACTIVOS<br />
1901<br />
RESERVA<br />
ACTUARIAL<br />
FINANCIERA<br />
0.00 3.081.104.239.38 3.081.104.239.38<br />
TOTAL<br />
CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR<br />
3.081.104.239.38<br />
La cuentas 2440 y 2450 presentan incertidumbre por valor de $ 118.204.000 ante la imposibilidad<br />
de evaluar en forma razonable las cifras reveladas en el balance<br />
INCERTIDUMBRE
CUENTA DESCRIPCIÓN BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
2440<br />
IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS<br />
POR PAGAR<br />
244016 Impuesto sobre vehículos automotores 19,040,000 0.00 19,040,000<br />
244017 Intereses de mora 14,475,000 0.00 14,475,000<br />
244026 SANCIONES 8,876,000 0.00 8,876,000<br />
2450 AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS<br />
245003 Anticipos sobre convenios y acuerdos 75,813,000 0.00 75,813,000<br />
TOTAL 118,204,000<br />
CUENTA 2720 PROVISION PARA PENSIONES<br />
El Balance General, en la cuenta 2720- Provisión para pensiones, reporta un saldo a 31 de<br />
diciembre de 2011 de $ 979.163.174, el cual corresponde a la diferencia entre el cálculo actuarial<br />
de pensiones y el valor de pensiones por amortizar. Con el fin de establecer la razonabilidad de<br />
la cuenta se consultó el último cálculo actuarial suministrado por la Dirección de Regulación<br />
Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento<br />
de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, que corresponde a 31 de diciembre de<br />
2011, de conformidad con el registrado en la página del Ministerio- FONPET, determinándose que<br />
a 31 de diciembre de 2011, que es la última fecha de actualización, el Municipio de Sora registraba<br />
un pasivo pensional total por la suma de $6.586.077.040 unos aportes en pesos por<br />
$3.081.104.0239.38, resultando un pasivo pensional no provisionado de $3.504.972.800.62. En<br />
este orden de ideas y de conformidad con las directrices definidas por la Contaduría General de la<br />
Nación el valor amortizado del cálculo actuarial por concepto de pensiones debe corresponder a la<br />
diferencia entre el cálculo actuarial reconocido como pasivo estimado y el valor pendiente por<br />
amortizar, valores que no son coherentes ni consistentes con la información registrada y reportada<br />
en la página del Ministerio- FONPET y de aplicar el procedimiento contable para el reconocimiento<br />
y revelación de la provisión del pasivo pensional, pues según la información corresponde a $<br />
6,586,077,040 , generando una diferencia por $ 5,606,913,866.00 la cual se determina como<br />
SUBESTIMACION en la cuenta 2720 - provisión para pensiones.<br />
SUBESTIMACION<br />
CUENTA DESCRIPCION BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
979,163,174 6.046.850.4<br />
5.067.687.282<br />
2720 PROVISIÓN PARA PENSIONES<br />
272003<br />
Cálculo actuarial de pensiones<br />
actuales<br />
272004 Pensiones actuales por amortizar<br />
4,555,228,17<br />
4<br />
-<br />
3,576,065,00<br />
0<br />
56<br />
6,316,463,7<br />
48<br />
-<br />
269,613,292<br />
12.6 OPINION CONTABLE INDIVIDUAL: OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA<br />
Como parte de nuestro Examen a los Estados Financieros e Información complementaria al<br />
municipio de Sora a 31 de diciembre de 2011, se reviso y evaluó la información suministrada por la<br />
entidad mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del
Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos<br />
establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas.<br />
El Municipio de Sora debe proceder a que se realicen los ajustes pertinentes en las cuentas que se<br />
encontraron sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbres como: bancos, Inversiones, rentas<br />
por cobrar, deudores, propiedad, planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por<br />
pagar<br />
En mi opinión por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros del Municipio<br />
de Sora no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes la situación financiera<br />
del municipio a 31 de diciembre de 2011 y los resultados de sus operaciones por el año que<br />
termino en esta fecha y de acuerdo a los hallazgos encontrados por el grupo auditor presento<br />
dictamen CON OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA, de conformidad con los principios y normas<br />
prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente<br />
aceptados o prescritos por el Contador General.<br />
.<br />
ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA<br />
CPT.<br />
12.7 CONCLUSIONES<br />
� El municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de<br />
impuesto predial clasificada por edades; además no ha ejercido la jurisdicción coactiva para<br />
hacer efectivo el recaudo.<br />
� El inventario de bienes muebles e inmuebles no está actualizado y no hay un procedimiento<br />
definido para confrontarlo con los registros contables.<br />
� No se encontró evidencia, de ninguna índole que permitiera constar la realización periódica de<br />
conciliaciones y cruces de saldos entre áreas de contabilidad, presupuesto, tesorería almacén<br />
y demás áreas y/o procesos de la entidad<br />
� El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo lo<br />
dispuesto en la circular externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación.<br />
� El Balance General no incluye las cuentas VALORIZACIONES de los bienes de propiedad del<br />
municipio y PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS en lo referente a litigios y demandas.<br />
� La cuenta patrimonio se encuentra subestimada por la no inclusión del valor de superávit por<br />
valorización de los bienes de propiedad del municipio.<br />
� El Jefe de Control Interno en la vigencia 2011 no realizo auditorias al área financiera del<br />
municipio, solamente se hizo seguimiento y evaluación al Sistema Integrado de Gestión y<br />
MECI<br />
� Existen falencias relacionadas con la no existencia de soportes y la información revelada en el<br />
balance en algunas cuentas como bancos, inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad<br />
planta y equipo, bienes de beneficio y uso público, cuentas por pagar pasivos estimados,<br />
provisión para pensiones; igualmente algunos hechos económicos no son de fácil y confiable<br />
medición tales como sentencias y conciliaciones, inventarios y pasivos estimados
� El Sistema de Control Interno Contable del municipio es deficiente lo cual lleva a no poder<br />
garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y<br />
oportuna.<br />
� El municipio no cuenta con un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad<br />
financiera, económica, social y ambiental de la entidad<br />
� El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras<br />
de que se garantice la producción de información razonable y oportuna.<br />
12.8 RECOMENDACIONES<br />
� Implementar base de datos con la información del impuesto predial con del fin de que el<br />
municipio cuente con una herramienta eficaz que le permita determinar con certeza los<br />
deudores por este concepto.<br />
� Depurar y actualizar el inventario de la entidad y codificarlo contablemente.<br />
� Implementar un sistema integrado de información que permita la realización periódica de<br />
conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de contabilidad, presupuesto, tesorería<br />
almacén y demás áreas y/o procesos de la entidad<br />
� Realizar el avaluó técnico de los bienes de propiedad del municipio acorde con lo<br />
establecido por la Contaduría General de la Nación.<br />
� Incluir en el balance las cuentas valorizaciones, reserva financiera actuarial y provisión<br />
para contingentes<br />
� El sistema de Control Interno Contable debe fortalecerse con el fin de con el fin de<br />
poder garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta,<br />
veraz y oportuna<br />
� Revisar y ajustar las cuentas y subcuentas con hallazgos que se traducen<br />
sobrestimaciones, subestimaciones e incertidumbres.<br />
� Establecer un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera,<br />
económica, social y ambiental de la entidad<br />
� El Municipio debe establecer el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en<br />
aras de garantizar la producción de información razonable y oportuna.
CUADRO DE HALLAZGOS<br />
ENTIDAD: MUNICIPIO DE SORA<br />
REPRESENTANTE LEGAL: HERNAN ALONSO ACOSTA MEDINA<br />
FECHA DE REPORTE: 20 de abril de 2012<br />
VIGENCIA 2011<br />
Cifras en millones de pesos<br />
Código Cuenta Sobreestimación Subestimación Incertidumbre<br />
11 EFECTIVO<br />
1110 BANCOS 0.19<br />
12 INVERSIONES 24.69<br />
13 RENTAS POR COBRAR 647,99<br />
14 DEUDORES 1,915,07<br />
16 PROPIEDADES, PLANTA Y<br />
EQUIPO<br />
1605 TERRENOS 36.14<br />
1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO<br />
1615016 Construcción 1a etapa hogar para la<br />
3a edad.<br />
103.13<br />
164001 Edificios y casas 274.07<br />
164009 Colegios y escuelas 749.51<br />
164005 Casetas y Campamentos 8.98<br />
164019 Instalaciones deportivas y<br />
recreacionales<br />
183.81<br />
164020 Estanques 14.06<br />
164023 Posos 63.99<br />
164024 Tanques de almacenamiento. 49.14<br />
1645 PLANTAS DUCTOS Y TUNELES 654.18<br />
1650 REDES LINEAS Y CABLES<br />
165002 Redes de distribución 1,257.29<br />
1655 MAQUINARIA Y EQUIPO<br />
165501 Equipo de Construcción 93.14
165505 Equipos de música 27.67<br />
165508 Equipo agrícola 157.21<br />
165512 Equipo para estaciones de bombeo 16.37<br />
165590 Otras maquinarias y equipo 18.94<br />
1665 MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE<br />
OFICINA<br />
1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y<br />
COMPUTACION<br />
1675 EQUIPO DE TRANSPORTE<br />
TRACCION Y ELAVACION<br />
1680 EQUIPO DE CONMEDOR COCINA<br />
DESPENSA Y HOTELARIA<br />
165506 Equipo de recreación y deporte 10.02<br />
16550901 Equipo de Enseñanza 2.32<br />
16659001 Otros Muebles y Enseres y Equipos<br />
de Oficina<br />
167001 Equipo de comunicación<br />
167002 Equipo de computación 75.26<br />
168002 Maquinaria y equipo de restaurante y<br />
cafetería<br />
17 BIENES DE BENEFICIO Y USO<br />
PÚBLICO E HISTÓRICOS Y<br />
CULTURALES<br />
0<br />
15.42<br />
171001 Vías de comunicación 4,802.42<br />
171002 Puentes 136.51<br />
19 OTROS ACTIVOS<br />
1901 RESERVA FINANCIERA<br />
ACTUARIAL<br />
2440 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y<br />
TASAS POR PAGAR<br />
2450 AVANCES Y ANTICIPOS<br />
RECIBIDOS<br />
3,081.10<br />
2720 PROVISIÓN PARA PENSIONES 5,067.68<br />
26.24<br />
13.31<br />
287.65<br />
TOTAL 5,041.95 8,148.78 6,743.95<br />
3.17<br />
42.39<br />
75.81
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA<br />
2. ENTIDAD AUDITADA MUNICIPIO DE SORA<br />
3. AÑO 2011<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
CONTROL INTERNO CONTABLE CALIFICA<br />
CION<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN<br />
1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que<br />
deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios<br />
externos?<br />
3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan<br />
transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en<br />
proveedores de información del proceso contable?<br />
4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones<br />
realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente<br />
informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?<br />
5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y<br />
operaciones realizados en cualquier dependencia del ente Público, son<br />
debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente<br />
o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la<br />
entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?<br />
7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se<br />
encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las<br />
transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?<br />
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso<br />
contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración<br />
pública?<br />
4<br />
4<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
OBSER<br />
VACION<br />
ES
10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso<br />
contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública<br />
aplicable para la entidad?<br />
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido<br />
objeto de identificación están soportados en Documentos idóneos y de<br />
conformidad con la naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos,<br />
sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su<br />
adecuada identificación?<br />
13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido<br />
objeto de identificación fueron interpretados de Conformidad con lo<br />
establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN<br />
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo<br />
en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso<br />
contable?<br />
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la<br />
entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo<br />
General de Cuentas?<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las<br />
transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable<br />
pública?<br />
17 La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a<br />
una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de<br />
Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?<br />
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos<br />
financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última<br />
versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?<br />
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de<br />
las transacciones, hechos u operaciones realizadas ?<br />
20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para<br />
establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?<br />
21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras<br />
entidades públicas?<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas<br />
de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la<br />
entidad?<br />
4<br />
4<br />
3<br />
5<br />
3<br />
3<br />
3<br />
4<br />
4<br />
3<br />
4<br />
3<br />
4
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones<br />
y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos,<br />
transacciones u operaciones registradas?<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros<br />
contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?<br />
26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el<br />
consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando<br />
a este último haya lugar?<br />
27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer<br />
verificaciones de completitud de registros?<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre<br />
entidades de gobierno general y empresas Públicas?<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de<br />
información y este funciona adecuadamente?<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos<br />
de depreciación, provisión, amortización, Valorización, y agotamiento, según<br />
aplique?<br />
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos<br />
soportes idóneos?<br />
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los<br />
respectivos comprobantes de contabilidad?<br />
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS<br />
INFORMES<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los<br />
parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden<br />
con los saldos de los libros de contabilidad?<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios<br />
para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la<br />
información?<br />
3<br />
3<br />
3<br />
4<br />
3<br />
2<br />
3<br />
3<br />
3<br />
4<br />
3<br />
3<br />
4<br />
3
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al<br />
representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos<br />
de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades<br />
establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente<br />
la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los<br />
saldos revelados en los estados contables?<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al<br />
representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los<br />
organismos de inspección, vigilancia y control?<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el<br />
balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y<br />
ambiental?<br />
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad<br />
financiera, económica, social y ambiental de la entidad?<br />
44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e<br />
interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los<br />
usuarios?<br />
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? 4<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos<br />
usuarios de la información.<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de<br />
índole contable de la entidad en forma permanente?<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de<br />
índole contable?<br />
4<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
3<br />
4<br />
3<br />
2
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los<br />
controles implementados en cada una de las actividades del proceso<br />
contable?<br />
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la<br />
ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?<br />
51 Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican<br />
internamente se encuentran debidamente documentadas?<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se<br />
encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva<br />
del proceso contable?<br />
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma<br />
como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el<br />
proceso contable de la entidad?<br />
54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable<br />
permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?<br />
55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente<br />
individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases<br />
de datos administradas por otras dependencias?<br />
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados<br />
permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de<br />
Contabilidad Pública?<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad<br />
con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la<br />
entidad?<br />
58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los<br />
requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la<br />
responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el<br />
sector público?<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente<br />
para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo<br />
en forma satisfactoria?<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan<br />
cambios de representante legal, o cambios de contador?<br />
61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de<br />
la información producida en todas las áreas o dependencias que generan<br />
hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?<br />
62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran<br />
debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que<br />
regulan la materia?<br />
3<br />
4<br />
3<br />
3<br />
4<br />
3<br />
2<br />
2<br />
2<br />
3<br />
3<br />
4<br />
4<br />
4
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.25<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.35<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3.5<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.38<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3.17<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.32<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 3.29<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 3.34<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3.07<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3.07<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE x<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO<br />
INTERPRETACIÓN
13.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA<br />
13. MUNICIPIO DE TURMEQUE<br />
La auditoria al Balance al municipio de Turmequé comprende la evaluación y la razonabilidad y<br />
consistencia de las cifras presentadas a 31 de Diciembre de 2011, sobre el Balance General,<br />
Estado de pérdidas y ganancias, operaciones efectivas de caja y cambios en el Patrimonio; con el<br />
objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios contables universalmente aceptados y<br />
bajo normas de auditoría generalmente aceptadas. La principal limitación que se tiene para el buen<br />
desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo<br />
y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.<br />
13.2 COBERTURA<br />
Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011 del Municipio de Turmequé en el Activo<br />
se va a tomar un 100% del total de sus cuentas, que corresponden a las diferentes Grupos que se<br />
van a tomar de la siguiente manera:<br />
En la cuenta efectivo un 100%, en la cuenta deudores un 100%, en la cuenta propiedad planta y<br />
equipo un 100%, en la cuenta bienes de beneficio y uso Publico un 100%, en la cuenta otros<br />
activos un 100%.<br />
Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 100% del total de sus cuentas que se distribuyen de la<br />
siguiente manera:<br />
En la cuenta cuentas por pagar un 100% y en la cuenta de obligaciones laborales un 100%, en la<br />
cuenta pasivos estimados un 100% y en la cuenta otros pasivos un 100%<br />
13.3 SEGUMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR<br />
No se efectúo Auditoria al Balance en el año anterior al municipio.<br />
13.4 ANALISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS CON ALTO IMPACTO EN<br />
EL CONSOLIDADO<br />
El ejercicio auditor se observa que las cuentas de mayor impacto en el Activo corresponde a<br />
Propiedad Planta y Equipo un 67.33% del balance, Efectivo con el 10.79%, Bienes de Beneficio y<br />
Uso Público con el 9.86%, y Otros Activos con el 8.54%, el Grupo que más incidencia tiene en el<br />
balance, corresponde a Pasivos Estimados y Provisiones, el cual presenta un valor por la suma de<br />
$262,739,399, miles el cual representa el 1.635.16% del valor del activo por tanto el balance<br />
presenta una situación atípica, con un Patrimonio negativo por la suma de $247.698.614 miles,<br />
cifra que financieramente se encuentra fuera de toda lógica en el análisis de un Balance, por tanto,<br />
se dará especial atención al movimiento de estas cuentas en razón al peso porcentual que<br />
representan dentro del balance y a la importancia que de ellas de deriva, máxime teniendo en<br />
cuenta que el Pasivo pensional afecta la consistencia y razonabilidad de las cifras en conjunto de<br />
los estados financieros y particularmente del activo y el patrimonio.
13.5 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
Se aplico la encuesta al Director de la Oficina de Control Interno, estableciéndose:<br />
ETAPA DE RECONOCIMIENTO<br />
IDENTIFICACION<br />
Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan<br />
la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de<br />
reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos,<br />
transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable<br />
.Las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte son adecuadas y<br />
completas, y se elaboran conforme a los requerimientos<br />
.Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente las normas que rigen la administración pública, y se capacitan constantemente<br />
.Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente el régimen de contabilidad pública aplicable para la entidad y tienen experiencia<br />
en el tema<br />
.Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación<br />
están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos y se<br />
da cumplimiento a los requerimientos<br />
.Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales<br />
contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación y están soportados<br />
.Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación<br />
fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el régimen de contabilidad pública y se<br />
aplica el régimen de contabilidad<br />
.<br />
CLASIFICACION<br />
Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se<br />
determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el catalogo general de cuentas.<br />
En esta actividad se evalúa que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar<br />
cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.<br />
.La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones se ajusta a una correcta<br />
interpretación tanto del marco conceptual como del manual de procedimientos del régimen de<br />
contabilidad pública<br />
.El el catálogo general de cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros,<br />
económicos, sociales y ambientales, se ajusta a la última versión publicada en la página web de la<br />
contaduría general de la nación<br />
.Las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u<br />
operaciones realizadas se ajustan a la normatividad<br />
.Se cumple con elaborar y revisar oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los<br />
valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo
.Se cumple con ejecutar periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades<br />
públicas<br />
.<br />
REGISTRO Y AJUSTES<br />
Actividad en que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los<br />
libros respectivos. corresponde también a la verificación de la información producida durante las<br />
actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad,<br />
previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras<br />
sujetas a ajustes y / o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el<br />
régimen de contabilidad pública.<br />
.Siempre se realizan conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de presupuesto,<br />
contabilidad, tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad<br />
En forma regular se realizan tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con<br />
los registros contables para hacer los ajustes pertinentes<br />
.Las cuentas y subcuentas utilizadas se ajustan los hechos, transacciones u operaciones<br />
registradas<br />
.Se cumple con las verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han<br />
efectuado en forma adecuada y por los valores correctos<br />
Existe comunicación contante con las dependencias para identificar los productos del proceso<br />
contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos<br />
.Constantemente se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el<br />
consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya<br />
lugar<br />
.En forma regular se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de<br />
completitud de registros<br />
.No se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de<br />
gobierno general y empresas públicas<br />
.El proceso contable algunas veces opera en un ambiente de sistema de integrado de información<br />
y este funciona adecuadamente<br />
.No son adecuados los cálculos de los valores correspondientes a los procesos de depreciación,<br />
provisión, amortización, valorización, y agotamiento,<br />
.Se cumple que los registros contables que se realizan tengan los respectivos documentos<br />
soportes idóneos<br />
.Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones si se elaboran los respectivos<br />
comprobantes de contabilidad<br />
Los libros de contabilidad si se encuentran debidamente soportados en comprobantes de<br />
contabilidad<br />
ETAPA DE REVELACION<br />
ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES
Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y<br />
entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la<br />
discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa<br />
y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios<br />
construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar<br />
sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública.<br />
.Si se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen<br />
en insumos del proceso contable<br />
. .<br />
ANALISIS. INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION<br />
Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables,<br />
con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas<br />
desde la perspectiva financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su<br />
comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de<br />
los recursos públicos.<br />
La adecuada ejecución de esta actividad materializa los objetivos de gestión pública, control<br />
público y divulgación y cultura que tiene la información contable, en procura de lograr los<br />
propósitos del sistema nacional de contabilidad pública relacionados con la transparencia, gestión<br />
eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos.<br />
.Si se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros<br />
establecidos en el régimen de contabilidad pública<br />
.Siempre las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los<br />
saldos de los libros de contabilidad<br />
.algunas veces se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un<br />
adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información<br />
Siempre se elaboran los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la<br />
contaduría general de la nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás<br />
usuarios de la información<br />
.Siempre las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas<br />
en el régimen de contabilidad pública<br />
.El contenido de las notas a los estados contables se ajusta a la información de tipo cualitativo y<br />
cuantitativo físico<br />
.Si se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los<br />
estados contables<br />
.<br />
OTRAS ACCIONES DE CONTROL<br />
ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
.Siempre se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable<br />
de la entidad<br />
.Si existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable
.En forma regular se realizan autoevaluaciones para determinar la efectividad de los controles<br />
implementados en cada una de las actividades del proceso contable<br />
.No existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en<br />
cualquier dependencia, son debidamente informados al área contable a través de los documentos<br />
fuente o soporte<br />
.Si se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las<br />
diferentes actividades del proceso contable<br />
.Parcialmente las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican<br />
internamente se encuentran debidamente documentadas<br />
.Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran<br />
debidamente implementadas<br />
.<br />
CALIFICACION DEL ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
ADECUADO: La Alcaldía Municipal en cabeza de su representante legal y sus delegados por<br />
secretarias y demás dependencias en el manejo de la información social, contable, financiera y<br />
ambiental, dan cumplimiento a las normas, a los organismos de control para la rendición de sus<br />
informes en las fechas establecidas, se encuentra implementado el MECI, y las políticas<br />
institucionales en desarrollo de la información.<br />
13.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
13.6.1 Generales<br />
� El municipio a la fecha está cumpliendo con el sistema de información y consolidación CHIP, el<br />
cual está implementado y se está trabajando a partir de Enero de 2007. El municipio hasta el<br />
momento no ha tenido requerimiento alguno por parte de la Contaduría General de la Nación,<br />
Entidad que controla a los Entidades Territoriales. El municipio agrega la información de<br />
Personería y Concejo, los cuales están debidamente referenciados en los datos de la entidad.<br />
� Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales, se aplicó<br />
la base de causación y para el reconocimiento de la ejecución presupuestal se utilizó el flujo de<br />
efectivo de los ingresos y el compromiso en los gastos.<br />
� ACTIVO<br />
� :En el grupo 11 Efectivo se presenta una diferencia entre el Estado de tesorería, las<br />
conciliaciones y el Balance por la suma de $1.547.809<br />
� En el grupo 12 Inversiones, no existe soporte que certifique las inversiones patrimoniales del<br />
Municipio en la Empresa Sociedades Publicas<br />
� En el grupo 13 Rentas por Cobrar: Existen diferencias entre las cuentas de planeación y<br />
presupuesto del Balance Vigencia Actual Presupuesto Aprobado y la Ejecución Presupuestal<br />
de Ingresos Presupuesto Definitivo<br />
� En el Grupo 14: Existen diferencias en este grupo en lo que respecta a las trasferencias del<br />
Sistema General de participaciones con saldos.<br />
� El Grupo 16 Propiedad Planta y Equipo Presenta sustanciales diferencias con los inventarios<br />
de almacén, principalmente en la revelación de las cifras de los bienes inmuebles, las cuales<br />
se registran con su valor comercial, y no al valor histórico como lo estipula la Norma Contable,<br />
de la misma manera hay notorias diferencias entre las cifras reportadas por almacén con las<br />
registradas en el Balance en las diferentes cuentas de este grupo, y cuyos valores se<br />
encuentran en las hojas de trabajo de la Auditoria
� En el Grupo 17 Bienes de Beneficio y Uso Público, se presenta la misma situación descrita<br />
anteriormente<br />
� En el grupo 19 Existe un registro importante en la Cuenta Reserva Financiera Actuarial, por la<br />
suma de $1.258.834 (miles), que carece de soporte, es necesario que este valor tenga un<br />
respaldo, para que pueda ser avalado<br />
� PASIVO<br />
� En el grupo 27 Pasivos Estimados y provisiones, aparece un registro en la cuenta Provisión<br />
Para Pensiones por la suma de $262.739.399 (miles) correspondiente a: Calculo actuarial<br />
Futuras Pensiones Por la Suma de $266.116.359 (miles), menos las futuras Pensiones Por<br />
Amortizar, por la suma de $3.376.960 (miles), lo cual nos arrojaría la cifra anteriormente citada,<br />
pero revisada la pagina del Ministerio de hacienda correspondiente al FONPET, la comisión de<br />
Auditoría logro establecer, que las cifras reales se presentan así: Calculo actuarial Futuras<br />
Pensiones $3.376.960 (miles), menos Futuras Pensiones Por amortizar $3.103.577 (miles), de<br />
acuerdo a lo anterior la Provisión Para Pensiones seria igual a $273.382 (miles)<br />
� Y no la que se presenta en el Balance por la suma de $262.739.399 (miles), lo cual indica una<br />
diferencia de $266.466.017 (miles) que equivalen al 961,07% Fuera del contexto normal de las<br />
cifras de cualquier Balance<br />
� PATRIMONIO<br />
� En el patrimonio la cifra del Grupo 27 se registran en la cuenta capital Fiscal, subcuenta<br />
perdida año 2009, por tanto incide directamente sobre éste, el cual presenta un saldo negativo<br />
por la suma de $248.005.997 (miles), cifra que financieramente no es razonable para la<br />
situación económica del municipio<br />
� CUENTAS DE PRESUPUESTO<br />
� Este grupo representa los ingresos y gastos que ha tenido el Municipio, el cual presenta<br />
coherentemente las cifras con las ejecuciones.<br />
13.6.2 Específicos<br />
CUENTA 11 EFECTIVO<br />
SUBCUENTA 11100501461 – PROPOSITO GENERAL – CTA No. 1589000646-1 El reporte del<br />
estado de situación de tesorería indica un saldo conciliado en la cuenta No. 1589000646-1 en<br />
Tesorería y Contabilidad de $70’780.659, en tanto que el saldo en contabilidad según la<br />
conciliación bancaria es de $69’232.850.79, de estos valores se advierten inconsistencias que<br />
fueron corroboradas con los documentos fuente del registro contable, como lo son la respectiva<br />
conciliación y su extracto bancario, de donde se concluyó que a 31 de diciembre del 2011, el saldo<br />
en contabilidad es de $69’232.850.79, y al confrontar el saldo clasificado, registrado y reportado en<br />
el balance general con corte a la misma fecha refiere un valor de $70’780.659, valor que es<br />
inconsistente y no razonable toda vez que como se dijo la conciliación refleja un saldo en<br />
contabilidad de $69’232.850.79, lo que significa que existe una SOBREESTIMACION en la<br />
subcuenta 111005-cuentas corrientes en la suma de $1’547.809<br />
.<br />
GRUPO 12 INVERSIONES<br />
CUENTA 1208 INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS<br />
Se encontró que el título suscrito con la Empresa Sociedades Públicas, Empresas Publicas por la<br />
suma de $1.208.798 no tiene soporte que certifique la existencia de esta Inversión.
1208<br />
INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES<br />
CONTROLADAS 1.208.798<br />
120833 Sociedades Públicas 1.208.798<br />
12083302 Sociedades Publicas Empresas Publicas 1.208.798<br />
Por tanto el valor registrado por la suma de $1.208.798 se encuentra SOBREESTIMADO en el<br />
Balance<br />
CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR<br />
CUENTA 1305 RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL<br />
Con respecto a la cuenta 13 Rentas por cobrar, en el balance presenta las cifras reportadas<br />
presentan diferencias debido a que en el balance presenta un saldo de rentas por cobrar vigencia<br />
actual por la suma de $14,919,267, y en la ejecución presupuestal registra un valor de<br />
$50,910,417, por tanto existe una diferencia de $35.991.150, la cual constituye una<br />
SUBESTIMACION<br />
.CUENTA 14 DEUDORES<br />
.<br />
CUENTA 1413 TRASFERENCIAS POR COBRAR<br />
El Balance General, el valor de las transferencias por cobrar por concepto de los recursos del<br />
Sistema General de Participaciones subcuenta 141312 reporta un valor de $325.352.519 el cual no<br />
guarda coherencia ni consistencia con lo reportado en la ejecución presupuestal de ingresos ni<br />
con la Comunicación a través de la cual se dio a conocer al Municipio sobre la asignación de los<br />
recursos de la última doceava y otros ajustes del 2011, del cual quedaron por recaudar<br />
$71.089.664, por lo que la diferencia o sea $262.262.855 se determina como SOBRESTIMACION .<br />
.<br />
CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO<br />
..<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1655 MAQUINARIA Y EQUIPO presenta un saldo por la<br />
suma de $212.925.683, cruzado este valor con los inventarios de Almacén, se estableció que el<br />
saldo presentado para este grupo es de $24.283.780, lo cual implica una diferencia de<br />
$188.641.903 de donde se deduce que el Balance se encuentra SOBREESTIMADO por ese valor<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1665 MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA<br />
presenta un saldo por la suma de $291.050.907, cruzado este valor con los inventarios de<br />
Almacén, se estableció que el saldo presentado para este grupo es de $48.131.747, lo cual implica<br />
una diferencia de $242.919.747. De donde se deduce que el Balance se encuentra<br />
SOBREESTIMADO por ese valor<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION<br />
presenta un saldo por la suma de $167.296.374, cruzado este valor con los inventarios de<br />
Almacén, se estableció que el saldo presentado para este grupo es de $171.952.399, lo cual<br />
implica una diferencia de $-4.656.025. De donde se deduce que el Balance se encuentra<br />
SUBESTIMADO por ese valor<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1675 EQUIPO DE TRANSPORTRE TRACCION Y<br />
ELEVACION presenta un saldo por la suma de $284.280.000, cruzado este valor con los<br />
inventarios de Almacén, se estableció que el saldo presentado para este grupo es de<br />
$267.560.405, lo cual implica una diferencia de $16.719.595. De donde se deduce que el Balance<br />
se encuentra SOBREESTIMADO por ese valor
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1680 EQUIPO DE COMEDOR COCINA Y DESPENSA<br />
presenta un saldo por la suma de $32.940.298, cruzado este valor con los inventarios de Almacén,<br />
se estableció que el saldo presentado para este grupo es de $28.344.546, lo cual implica una<br />
diferencia de $4.595.752. De donde se deduce que el Balance se encuentra SOBREESTIMADO<br />
por ese valor<br />
GRUPO 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1710 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO presenta<br />
un saldo por la suma de $1,492,582,714 , registro que no pudo ser verificado por la comisión<br />
auditora, por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni<br />
codificado, mucho menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay<br />
certeza de la forma ni los procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores,<br />
La depreciación no se hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la<br />
Nación, por lo tanto este valor se deja en INCERTIDUMBRE<br />
Se presenta en el Balance, en la cuenta 1715 BIENES HISTORICOS Y CULTURALES presenta un<br />
saldo por la suma de $62,841,403 , registro que no pudo ser verificado por la comisión auditora,<br />
por cuanto el Inventario presentado por almacén no se encuentra clasificado ni codificado, mucho<br />
menos agrupado de acuerdo a la estructura del balance, por tanto no hay certeza de la forma ni los<br />
procedimientos usados por contabilidad para el registro de estos valores, La depreciación no se<br />
hace de forma individual tal como lo establece la contaduría General de la Nación, por lo tanto este<br />
valor se deja en INCERTIDUMBRE<br />
..<br />
.<br />
CUENTA 19 OTROS ACTIVOS<br />
En la cuenta 1901 RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL, aparece un saldo de $1.258.834.437, en<br />
el Balance, pero cruzada la información con los registros del FONPET aparece un valor<br />
provisionado por la suma de $3.035.196.192 lo que implica una diferencia por la suma de $-<br />
1.776.361.755, esto quiere decir que el Balance se encuentra SUBESTIMADO por este valor<br />
PASIVO<br />
CUENTA 27 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES<br />
2720 PENSIONES ACTUALES POR AMORTIZAR<br />
aparece un registro en la cuenta Provisión Para Pensiones por la suma de $262.739.399 (miles)<br />
correspondiente a: Calculo actuarial Futuras Pensiones Por la Suma de $266.116.359 (miles),<br />
menos las futuras Pensiones Por Amortizar, por la suma de $3.376.960 (miles), lo cual nos<br />
arrojaría la cifra anteriormente citada, pero revisada la pagina del Ministerio de hacienda<br />
correspondiente al FONPET, la comisión de Auditoría logro establecer, que las cifras reales se<br />
presentan así: Calculo actuarial Futuras Pensiones $3.376.960 (miles), menos Futuras Pensiones<br />
Por amortizar $3.103.577 (miles), de acuerdo a lo anterior la Provisión Para Pensiones seria igual a<br />
$273.382 (miles), no la que se presenta en el Balance por la suma de $262.739.399 (miles), lo<br />
cual indica una diferencia de $266.466.017 (miles) que equivalen al 961,07% Fuera del contexto<br />
normal de las cifras de cualquier Balance y constituyen una SOBREESTIMACION<br />
PATRIMONIO<br />
CUENTA 3105 CAPITAL FISCAL<br />
En el patrimonio la cifra del Grupo 27 se registran en la cuenta capital Fiscal, subcuenta perdida<br />
año 2009, por tanto incide directamente sobre éste, el cual presenta un saldo negativo por la suma
de $248.005.997 (miles), cifra que financieramente no es razonable para la situación económica<br />
del municipio, y que representa una SUBESTIMACION en el patrimonio<br />
13.7 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO O NEGATIVO<br />
Se efectuó Auditoria a los Estados Financieros al Municipio de TURMEQUE, examinando la<br />
información complementaria a 31 de diciembre del 2011, revisamos y evaluamos la información<br />
suministrada por la entidad mediante aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la<br />
evaluación del sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y<br />
procedimientos establecidos de Auditoria generalmente aceptadas.<br />
En el desarrollo de la Auditoria se presentaron limitaciones imposibilidades de obtener suficiente<br />
evidencia comprobatoria y respuesta satisfactoria en la cuenta de caja, bancos, inversiones, rentas<br />
por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, cuentas por pagar, los cuales se pueden observar<br />
en el cuadro de hallazgos que demuestre sobreestimación, subestimación e incertidumbres. Cifras<br />
que afectan la razonabilidad de los estados financieros los cuales deben de ser tenidos en cuenta<br />
en la planeación de Control Interno, comité de sostenibilidad y manuales de procesos y<br />
procedimientos.<br />
La opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los auditores que<br />
realizaron el trabajo de campo y presentaron el informe final para el respectivo dictamen plasmado<br />
en papeles de trabajo y en acta de comité No. 002 del 18 de abril del 2012. Arrojando en resultado<br />
superior el 10% del total de los activos, donde se recomienda una opinión negativa o adversa<br />
.....<br />
En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, el Balance General, no presenta<br />
razonablemente, en los aspectos importantes, la situación financiera del Municipio de Turmequé,<br />
con corte a 31 de Diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones que terminó en esta<br />
fecha, de conformidad con los principios y las normas técnicas de contabilidad pública, en razón<br />
que el conjunto de hallazgos presenta Sobreestimaciones por la suma de $515.189.84, millones,<br />
Subestimaciones por $55.56 millones e Incertidumbres por $3.291.94 que en su conjunto equivalen<br />
al 3302.23% del total del Activo por tanto el Dictamen es con opinión NEGATIVA.<br />
RUTH CRICELL ALVAREZ ALVAREZ<br />
CPT. 971-T<br />
13.8 CONCLUSIONES<br />
� Teniendo en cuenta inconsistencias detectadas durante el proceso de auditoría al Municipio de<br />
TURMEQUE, las cuales quedaron consignadas en este informe, es necesario que el<br />
Representante legal del Municipio suscriba un Plan o Convenio de Mejoramiento, que deberá<br />
ser presentado a la Contraloría General de Boyacá una vez se tenga conocimiento del<br />
presente informe<br />
� Los estados financieros del Municipio de Turmequé se ven seriamente afectados por el pasivo<br />
pensional. El cual inexplicablemente presenta un valor que esta por fuera de cualquier contexto<br />
lógico y real, y debido a esta circunstancia el Patrimonio presenta un saldo negativo<br />
� No evidenciaron Manuales de Procedimientos en el Área Financiera lo cual impide que la<br />
información contable fluya con más celeridad y se desconozca por parte de los responsables
de las áreas involucradas en la parte financiera y contable cuales son los procesos más<br />
adecuados a realizarse.<br />
.<br />
� No existe circularización de la información entre las diferentes dependencias responsables de<br />
generar información contable de cada vigencia para que estas realicen los respectivos cálculos<br />
y la reporten también oportunamente.<br />
.<br />
� No se elabora oportunamente actas, ingresos y salidas de almacén y/o programa de Kárdex en<br />
aras de buscar transparencia y claridad en cada uno de los elementos tanto devolutivos como<br />
de consumo de propiedad del municipio y que se implemente la interfase de Almacén y<br />
Contabilidad.<br />
� No se ha culminado el Saneamiento Contable de los grupos de Propiedad Planta y Equipo y<br />
Bienes de Beneficio y Uso Público, por cuanto no se refleja en el Estado Financiero el saldo<br />
real, lo que impide establecer la razonabilidad de las cifras, más aún cuando estos afectan en<br />
forma considerable el valor del activo y por ende la situación económica, social y financiera del<br />
Municipio de Turmequé y es indispensable determinar la propiedad real de los bienes muebles<br />
e inmuebles del municipio, y es indispensable realizar la valorización de los bienes, en razón a<br />
que esta no se realiza desde el año 2005<br />
.<br />
� No están actualizados los procesos y procedimientos dentro del área contable, financiera y<br />
presupuestal y poner en red el sistema de cobro y pago de impuesto predial con los programas<br />
de contabilidad, presupuesto y efectivo.<br />
.<br />
� No se ha culminado el proceso de saneamiento contable para dar cumplimiento con el 100%.<br />
� No se ha depurado el pasivo pensional en razón a que se presentan inconsistencias con el<br />
pasivocol.<br />
13.9 RECOMENDACIONES<br />
� Teniendo en cuenta inconsistencias detectadas durante el proceso de auditoría al Municipio de<br />
TURMEQUE, las cuales quedaron consignadas en este informe, es necesario que el<br />
Representante legal del Municipio suscriba un Plan o Convenio de Mejoramiento, que deberá<br />
ser presentado a la Contraloría General de Boyacá una vez se tenga conocimiento del<br />
presente informe.<br />
� Depurar el pasivo pensional. El cual inexplicablemente presenta un valor que esta por fuera de<br />
cualquier contexto lógico y real, y debido a esta circunstancia el Patrimonio presenta un saldo<br />
negativo<br />
� Implementar el Manual de Funciones y de Procedimientos para que la información contable<br />
fluya con más celeridad y se desconozca por parte de los responsables de las áreas<br />
involucradas en la parte financiera y contable cuales son los procesos más adecuados a<br />
realizarse.<br />
.<br />
� Oficiar oportunamente a las diferentes dependencias responsables de generar información<br />
contable de cada vigencia para que estas realicen los respectivos cálculos y la reporten<br />
también oportunamente.<br />
.<br />
� El área de almacén debe elaborar oportunamente actas, ingresos y salidas de almacén y/o<br />
programa de Kárdex en aras de buscar transparencia y claridad en cada uno de los elementos<br />
tanto devolutivos como de consumo de propiedad del municipio.
� Continuar con el Saneamiento Contable de los grupos de Propiedad Planta y Equipo y Bienes<br />
de Beneficio y Uso Público, por cuanto no se refleja en el Estado Financiero el saldo real, lo<br />
que impide establecer la razonabilidad de las cifras, más aún cuando estos afectan en forma<br />
considerable el valor del activo y por ende la situación económica, social y financiera del<br />
Municipio de Turmequé.<br />
� Actualizar los procesos y procedimientos dentro del área contable, financiera y presupuestal.<br />
� Se debe acelerar el proceso de saneamiento contable para dar cumplimiento con el 100%.<br />
� Se debe depurar el pasivo pensional en razón a que se presentan inconsistencias con el<br />
pasivocol.
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORíA DEL BALANCE GENERAL<br />
DE LA NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1.<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA<br />
2. ENTIDAD AUDITADA MUNICIPIO DE TURMEQUE<br />
3. AÑO 2011<br />
CUENT<br />
AS<br />
Hall<br />
azg<br />
o<br />
No. Código Nombre<br />
HALLAZGO<br />
S<br />
(MILLONES<br />
DE PESOS)<br />
Sobreestima<br />
ciones<br />
4. FECHA DE REPORTE 12 DE ABRIL<br />
DE 2012<br />
Subestimaci<br />
ones<br />
Incertidum<br />
bres<br />
ACTIVO 717.84 55.56 3,291.94<br />
1 11 EFECTIVO 1.54 0.00 0.00<br />
1110 BANCOS 1.54<br />
12 INVERSIONES 1.20<br />
1208<br />
INVERSIONES PATRIMONIALES EN<br />
ENTIDADES CONTROLADAS 1.20<br />
2 13 RENTAS POR COBRAR 0.00 50.91<br />
1305 Vigencia Actual 50.91<br />
3 14 DEUDORES 262.25<br />
1413 Transferencias por cobrar 262.25<br />
4 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO<br />
1655 Maquinaria y Equipo<br />
1665 Muebles Enseres y Equipo de Oficina<br />
1670<br />
Equipo de Comunicación y<br />
Computación<br />
63.00<br />
452.85 4.65 0.00<br />
188.64<br />
242.91<br />
4.65<br />
Diferencia con<br />
la ejecución<br />
presupuestal<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para<br />
comprobar la<br />
existencia de<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para<br />
comprobar la<br />
existencia de<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para<br />
comprobar la<br />
existencia de
1675<br />
1680<br />
5 17<br />
Equipo de Trasporte Tracción y<br />
Elevación<br />
Equipo de Comedor Cocina y<br />
Despensa<br />
16.71<br />
BIENES DE BENEFICIO Y USO<br />
PUBLICO<br />
4.59<br />
0.00 0.00 1,452.58<br />
1710 Bienes de Beneficio y Uso Publico<br />
1715 Bienes Históricos y Culturales<br />
1,452.58<br />
62.84<br />
6 19 OTROS ACTIVOS 0.00 0.00 1,776.36<br />
1901 Reserva Financiera Actuarial<br />
1999 Valorizaciones<br />
1,776.36<br />
PASIVO 266,466.01 0.00 0.00<br />
7 27 PASIVOS ESTIMADOS 266,466.01 0.00 0.00<br />
2720<br />
8 3 PATRIMONIO<br />
Pensiones Actuales Por Amortizar<br />
3105 Capital Fiscal<br />
266,466.01<br />
0.00 248,005.99 0.00<br />
248,005.99<br />
267,183.85 248,061.55 3,291.94<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para<br />
comprobar la<br />
existencia de<br />
las cifras.<br />
No se obtuvo<br />
información<br />
para<br />
comprobar la<br />
existencia de<br />
las cifras.<br />
Diferencia con<br />
el FONPET<br />
Doble<br />
Causación
CODIGO NOMBRE<br />
CALIFICACIÓN<br />
ACTIVIDAD<br />
PROMEDIO<br />
POR<br />
ACTIVIDAD<br />
CALIFICACIÓN<br />
POR ETAPA<br />
CALIFICACIÓN<br />
DEL SISTEMA<br />
OBSERVACI<br />
ONES<br />
1 .....EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 0 0 0 4.65<br />
1.1 ........1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 0 0 4.68 0 0<br />
1.10<br />
................8. SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS<br />
DESCRIPCIONES QUE SE HACEN DE LAS<br />
TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL<br />
DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE?<br />
4 0 0 0<br />
se elaboran<br />
conforme a<br />
los<br />
requerimiento<br />
s<br />
1.11<br />
1.12<br />
1.13<br />
1.14<br />
1.15<br />
................9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS<br />
ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO<br />
CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS<br />
NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA?<br />
..............10. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS<br />
ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO<br />
CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN<br />
DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA<br />
ENTIDAD?<br />
..............11. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS,<br />
SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE<br />
IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN DOCUMENTOS<br />
IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA DE<br />
LOS MISMOS?<br />
..............12.LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN<br />
LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y<br />
AMBIENTALES CONTIENEN LA INFORMACIÓN NECESARIA<br />
PARA REALIZAR SU ADECUADA IDENTIFICACIÓN?<br />
..............13. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS,<br />
SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE<br />
IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS DE<br />
CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN<br />
DE CONTABILIDAD PÚBLICA?<br />
5 0 0 0<br />
4 0 0 0<br />
5 0 0 0<br />
5 0 0 0<br />
5 0 0 0<br />
1.16 ........1.1.2. CLASIFICACIÓN 0 4.87 0 0 0<br />
se capacitan<br />
constantemen<br />
te<br />
tienen<br />
experiencia<br />
en el tema<br />
Se da<br />
cumplimiento<br />
a los<br />
requerimiento<br />
s<br />
Existen<br />
soportes<br />
Se tiene en<br />
cuenta el<br />
régimen de<br />
contabilidad
1.17<br />
1.18<br />
1.19<br />
................14. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS,<br />
SOCIALES Y AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS<br />
PROCESOS PROVEEDORES DE LA ENTIDAD HAN SIDO<br />
INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE?<br />
................15. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS,<br />
SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA<br />
ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y<br />
CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL<br />
DE CUENTAS?<br />
................16. SON ADECUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS<br />
PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES,<br />
HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD<br />
CONTABLE PÚBLICA?<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se clasifican<br />
4 0 0 0<br />
1.2 ........1.1.1 IDENTIFICACIÓN 0 4.53 0 0 0<br />
1.20<br />
1.21<br />
1.22<br />
................17. LA CLASIFICACIÓN DE LAS<br />
TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES<br />
CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN<br />
TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL<br />
DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD<br />
PÚBLICA?<br />
................18. EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS<br />
UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS<br />
FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y<br />
AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN<br />
PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA<br />
GENERAL DE LA NACIÓN?<br />
................19. SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y<br />
SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE<br />
LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES<br />
REALIZADAS ?<br />
Se tienen en<br />
cuenta<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se ajusta
1.23<br />
1.24<br />
................20. SE ELABORAN Y REVISAN<br />
OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS<br />
PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE<br />
CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO?<br />
................21. SE EJECUTAN PERIODICAMENTE<br />
CONCILIACIONES DE SALDOS RECÍPROCOS CON OTRAS<br />
ENTIDADES PÚBLICAS?<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
1.25 ........1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 0 4.66 0 0 0<br />
1.26<br />
1.27<br />
1.28<br />
1.29<br />
1.3<br />
1.30<br />
................22. SE REALIZAN PERIODICAMENTE<br />
CONCILIACIONES Y CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS<br />
ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA,<br />
Y DEMÁS ÁREAS Y/O PROCESOS DE LA ENTIDAD?<br />
................23. SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS<br />
FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE<br />
CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA<br />
HACER LOS AJUSTES PERTINENTES?<br />
................24.LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS<br />
REVELAN ADECUADAMENTE LOS HECHOS,<br />
TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS?<br />
................25.SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS<br />
PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES<br />
SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y POR LOS<br />
VALORES CORRECTOS?<br />
..................1.SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS<br />
LOS PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE DEBEN<br />
SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ENTIDAD Y<br />
A LOS USUARIOS EXTERNOS?<br />
................26. SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES<br />
EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL<br />
CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U<br />
OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO<br />
HAYA LUGAR?<br />
5 0 0 0 Siempre<br />
4 0 0 0<br />
En forma<br />
regular<br />
4 0 0 0 Se ajusta<br />
4 0 0 0 Se cumple<br />
5 0 0 0<br />
Hay<br />
comunicación<br />
constante<br />
entre las<br />
dependencias<br />
5 0 0 0 Siempre
1.31<br />
1.32<br />
1.33<br />
1.34<br />
1.35<br />
1.36<br />
1.37<br />
................27. SE GENERAN LISTADOS DE CONSECUTIVOS<br />
DE DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES DE<br />
COMPLETITUD DE REGISTROS?<br />
................28. SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS<br />
CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE<br />
ENTIDADES DE GOBIERNO GENERAL Y EMPRESAS<br />
PÚBLICAS?<br />
................29. EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN<br />
AMBIENTE DE SISTEMA DE INTEGRADO DE<br />
INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE?<br />
................30. SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS<br />
VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE<br />
DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN,<br />
VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE?<br />
................31. LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE<br />
REALIZAN TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS<br />
SOPORTES IDONEOS?<br />
.............. 32. PARA EL REGISTRO DE LAS<br />
TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES SE<br />
ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE<br />
CONTABILIDAD?<br />
.............. 33 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE<br />
ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN<br />
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
4 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
1.39 ........1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 0 0 4.59 0 0<br />
1.4<br />
1.40<br />
..................2. SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS<br />
LOS PRODUCTOS DE LOS DEMÁS PROCESOS QUE SE<br />
CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE?<br />
........1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y<br />
DEMÁS INFORMES<br />
4 0 0 0<br />
0 4.85 0 0 0<br />
se cumple<br />
con el<br />
proceso
1.41<br />
1.42<br />
1.43<br />
1.44<br />
1.45<br />
1.46<br />
1.47<br />
1.48<br />
................34. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS<br />
DE CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS<br />
PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE<br />
CONTABILIDAD PÚBLICA?<br />
................35. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS,<br />
INFORMES Y REPORTES CONTABLES COINCIDEN CON<br />
LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?<br />
................36. SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO,<br />
ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS<br />
PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO<br />
UTILIZADO PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN?<br />
................37. SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS<br />
ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL<br />
REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL<br />
DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN,<br />
VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE<br />
LA INFORMACIÓN?<br />
................38.LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS<br />
CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES<br />
ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD<br />
PÚBLICA?<br />
................39. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS<br />
ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE<br />
LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y<br />
CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE?<br />
................40. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS<br />
NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS<br />
REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES?<br />
........1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN<br />
DE LA INFORMACIÓN<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Siempre<br />
5 0 0 0 Siempre<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
4 0 0 0 Se ajusta<br />
0 4.33 0 0 0
1.49<br />
1.5<br />
1.50<br />
1.51<br />
1.52<br />
1.53<br />
1.54<br />
................41. SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS<br />
ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL<br />
REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL<br />
DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN,<br />
VIGILANCIA Y CONTROL?<br />
..................3. SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD<br />
LOS PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES,<br />
HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE<br />
CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DEL<br />
PROCESO CONTABLE?<br />
................42.SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR<br />
VISIBLE Y DE FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL<br />
BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD<br />
FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL?<br />
................43.SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES<br />
PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD<br />
FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA<br />
ENTIDAD?<br />
................44.LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA<br />
DE LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACIONES<br />
QUE FACILITAN SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR<br />
PARTE DE LOS USUARIOS?<br />
................45.LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA<br />
PARA CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN?<br />
................46. SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR<br />
CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE<br />
LA INFORMACIÓN?<br />
5 0 0 0 Siempre<br />
4 0 0 0<br />
4 0 0 0<br />
existen<br />
soportes<br />
en forma<br />
regular<br />
4 0 0 0 Se ajusta<br />
4 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Siempre<br />
4 0 0 0 Se ajusta<br />
1.55 ........1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 0 0 4.68 0 0<br />
1.56 ........1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 0 4.68 0 0 0<br />
1.57<br />
................47. SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA<br />
TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE<br />
CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE?<br />
4 0 0 0 Se ajusta
1.58<br />
1.59<br />
1.6<br />
1.60<br />
1.61<br />
1.62<br />
1.63<br />
1.64<br />
................48. EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA<br />
ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE<br />
ÍNDOLE CONTABLE?<br />
................49. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES<br />
PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE<br />
LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE<br />
LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?<br />
..................4. EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL<br />
LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES<br />
REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE<br />
PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA<br />
CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O<br />
SOPORTE?<br />
................50. SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE<br />
NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA<br />
EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL<br />
PROCESO CONTABLE?<br />
................51. LAS POLÍTICAS CONTABLES,<br />
PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS QUE SE<br />
APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN<br />
DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS?<br />
................52. LOS MANUALES DE POLÍTICAS,<br />
PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS CONTABLES SE<br />
ENCUENTRAN DEB<br />
................53. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE<br />
FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA<br />
FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE<br />
LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO<br />
CONTABLE DE LA ENTIDAD?<br />
................54. SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA<br />
POLÍTICA DE DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y<br />
DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA<br />
INFORMACIÓN?<br />
5 0 0 0<br />
4 0 0 0<br />
4 0 0 0<br />
Permanentem<br />
ente<br />
En forma<br />
regular<br />
existen<br />
soportes<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
4 0 0 0 Se ajusta<br />
4 0 0 0 Se ajusta<br />
4 0 0 0 Se ajusta
1.65<br />
1.66<br />
1.67<br />
1.68<br />
1.69<br />
1.7<br />
................55. LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES<br />
SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN<br />
LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O<br />
EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS<br />
DEPENDENCIAS?<br />
................56. LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS<br />
EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS<br />
PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO<br />
DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD<br />
PÚBLICA?<br />
................57 SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE<br />
DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA DE CONFORMIDAD CON<br />
LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y<br />
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD?<br />
................58. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL<br />
PROCESO CONTABLE CUMPLEN CON LOS<br />
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA<br />
ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE<br />
DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE<br />
EN EL SECTOR PÚBLICO?<br />
................59. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O<br />
MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA<br />
LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO<br />
CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN FORMA<br />
SATISFACTORIA?<br />
..................5. SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL<br />
LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES<br />
REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE<br />
PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA<br />
CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O<br />
SOPORTE?<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
5 0 0 0<br />
4 0 0 0<br />
Capacitacione<br />
s<br />
hay<br />
documentos
1.70<br />
1.71<br />
1.72<br />
1.8<br />
1.9<br />
................60. SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES<br />
DE EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE<br />
REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE CONTADOR?<br />
................61. EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO<br />
EN FORMA ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE LA<br />
INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O<br />
DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS,<br />
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES?<br />
................62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS<br />
REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN<br />
DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS DE<br />
CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA<br />
MATERIA?<br />
..................6. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS,<br />
SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA<br />
ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y<br />
CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA?<br />
..................7. LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS,<br />
INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN<br />
SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO IDÓNEO<br />
CORRESPONDIENTE?<br />
5 0 0 0 Se cumple<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0 Se ajusta<br />
5 0 0 0<br />
5 0 0 0<br />
2.1 FORTALEZAS 0 0 0 0 0<br />
2.2 DEBILIDADES 0 0 0 0 0<br />
2.3<br />
AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES<br />
Y RECOMENDACIONES REALIZADAS<br />
0 0 0 0 0<br />
2.4 RECOMENDACIONES 0 0 0 0 0<br />
los<br />
documentos<br />
son claros<br />
existen los<br />
soportes
14.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA<br />
14. MUNICIPIO DE VIRACACHA<br />
La auditoria comprende la evaluación y revisión sistemática del Balance General del Municipio de<br />
Viracachá, para verificar la consistencia de las cifras presentadas y reveladas a 31 de diciembre de<br />
2011 con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado en principios Contables<br />
Universalmente aceptados y bajo Normas de Auditoria Generalmente aceptadas.<br />
14.2 COBERTURA<br />
La auditoria abarco los Estados financieros correspondientes a la vigencia 2011, para lo cual se<br />
eligió una muestra selectiva obedeciendo a criterios lógicos como escoger la cuenta o cuentas a<br />
analizar e incluir todo los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad,<br />
confiabilidad y resultado de los mismos.<br />
14.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO<br />
Una vez realizado el examen al balance se determino que las cuentas que tuvieron un impacto<br />
significativo sobre cada grupo contable y que por tal razón afectaron el resultado del ejercicio o del<br />
patrimonio, son: bienes de beneficio y uso público, propiedad, planta y equipo, reserva financiera<br />
actuarial en razón a que los hallazgos en estas cuentas oscilan entre el 61% y el 100% del valor<br />
de la cuenta. Igualmente la no inclusión de la cuenta valorizaciones afecto negativamente el<br />
patrimonio de la entidad<br />
14.4 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
De conformidad con la resolución No. 357 de Julio 23 de 2009 expedida por la Contaduría General<br />
de la Nación, se realizo la evaluación del Sistema de Control Interno Contable Vigencia 2011<br />
evidenciándose que la calificación asignada a cada uno de los ítems como deficiente se ajusta a lo<br />
a lo verificado en el proceso auditor; sin embargo se evidencio que algunas actividades fueron<br />
calificadas como satisfactorias y adecuadas, calificación no coherente con lo encontrado en el<br />
trabajo de campo, dentro de las cuales se destacan las siguientes:<br />
� Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u<br />
operaciones registradas.(5)<br />
� Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han<br />
efectuado de forma adecuada y por los valores correctos.(4)<br />
� El proceso contable opera en un ambiente de sistema integrado de información y este<br />
funciona adecuadamente (5)<br />
� Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes<br />
idóneos (4)<br />
� Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de<br />
representante legal o cambios de contador (4)<br />
� Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad<br />
contable son de fácil y confiable medición monetaria (4)
� Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran<br />
soportadas con el documento idóneos correspondiente (5)<br />
En la vigencia 2011 el municipio de Viracachá no designo funcionario encargado de realizar las<br />
funciones de jefe de control interno por tal razón no se ejecutaron actividades encaminadas a<br />
evaluar el sistema de control interno contable; es así como en el desarrollo de la auditoria el grupo<br />
auditor encontró falencias relacionadas con la no existencia de soportes y hallazgos que se<br />
traducen en sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres en las cuentas: Caja, bancos,<br />
inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso<br />
público, deuda pública, cuentas por pagar, pasivos estimados<br />
Estos factores permiten concluir que el Sistema de Control Interno Contable del municipio no existe<br />
por lo tanto no es posible garantizar que todas las transacciones realizadas se registren de<br />
manera exacta, veraz y oportuna.<br />
14.5 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
14.5.1 Generales<br />
� A diciembre 31 de 2011 la cuenta Caja General refleja un saldo por $ 1.878.000; que<br />
corresponden a dineros faltantes desde el año 2003; sin que las administraciones<br />
municipales hayan tomado las medidas pertinentes.<br />
� Existe desorden en el archivo de documentos relacionados con los soportes de tesorería,<br />
específicamente lo que tiene que ver con conciliaciones y extractos bancarios.<br />
� La cuenta 13 Rentas por cobrar correspondiente a predial no se pudo verificar en razón a<br />
que el municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por<br />
concepto de impuesto predial clasificada por edades, el único soporte es un folio que<br />
registra el resumen de deuda del impuesto predial y sobretasa ambiental de los años 1981-<br />
2012; de otra parte el balance no registra valor en la subcuenta 130507 predial vigencia<br />
actual.<br />
� El inventario de bienes muebles e inmuebles no está actualizado y no hay un<br />
procedimiento definido para confrontarlo con los registros contables.<br />
� El manejo en el control de los bienes inmuebles del municipio no es el adecuado en razón<br />
a que existen bienes con escritura que no están registrados en el balance, bienes<br />
revelados en el balance que no poseen escritura e inventarios que no registran la<br />
totalidad de los bienes.<br />
� No se realizan conciliaciones y cruces de saldos entre los diferentes procesos que se<br />
desarrollan al interior del municipio.<br />
� El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo<br />
lo dispuesto en la circular externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación.<br />
� El Balance General no incluye las cuentas 1999 VALORIZACIONES de los bienes de<br />
propiedad del municipio y 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS en lo referente a<br />
litigios y demandas.<br />
� El balance incluye la cuenta 1505 -bienes producidos- cuenta que no debe registrarse en<br />
razón a que el municipio no realiza procesos de transformación, explotación, cultivo o<br />
construcción y además no se encuentran disponibles `para la venta.
� El balance registra en la cuenta provisión para pensiones los valores correspondientes al<br />
cálculo actuarial de pensiones actuales y pensiones actuales por amortizar, situación que<br />
no es coherente con lo reportado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con corte<br />
a 31 de diciembre de 2011 donde se evidencia que el total de aportes en pesos supera el<br />
pasivo pensional total; razón por la cual esta cuenta no debe figurar en el balance.<br />
� El balance no revela de manera clara las características de identificación del equipo de<br />
transporte, tracción y elevación,<br />
� El Municipio no cuenta con un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad<br />
financiera, económica, social y ambiental de la entidad.<br />
� El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable el<br />
cual establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la<br />
información financiera económica y social en los entes públicos, que garanticen la<br />
producción de información razonable y oportuna.<br />
� El Municipio no cuenta con un funcionario encargado del Sistema de Control Interno<br />
El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras de<br />
que se garantice la producción de información razonable y oportuna.<br />
14.5.2 Específicos<br />
CUENTA 1105 CAJA<br />
Esta cuenta presenta una sobreestimación por $1.878.000.00 que corresponde a dineros faltantes<br />
desde el año 2003; por consiguiente el saldo ha sido arrastrado contablemente sin que la<br />
administración haya efectuado la depuración de la cuenta. (Ref. Aca)<br />
SOBREESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
11 EFECTIVO<br />
1105 CAJA<br />
110501001 Caja General 1,878,000.00 0.00 1,878,000.00<br />
TOTAL 1,878,000.00<br />
CUENTA 1110 BANCOS<br />
La cuenta 1110 depósitos en instituciones financieras presenta incertidumbre por valor de $<br />
58.717.345.78 en razón a la falta de conciliaciones y extractos bancarios y subestimaciones por<br />
valor de $ 27.860.903.99 por el incorrecto registro en el balance del saldo de la cuenta del Banco<br />
de Colombia y por la no incorporación de los saldos de dos cuentas del Banco Agrario: (Ref. Aba)<br />
INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
11 EFECTIVO<br />
1110 BANCOS<br />
11100500101 ISAGEN Cta 37105389-3 37,658,288.23 - 37,658,288.23<br />
11100500104 Personería Cta 371-05413-1 10,084.87 - 10,084.87
Fondo Maquinaria Banco Bogotá<br />
11100500611 3,500,561.68<br />
585069354<br />
- 3,500,561.68<br />
11100500613 Banco Bogotá Cta 585070006 107,254.00 - 107,254.00<br />
11100500615 Banco Bogotá Cta 585069370 5,333,680.00 - 5,333,680.00<br />
Bogotá barrido<br />
11100500619<br />
585075856<br />
sisben ii<br />
1,373,104.00 - 1,373,104.00<br />
11100500620 Banco Bogotá Cta 585078926 10,734,373.00 - 10,734,373.00<br />
TOTAL 58.717.345.78<br />
SUBESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
1110 BANCOS<br />
111005002 Banco de Colombia<br />
489,821.42<br />
22,961,927.01 22,472,105.59<br />
Banco agrario Cta 0-1563-0-01031-<br />
0<br />
0 5,037,798.40 5,037,798.40<br />
Banco Agrario- Depósitos judiciales 0 351,000.00 351,000.00<br />
TOTAL<br />
CUENTA 12 INVERSIONES<br />
27.860.903.99<br />
La cuenta 12 INVERSIONES presenta Subestimación por valor de $ 570.020, debido a que los<br />
dineros invertidos en acciones no están registrados en el balance. (Ref. Ain)<br />
SUBESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
12 INVERSIONES<br />
Acciones Empresa de energía de<br />
Boyacá 0 550,020 550,020<br />
Acciones Empresa de energía de<br />
Boyacá 0 10,000 10,000<br />
Acciones Empresa de energía de<br />
Boyacá 0 10,000 10,000<br />
TOTAL 570,020<br />
CUENTA 13 RENTAS POR COBRAR<br />
Esta cuenta presenta INCERTIDUMBRE por valor de $ 95.415,721.96 debido que el municipio no<br />
cuenta con los soportes que validen las cifras reveladas en el balance en lo correspondientes a predial<br />
unificado (REF: Arxc)<br />
INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
13 RENTAS POR COBRAR 95,415,721.96<br />
1305 VIGENCIA ACTUAL 0.00 0.00<br />
1310<br />
VIGENCIAS<br />
ANTERIORES<br />
95,415,721.96 0.00 95,415,721.96<br />
TOTAL 95,415,721.96
CUENTA 14 DEUDORES<br />
La cuenta deudores muestra una sobreestimación por valor de $ 16.489.177.84 que corresponde al<br />
mayor valor registrado en el balance por concepto del dinero que le adeudan a la Empresa Aguas<br />
de Márquez APC y una incertidumbre por $ 111.733.650.76 deuda que no está soportada. (REF:<br />
Adeu)<br />
SOBREESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
1408 SERVICIOS PÚBLICOS<br />
140802 Servicio de acueducto 42,504,000.00 26,014,822.16 16,489,177.84<br />
TOTAL 16,489,177.84<br />
INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
1408 SERVICIOS PÚBLICOS<br />
140803 Servicio de alcantarillado 6,644,000.00 0.00 6,644,000.00<br />
140804 Servicio de aseo 6,644,000.00 0.00 6,644,000.00<br />
1424 Recursos entregados en administración 98,445,650.76 0.00 98,445,650.76<br />
TOTAL 111,733,650.76<br />
CUENTA 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO<br />
La cuenta presenta incertidumbres por valor de $ 3.629,867.994.11 debido a que el municipio no cuenta<br />
con los certificados de libertad de los bienes inmuebles que demuestren la propiedad de los mismos,<br />
además los muebles y equipos no aparecen en el inventario; sobrestimaciones por $ 35.660.851.00 y<br />
subestimaciones por $ 54.880.483 por el registro erróneo de saldos. (Ref. Appe)<br />
INCERTIDUMBRES<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
16<br />
PROPIEDADES,<br />
EQUIPO<br />
PLANTA Y<br />
1605 TERRENOS 781,056,004.12 0.00 951,888,995.88<br />
1640 EDIFICACIONES 1,287,861,069.77 0.00 2,291,029,328.23<br />
1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 51,765,000.00 0.00 51,765,000.00<br />
1660<br />
EQUIPO<br />
CIENTÍFICO<br />
MÉDICO Y<br />
56,190,000.00<br />
0.00<br />
56,190,000.00<br />
1665<br />
MUEBLES, ENSERES<br />
EQUIPO DE OFICINA<br />
Y<br />
68,585,702.00 0.00 68,585,702.00<br />
EQUIPOS DE<br />
1670 COMUNICACIÓN<br />
COMPUTACION<br />
Y 87,372,900.00 0.00 87,372,900.00<br />
166006<br />
EQUIPOS DE TRANSPORTE,<br />
TRACCION Y ELEVACION<br />
16750201<br />
Volqueta Placa OEO-168 58,310,000.00<br />
58,310,000.<br />
00<br />
0.00<br />
16750203 Vibro Compactador 20,000,000.00 0.00 20,000,000.00<br />
16750204 Buseta OQF178 35,000,000.00<br />
69,837,500.<br />
00<br />
34,837,500.00<br />
16750208 Moto Niveladora 103,036,068.00 0.00 103,036,068.00
TOTAL 3,664.705494.11<br />
SOBREESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIAS<br />
1675<br />
EUIPO DETRANSPORTE<br />
TRACCION Y ELEVACION<br />
16750202 Volqueta Placa OXE381 50,000,000.00 15,000,000.00 35,000,000.00<br />
16750205 Ambulancia 15,000,000.00 14,339,149.00 660,851.00<br />
TOTAL 35,660,851.00<br />
SUBESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIAS<br />
16<br />
PROPIEDADES,<br />
EQUIPO<br />
PLANTA Y<br />
16750206 Moto Placa MNT95 700,000.00 3,050,000.00 2,350,000.00<br />
16750207 Retroexcavadora 88,168,617.00 105,861,600.00 17,692,983.00<br />
16750204 Buseta OQF178 35.000.000.00 69.837.500.00 34.837.500.00<br />
TOTAL 54,880,483.00<br />
CUENTA 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO<br />
La cuenta 17 Bienes de Beneficio y Uso Público presenta incertidumbre debido a la falta de<br />
soportes que permitan determinar la razonabilidad de la cifra revelada en el balance. (Ref.<br />
Abbup)<br />
INCERTIDUMBRE<br />
CATE<br />
G<br />
17<br />
DESCRIPCION BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
BIENES DE BENEFICIO Y USO<br />
PÚBLICO E HISTÓRICOS Y<br />
CULTURALES<br />
1705 EN CONSTRUCCION 191,317,302.00 0.00 191,317,302.00<br />
1710 SERVICIO 4,751,878,606.48 0.00 4,751,878,606.48<br />
TOTAL 4,943,195,908.48<br />
CUENTA 19 OTROS ACTIVOS<br />
La cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial presenta una subestimación por $2.706.652.167.96 en<br />
razón a que el saldo registrado en el balance no corresponde a lo reportado por el Ministerio de<br />
Hacienda y Crédito Público con corte a 31 de diciembre de 2011.<br />
SUBESTIMACION<br />
CUENTA CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
19 OTROS ACTIVOS<br />
1901<br />
RESERVA FINANCIERA<br />
43.977.007.00<br />
ACTUARIAL<br />
2.750.629.174.<br />
96<br />
2.706.652.167.96<br />
TOTAL 2.706.652.167.96
CUENTA 24 CUENTAS POR PAGAR<br />
La cuenta 24 presenta una subestimación por $ 18.140.000.00 debido a que el balance no registra<br />
dos de las cuentas constituidas a 31 de diciembre de 2011 y una incertidumbre por valor de $<br />
2.083.790.00 por la falta de soportes.<br />
SUBESTIMACION<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
24 CUENTAS POR PAGAR<br />
Cuentas por pagar constituidas a 31-12-2011 0.00 18,140,000.00 18,140,000.00<br />
TOTAL 18,140,000.00<br />
INCERTIDUMBRE<br />
CODIGO CUENTA BALANCE SOPORTE DIFERENCIA<br />
24 CUENTAS POR PAGAR<br />
2401<br />
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS<br />
NACIONALES<br />
240101 Bienes y servicios 2,083,790.00 0.00 2,083,790.00<br />
TOTAL 2,083,790.00<br />
14.6 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO O NEGATIVO<br />
Como parte de nuestro Examen a los Estados Financieros e Información complementaria al<br />
municipio de Viracachá a 31 de diciembre de 2011, se reviso y evaluó la información suministrada<br />
por la entidad mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del<br />
Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requieren las normas y procedimientos<br />
establecidos de Auditoria Generalmente Aceptadas.<br />
El Municipio de Viracachá debe proceder a que se realicen los ajustes pertinentes en las cuentas<br />
que se encontraron sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbres como son: bancos,<br />
Inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad, planta y equipo, bienes de beneficio y uso<br />
público, otros activos, deuda pública, cuentas por pagar, pasivos estimados.<br />
En mi opinión por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros del Municipio<br />
de Viracachá no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes la situación<br />
financiera del municipio a 31 de diciembre de 2011 y los resultados de sus operaciones por el año<br />
que termino en esta fecha y de acuerdo a los hallazgos encontrados por el grupo auditor presento<br />
dictamen CON OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA, de conformidad con los principios y normas<br />
prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente<br />
aceptados o prescritos por el Contador General.<br />
.<br />
ANGELA LILIANA GUATIBONZA BONZA<br />
CPT.<br />
14.7 CONCLUSIONES<br />
� Existe desorden en el archivo de documentos relacionados con los soportes de tesorería,<br />
específicamente lo que tiene que ver con conciliaciones y extractos bancarios.
� El municipio no cuenta con una base de datos donde se registre la cartera por concepto de<br />
impuesto predial clasificada por edades, beneficiarios y monto, entre otros aspectos;<br />
además el balance no registra la subcuenta correspondiente a predial vigencia actual.<br />
� El inventario de bienes muebles e inmuebles no está actualizado y no hay un<br />
procedimiento definido para confrontarlo con los registros contables.<br />
� El manejo en el control de los bienes inmuebles del municipio no es el adecuado en razón<br />
a que existen bienes con escritura que no están registrados en el balance, bienes<br />
revelados en el balance que no poseen escritura e inventarios que no registran la<br />
totalidad de los bienes.<br />
� El municipio no ha realizado avaluó técnico de los bienes de su propiedad, contraviniendo<br />
lo dispuesto en la circular externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación.<br />
� El Balance General no incluye las cuentas 1999 VALORIZACIONES de los bienes de<br />
propiedad del municipio y 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS en lo referente a<br />
litigios y demandas.<br />
� El balance incluye la cuenta 1505 -bienes producidos- cuenta que no debe registrarse en<br />
razón a que el municipio no realiza procesos de transformación, explotación, cultivo o<br />
construcción y además no se encuentran disponibles `para la venta.<br />
� El balance no revela de manera clara las características de identificación del equipo de<br />
transporte, tracción y elevación,<br />
� La cuenta patrimonio se encuentra subestimada por la no inclusión del valor de superávit<br />
por valorización de los bienes de propiedad del municipio.<br />
� Existen cuentas sobrestimadas, subestimadas y con incertidumbre como son bancos,<br />
inversiones, rentas por cobrar, deudores, propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y<br />
uso público, operaciones de crédito público, cuentas por pagar pasivos estimados,<br />
provisión para pensiones.<br />
� El Sistema de Control Interno Contable del municipio no opera, pues no cuenta con un<br />
funcionario encargado del Sistema de Control Interno lo cual lleva a no poder garantizar<br />
que todas las transacciones realizadas se registren de manera exacta, veraz y oportuna.<br />
� El municipio no cuenta con un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad<br />
financiera, económica, social y ambiental de la entidad<br />
El Municipio no ha establecido el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras<br />
de que se garantice la producción de información razonable y oportuna.<br />
14.8 RECOMENDACIONES<br />
� Implementar base de datos con la información del impuesto predial con del fin de que el<br />
municipio cuente con una herramienta eficaz que le permita determinar con certeza los<br />
deudores por este concepto.<br />
� Depurar y actualizar el inventario de la entidad y codificarlo contablemente.
� Implementar un sistema integrado de información que permita la realización periódica de<br />
conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de contabilidad, presupuesto, tesorería<br />
almacén y demás áreas y/o procesos de la entidad<br />
� Realizar el avaluó técnico de los bienes de propiedad del municipio acorde con lo<br />
establecido por la Contaduría General de la Nación.<br />
� Incluir en el balance las cuentas valorizaciones y provisión para contingentes.<br />
� Designar al funcionario encargado de las funciones de control.<br />
� Revisar y ajustar las cuentas y subcuentas con hallazgos que se traducen<br />
sobrestimaciones, subestimaciones e incertidumbres.<br />
� Establecer un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera,<br />
económica, social y ambiental de la entidad<br />
� Establecer el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en aras de garantizar<br />
la producción de información razonable y oportuna.<br />
� Organizar adecuadamente los archivos relacionados con la información contable.
CUADRO DE HALLAZGOS<br />
MUNICIPIO VIRACACHA<br />
REPRESENTANTE LEGAL:<br />
JOSE VICENTE VARGAS PATIÑO<br />
FECHA DE REPORTE: 23 DE ABRIL DE 2012<br />
VIGENCIA 2011<br />
Cifras en millones de pesos<br />
Código Cuenta<br />
11 EFECTIVO<br />
1105 CAJA 1.87<br />
1110 BANCOS<br />
SOBREESTIMACION SUBESTIMACION INCERTIDUMBRRE<br />
11100500101 ISAGEN Cta 37105389-3 37.65<br />
11100500104 Personería Cta 371-05413-1 0.10<br />
Fondo Maquinaria Banco<br />
11100500611 Bogotá 585069354<br />
3.50<br />
11100500613 Banco Bogotá Cta 585070006 0.10<br />
11100500615 Banco Bogotá Cta 585069370 5.33<br />
Bogotá barrido sisben ii<br />
11100500619 585075856<br />
1.37<br />
11100500620 Banco Bogotá Cta 585078926<br />
10.73<br />
111005002 Banco de Colombia<br />
Banco agrario Cta 0-1563-0-<br />
22.47<br />
01031-0<br />
5.04<br />
Banco Agrario- Depósitos<br />
judiciales<br />
0.35<br />
12 INVERSIONES 1<br />
13 RENTAS POR COBRAR 95.41<br />
140802 Servicio de acueducto 16.49<br />
140803 Servicio de alcantarillado 6.64<br />
140804 Servicio de aseo 6.64<br />
Recursos entregados en<br />
1424<br />
administración<br />
PROPIEDADES, PLANTA Y<br />
98.44<br />
16<br />
EQUIPO<br />
1605 TERRENOS 951.89<br />
1640 EDIFICACIONES 2.291.03<br />
1655 MAQUINARIA Y EQUIPO<br />
EQUIPO MÉDICO Y<br />
51.76<br />
1660<br />
CIENTÍFICO<br />
MUEBLES, ENSERES Y<br />
56.19<br />
1665<br />
EQUIPO DE OFICINA<br />
EQUIPOS DE<br />
COMUNICACIÓN Y<br />
68.58<br />
1670<br />
COMPUTACION<br />
87.37<br />
1675<br />
EQUIPOS DE TRANSPORTE,<br />
TRACCION Y ELEVACION<br />
157.87<br />
16750202 Volqueta Placa OXE381 35.00
16750205 Ambulancia 0.66<br />
16750206 Moto Placa MNT95 2.35<br />
16750207 Retroexcavadora 17.69<br />
16750204 Buseta OQF178<br />
BIENES DE BENEFICIO Y<br />
34.83<br />
USO PÚBLICO E<br />
HISTÓRICOS Y<br />
17<br />
CULTURALES<br />
1705 EN CONSTRUCCION 191.31<br />
1710 SERVICIO 4,751.87<br />
19 OTROS ACTIVOS<br />
RESERVA FINANCIERA<br />
1901<br />
ACTUARIAL<br />
2,706.65<br />
24 CUENTAS POR PAGAR<br />
Cuentas por pagar constituidas<br />
a 31-12-2011<br />
ADQUISICIÓN DE BIENES Y<br />
18.14<br />
2401<br />
SERVICIOS NACIONALES<br />
240101 Bienes y servicios 2.08<br />
TOTAL 54.02 2,808.52 8,875.86
15.1 ALCANCE<br />
15. ESE HOSPITAL MUNICIPIO DE CHIQUINQUIRÁ<br />
La Auditoría tendrá como alcance los estados financieros correspondientes durante la Vigencia de<br />
2011, para lo cual se seleccionará una muestra selectiva , obedeciendo a criterios lógicos como<br />
escoger la cuenta o cuentas a analizar e incluir todos los soportes para establecer el grado de<br />
cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad y resultados de los mismos. La principal limitación<br />
que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco tiempo que se concede para la<br />
realización del trabajo de campo y el escaso recurso humano que se envía para llevarlo a cabo.<br />
15.2 COBERTURA<br />
Teniendo en cuenta el balance a 31 de diciembre de 2011 de la ESE HOSPITAL REGIONAL del<br />
municipio de CHIQUINQUIRA, en el activo se va a tomar un 82% del total de sus cuentas, que<br />
corresponden a las diferentes cuentas que se van a tomar de la siguiente manera:<br />
En la cuenta efectivo un 90%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad, planta y<br />
equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso público un 70%, en la cuenta otros activos<br />
un 80%.<br />
Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 80% del total de sus cuentas que se distribuyen de la<br />
siguiente manera:<br />
En la cuenta por pagar un 90% y en la cuenta de obligaciones laborales un 80%, en la cuenta<br />
pasivo estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%.<br />
15.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR.<br />
Revisados los archivos que reposan en la Contraloría General de Boyacá y la E.S.E.<br />
HOSPITAL REGIONAL del municipio de CHIQUINQUIRA, correspondiente a la vigencia<br />
2010, no se halló compromiso por parte de la administración municipal sobre glosa<br />
contables alguna que pudiera originar plan de mejoramiento.<br />
15.4 ANALISIS FINANCIERO A LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO<br />
Las cuentas con alto impacto presentadas en los estados financieros de la ESE HOSPITAL<br />
REGIONAL del municipio de CHIQUINQUIRA se pueden establecer que la cuenta 1999 de<br />
Valorizaciones no se encuentra reflejada en los estados financieros situación que impacta<br />
negativamente en el Patrimonio<br />
Se observó igualmente que no se encuentra incorporada a los estados financieros la edificación<br />
donde desarrolla las actividades la Entidad Prestadora de Salud situación que impacta<br />
negativamente en el Patrimonio
15.5 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
En los informes de control interno contable se pudo establecer que se encuentran debidamente<br />
identificados los procesos contables.<br />
De acuerdo al diligenciamiento del formato actualizado de control interno contable, dio como<br />
resultado lo siguiente:<br />
NÚMERO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,8 ADECUADO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,9 ADECUADO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 5 ADECUADO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,8 ADECUADO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 5 ADECUADO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,7 ADECUADO<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4,6 ADECUADO<br />
1.2.2<br />
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN<br />
4,8 ADECUADO<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 5 ADECUADO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 5 ADECUADO<br />
Con relación a lo anterior, se pudo establecer que la Oficina de Control Interno realiza sus<br />
funciones de manera confiable garantizando la oportunidad y utilidad de la información para la<br />
toma de decisiones por parte de la Entidad Prestadora de Servicios; sin embargo se hace<br />
necesario la optimización de algunos procesos para que estén integradas las dependencias<br />
administrativas y contables.<br />
15.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
15.6.1 Generales<br />
� Es preciso advertir sobre la depuración de algunas cuentas.<br />
� En Cartera se presenta incoherencia entre la información revelada por la oficina de facturación<br />
y la registrada en contabilidad, además de no distinguirse con claridad los beneficiarios.<br />
� Mayor comunicación entre la oficina de facturación, almacén, administrativa y contabilidad para<br />
el cobro y registro de los servicios prestados por la Entidad Prestadora de Servicios Hospital<br />
Regional del municipio de CHIQUINQUIRA.
� Se debe imprimir mayor dinamismo para recuperación de cartera a efecto de evitar unos<br />
incrementos sustanciales en el valor de la misma.<br />
� En la dependencia de facturación y en el ejercicio médico se deben evitar errores que incidan<br />
en la conciliación de glosas.<br />
15.6.2 Específicos<br />
� Dentro del grupo efectivo se encontró saldo de $5.561.000, de los cuales 3.653.851<br />
corresponde a depósitos realizados por los pacientes mientras legalizan el valor total del<br />
servicio. Para lo cual consideramos que este valor debe ser reflejado en una cuenta<br />
control diario a fin de que no afecte el valor real de la caja<br />
� Cotejados todos los valores que nos muestra en el Balance con los reportados en el<br />
Almacén se encontraron diferencias en los códigos señalados.<br />
� Cabe advertir que el Edificio donde funciona la E.S.E HOSPITAL REGIONAL del municipio<br />
de CHIQUINQUIRA, se encuentra sin titularizar y no se visualizó diligencias tendientes a<br />
lograr la propiedad del referido bien, para luego ser incorporado dentro del balance en la<br />
cuenta de orden.<br />
� Dentro del grupo de terrenos se puedo establecer la titularización del lote de terreno donde<br />
funciona la ESE mediante cédula catastral Nº 010100300016000 y folio de matrícula<br />
inmobiliaria 072-72021 de fecha 19 de enero de 2006, propiedad ésta que no ha sido<br />
valorizada lo cual incide en forma negativa dentro del patrimonio de la E.S.E. HOSPITAL<br />
REGIONAL, por consiguiente no está contemplada dentro del balance a 31 de diciembre<br />
de 2011.<br />
� Se estableció que revisados los soportes de la cartera de deudores se presenta un<br />
incremento sustancial en la cartera corriente del 31% y del 182% en la superior a un año,<br />
para un crecimiento promedio total del 52%, pasando de 6.506.743.000 en el año 2010 a<br />
9.880.203.960,53 en el año 2011, valores sin tener en cuenta la provisión de cartera; en<br />
este orden de ideas es procedente recomendar que acudan a estrategias de evaluación y<br />
seguimiento permanente y estricto en el control del cobro y de la contestación y<br />
conciliación de glosas<br />
15.7 OPINIÓN CONTABLE<br />
Revisado el balance general a 31 de diciembre de 2011 de la E.S.E. HOSPITAL REGIONAL del<br />
Municipio de CHIQUINQUIRA y teniendo en cuenta las normas de general aceptación, los informes<br />
financieros contables y las pruebas efectuadas a los documentos y registros de contabilidad,<br />
arrojan un porcentaje de inconsistencias del 3.7% lo que nos permite emitir dictamen CON<br />
SALVEDADES<br />
SALVADOR PEÑA CORTES<br />
T.P. 23-326
15.8 CONCLUSIONES<br />
� Depuración de algunas cuentas con saldos pequeños y sin movimiento.<br />
� Incoherencia entre la información revelada por la oficina de facturación y la registrada en<br />
contabilidad, además de no distinguirse con claridad los beneficiarios.<br />
� Escasa comunicación entre la oficina de facturación, almacén, administrativa y contabilidad<br />
para el cobro y registro de los servicios prestados por la Entidad Prestadora de Servicios<br />
Hospital Regional del municipio de CHIQUINQUIRA.<br />
� No hay dinamismo para recuperación de cartera a efecto de evitar unos incrementos<br />
sustanciales en el valor de la misma.<br />
� Se presentan errores en la conciliación de glosas, en la dependencia de facturación y en el<br />
ejercicio médico.<br />
� No existe una cuenta control diario que separe el recaudo de facturación con el valor<br />
depositado por los pacientes mientras legalizan el valor del servicio.<br />
� Cotejados todos los valores que nos muestra en el Balance con los reportados en el<br />
Almacén se encontraron diferencias en los códigos señalados en el cuerpo del informe.<br />
� El Edificio donde funciona la E.S.E HOSPITAL REGIONAL del municipio de<br />
CHIQUINQUIRA, se encuentra sin titularizar y no se visualizó diligencias tendientes a<br />
lograr la propiedad del referido bien, para luego ser incorporado dentro del balance en la<br />
cuenta de orden.<br />
� No se ha Valorizado el terreno donde funciona la ESE HOSPITAL REGIONAL del<br />
municipio de CHIQUINQUIRA, mediante cédula catastral Nº 010100300016000 y folio de<br />
matrícula inmobiliaria 072-72021 de fecha 19 de enero de 2006.<br />
� Adolece de estrategias para el cobro de glosas toda vez que se observa un incremento<br />
sustancial en el valor de las mismas.<br />
15.9 RECOMENDACIONES<br />
� Depurar de algunas cuentas con saldos pequeños y sin movimiento.<br />
� Buscar coherencia entre la información revelada por la oficina de facturación y la registrada<br />
en contabilidad a fin de distinguir con claridad los beneficiarios.
� Establecer comunicación entre la oficina de facturación, almacén, administrativa y<br />
contabilidad para el cobro y registro de los servicios prestados por la Entidad Prestadora<br />
de Servicios Hospital Regional del municipio de CHIQUINQUIRA.<br />
� Dinamizar la recuperación de cartera a efecto de evitar incrementos sustanciales en el<br />
valor de la misma.<br />
� Evitar errores en la conciliación de glosas, en la dependencia de facturación y en el<br />
ejercicio médico.<br />
� Establecer cuenta control diario que separe el recaudo de facturación con el valor<br />
depositado por los pacientes mientras legalizan el valor del servicio.<br />
� Evitar diferencias en los valores mostrados en el Balance con los reportados en el<br />
Almacén.<br />
� Realizar gestión a fin de titularizar el Edificio donde funciona la E.S.E HOSPITAL<br />
REGIONAL del municipio de CHIQUINQUIRA.<br />
� Valorizar el terreno donde funciona la ESE HOSPITAL REGIONAL del municipio de<br />
CHIQUINQUIRA.<br />
Establecer estrategias para el cobro de glosas toda vez que se observa un incremento<br />
sustancial en el valor de las mismas.
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORÍA DEL BALANCE<br />
GENERAL DE LA NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ<br />
2. ENTIDAD AUDITADA: E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DEL MUNICIPIO DE CHIQUINQUIRA<br />
3. AÑO 2011<br />
No.<br />
HAL<br />
LAZ<br />
GOS<br />
(1)<br />
1<br />
2<br />
CÓDIG<br />
O<br />
(2)<br />
16<br />
1675<br />
1660<br />
3 1655<br />
4 1665<br />
5 1670<br />
6 1680<br />
NOMBRE CUENTAS (3)<br />
PROPIEDAD PLANTA Y<br />
EQUIPO<br />
EQUIPO DE TRACCION Y<br />
ELEVACION<br />
EQUIPO MEDICO<br />
CIENTIFICO<br />
MAQUINARIA Y EQUIPO<br />
MUEBLES, ENSERES Y<br />
EQUIPOS DE OFICINA<br />
EQUIPOS DE<br />
COMUNICACION Y<br />
COMPUTACION<br />
EQUIPO DE COMEDOR,<br />
COCINA, DESPENSA, Y H<br />
7 24 CUENTAS POR PAGAR0<br />
HALLAZGOS (MILES DE PESOS)<br />
Sobreestim<br />
aciones<br />
(4)<br />
201<br />
23,3<br />
18,9<br />
0.05<br />
Subestimacion<br />
es (5)<br />
10,7<br />
Incertidumbr<br />
es (6)<br />
4. FECHA DE<br />
REPORTE:<br />
12 de Abril de<br />
2012<br />
Observacione<br />
s (7)<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
80,6 CON<br />
SOPORTES<br />
117,3 CON<br />
SOPORTES<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
CON<br />
SOPORTES<br />
SUBTOTAL<br />
TOTAL HALLAZGOS<br />
TOTAL ACTIVO<br />
243,5 208,7 Como se<br />
observa la<br />
452,3<br />
suma de los<br />
12.031,2 hallazgos es<br />
el 3,7% del<br />
total del<br />
activo del<br />
Balance, en<br />
PARTICIPACION DE LOS HALLAZGOS 3,7%<br />
consecuencia<br />
la opinión es<br />
CON<br />
SALVEDADE<br />
S.
NÚMERO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,8 ADECUADO<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,9 ADECUADO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 5 ADECUADO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4,8 ADECUADO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 5 ADECUADO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,7 ADECUADO<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 4,6 ADECUADO<br />
1.2.2<br />
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN<br />
4,8 ADECUADO<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 5 ADECUADO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 5 ADECUADO
16.1 ALCANCE<br />
16. ESE HOSPITAL MUNICIPIO DE MIRAFLORES<br />
La auditoria al Balance a la ESE HOSPITAL REGIONAL DE MIRAFLORES, comprende la<br />
evaluación con relación a la razonabilidad y consistencia de las cifras presentadas a 31 de<br />
Diciembre de 2011, sobre el Balance General, Estado de pérdidas y ganancias, operaciones<br />
efectivas de caja y cambios en el Patrimonio; con el objeto de emitir el dictamen respectivo, basado<br />
en principios contables universalmente aceptados y bajo normas de auditoría generalmente<br />
aceptadas. La principal limitación que se tiene para el buen desarrollo de la misma es el poco<br />
tiempo que se concede para la realización del trabajo de campo.<br />
16.2 COBERTURA<br />
Teniendo en cuenta el balance a 31 de Diciembre de 2011, presentado por la ESE HOSPITAL<br />
REGIONAL DE MIRAFLORES, en el Activo se tomó un 80% del total de la muestra, que<br />
corresponde a las diferentes cuentas que se van a tomar de la siguiente manera:<br />
En la cuenta efectivo un 100%, en la cuenta deudores un 80%, en la cuenta propiedad planta y<br />
equipo un 90%, en la cuenta bienes de beneficio y uso Publico un 70%, en la cuenta otros activos<br />
un 80%.<br />
Por otro lado en el pasivo se va a tomar un 90% del total de sus cuentas que se distribuyen de la<br />
siguiente manera:<br />
En las cuentas por pagar un 100% y en la cuenta de obligaciones laborales un 100%, en la cuenta<br />
pasivos estimados un 70% y en la cuenta otros pasivos un 80%.<br />
16.3 SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA<br />
ANTERIOR<br />
El equipo auditor, pudo corroborar que a la ESE Hospital Regional de Miraflores, la Contraloría<br />
General de Boyacá no ha realizado Auditoria del Balance en las últimas cuatro vigencias anteriores.<br />
Por lo tanto no se pudo hacer seguimiento a glosas y/o observaciones plasmadas en informes<br />
anteriores.<br />
16.4 ANALIS FINANCIERO A LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO<br />
El ejercicio auditor observa que las Cuentas de mayor impacto dentro del Balance con relación al<br />
Activo de la ESE Hospital Regional de Miraflores, están representadas en Propiedad Planta y<br />
Equipo con un 75.09% y la cuenta Deudores, con un porcentaje del 17.01 %, evidenciándose que<br />
las bases de datos tanto de una como de la otra, se encuentran desactualizadas.<br />
16.5 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
La Comisión Auditora tomó el informe de control interno contable que la ESE Hospital Regional de<br />
Miraflores, envió a la Contaduría General de la Nación y verificó in situ a través de pruebas
selectivas de lo que allí se expuso, advirtiéndose en términos generales, que las calificaciones de<br />
esta evaluación no corresponden absolutamente con la realidad, toda vez que en este en el<br />
Hospital el sistema de control interno no está ni implementado, ni documentado, y mucho menos<br />
en funcionamiento. Todo lo anterior, en cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución 357 de julio<br />
de 2008, a través de la cual se establecieron los procedimientos para la implementación y<br />
evaluación del control interno contable en las entidades públicas.<br />
Se estableció igualmente que no existe evidencia de ninguna índole, que el balance General y el<br />
estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental se hubiese publicado<br />
periódicamente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad. No se tienen definidos ni<br />
implementados controles en cada una de las actividades del proceso contable y por lo tanto no se<br />
realizan autoevaluaciones periódicas para determinar su efectividad, como se estableció a través<br />
de revisión de procesos de verificación de recaudo de ingresos.<br />
Los costos históricos registrados en la contabilidad no son actualizados permanentemente de<br />
conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública y a la fecha de corte<br />
(31/12/2011) los valores registrados en el grupo propiedad, planta y equipo, Bienes de beneficio y<br />
uso Público, entre otros se encuentran desactualizados. De otro lado, se advirtió que algunos<br />
bienes inmuebles no se encuentran incorporados en la contabilidad del municipio, se carece de<br />
inventarios tanto a nivel general como individuales y mucho menos en el sistema, por lo cual no se<br />
pudo evidenciar si se posee la titularidad, de los inmuebles de propiedad del Hospital Regional del<br />
municipio de Miraflores.<br />
Es preciso señalar, que para realizar la evaluación del Sistema de Control interno Contable del<br />
Hospital Regional de Miraflores se tuvo en cuenta aspectos relacionados con las actividades de<br />
identificación, clasificación, registro y ajustes, elaboración y presentación de Balance General,<br />
informes y reportes contables.<br />
En este sentido y dando cumplimiento a lo reglado en el artículo 80 de la Resolución 5993 de 2008<br />
emanada de la Contraloría General de la República, se emite opinión soportada sobre los<br />
hallazgos relacionados en el informe de auditoría, como los siguientes:<br />
La ESE Hospital de Miraflores incorporó al proceso contable la totalidad de los hechos,<br />
transacciones y operaciones que afectaron la estructura financiera, económica, social y ambiental.<br />
Así mismo efectuó la mayoría de los registros con base en los documentos soportes idóneos origen<br />
del hecho económico y otros carecen de estos.<br />
Se generan los libros de contabilidad diario, mayor y auxiliares y siguen los lineamientos<br />
establecidos en el plan general de contabilidad pública, están debidamente oficializados mediante<br />
acta de apertura y presentan la información de acuerdo con los estados, informes y reportes<br />
contables, presentó oportunamente los reportes a la Contaduría General de la Nación.<br />
La ESE Hospital Regional de Miraflores, elabora oportunamente las conciliaciones bancarias para<br />
control del efectivo, las cuales son elaboradas por el profesional que realiza la Contabilidad de la<br />
ESE, para finalmente cruzarla con la persona que realiza esta función en la entidad, a manera de<br />
autocontrol.<br />
La ESE Hospital de Miraflores cuenta con software (SYSMAN) para el registro contable, se<br />
evidencia que es eficaz ante lo que se exige, tanto para registro, como para producir información<br />
contable en forma ágil y oportuna, obteniéndose saldos de manera inmediata de las cuentas del<br />
estado financiero. Así mismo existe correlación entre las diferentes áreas contables del municipio.<br />
Sin embargo cabe decir que el Hospital muestra una gran falencia, ya que no cuenta con una<br />
persona que desarrolle las funciones inherentes a la tesorería, donde se tenga la responsabilidad<br />
del recaudo, manejo y consignación de dineros propios del erario del Hospital. Por tanto, ante la<br />
carencia de tesorería se evidencia grandes debilidades en el manejo de dineros. De igual forma se<br />
estable que existe solo una persona encargada de las actividades de contabilidad y presupuesto,
además es quien elabora comprobantes de egresos, aspectos estos que serán tocados en los<br />
hallazgos específicos.<br />
De la misma manera, se constató que la administración del Hospital no tiene implementada ni<br />
ejecuta una política permanente de depuración de saldos contables y de sostenibilidad de la<br />
calidad de la información.<br />
No se encontró evidencia que la oficina Asesora de Control interno, hubiese realizado seguimiento<br />
al cumplimiento de los procesos, procedimientos y actividades del proceso contable de lo que se<br />
concluyó que la oficina asesora de Control interno NO ejecutó las funciones dispuestas en la Ley<br />
87 de 1993 y Resolución 357 de julio de 2008, en lo atinente. La Evaluación promedio de cada una<br />
de las calificaciones de los diferentes Ítems obtuvo un puntaje de 4.0. SATISFACTORIO.<br />
16.6 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
16.6.1 Generales<br />
� La ESE Hospital Regional de Miraflores no mantiene un archivo contable centrado solamente en<br />
un área, donde se pueda tener acceso de forma eficaz y rápida.<br />
� La cartera se encuentra sobreestimada por efecto de las consignaciones por identificar las<br />
cuales ascienden a - 28 millones de pesos.<br />
� La cuenta depósitos entregados en administración, fondos de cesantías donde se encuentran<br />
consignados los recursos disponibles para atender el pasivo por retroactividad de cesantías no<br />
se encuentra conciliada en lo referente al Fondo Nacional del Ahorro, ya que existe dificultad<br />
para trámite de los extractos.<br />
� La cuenta 291090 otros ingresos recibidos por anticipado se encuentra en proceso de<br />
conciliación por parte de tesorería, cartera, facturación y contabilidad; el cual no supera los diez<br />
millones de pesos.<br />
� No se establece reunión alguna por parte del Comité de Sostenibilidad Financiera, con el<br />
propósito de efectuar y/o aprobar acciones de ajustes a cuentas.<br />
� A 31 de diciembre de 2011 se realizó toma física inventarios de almacén, el cual se establece<br />
que a pesar de coincidir el valor total del grupo de Propiedad Planta y Equipo, con lo reportado<br />
en el Balance, no fue posible que dicho inventario se mostrara por agrupaciones. Físicamente<br />
se constató algunas de las existencias con el inventario, encontrando acorde a lo registrado.<br />
16.6.2 Específicos<br />
EFECTIVO.-11<br />
Corresponde al saldo existente en caja y cuentas bancarias conceptos que se encuentran<br />
conciliados. En el saldo de caja se reportan $2.855.990 correspondientes a depósitos dejados a 31<br />
de diciembre, dineros estos que fueron consignados el día 3 de enero de 2012. De igual forma se<br />
evidencia en Cartera una serie de Letras de Cambio dejadas en depósito por parte de los usuarios,<br />
por valor de $4.571.432, como contraprestación de los servicios de salud, valor este que no se<br />
establece contabilizado y por ende reflejado en el Balance General, en la cuenta correspondiente a<br />
Deudores, al igual que no son tenidas en cuenta por parte del asesor jurídico para hacer efectivo<br />
su pago. A la fecha de corte los saldos son los siguientes:
CONCEPTO DIC. 011<br />
Caja 2.855.990<br />
Depósitos Institucionales Financieras 9.562.306<br />
Ante el respectivo cruce con los documentos soportes, obtiene una diferencia de $-28.710.227 por<br />
lo que éste Equipo Auditor determina que existe una SOBREESTIMACION, en la cuenta 1110.<br />
En la cuenta 566-7 del Banco Davivienda según balance se arroja el valor de $2.601.785 y con el<br />
respectivo cruce de la conciliación se evidencia la suma de - $45.215.52.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
De igual manera se deja establecido que en los procedimientos de recaudo de efectivo se<br />
evidencia falta de controles, que aunado a la falta de Tesorero y/o funcionario que realice esta<br />
actividad, evidencia un llamado de atención al ejecutivo para la toma de medidas que permita que<br />
las funciones de recaudo sea responsabilidad de un determinado funcionario, quien este<br />
encargado del recaudo, consignación y registro de efectivo. Porque de igual manera se estableció<br />
que las consignaciones se hacen con lapsos hasta de diez días por el conductor de la ambulancia,<br />
cuando se debería estar entregando diariamente de parte de las cajas que actualmente maneja la<br />
entidad al Tesorero respectivo.<br />
Así mismo se pudo establecer que no existe seguridad alguna para salvaguardar el dinero<br />
recaudado por las cajas, además que el sitio donde se atiende el público es muy deficiente,<br />
húmedo y carece de las más mínimas comodidades para atención de usuarios.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
La ESE Hospital de Miraflores maneja el valor de $2.500.000 por concepto de Caja Menor. Al<br />
realizar seguimiento al manejo de dineros, se establece: El valor total $2.500.000 son manejados<br />
en efectivo y guardados en un cajón de escritorio, sin seguridad como se exige, desconociéndose<br />
que se debe manejar en cuenta corriente, los recibos soportes de esta, como son los tiquetes de<br />
transporte, carecen de nombre del beneficiario y sin la debida orden de comisión, se desconoce la<br />
finalidad del manejo de Caja Menor, cual es de aquellos gastos urgentes e imprescindibles, pues<br />
en la resolución de su constitución se establece que se pagarán viáticos y gastos de viaje, se<br />
evidencia siempre que se hace reintegro de caja, que el valor de $2.500.000 es demasiado alto<br />
para el Hospital, por cuanto se reintegra siempre entre 400 y 500 mil pesos, lo cual significa que se<br />
podría disponer para Caja menor de alrededor de un millón de pesos. Así mismo se observó que<br />
no existe control alguno por persona distinta al funcionario que la maneja, es decir, no se realiza<br />
arqueos tanto por Control Interno, o Subdirección Administrativa, como procedimiento de control y<br />
legalidad, pues situaciones como las establecidas en el hecho de dejar permanentemente el valor<br />
de $80 mil pesos en portería, para casos fortuitos en ser utilizados por la ambulancia (combustible),<br />
se requiere tomar otra clase de medidas para estas situaciones.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes a la correspondiente resolución de Caja<br />
Menor.<br />
INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS.-12<br />
INVERSIONES ADMINISTRACION EN LIQUIDEZ.-1201<br />
Presenta un saldo por valor de $417.191.507 y corresponde a la cuenta global de Cesantías que<br />
maneja la empresa en Fondos de Cesantías. Adicionalmente en la cuenta 1207 registra un saldo<br />
por valor de $66.576.100, saldo que se registra en COOSBOY.<br />
Al realizar el respectivo cruce con los documentos soportes, (extractos Porvenir, ING, FNA) se<br />
obtiene:
Según Balance $417.191.507 y según documentos soportes $424.031.163, arroja una diferencia<br />
de $6.839.629, lo cual presenta una SUBESTIMACION frente a lo arrojado en esta cuenta.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� PATRIMONIALES NO CONTROLANTES<br />
Corresponde a aportes de la ESE Hospital de Miraflores en la cooperativa de Organismos de Salud<br />
de Boyacá –COOSBOY, en calidad de asociado de dicha entidad, con 5.80%.<br />
CONCEPTO DIC. 011<br />
Inversiones Patrimoniales no controlantes 66.576.100<br />
Por consiguiente y al realizar el respectivo cruce con documentos soportes de establece una<br />
diferencia de 50 mil pesos, por lo que no es relevante y se obtiene razonabilidad y coherencia en lo<br />
arrojado en el Balance.<br />
� DEUDORES – 14<br />
SERVICIOS DE SALUD.-1409<br />
Refleja en el balance de la ESE Hospital Regional de Miraflores, las cuentas por cobrar,<br />
correspondiente a los Servicios de Salud, por el valor de $1.313.114.050, cifra que equivale al 17%<br />
del Activo. Dada la naturaleza de la entidad, la cuenta Servicios de Salud se clasifica en Plan<br />
Obligatorio de Salud, con el 26.87%, Plan Subsidiado de Salud con el 61.85%, Servicios de Salud<br />
a entidades con régimen especial 6.13%, Riesgos Profesionales ARP con el 0.59%, Atención<br />
accidentes de tránsito SOAT con el 1.50%, Atención con cargo a recursos de accidentes de salud<br />
con el 1.38% y otras cuentas por cobrar de servicios de salud con el 1.66%, lo cual permite deducir<br />
el gran impacto que tiene el servicio de salud del régimen subsidiado y en menor medida lo<br />
relacionado con el Plan Obligatorio de Salud.<br />
Se evidencia en Cartera una serie de Letras de Cambio dejadas en depósito por parte de los<br />
usuarios, por valor de $4.571.432, como contraprestación de los servicios de salud, valor este que<br />
no se establece contabilizado y por ende reflejado en el Balance General, en la cuenta<br />
correspondiente a Deudores, por lo cual consideramos que hay SUBESTIMACION por este valor.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
Dada la participación de las empresas prestadoras de servicio de salud dentro de la cuenta<br />
Deudores, se efectuó verificación de los registros de facturación.<br />
Saludcoop EPS. Corresponde a prestación de servicios de salud del Plan Obligatorio de Salud, el<br />
valor reflejado a nivel de auxiliar en el Balance, es de $243.277.100, el que coincide con lo<br />
verificado en el Sistema, que corresponden a 68.95% del total de esta clase de servicio. Según<br />
edad de cartera el 57.24% está entre 91 y 180 días; y el 42.76% menor a 60 días, lo cual da a<br />
entender que no existe mayor dilatación en sus pagos.<br />
Coosalud Corresponde al Plan Subsidiado de Salud, el valor reflejado a nivel auxiliar en el<br />
Balance es de $153.563.072 y corresponde al 18.91% del total de esta clase de servicio. Según<br />
edad de cartera la totalidad del valor es menor a 60 días. Se verifico que de este valor (mediante<br />
acta de conciliación del 27 de mayo de 2011 y con corte al 28 de febrero del mismo año), la suma<br />
de $146.172.249 corresponde a cartera por facturación, siendo abonado a la ESE mediante cuatro<br />
pagos de $33.977.691. Por lo tanto se concluye que se manejo con grado aceptable la cartera con<br />
esta empresa.
Emdisalud ESS. Igualmente corresponde al Plan Subsidiado de Salud, el valor reflejado a nivel<br />
auxiliar en el Balance es de $374.192.861 y corresponde al 46.07% del total de esta clase de<br />
servicio; su valor está soportado mediante acta y facturación dentro del sistema de control de la<br />
ESE. Se estableció que de este valor total a 31 de diciembre de 2011, la suma de $312.293.919<br />
corresponde a valor conciliado a 31 de marzo de 2011, como deuda de años anteriores, es decir<br />
desde septiembre de 2004. Se verificó que el valor conciliado, la empresa empezaría a pagarlo a<br />
partir del 25 de septiembre de 2011, con cuotas de 39.036.739.39, y hasta abril de 2012. Lo<br />
anterior no se ha cumplido, ya que lo abonado correspondería en parte a cartera antigua, y en<br />
parte a lo posterior a la fecha de conciliación; sin embargo se pidió por parte de la ESE, aclaración<br />
a Emdisalud para que especifique a que corresponden los pagos.<br />
Comfaboy. Corresponde al Plan Subsidiado de Salud, el valor reflejado a nivel auxiliar en el<br />
Balance es de $121.235.696 y corresponde al 14.92% del total de esta clase de servicio; su valor<br />
esta soportado mediante facturación dentro del sistema de control de la ESE. Según edad de<br />
cartera la totalidad del valor es menor a 60 días.<br />
Caprecom. Corresponde igualmente al Plan Subsidiado de Salud, el valor reflejado a nivel auxiliar<br />
en el Balance es de $113.684.411 y corresponde a casi el 14% del total de esta clase de servicio;<br />
su valor esta soportado mediante facturación dentro del sistema de control de la ESE. Según edad<br />
de cartera el 22% de esta es superior a 360 días y lo demás, menor a 60 días; sin embargo se<br />
estableció que los abonos que hace la empresa no se soportan o especifican a que facturación<br />
corresponde, por lo cual se presenta a nivel de la ESE cierta incertidumbre respecto a que se les<br />
ha pagado.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� PROVISIÓN PARA DEUDORES – 1480<br />
Se presenta en el Balance por valor de $13.274.236.55, y se hizo con base al total de cartera<br />
mayor a 360 días, excluido el valor de Emdisalud, Caprecom y Colombiana de Salud; por lo tanto<br />
el porcentaje aplicado para su cálculo fue del 15%, calculo acorde a las normas prescritas por la<br />
Contaduría General de la Nación.<br />
� PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO – 16<br />
En Balance General este grupo presenta un valor de $5.739’060.640, equivalente al 75.09% del<br />
total del Activo; este valor coincide con el valor total del Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles.<br />
Verificadas particularmente algunas cuentas y subcuentas de este grupo se tiene:<br />
TERRENOS - 1605<br />
Su valor está por $178’559.717 equivalente al 2.34% del Activo; en el Balance no se desagrega en<br />
Urbanos y Rurales, tal como si está en el Inventario. Efectuada revisión de las correspondientes<br />
cédulas catastrales, se verifica que coinciden con lo reportado en el Inventario; al efectuar<br />
comparación con la relación de predios suministrada por Almacén, se establece que los inmuebles<br />
no han sido objeto de valuación permanente, pues no se encontró avaluó de éstos, concluyendo<br />
que se encuentran desactualizados, en tal sentido la cuenta estaría en INCERTIDUMBRE, por el<br />
valor registrado.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
BIENES MUEBLES EN BODEGA – 1635<br />
El valor incluido en Balance es de $5.660.348, equivalente al 0.074% del Activo; en el Balance no<br />
presenta a nivel auxiliar que permita identificar los bienes que integran la subcuenta Equipo de<br />
Comunicación y Computación. Revisado el inventario se encontraron relacionados los bienes, los
cuales a la fecha de la Auditoria, ya se encuentran en servicio, procediendo a su respectiva<br />
verificación, sin detectar irregularidad alguna.<br />
� EDIFICACIONES – 1640<br />
Dentro del Balance General se presenta esta cuenta por valor de $4.755’989.491, equivalente al<br />
62.23% del Activo. La subcuenta mediante la cual se desagrega es la de Edificios y Casas –<br />
164001, la que está por ese mismo valor, sin discriminarse o especificarse cada bien. El valor<br />
coincide con lo reportado en el inventario, en el que si esta individualizados lo bienes, donde se<br />
especifican los inmuebles. Encontrando que la actual edificación que ocupa el Hospital se legalizó<br />
el año 2011, y según último avalúo del terreno y edificio por valor total de $4.404’003.891.14 data<br />
del 10 de octubre de 2003, por lo cual consideramos que el valor total de la cuenta se establece<br />
como una INCERTIDUMBRE por el valor de $351.985.600, evidenciándose que la entidad no está<br />
dando cumplimiento a la Resolución No. 356 de 2007 de la Contaduría General de la Nación,<br />
donde se estipula que se debe efectuar el correspondiente avalúo técnico cada tres años, lo cual<br />
arroja que las cifras arrojadas en el Balance no son reales.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
EQUIPO MÉDICO CIENTÍFICO – 1660<br />
En esta subcuenta, se revela y registra un saldo por la suma de $1.370’774.202, representa el<br />
17.94% del Activo, se presenta por igual valor a nivel de subcuenta denominada equipo de<br />
laboratorio; Se verificó la existencia física de parte del equipo, evidenciando que no todo<br />
corresponde a la denominación de la subcuenta referida, por lo cual en el Balance se debe<br />
clasificar según la naturaleza del bien e igualmente presentar a nivel de auxiliar los bienes que la<br />
componen. Se debe tener en cuenta por parte de la entidad su reclasificación.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� EQUIPO DE TRANSPORTE TRACCIÓN Y ELEVACIÓN -1675<br />
El valor presentado en Balance en esta cuenta, es por la suma de $213.416.438, clasificándose en<br />
Terrestre por valor de $195.354.478 y De Elevación por $18.846.960; no se detectó auxiliar para<br />
los bienes que integran estas subcuentas, ni para los costos de mantenimiento y reparación en<br />
que se han incurrido en el transcurso del tiempo. El valor de las subcuentas anteriormente citadas<br />
se corroboró con lo incluido en el Inventario, donde se concluye que para la primer subcuenta hay<br />
correspondencia, mientras que para la segunda no, ya que solo se detectó el equipo denominado<br />
Montaplatos, cuyo valor esta en inventario por $14.999.960, existiendo una diferencia respecto a<br />
lo reflejado en Balance por valor de $3.062.000. Por otra parte se efectuó verificación física a los<br />
vehículos que integran la cuenta, encontrando total correspondencia. Teniendo en cuenta estas<br />
consideraciones, se determina una SOBREESTIMACION en el valor señalado en la cuenta -1675.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� VALORIZACIONES - 1999<br />
Dentro del Grupo Otros Activos presentado en el Balance a 31-12-2011 por la ESE, no se incluye<br />
la cuenta Valorizaciones, ya que no existe avaluó reciente que de soporte técnico para su<br />
valorización; por lo tanto en el Patrimonio no se incluye la contrapartida contable. Por lo tanto el<br />
Hospital no tiene clasificada esta cuenta en su Balance.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� CUENTAS POR PAGAR.- 24
Este grupo de cuentas presenta el saldo de las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2011 a<br />
proveedores por valor de $184.233 miles.<br />
Se analizo el acto administrativo de constitución, según resolución número 136 de 31 de diciembre<br />
por valor de $187.160.305 y según resolución número 06 del 23 de marzo de 2012 emanada del<br />
CONFIS, se autoriza la adición de estas, por la suma de $187.160.305. Por lo que se obtiene una<br />
pequeña SOBREESTIMACION por la suma de $2.927.507.<br />
En general al revisarse los soportes de las cuentas por pagar, se determina que no se anexan<br />
actas de iniciación, parcial, liquidación, cuando esto se amerite y en compras de medicamentos<br />
ingresan directamente a farmacia sin hacerlo primero por control al almacén.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� OBLIGACIONES LABORALES.-25<br />
El pasivo reflejado en este rubro corresponde a consolidación de prestaciones sociales del<br />
personal de planta, el pasivo de cesantías de retroactividad y de ley 50 por valor de 438.207.585<br />
se encuentra debidamente garantizado con los recursos consignados en los fondos de cesantías a<br />
nombre del Hospital, como se estableció al realizar el respectivo cruce con los documentos<br />
soportes, existiendo razonabilidad y coherencia.<br />
� PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS O DEMANDAS.- 2710<br />
Provisión estimada para demandas de reparación directa y procesos laborales adelantados en<br />
contra de la institución, la provisión registrada corresponde a cálculo realizado por la Asesoría<br />
Jurídica de la ESE, Hospital de Miraflores.<br />
CONCEPTO DIC. 011<br />
Litigios o Demandas 390.000.000<br />
Se deja este valor en INCERTIDUMBRE por carecerse de documento soporte.<br />
Convenio de Mejoramiento para realización de ajustes.<br />
� RECAUDOS POR CLASIFICAR.-2905<br />
Corresponde a abonos pendientes de clasificar y la cuenta 2010 corresponde a ingresos recibidos<br />
por anticipado, por valor de $9.723.000, que al analizarse con soporte nos arroja un valor total de<br />
$9.722.861, existiendo razonabilidad y coherencia.<br />
� PATRIMONIO<br />
El patrimonio de la ESE está conformado por:<br />
CONCEPTO DIC. 2011 DIC. 2010<br />
Capital Fiscal 1.687.842.825 6.814.046<br />
Utilidad o Excedente del Ejercicio 0 0<br />
Superávit por Donación 4.865.708.832 0<br />
Superávit por Valorización 0 0<br />
Patrimonio Institucional Incorporado 209.556.351 0<br />
TOTAL PATRIMONIO $6.621.010 que frente al año anterior se evidencia una disminución por la<br />
suma $6.753.78.
16.7 OPINION CONTABLE CON SALVEDADES<br />
Se efectúo Auditoria al Balance a la ESE HOSPITAL REGIONAL de MIRAFLORES, examinando<br />
los Estados Financieros e información complementaria a 31 de diciembre de 2011 revisamos y<br />
evaluamos la información suministrada por la entidad mediante la aplicación de pruebas selectivas<br />
y de cumplimiento y la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, tal como lo requiere los<br />
procedimientos y las normas de Auditoria Generalmente aceptadas.<br />
En desarrollo de la Auditoria, se presentaron limitaciones e imposibilidad de obtener suficiente<br />
evidencia comprobatoria, en la cuenta de Inversiones, Rentas por Cobrar, Deudores, Propiedad<br />
Planta y Equipo, Bienes de Uso Público y Otros Activos. De igual forma se establece en el<br />
presente informe sobreestimaciones, subestimaciones e incertidumbres cifras que afectan la<br />
razonabilidad de los estados financieros, pero que se deben tener en cuenta en la planeación de<br />
Control Interno y la aplicación de los manuales de procesos y procedimientos para el manejo<br />
específico de estos rubros.<br />
La Opinión es dada de acuerdo al cuadro de hallazgos e informe presentado por los Auditores que<br />
realizaron el trabajo de campo y presentaron el pre informe y el informe final, para el respectivo<br />
dictamen, plasmado en papeles de trabajo y en acta número 002 de comité de fecha 17 de abril de<br />
2012, arrojando valores tales como: SOBRESTIMACIONES por la suma de $31.772.230;<br />
SUBESTIMACIONES por valor de $11.411.061 e INCERTIDUMBRES $530.543317, el cual<br />
representa el 7.50% del total de activo de la entidad.<br />
.<br />
En mi opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, el Balance General, presenta<br />
razonablemente, en los aspectos importantes, la situación financiera del Hospital Regional de<br />
Miraflores, con corte a 31 de Diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones que terminó<br />
en esta fecha, de conformidad con los principios y las normas técnicas de contabilidad pública,<br />
determinadas en el Plan de Contabilidad Pública por tanto el Dictamen es CON SALVEDADES.<br />
RUTH CRICEL ALVAREZ ALVAREZ<br />
CPT. 44.991-T<br />
16.8 CONCLUSIONES<br />
� Las notas explicativas a los estados contables, se elaboran con las formalidades establecidas<br />
en el Régimen de Contabilidad pública.<br />
� No se realizan los ajustes contables pertinentes en las cuentas que presentaron<br />
sobreestimaciones y subestimaciones en sus valores registrados a fin de reflejar el saldo real<br />
de cada grupo.<br />
� No se ha Iniciado el proceso de saneamiento contable de las cuentas de grupos 14 Deudores<br />
en el cual se obtenga un valor real.<br />
� Se cumple con la impresión mensualmente de los libros oficiales y auxiliares de contabilidad.<br />
� No se da cumplimiento a lo dispuesto en el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y<br />
numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en el sentido que la información financiera y<br />
contable debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial para efectos<br />
de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran, pues es<br />
deber de todo servidor público “publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva
entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables<br />
que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que tratan la<br />
Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes<br />
� No se realizan las gestiones necesarias para garantizar la sostenibilidad y permanencia del<br />
sistema contable que permita producir continuamente información razonable y oportuna, se<br />
recomienda al representante legal y al máximo organismo colegiado de dirección, que se<br />
tomen las acciones pertinentes del caso.<br />
� No se identifican debidamente los procedimientos y actividades que generan transacciones,<br />
hechos y operaciones realizados en las diferentes dependencias y que se constituyen en<br />
proveedores de información del proceso contable.<br />
� No se Concilian periódicamente con los proveedores de información del proceso contable, ya<br />
que se encontró diferencias de algunos registros con respecto a la información fuente primaria.<br />
� No se cuenta con un funcionario que haga las veces de tesorero, quien tenga la<br />
responsabilidad de recaudo del efectivo del Hospital.<br />
� No existe un archivo eficiente y eficaz donde se evidencie de manera foliada y con cada<br />
carpeta los ingresos, egresos, estados de tesorería mensualizados, boletines diario de caja y<br />
bancos, así como de almacén.<br />
16.9 RECOMENDACIONES<br />
� Las notas explicativas a los estados contables se deben elaborar con las formalidades<br />
establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.<br />
� Realizar los ajustes contables pertinentes en las cuentas que presentaron sobreestimaciones y<br />
subestimaciones en sus valores registrados, a fin de reflejar el saldo real de cada grupo.<br />
� Iniciar el proceso de saneamiento contable de las cuentas de grupos 14 Deudores en el cual se<br />
obtenga un valor real.<br />
� Imprimir mensualmente los libros oficiales y auxiliares de contabilidad.<br />
� Dar cumplimiento a lo dispuesto en el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y numeral<br />
36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en el sentido que la información financiera y contable<br />
debe estar a disposición de los usuarios de la información, en especial para efectos de<br />
inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran, pues es deber<br />
de todo servidor público “publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad,<br />
en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se<br />
determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que tratan la Ley 489<br />
de 1998 y demás normas vigentes<br />
� Realizar las gestiones necesarias para garantizar la sostenibilidad y permanencia del sistema<br />
contable que permita producir continuamente información razonable y oportuna, se recomienda<br />
al representante legal y al máximo organismo colegiado de dirección, que se tomen las<br />
acciones pertinentes del caso.<br />
� Identificar debidamente los procedimientos y actividades que generan transacciones, hechos y<br />
operaciones realizados en las diferentes dependencias y que se constituyen en proveedores<br />
de información del proceso contable.
� Conciliar periódicamente con los proveedores de información del proceso contable, ya que se<br />
encontró diferencias de algunos registros con respecto a la información fuente primaria.<br />
� Definir e implementar los controles y realizar auto evaluaciones periódicas.<br />
� Dar las funciones de tesorero a funcionario que asuma con responsabilidad cada una de las<br />
funciones inherente al área, entre ellas el recaudo de todos los ingresos de la entidad.,<br />
emitiéndose un boletín diario de caja y un estado de tesorería mensual.<br />
� Replantear la resolución de Caja Menor, en cuanto a su valor se refiere, teniendo en cuenta<br />
que se legaliza la Caja, por valores que demuestran que debe ser en menor cuantía.<br />
� Recomendar a la entidad que se realicen periódicamente reuniones del Comité de<br />
Sostenibilidad Financiera, con el fin de que se ejecute y/o se apruebe acciones de ajuste a las<br />
diferentes cuentas que ameriten.<br />
� Crearse un archivo eficiente y eficaz donde se evidencie de manera foliada y con cada carpeta<br />
los ingresos, los egresos, estados de tesorería mensualizados, boletines diario de caja y<br />
bancos, así como de almacén.
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL<br />
DE LA NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
2. ENTIDAD AUDITADA<br />
3. AÑO 2011<br />
1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACA<br />
ESE HOSPITAL REGIONAL DE MIRAFLORES<br />
4. FECHA DE REPORTE 13 DE ABRIL<br />
DE 2012<br />
HALLAZGOS (MILLONES DE<br />
PESOS)<br />
CUENTAS<br />
Hallazgo<br />
No. Código Nombre Sobreestim Subesti Invertid<br />
11 EFECTIVO<br />
1 Ot./ Depósitos 28.7<br />
12 INVERSIONES ,<br />
2 1201 Inversio. Admón. 6.8<br />
14 DEUDORES<br />
3 1409 Serv. Salud 4.6<br />
16 PROPIED. PLANTA Y EQUIP<br />
4 1605 Terrenos 178.5<br />
5 1640 Edificaciones 351.9<br />
6 1660 Equip. Méd Cien<br />
7 167506 De elevación 3<br />
Total 31.7 11.4 530.5<br />
Observaciones
1.1<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
ETAPA DE RECONOCIMIENTO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN<br />
1 Se tienen debidamente identificados los<br />
productos del proceso contable que deben<br />
suministrarse a las demás áreas de la entidad y a<br />
los usuarios externos?<br />
2 Se tienen debidamente identificados los<br />
3<br />
productos de los demás procesos que se<br />
constituyen en insumos del proceso contable?<br />
Se tienen identificados en la entidad los procesos<br />
que generan transacciones, hechos y<br />
operaciones y que por lo tanto se constituyen en<br />
proveedores<br />
contable?<br />
de información del proceso<br />
4 Existe una política mediante la cual las<br />
5<br />
transacciones, hechos y operaciones realizados<br />
en cualquier dependencia del ente público, son<br />
debidamente informados al área contable a<br />
través de los documentos fuente o soporte?<br />
Se cumple la política mediante la cual las<br />
transacciones, hechos y operaciones realizados<br />
en cualquier dependencia del ente Público, son<br />
debidamente informados al área contable a<br />
través de los documentos fuente o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil<br />
monetaria?<br />
y confiable medición<br />
7 Las cifras existentes en los estados, informes y<br />
reportes contables se encuentran soportadas con<br />
el documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones<br />
que se hacen de las transacciones, hechos u<br />
operaciones en el documento fuente o soporte?<br />
9 Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente las normas que rigen la<br />
10<br />
administración pública?<br />
Las personas que ejecutan las actividades<br />
relacionadas con el proceso contable conocen<br />
suficientemente el Régimen de Contabilidad<br />
Pública aplicable para la entidad?<br />
11 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales que han sido objeto de identificación<br />
están soportados en Documentos idóneos y de<br />
conformidad con la naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos<br />
financieros, económicos, sociales y ambientales<br />
contienen la información necesaria para realizar<br />
su adecuada identificación?<br />
CALIFICACIO<br />
N<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.0<br />
OBSERVACION<br />
ES
13<br />
Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales que han sido objeto de identificación<br />
fueron interpretados de Conformidad con lo<br />
establecido en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN<br />
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales llevados a cabo en los procesos<br />
proveedores de la entidad han sido incluidos en<br />
el proceso contable?<br />
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y<br />
ambientales realizados por la entidad contable<br />
pública son de fácil y confiable clasificación en el<br />
Catálogo General de Cuentas?<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la<br />
clasificación de las transacciones, hechos u<br />
operaciones realizadas por la entidad contable<br />
17<br />
18<br />
pública?<br />
La clasificación de las transacciones, hechos y<br />
operaciones corresponde a una correcta<br />
interpretación tanto del marco conceptual como<br />
del Manual de Procedimientos del Régimen de<br />
Contabilidad Pública?<br />
El Catálogo General de Cuentas utilizado para la<br />
clasificación de los hechos financieros,<br />
económicos, sociales y ambientales, corresponde<br />
a la última versión publicada en la página web de<br />
la Contaduría General de la Nación?<br />
19 Son adecuadas las cuentas y subcuentas<br />
utilizadas para la clasificación de las<br />
transacciones, hechos u operaciones realizadas ?<br />
20 Se elaboran y revisan oportunamente las<br />
21<br />
conciliaciones bancarias para establecer los<br />
valores objeto de clasificación, registro y control<br />
del efectivo?<br />
Se ejecutan periódicamente conciliaciones de<br />
saldos recíprocos con otras entidades públicas?<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y<br />
cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto,<br />
Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o<br />
procesos de la entidad?<br />
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de<br />
bienes, derechos y obligaciones y se confronta<br />
con los registros contables para hacer los ajustes<br />
pertinentes?<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan<br />
adecuadamente los hechos, transacciones u<br />
operaciones registradas?<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para<br />
comprobar que los registros contables se han<br />
efectuado en forma adecuada y por los valores<br />
correctos?<br />
26 Se efectúan los registros contables en forma<br />
cronológica y guardando el consecutivo de los<br />
hechos, transacciones u operaciones realizadas,<br />
cuando a este último haya lugar?<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.5<br />
3.5<br />
3.5<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0
27 Se generan listados de consecutivos de<br />
documentos para hacer verificaciones de<br />
completitud de registros?<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables<br />
diferenciales existentes entre entidades de<br />
gobierno general y empresas Públicas?<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de<br />
sistema de integrado de información y este<br />
funciona adecuadamente?<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores<br />
correspondientes a los procesos de depreciación,<br />
provisión, amortización, Valorización, y<br />
31<br />
agotamiento, según aplique?<br />
Los registros contables que se realizan tienen los<br />
respectivos documentos soportes idóneos?<br />
32 Para el registro de las transacciones, hechos u<br />
operaciones se elaboran los respectivos<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
33 Los libros de contabilidad se encuentran<br />
debidamente soportados en comprobantes de<br />
contabilidad?<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y<br />
DEMÁS<br />
INFORMES<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de<br />
contabilidad de conformidad con los parámetros<br />
establecidos en el Régimen de Contabilidad<br />
Pública?<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y<br />
reportes contables coinciden con los saldos de<br />
los libros de contabilidad?<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y<br />
parametrización necesarios para un adecuado<br />
funcionamiento del aplicativo utilizado para<br />
37<br />
procesar la información?<br />
Se elaboran oportunamente los estados, informes<br />
y reportes contables al representante legal, a la<br />
Contaduría General de la Nación, a los<br />
organismos de inspección, vigilancia y control, y a<br />
los demás usuarios de la información?<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables<br />
cumplen con las formalidades establecidas en el<br />
Régimen de Contabilidad Pública?<br />
39 El contenido de las notas a los estados contables<br />
revela en forma suficiente la información de tipo<br />
cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los<br />
estados contables y los saldos revelados en los<br />
estados contables?<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y<br />
COMUNICACIÓN DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan oportunamente los estados,<br />
informes y reportes contables al representante<br />
legal, a la Contaduría General de la Nación, y a<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5<br />
4.0<br />
3.5<br />
4.0<br />
4.5<br />
4.5<br />
4.5<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0
los organismos de inspección, vigilancia y<br />
control?<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de<br />
fácil acceso a la comunidad el balance general y<br />
el estado de actividad financiera, económica,<br />
social y ambiental?<br />
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar<br />
e interpretar la realidad financiera, económica,<br />
social y ambiental de la entidad?<br />
44 La información contable se acompaña de los<br />
respectivos análisis e interpretaciones que<br />
45<br />
facilitan su adecuada comprensión por parte de<br />
los usuarios?<br />
La información contable es utilizada para cumplir<br />
propósitos de gestión?<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras<br />
homogéneas a los distintos usuarios de la<br />
información.<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento<br />
adecuado a los riesgos de índole contable de la<br />
entidad en forma permanente?<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que<br />
permita gestionar los riesgos de índole contable?<br />
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para<br />
determinar la efectividad de los controles<br />
implementados en cada una de las actividades<br />
del proceso contable?<br />
50 Se han establecido claramente niveles de<br />
autoridad y responsabilidad para la ejecución de<br />
las diferentes actividades del proceso contable?<br />
51 Las políticas contables, procedimientos y demás<br />
prácticas que se aplican internamente se<br />
encuentran debidamente documentadas?<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y<br />
demás prácticas contables se encuentran<br />
debidamente actualizados, y sirven de guía u<br />
53<br />
orientación efectiva del proceso contable?<br />
Se evidencia por medio de flujogramas, u otra<br />
técnica o mecanismo, la forma como circula la<br />
información a través de la entidad y su respectivo<br />
efecto en el proceso contable de la entidad?<br />
54 Se ha implementado y ejecuta una política de<br />
depuración contable permanente y de<br />
55<br />
sostenibilidad de la calidad de la información?<br />
Los bienes, derechos y obligaciones se<br />
encuentran debidamente individualizados en la<br />
contabilidad, bien sea por el área contable o en<br />
bases de datos administradas por otras<br />
dependencias?<br />
56 Los costos históricos registrados en la<br />
contabilidad son actualizados permanentemente<br />
de conformidad con lo dispuesto en el Régimen<br />
3.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.0<br />
3.0
de Contabilidad Pública?<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente<br />
estructurada de conformidad con la complejidad,<br />
desarrollo tecnológico y estructura organizacional<br />
58<br />
de la entidad?<br />
Los funcionarios involucrados en el proceso<br />
contable cumplen con los requerimientos técnicos<br />
señalados por la entidad de acuerdo con la<br />
responsabilidad que demanda el ejercicio de la<br />
profesión contable en el sector público?<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de<br />
actualización permanente para los funcionarios<br />
involucrados en el proceso contable y se lleva a<br />
cabo en forma satisfactoria?<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme<br />
cuando se presentan cambios de representante<br />
61<br />
legal, o cambios de contador?<br />
Existe una política para llevar a cabo en forma<br />
adecuada el cierre integral de la información<br />
producida en todas las áreas o dependencias que<br />
generan hechos financieros, económicos,<br />
sociales y ambientales?<br />
62 Los soportes documentales de los registros<br />
contables se encuentran debidamente<br />
organizados y archivados de conformidad con las<br />
normas que regulan la materia?<br />
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
NÚM<br />
ERO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
4.0<br />
5.0<br />
3.0<br />
4.0<br />
4.0<br />
3.5<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
INTERPRETACIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 39.01 SATISFACTORIO<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 38.47 SATISFACTORIO<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 39.38 SATISFACTORIO<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 39.17 SATISFACTORIO<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 40.30<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 41.43 SATISFACTORIO<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN 38.34 SATISFACTORIO<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 38.44<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 38.44 SATISFACTORIO<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO
17.1 ALCANCE<br />
17. ESE HOSPITAL MUNICIPIO DE MONIQUIRA<br />
En la auditoria al balance se efectuó la evaluación y revisión sistemática del Balance General,<br />
Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de cambios en el Patrimonio de la<br />
ESE Hospital del Municipio de Moniquira, para verificar la coherencia y veracidad de las cifras<br />
presentadas y reveladas a 31 de diciembre de 2011, con el fin de proferir el dictamen respectivo,<br />
basado en el marco conceptual de la contabilidad pública, catalogo general de cuentas del plan<br />
general de la contabilidad pública, y normas de auditoría generalmente aceptadas.<br />
17.2 COBERTURA<br />
La auditoria abarcó los Estados financieros correspondientes a la vigencia 2011, para lo cual se<br />
eligió una muestra selectiva obedeciendo a criterios lógicos como escoger las cuentas a analizar e<br />
incluir todo los soportes para establecer el grado de cumplimiento, gestión, legalidad, confiabilidad.<br />
Se tomaron las principales cuentas, en promedio se cubrió el 90% del total de las cuentas del<br />
balance general. En el Activo, la cuenta efectivo se analizó el 100%, la cuenta deudores el<br />
100%, la cuenta rentas por cobrar 100%, la cuenta propiedad planta y equipo un 80%, la cuenta<br />
otros activos un 80%. Del Pasivo las cuentas por pagar se estudiaron el 100%, la cuenta de<br />
obligaciones laborales el 80%, en la cuenta pasivos estimados el 80% y en la cuenta otros pasivos<br />
el 80%, de igual forma se verificaron las cuentas del patrimonio.<br />
17.3 ANALISIS FINANCIERO A LAS CUENTAS DE ALTO IMPACTO<br />
Una vez auditadas las cuentas seleccionadas mediante muestreo, es importante analizar aquellas<br />
que tuvieron un impacto significativo sobre cada grupo contable y por ende condicionaron el<br />
resultado del ejercicio o del patrimonio. En este sentido, las cuentas del activo que por su<br />
comportamiento le otorgaron un carácter de problema estructural a las finanzas de la ESE Hospital<br />
del Municipio de Moniquira fueron: Cuenta 14 Deudores que representa el 28.71% de los activos,<br />
Cuenta 16 Propiedades Planta y Equipo que representa el 25.05% de los activos; cuentas que<br />
incidieron significativamente en el incremento del patrimonio de la Institución.<br />
17.4 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO<br />
Es la valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una Entidad pública,<br />
con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y<br />
conceptuar si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y<br />
neutralización del riesgo inherente a la gestión contable, la evaluación del control interno contable<br />
de la entidad le corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de<br />
conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control<br />
Interno, adoptado mediante la Resolución 142 de 2005, expedido por el Departamento<br />
Administrativo de la Función Pública.<br />
Los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo<br />
establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar la implementación y<br />
efectividad del control interno contable necesario para generar la información financiera,<br />
económica, social y ambiental de la entidad, con las características de confiabilidad, relevancia y<br />
comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública,<br />
de igual forma debe cumplir con lo determinado en la resolución 248 de 2007 que estableció la
obligatoriedad de reportar a la Contaduría General de la Nación el informe de control interno<br />
contable a través del Sistema Consolidado de Hacienda e Información Pública -CHIP.<br />
En la ESE Hospital del Municipio de Moniquira la responsabilidad del manejo del control interno<br />
contable se delegó a la Jefe de la Oficina de Control Interno doctora Edna Norhela Gutiérrez,.<br />
De la observación directa por parte de la comisión se determino:<br />
� La ESE Hospital del Municipio de Moniquira no ha implemento el manual de procesos y<br />
procedimientos contables incumpliendo con la resolución 354 de 2007<br />
� La ESE tiene implementado el comité de sostenibilidad de la información financiera dando<br />
cumplimiento a la resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación. En la<br />
vigencia de 2011 se reunieron en cuatro oportunidades como consta en las actas, en esta se<br />
observa que se tratan temas de vital importancia para la Entidad dejan tareas con<br />
designación especifica del responsable para su cumplimiento, lo cual no se ha cumplido, como<br />
es el caso de la actualización del inventario de bienes muebles e inmuebles, la actualización y<br />
depuración de la cartera, el manejo de los inventarios de almacén, las bajas de elementos, lo<br />
cual se ve reflejado en el balance en las cuentas que traen saldos de vigencias anteriores sin<br />
soportes dando como resultado la no coherencia y razonabilidad de los estados financieros.<br />
� La jefe de control Interno no realiza las conciliaciones y/o visitas permanentes para contrastar<br />
la información registrada en la contabilidad del Hospital y los datos que tienen las diferentes<br />
dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.<br />
(Tesorería, Cartera, Almacén e inventarios entre otros)<br />
� No se sacan copias de seguridad de los archivos contables, ni se efectúan visitas para<br />
determinar la seguridad del Software de facturación y determinar si se está cumpliendo con el<br />
cobro real de la prestación de servicios de salud.<br />
� Un alto porcentaje de las operaciones contables realizadas por el Hospital no están<br />
respaldadas con documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea<br />
susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.<br />
� La ESE no suministra la capacitación suficiente en el área financiera y contable a la persona<br />
encargada del control interno contable, lo cual trae como consecuencia la poca o nula revisión<br />
de los procesos y procedimientos contables.<br />
� La información financiera (balance general, estado de actividad financiera económica y social,<br />
estado de cambios al patrimonio y notas al balance), de conformidad con las normas de<br />
contabilidad deben contener el nombre y firma del representante legal, y contador, requisito<br />
que no cumple el Hospital en la presentación de sus estados financieros.<br />
� Cuando se tiene Revisor fiscal como es el caso del Hospital este debe validar los estados<br />
financieros a 31 de diciembre de 2011, lo cual no se cumplió.<br />
� Como resultado de la evaluación del sistema del control interno contable, de conformidad con<br />
la encuesta diligenciada por el jefe de control interno y la ponderación efectuada por esta<br />
comisión de auditoría nos arroja una calificación de 3.41, es decir en rango Deficiente.<br />
17.5 HALLAZGOS FINANCIEROS<br />
17.5.1 Generales<br />
� En el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados financieros se<br />
aplica el marco conceptual de la Contabilidad Pública, las normas y procedimientos
establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de libros y<br />
preparación de documentos soporte.<br />
� El Hospital en la actualidad cuenta con tres (3) software para el manejo de la información, el<br />
SCAINE para el manejo de inventarios, el SAHI para el manejo de facturación y cartera y el<br />
SINFA para el manejo de contabilidad, tesorería y presupuesto, este último el Hospital lo tiene<br />
en calidad de arrendamiento y para el año de 2011 cancelo la suma de $5.687.500.<br />
� De los tres software, el que está funcionando es el SAHI manejo de facturación, el SINFA<br />
presenta problemas de reporte de informes en especial los de presupuesto, no se encuentra<br />
funcionando el SCAINE de inventarios razón por la cual el Hospital no cuenta con inventarios<br />
actualizados a 31 de diciembre de 2011, lo cual genera incertidumbre en los registros<br />
presentados en la cuenta 16 Propiedades planta y equipo. Los software no se encuentran<br />
integrados razón por la cual la información que se produce se hace en forma independiente<br />
lo que genera inconsistencias dando como resultado que los registros del balance general no<br />
sean coherentes ni razonables.<br />
� No existen controles que garanticen que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por<br />
el Hospital estén vinculados al proceso contable, de manera independiente a su cuantía.<br />
� El Hospital no tiene implementados los manuales de procesos y procedimientos de área<br />
financiera, razón por la cual se presentan inconsistencias en la consolidación de la información<br />
de algunas áreas.<br />
� Falta de adopción de procedimientos para lograr comunicación y circularización de la<br />
información entre las dependencias de la entidad a efectos de obtener los registros contables<br />
de manera oportuna, veraz y confiable.<br />
� Los bienes, derechos y obligaciones del Hospital no están identificados de manera individual,<br />
bien sea por las áreas contables o en bases de datos administrados por la Entidad.<br />
� El Hospital no ha hecho la depuración y saneamiento de la información contable de los bienes<br />
incorporados al proceso contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y<br />
registros contables de depreciación y actualización del valor de los bienes, tendrán en cuenta<br />
la nueva vida útil calculada en la toma física de conformidad con las normas contables.<br />
� No se ha efectuado la depuración de los saldos que registran en el balance general de las<br />
diferentes cuentas del activo y pasivo con corte a 31 de mayo de 2009, los cuales deben estar<br />
debidamente documentados y soportados.<br />
� No se han efectuado las actualizaciones de los costos históricos de las inversiones e<br />
inventarios del Hospital. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán<br />
atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 060 de 2005 y en las demás normas que la<br />
modifiquen o la sustituyan.<br />
� La entidad no cuenta con todos los títulos de sus propiedades, planta y equipo, la información<br />
para este grupo se encuentra dispersa y no es coherente.<br />
� La depreciación se registra en forma global por agrupación, cuando su cálculo debe ser en<br />
forma individual<br />
� El Hospital no ha implementado el Reglamento Interno de recaudo de Cartera, documento<br />
que se constituye en un instrumento de consulta y orientación para la ejecución del proceso<br />
administrativo de cartera en sus etapas de Planeación, Organización, Coordinación y Control,<br />
para lograr una mayor eficacia y eficiencia en el recaudo. Incumpliendo con lo establecido en<br />
Ley 1066 de 2006 y sus Decretos reglamentarios.
� La cartera paso de $3.096.066.411 de 2010 a la suma de $4.037.650.018 en el 2011 es decir<br />
se incremento en un 30.41%, que en pesos equivale a $941.583.609, lo que demuestra que no<br />
ha habido gestión de cartera para reducir el tiempo y el monto de la misma.<br />
� Se adolece de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados<br />
con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales, cesantías<br />
consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos<br />
� No hay control de la entrada y salida de medicamentos. No se lleva Kárdex<br />
� Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención documental,<br />
organización de los archivos con énfasis en la documentación contable. Si se tiene en cuenta<br />
que no se encontraron los documentos soportes de los registros contables.<br />
17.5.2 Específicos<br />
� CUENTA 11 EFECTIVO<br />
Efectuado el cruce de la información registrada en el estado de tesorería con las conciliaciones y<br />
extractos bancarios y a su vez con los saldos registrados en el balance general a 31 de diciembre<br />
de 2011, se observó que las cifras reportadas son coherentes y razonables a excepción de la<br />
cuenta 1105 Caja que registra una Sobreestimación por la suma de $3.245.825 como se observa<br />
en la tabla siguiente.<br />
CÓDIGO NOMBRE<br />
SEGÚN<br />
BALANCE<br />
SALDO<br />
DEBITO<br />
TESORERÍA<br />
VERIFICACIÓ<br />
N<br />
SUBESTIMACIO<br />
N<br />
SOBREESTIMACI<br />
ON<br />
11 EFECTIVO<br />
3,326,159,72<br />
4 3,245,825<br />
1105 CAJA 10,570,525 7,324,700 3,245,825<br />
Caja General<br />
11050100 Hospital<br />
1 Moniquirá 10,570,521 7,324,700 3,245,825<br />
� CUENTA 12 INVERSIONES<br />
Al revisar la cuenta Inversiones, se observa que en el balance registran saldos con base en<br />
certificaciones que no están actualizadas a 31 de diciembre de 2011, en el caso de las acciones de<br />
Bavaria existen unos títulos del año 1998, no se encontró constancia actualizada. La certificación<br />
de COOSBOY es de noviembre.<br />
CÓDIGO NOMBRE<br />
12<br />
INVERSIONES E<br />
INSTRUMENTOS<br />
DERIVADOS<br />
SEGÚN<br />
BALANC<br />
E<br />
NUEVO<br />
SALDO<br />
22,743,17<br />
9<br />
TESORERÍA SUBESTIMACIO<br />
N<br />
VERIFICACIÓ<br />
N<br />
SOBRESTIM<br />
A CION<br />
120201<br />
ACCIONES<br />
ORDINARIAS 2,290,002<br />
12020100 Acciones Ordinarias 2,290,002 32,382 2,257,620
1 Bavaria S.A<br />
CUOTAS O PARTES DE<br />
120203 INTERÉS SOCIAL<br />
Cuotas o partes de<br />
12020300 Interés Social<br />
1 COOSBOY<br />
20,453,17<br />
7<br />
20,453,17<br />
7 21,128,200 672,023<br />
� La subcuenta 120201001 Acciones ordinarias Bavaria S.A, registra un Sobreestimación por<br />
valor de $2.257.620<br />
� La subcuenta 120203001 Cuotas partes de interés social COOSBOY, registra una<br />
Subestimación por valor de $672.023<br />
� CUENTA 14 DEUDORES<br />
La cuenta Deudores es tal vez la más importante dentro del esquema de la administración de los<br />
Hospitales, en esta se ve reflejada la gestión de la venta de servicios de salud así como el cobro<br />
de cartera efectuado por la administración. Del estudio se observó que la ESE Hospital no ha<br />
efectuado la depuración a la cuenta deudores. Dentro de las cuentas<br />
140901,140903,1409010,140911,140914 y140990, se presentan subcuentas que llevan más de un<br />
año inactivas y como tal deberían reclasificarse en la cuenta 1475 Deudores de difícil recaudo por<br />
valor de $36.098.732.<br />
De igual manera se verificó que dicha cuenta creció en un 30.41% del año 2010 con relación al<br />
2011, lo que equivale en pesos a la suma de $941.583.609.En cuanto a la edad de la cartera las<br />
de más de 180 días y mayor a un año creció en promedio el 5%, lo que demuestra que no ha<br />
habido gestión de cartera a pesar de que la administración contrató un abogado externo al<br />
cual se la cancelan $2.700.000 mensuales, para la organización, depuración, clasificación y<br />
gestión de la cartera del Hospital.<br />
El mayor porcentaje de esta cuenta está representado por los deudores de venta de servicios de<br />
salud, efectuada la verificación se encontró que los registros presentados en el balance general<br />
con los soportes suministrados a esta auditoría son coherentes y razonables.<br />
La cuenta 1470 Otros Deudores presenta un saldo de $342.072.039 los cuales no fue posible su<br />
verificación por falta de documentos por consiguiente se presenta Incertidumbre<br />
� CUENTA 15 INVENTARIOS<br />
La cuenta inventarios de un Hospital es vital para su funcionamiento, en especial la que hace<br />
referencia a la farmacia, si no se tienen inventarios actualizados, ni se cuenta con procedimientos<br />
para el manejo de la entrada y salidas de medicamentos, presentando un alto riesgo de pérdida. El<br />
Hospital no tiene inventarios actualizados de los elementos de almacén y farmacia ni se lleva un<br />
kárdex para el manejo de los medicamentos y/o elementos<br />
La cuenta 1518 Materiales para la prestación del servicio por valor de $207.342.839, genera<br />
Incertidumbre por no contar con los documentos soportes para su verificación.<br />
� CUENTA 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
La ESE Hospital del Municipio de Moniquira cuenta con un software de manejo de inventarios<br />
llamado SCAINE, el cual no lo tienen en funcionamiento, como se observó en la visita efectuada<br />
al almacén, de igual forma se comprobó que no se tienen actualizados los inventarios de bienes<br />
muebles e inmuebles, no se encontró Kárdex para el control de los elementos, los inventarios de<br />
bienes muebles que nos presentaron no están actualizados ni valorizados, más del 95% de estos<br />
no tienen valor, no se encontraron actas de baja de elementos<br />
Como se puede observar en la tabla siguiente los registros efectuados en el balance general de<br />
las cuentas terrenos y edificaciones se hacen a nivel global, no los discriminan a nivel auxiliar<br />
(individualizados por predios). Los saldos presentados vienen del corte efectuado el 31 de mayo de<br />
2009, los cuales no están debidamente soportados.<br />
CÓDIGO NOMBRE<br />
SEGÚN<br />
BALANCE<br />
ALMACEN<br />
SUBESTIM<br />
DEBITO VERIFICACI<br />
ÓN<br />
ACION<br />
SOBREEST<br />
IMACION<br />
16 PROPIEDADES, 3.124.646.168<br />
1605 TERRENOS 216,941,000 166.644.000 50,297,000<br />
160501001 URBANOS A 31 MAYO 2009 210,000,000 166.644.000<br />
Rurales. Saldos a 31 Mayo<br />
No hay<br />
160502001 2009 6,941,000 soporte<br />
CONSTRUCCIONES EN<br />
2,333,942,1<br />
1615 CURSO 2,333,942,168 68<br />
Hospital Regional de<br />
Moniquirá ESE Sede Barrio<br />
2,333,942,1<br />
161501001 Ricaurte 2,333,942,168 68<br />
1640 EDIFICACIONES<br />
Edificios y casas Saldos 31<br />
573,763,000 642,780,000 69,017,000<br />
164001001 Mayo 2009 573,763,000 642,780,000 69,017,000<br />
� La cuenta 1605 Terrenos presenta una sobrestimación por valor de $50.297.000<br />
� La cuenta 1640 Edificaciones registra una subestimación por valor de $69.017.000<br />
� Las cuentas 1635 Bienes muebles en bodega, 1655 Maquinaria y equipo, 1660 Equipo médico<br />
y científico, 1665 Muebles, enseres y equipo de oficina, 1670 Equipo de comunicación y<br />
computación, 1675 Equipo de Transporte, tracción y elevación, 1680 Equipo de comedor,<br />
cocina y despensa las cuales suman $1.480.691.918, generan incertidumbre en razón a que<br />
no se tienen inventarios actualizados ni valorizados con los cuales fuera posible la verificación.<br />
� CUENTA 19 OTROS ACTIVOS<br />
La cuenta Otros activos la cual está integrada por las cuentas 1970 Intangibles con un saldo de<br />
$34.031.780 y la cuenta 1999 Valorizaciones con saldo de $2.249.162.000, registra Incertidumbre<br />
en razón a que no se encontraron los documentos soportes para la verificación. Los saldos<br />
presentados son los de vigencias anteriores con corte a 31 de mayo de 2009.<br />
� CUENTA 25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL<br />
La cuenta 2505 Salarios y prestaciones sociales por valor de $473.122.954, genera incertidumbre<br />
si se tiene en cuenta que dicha cuenta no se ha depurado y el saldo que registran lo tomaron del<br />
corte que efectuaron el 31 de mayo de 2009 el cual no está documentado y/o soportado.
17.6 OPINION CONTABLE: DICTAMEN ADVERSO<br />
Se efectuó Auditoria al Balance al ESE Hospital del Municipio de Moniquirá, en la cual se<br />
revisaron y examinaron los Estados Financieros (Balance general, Estado de Actividad Financiera<br />
Económica y Social, estado de Cambios al Patrimonio y Notas al balance) e Información<br />
complementaria a 31 de diciembre de 2011, revisamos y evaluamos la información suministrada<br />
por la entidad mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento y la Evaluación del<br />
Sistema de Control Interno Contable, como lo requiere las normas y procedimientos establecidos<br />
de Auditoria Generalmente Aceptadas.<br />
De conformidad con los parámetros establecidos en la matriz de opinión de los estados contables y<br />
los argumentos descritos en párrafos anteriores, donde se determinaron en el activo<br />
SOBREESTIMACIONES por la suma de (miles de pesos) $55.799; SUBESTIMACIONES por valor<br />
de $69.689 e INCERTIDUMBRES por $4.313.300 para un total de hallazgos u observaciones por<br />
la suma de $4.438.788, equivalente a un 34.27% del total del activo, arrojando Dictamen Adverso.<br />
Este dictamen se emite teniendo en cuenta los hallazgos expuestos y validados en mesa de<br />
trabajo, realizada el día 18 de abril de 2012.<br />
SALVADOR PEÑA CORTES<br />
CPT 23326<br />
17.7 CONCLUSIONES<br />
� El jefe de control Interno no realiza las conciliaciones y/o visitas permanentes para contrastar<br />
la información registrada en la contabilidad del Hospital y los datos que tienen las diferentes<br />
dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.<br />
(Tesorería, Cartera, Almacén e inventarios entre otros)<br />
� El Hospital no cuenta con un software que integre todas las aéreas de la administración en la<br />
actualidad cuenta con tres (3) software para el manejo de la información, el SCAINE para el<br />
manejo de inventarios, el SAHI para el manejo de facturación y cartera y el SINFA para el<br />
manejo de contabilidad, tesorería y presupuesto, de los tres se está utilizando el de<br />
facturación y el contable pero este presenta fallas. La información que se produce se hace<br />
en forma independiente lo que genera inconsistencias dando como resultado que los registros<br />
del balance general no sean coherentes ni razonables.<br />
� El Hospital no tiene implementados los manuales de procesos y procedimientos de área<br />
financiera, razón por la cual se presentan inconsistencias en la consolidación de la información<br />
de algunas áreas y se está incumpliendo con la resolución 354 de 2007<br />
� La ESE Hospital no tiene inventarios actualizados de bienes muebles e inmuebles. A esta<br />
comisión le fue entregada una relación de bienes sin valor. Razón por la cual fue imposible<br />
verificar los saldos presentados en el balance general de la cuenta 15 Inventarios y 16<br />
Propiedades planta y equipo.<br />
� No existen controles que garanticen que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por<br />
el Hospital estén vinculados al proceso contable, de manera independiente a su cuantía.<br />
� Falta de adopción de procedimientos para lograr comunicación y circularización de la<br />
información entre las dependencias de la entidad a efectos de obtener los registros contables<br />
de manera oportuna, veraz y confiable.
� Los bienes, derechos y obligaciones del Hospital no están identificados de manera individual,<br />
bien sea por las áreas contables o en bases de datos administrados por la Entidad.<br />
� El Hospital no ha hecho la depuración y saneamiento de la información contable es así que se<br />
traen saldos con corte a 31 de mayo de 2009 de las cuentas del activo y pasivo los cuales no<br />
están debidamente documentadas y/o soportadas.<br />
� La entidad no cuenta con todos los títulos de sus propiedades, planta y equipo, la información<br />
para este grupo se encuentra dispersa y no es coherente.<br />
� La depreciación se registra en forma global por agrupación, cuando su cálculo debe ser en<br />
forma individual de conformidad con las normas contables<br />
� El Hospital no ha implementado el Reglamento Interno de recaudo de Cartera, documento<br />
que se constituye en un instrumento de consulta y orientación para la ejecución del proceso<br />
administrativo de cartera en sus etapas de Planeación, Organización, Coordinación y Control,<br />
para lograr una mayor eficacia y eficiencia en el recaudo. Incumpliendo con lo establecido en<br />
Ley 1066 de 2006 y sus Decretos reglamentarios.<br />
� Se adolece de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados<br />
con los valores correspondientes a pensiones de jubilación, cálculos actuariales, cesantías<br />
consolidadas y sus intereses, retenciones tributarias y demás pasivos<br />
� Incumplimiento en lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de retención documental,<br />
organización de los archivos con énfasis en la documentación contable, si se tiene en cuenta<br />
que no se encontraron los documentos soportes de los registros contables.<br />
17.8 RECOMENDACIONES<br />
� Como el Control interno contable, es un proceso que está bajo la responsabilidad del<br />
representante legal, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de<br />
control y verificación de las actividades propias del proceso contable, se requiere definir,<br />
documentar e implementar los procedimientos y controles y realizar autoevaluaciones<br />
periódicas.<br />
� Diseñar, documentar, implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno<br />
contable, lo que permitirá generar información contable confiable y veraz.<br />
� Para que la información sea oportuna y veraz el Hospital debe adquirir e implementar un<br />
software que integre todas las áreas de la administración en la actualidad únicamente están<br />
integradas el área financiera (presupuesto, tesorería y contabilidad) no se encuentran<br />
integradas las áreas facturación, cartera, almacén e inventarios. Se debe revisar el contrato de<br />
arrendamiento del Software contable, si se tiene en cuenta que no está arrojando los informes<br />
requeridos lo cual puede llegar a constituirse en un presunto detrimento.<br />
� Se debe implementar el modulo de manejos de inventarios en especial el de farmacia, ya que<br />
en la actualidad no existe y su manejo registra irregularidades, presentando un alto riesgo de<br />
pérdida de medicamentos.<br />
� Debe dársele cumplimiento a resolución 354 de 2007, por lo cual el Hospital debe implementar<br />
el manual de procesos y procedimientos contables.<br />
� Se deben actualizar los inventarios para lo cual el Hospital debe efectuar el levantamiento<br />
físico de los bienes muebles e inmuebles con su respectivo valor y/o precio de referencia,
ubicación y estado en que se encuentra, para poder efectuar las depreciaciones de acuerdo a<br />
las normas contables. Es decir de forma individual y por centro de costos y no como se está<br />
haciendo en la actualidad que se aplico el método de línea recta pero en forma global.<br />
� Se debe tener en cuenta que la totalidad de las operaciones contables efectuadas por el<br />
Hospital deben estar soportadas con documentos idóneos, de tal manera que la información<br />
registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.<br />
� Se debe efectuar la depuración de la cuenta deudores si se tienen en cuenta que existen<br />
valores que se deben reclasificar y establecer las causas del crecimiento de la cartera de más<br />
de un año.<br />
� La administración debe dar cumplimiento a lo establecido en la ley 1066 de 2006 y sus<br />
Decretos reglamentarios en lo referente a la implementación del reglamento de cartera, para<br />
lograr una mayor eficacia y eficiencia en el recaudo.<br />
� Teniendo en cuenta que el saldo de la cartera del Hospital se incremento en un 30.41% del<br />
año 2010 con respecto al 2011, se debe efectuar una revisión del contrato de prestación de<br />
servicios suscrito con la profesional Gloria Gómez Meléndez ya que en los términos en que se<br />
encuentra suscrito puede llegar a determinar un presunto detrimento.<br />
� Debe contabilizarse la provisión de cartera; la administración debe hacer la gestión<br />
correspondiente para su recuperación, puesto que la prescripción de ésta puede configurarse<br />
en detrimento lo cual conllevaría al inicio de un proceso de responsabilidad fiscal.<br />
� Se deben adquirir todos los títulos de los bienes inmuebles del Hospital<br />
� Debe darse cumplimiento al proceso de depreciación de los activos de conformidad con las<br />
normas de la Contaduría General de la Nación.<br />
� Teniendo en cuenta que el Hospital, no ha realizado las gestiones necesarias para garantizar<br />
la sostenibilidad y permanencia del sistema contable que permita producir continuamente<br />
información razonable y oportuna, se recomienda a la gerente, se tomen las acciones<br />
pertinentes del caso, para la depuración de todas las cuentas que traen saldo a 31 de mayo de<br />
2009, las cuales deben estar debidamente documentadas y/o soportadas.<br />
� Debe dársele estricto cumplimiento a lo establecido en la ley 594 de 2000, en materia de<br />
retención documental, organización de los archivos con énfasis en la documentación contable<br />
� Debe implementar los procedimientos para establecer la responsabilidad de los funcionarios<br />
que ocasionen glosas en la facturación ya que estas pueden conllevar a un presunto<br />
detrimento.<br />
En las cuentas que presentaron sobreestimaciones y subestimaciones en sus valores registrados<br />
se realicen los ajustes contables pertinentes a fin de reflejar el saldo real de cada grupo.
INFORME DE LAS CONTRALORÍAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORÍA DEL BALANCE<br />
GENERAL DE LA NACIÓN<br />
FORMATO No. 22<br />
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA<br />
REPORTE DE HALLAZGOS DE AUDITORIA SOBRE ESTADOS CONTABLES<br />
1. CONTRALORÍA GENERAL DE BOYACÁ<br />
2. ENTIDAD AUDITADA: E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DEL MUNICIPIO DE MONIQUIRA<br />
3. AÑO 2011 4. FECHA<br />
DE<br />
No.<br />
HALLA<br />
ZGOS<br />
(1)<br />
CÓDIGO<br />
(2)<br />
NOMBRE CUENTAS<br />
(3)<br />
HALLAZGOS (MILLONES DE PESOS)<br />
Sobreest<br />
imacione<br />
s (4)<br />
Subestimacio<br />
nes (5)<br />
Incertidumbres<br />
(6)<br />
1 1105 CAJA<br />
ACCIONES<br />
3,2<br />
2<br />
ORDINARIAS<br />
120201 BAVARIA 2,2<br />
3<br />
120203<br />
CUOTAS PARTES<br />
I.S. COOSBOY<br />
0,6<br />
4 1470 OTROS DEUDORES 342,0<br />
6<br />
1518<br />
MATERIALES<br />
SERVICIO<br />
EN<br />
207,3<br />
7 1605 TERRENOS 50,2<br />
8 1640 EDIFICACIONES 69<br />
9<br />
1635 a 1680<br />
INVENTARIOS<br />
MUEBLES, EQUIPO<br />
1.480,6<br />
10 1970 INTANGIBLES 34<br />
11 1999 VALORIZACIONES 2.249<br />
12<br />
2505<br />
SALARIOS Y<br />
PRESTACIONES<br />
473<br />
REPORTE:<br />
19 de Abril<br />
de 2012<br />
Observacion<br />
es (7)<br />
SUBTOTAL 55,8 69,7 4.786,4 COMO SE OBSERVA LA<br />
TOTAL HALLAZGOS 4.438,7<br />
TOTAL ACTIVO 12.952<br />
PARTICIPACION DE<br />
LOS HALLAZGOS<br />
34.27%<br />
PARTICIPACION DE LOS<br />
HALLAZGOS<br />
COORESPONDE AL<br />
34.27% DEL TOTAL DEL<br />
ACTIVO, POR LO TANTO<br />
EL DICTAMEN ES<br />
ADVERSO
1.1<br />
DIRECCION OPERATIVA DE ECONOMIA Y FINANZAS<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
ENTIDAD: ESE HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA<br />
JEFE CONTROL INTERNO: EDNA NORHELA GUTIERREZ<br />
FECHA DE ELABORACION: 21-03-12<br />
CONTROL INTERNO CONTABLE CALIFICA OBSERV<br />
A<br />
ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.40<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
Se tienen debidamente identificados los productos del proceso<br />
contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y<br />
a los usuarios externos?<br />
Se tienen debidamente identificados los productos de los demás<br />
procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?<br />
Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan<br />
transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se<br />
constituyen en proveedores de información del proceso contable?<br />
Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y<br />
operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público,<br />
son debidamente informados al área contable a través de los<br />
documentos fuente o soporte?<br />
Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y<br />
operaciones realizados en cualquier dependencia del ente Público,<br />
son debidamente informados al área contable a través de los<br />
documentos fuente o soporte?<br />
6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales<br />
realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable<br />
medición monetaria?<br />
7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se<br />
encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?<br />
8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las<br />
transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o<br />
soporte?<br />
9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el<br />
proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la<br />
administración pública?<br />
10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el<br />
proceso contable conocen suficientemente el Régimen de<br />
11<br />
Contabilidad Pública aplicable para la entidad?<br />
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han<br />
sido objeto de identificación están soportados en Documentos<br />
idóneos y de conformidad con la Naturaleza de los mismos?<br />
12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros,<br />
económicos, sociales y ambientales contienen la información<br />
necesaria para realizar su adecuada identificación?<br />
13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han<br />
sido objeto de identificación fueron interpretados de Conformidad con<br />
lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
5<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.80<br />
14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados<br />
a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos<br />
en el proceso contable?<br />
3<br />
3<br />
3<br />
1<br />
1<br />
3<br />
4<br />
3<br />
3<br />
3<br />
4<br />
3<br />
3
15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales<br />
realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable<br />
clasificación en el Catálogo General de Cuentas?<br />
16 Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las<br />
transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad<br />
17<br />
contable pública?<br />
La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones<br />
corresponde a una correcta interpretación tanto del marco<br />
conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de<br />
Contabilidad Pública?<br />
18 El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los<br />
hechos financieros, económicos, sociales y ambientales,<br />
19<br />
corresponde a la última versión publicada en la página web de la<br />
Contaduría General de la Nación?<br />
Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la<br />
clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas?<br />
20 Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias<br />
para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control<br />
del efectivo?<br />
21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con<br />
otras entidades públicas?<br />
22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre<br />
las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas<br />
y/o procesos de la entidad?<br />
23 Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y<br />
obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer<br />
los ajustes pertinentes?<br />
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los<br />
hechos, transacciones u operaciones registradas?<br />
25 Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros<br />
contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores<br />
correctos?<br />
26 Se efectúan los registros contables en forma cronológica y<br />
guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u<br />
27<br />
operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?<br />
Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer<br />
verificaciones de completitud de registros?<br />
28 Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales<br />
existentes entre entidades de gobierno general y empresas<br />
Públicas?<br />
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado<br />
de información y este funciona adecuadamente?<br />
30 Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los<br />
procesos de depreciación, provisión, amortización, Valorización, y<br />
agotamiento, según aplique?<br />
3<br />
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos<br />
documentos soportes idóneos?<br />
4<br />
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se<br />
elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?<br />
5<br />
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en<br />
comprobantes de contabilidad?<br />
4<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.90<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES<br />
34 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad<br />
con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad<br />
4<br />
4<br />
4<br />
5<br />
5<br />
3<br />
4<br />
3<br />
2<br />
4<br />
3<br />
4<br />
4<br />
5<br />
3<br />
3.70<br />
4
Pública?<br />
35 Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables<br />
coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?<br />
36 Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización<br />
necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado<br />
para procesar la información?<br />
37 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes<br />
contables al representante legal, a la Contaduría General de la<br />
Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los<br />
demás usuarios de la información?<br />
38 Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las<br />
formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?<br />
39 El contenido de las notas a los estados contables revela en forma<br />
suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que<br />
corresponde?<br />
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y<br />
los saldos revelados en los estados contables?<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICA.DE LA<br />
INFORMACIÓN<br />
41 Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes<br />
contables al representante legal, a la Contaduría General de la<br />
Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?<br />
42 Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la<br />
comunidad el balance general y el estado de actividad financiera,<br />
económica, social ?<br />
43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la<br />
realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?<br />
44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e<br />
interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de<br />
los usuarios?<br />
4<br />
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de<br />
gestión?<br />
5<br />
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos<br />
usuarios de la información.<br />
5<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2.90<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS<br />
47 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos<br />
de índole contable de la entidad en forma permanente?<br />
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los<br />
riesgos de índole contable?<br />
49 Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la<br />
efectividad de los controles implementados en cada una de las<br />
actividades del proceso contable?<br />
50 Se han establecido claramente niveles de autoridad y<br />
51<br />
responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del<br />
proceso contable?<br />
Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se<br />
aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?<br />
52 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas<br />
contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía<br />
u orientación efectiva del proceso contable?<br />
53 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo,<br />
la forma como circula la información a través de la entidad y su<br />
respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?<br />
3<br />
3<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4.00<br />
4<br />
2<br />
4<br />
2.9<br />
2<br />
3<br />
1<br />
4<br />
2<br />
2<br />
3
54 Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable<br />
permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?<br />
55 Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente<br />
individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en<br />
bases de datos administradas por otras dependencias?<br />
56 Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados<br />
permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen<br />
de Contabilidad Pública?<br />
57 Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de<br />
conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura<br />
organizacional de la entidad?<br />
58 Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con<br />
los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con<br />
la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable<br />
en el sector público?<br />
59 Se ha implementado una política o mecanismo de actualización<br />
permanente para los funcionarios involucrados en el proceso<br />
contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?<br />
60 Se producen en la entidad informes de empalme cuando se<br />
presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?<br />
61 Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre<br />
integral de la información producida en todas las áreas o<br />
dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales<br />
y ambientales?<br />
62 Los soportes documentales de los registros contables se encuentran<br />
debidamente organizados y archivados de conformidad con las<br />
normas que regulan la materia?<br />
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE<br />
NÚME<br />
RO<br />
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO<br />
CONTABLE<br />
PUNTAJE<br />
OBTENIDO<br />
2<br />
3<br />
4<br />
3<br />
5<br />
2<br />
5<br />
2<br />
3<br />
INTERPRETA<br />
CIÓN<br />
1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.41 DEFICIENTE<br />
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.40 DEFICIENTE<br />
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 3.0<br />
1.1.2 CLASIFICACIÓN 3.8<br />
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 0.0<br />
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3.95 DEFICIENTE<br />
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES 3.9<br />
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICA<br />
4.0<br />
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2.90 INADECUADO<br />
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 2.9<br />
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS<br />
RANGO CRITERIO<br />
1.0 – 2.0 INADECUADO<br />
3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE<br />
4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO<br />
5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO
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